Загальні положення (стр. 1 )

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держгірпромнагляду

України

від 03.03.2007 № 37

1.Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства у Державному Комітеті України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду (далі Інструкція), встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Комітету і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів Комітету.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства всієї службової документації у Державному Комітеті України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду (далі Комітет), несекретного характеру, в тому числі створюваної за допомогою персональних комп'юторів (ПК).

Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цій Інструкції.

1.3. Правила та порядок ведення діловодства, розроблені згідно з Інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 000.

1.4. Відповідальність за організацію діловодства в Держгірпромнагляді несе Голова Комітету, за організацію діловодства в структурних підрозділах Комітету - керівники структурних підрозділів.

1.5. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, цієї Інструкції покладається на Відділ персоналу, діловодства, контролю та спецроботи Держгірпромнагляду, який здійснює контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем’єр-міністра України.

1.6. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівництвом Комітету, Голова Комітету в межах наданих йому прав зобов’язаний:

вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем’єр-міністра України;

не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Держгірпромнагляду, різних відомостей, звітів, зведень та інших непередбачених нормативно-правовими актами документів, які не викликані необхідністю;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення Відділу персоналу, діловодства, контролю та спецроботи Держгірпромнагляду сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби Комітету та її структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;

здійснювати контроль за обов’язковим додержанням в Держгірпромнагляді вимог щодо складання, оформлення документів і організацій діловодних процесів, передбаченими державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цієї Інструкції;

1.7. Ведення діловодства в структурних підрозділах Комітету покладається на спеціально виділену для цього особу.

У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою начальника управління передаються особі, що його заміщає.

2. Документування управлінської діяльності Держгірпромнагляду

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації, за встановленими правилами, на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в Держгірпромнагляду є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. В Держгірпромнагляді визначається конкретний комплект документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

2.3. Управлінська діяльність Комітету здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів Держгірпромнагляду визначається актами законодавства (положеннями про них).

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів в Держгірпромнагляді є:

Конституція і закони України, укази і розпорядження Президента України, постанови Верховної Ради України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

впровадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Комітетом покладених на нього завдань і функцій;

потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до Держгірпромнагляду від органів державної влади, доводяться до підвідомчих організацій, що входять до сфери управління Комітету. Комітет має право розсилати ксерокопії оригіналів вищого рівня разом із супровідним листом.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів державної влади, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегії, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються у протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, розроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

2.8. Рішення колегії доводяться до виконавців і підвідомчих організацій, що входять до сфери управління Комітету, які були присутні, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегії Держгірпромнагляду провадяться в життя наказами Голови Комітету.

2.9 Комітет під час здійснення оперативних зв’язків з підвідомчими організаціями, що входять до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, факсу або електронною поштою.

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

3.1. Приймання документів

3.1.1 Приймання документів у Держгірпромнагляді здійснюється з 9-00 до 11-00, з 14-00 до 16-00 , у передвихідні і передсвяткові дні - до 13.00 . Прийнята після 15-00, а передвихідні і передсвяткові дні після 13-00 , вихідна кореспонденція надсилається наступного дня. (Виняток складає вихідна кореспонденція для Адміністрації Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України.)

3.1.2. Всі документи, що надходять до Комітету, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в Відділі персоналу, діловодства, контролю та спецроботи.

В окремих випадках документи, що надійшли у структурні підрозділи повинні бути передані у Відділ персоналу, діловодства, контролю та спецроботи для реєстрації.

У разі надходження документів у неробочий час, вони приймаються черговим працівником.

3.1.3. У Відділі персоналу, діловодства, контролю та спецроботи розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

3.1.4. Конверти після відкривання знищуються, за виключенням випадків, коли тільки по конверту можливо встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до листів і звернень громадян, а у разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

3.1.5. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.

3.1.6. Телефонограми приймаються секретарями приймалень керівництва.

3.1.7. Документи надіслані факсом - не реєструються.

3.1.8. На нижньому полі першого листа вхідного документу, з правої сторони проставляється реєстраційний штамп, який складається з найменування Комітету, вхідного номеру і дати надходження.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Всі документи, що надійшли до Комітету, підлягають обов’язковому попередньому розгляду, крім листів з поміткою "Особисто".

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду Головою Комітету або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у не робочий час. Доручення вищих органів державної влади, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням про Комітет, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями та номенклатурою справ.

3.2.5. Керівництву Комітету відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр-Міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом “невідкладно”.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.