На коллегию Управления Федерального казначейства по Самарской области
О работе Управления Федерального казначейства по Самарской области
в условиях централизованного ведения бюджетного учета
на уровне Управления
На коллегии Управления Федерального казначейства по Самарской области (далее – Управление) от 29 декабря 2009 года было принято решение о готовности Управления к переходу на ведение бюджетного учета в условиях централизации.
Приказом Управления от 31 декабря 2009 года № 01-377 «О переходе на централизованное ведение бюджетного учета по исполнению бюджетной сметы отделений Управления» был установлен переходный период на перевод на централизованное ведение бюджетного учета с 1 января 2010 года по 31 марта 2010 года.
В переходный период проведены следующие мероприятия:
- между Управлением и отделениями Управления заключены договоры по ведению бюджетного и налогового учета и формированию отчетности по исполнению бюджетной сметы отделений Управления;
- закрыты лицевые счета получателей бюджетных средств в отделениях Управления и открыты в Управлении;
- внесены изменения в учетную политику Управления и отделений Управления;
- в Управление переданы данные о начислении заработной платы за 2009 год по всем сотрудникам отделений Управления, копии заключенных договоров, государственных контрактов на 2010 год, акты сверки кредиторской и дебиторской задолженности по состоянию на 1 января 2010 года;
- согласован с отделениями и утвержден порядок работы по ведению бюджетного учета и составлению отчетности Отделения Управления в условиях централизации на уровне Управления и документооборот;
- составлены и доведены до отделений Управления графики обмена электронными документами при использовании прикладного программного обеспечения «СЭД».
На начальном этапе (январь) самым ответственным и трудоемким направлением работы был участок расчетов по заработной плате. Отработка данного направления учета сопровождалась определенными сложностями передачи данных в электронном виде, подписанием электронных документов в системе удаленного доступа. Сотрудники Управления и отделений занятые в отработке данного направления проявили высокий уровень ответственности и самосознания. Как результат – отсутствие просрочек по выплате заработной платы и перечисления налогов.
В феврале 2010 года сотрудниками отдела информационных технологий проведен ряд мероприятий, приведших к стабилизации и значительному увеличению скорости обмена электронными данными между Управлением и отделениями, что способствовало стабилизации работы и снятию напряженности.
В марте отработка начисления и перечисления заработной платы прошла в штатном режиме.
Тем не менее, существуют вопросы, требующие доработки. Так общими усилиями сотрудников отдела безопасности информации, юридического отдела и отдела финансового обеспечения Управления в марте – апреле была проведена работа по подготовке проекта договора между ОПЕРУ Поволжского банка и отделениями Управления о передаче в электронном виде списков на зачисление заработной платы на карты сотрудников отделений. Заключение данного договора исключит многие негативные моменты, существующие на сегодняшний день.
В настоящий момент пакеты документов для заключения данного договора по четырем отделениям уже подготовлены и направлены в банк. После получения одобрения банка нами будут отработаны документы по всем остальным отделениям.
Нельзя не отметить и такой сложный вопрос как отчетность. Отчетность по направлению учета расчетов по заработной плате представляется в органы статистики, подразделения пенсионного фонда, фонда социального страхования и налоговые органы.
За первый квартал текущего года отчетность была составлена и направлена в адрес отделений заблаговременно для исключения возможности просрочки в случае выявления каких-либо недочетов, требующих исправлений. Ответственными сотрудниками отделений данная отчетность сдана и с отметкой о принятии представлена в Управление в установленные сроки.
Вторым по значимости и, наверное, первым по сложности и трудоемкости отработки является направление по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Процедура заключения договоров проводилась в четыре этапа:
1) подготовка проекта договора;
2) согласование отделом финансового обеспечения на соответствие предмета договора плану закупок товаров работ и услуг на нужды Отделения и не превышения свободному остатку лимитов бюджетных обязательств по соответствующему направлению расходования и порядок расчетов;
3) проведение юридической экспертизы;
4) подписание договора и представление его на исполнение в централизованную бухгалтерию.
Достаточно большой путь прохождения документов, зависимость от внутренних и внешних участников процесса (контрагентов), человеческий фактор – все это привело к высокой степени напряженности при отработке процедуры заключения договоров.
Тем не менее, считаю необходимым отметить, что данная ситуация не была неожиданной. На стадии подготовительных мероприятий по переходу на централизованное ведение бюджетного учета, на совещаниях с руководителями отделений неоднократно озвучивались те моменты, на которые необходимо обратить внимание при работе с контрагентами. Сложности при заключении договоров возникали у всех отделений, но далеко не все одинаково справились с этой задачей.
Приведу пример на двух отделениях. При одинаковом перечне предоставляемых услуг договорная компания одним отделением проведена и успешно завершена в феврале, другим – только начата в феврале текущего года. Отделения обслуживаются одним и тем же специалистом отдела финансового обеспечения, что исключает возможность разного подхода и разных требований по оформлению документов.
Причин, на мой взгляд, несколько: это умение руководителя организовать работу своих «хозяйственников», профессиональная подготовка специалистов, ответственных за заключение договоров, соблюдение графиков представления документов и их отработки специалистами отдела финансового обеспечения.
Не объективным было бы возлагать всю тяжесть сложившейся ситуации на отделения. Есть недоработки и у специалистов отдела финансового обеспечения: не выдерживаются сроки отработки (задержка до 5 дней), при первом считывании договора пропускаются условия, которые выявляются при повторном представлении документов, не корректные формулировки в уведомлениях.
Тем не менее, договорная компания 2010 года завершена и начался период оплаты по договорам. И снова начались «проблемы»: наименование услуг в счете не соответствует предмету договора либо, не предусмотрен договором вообще и т. д. Но все эти вопросы разрешимы и их количество уменьшается с течением времени общими усилиями специалистов отделений и отдела финансового обеспечения.
Несколько слов скажу о расчетах с подотчетными лицами.
В связи с территориальной удаленностью отделений проведение операций с денежной наличностью – нецелесообразно, так как чек на получение наличных оформляется в отделе расходов Управления. Выдача денежных средств под отчет путем перечисления на пластиковую банковскую карту материально-ответственного лица нежелательно, так как срок, на который может быть выдан аванс – ограничен, пересылка оправдательных документов связана с почтовыми услугами, что приводит к определенным сложностям и, как следствие, ошибки и нарушение сроков представления авансовых отчетов.
В основном отделения, сумели организовать работу, используя только безналичные расчеты. Таким образом, можно сказать, что в целом имеет место положительная динамика в отказе от наличного оборота и переход только на безналичные расчеты по обеспечению деятельности всеми отделениями.
Учет нефинансовых активов – четвертое направление учета – самое большое по объему обрабатываемых документов – 2 493 единицы за первый квартал текущего года. Основной объем документов приходится на обработку путевых листов и чеков на бензин.
Текущие вопросы, возникающие в ходе отработки документов, решаются в установленном порядке. Единственный момент, на который необходимо обратить внимание – это инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Руководителям отделений необходимо предусматривать время не только на проведение инвентаризации, но на и подготовку и представление результатов инвентаризации при смене материально-ответственного лица.
Цель инвентаризации – это не сам факт ее проведения, а выявление наличия (отсутствия) фактов недостачи товарно-материальных ценностей. У руководителя должно быть время для принятия решения о мере ответственности работника и путях возмещения недостачи, в случае ее обнаружения.
Отчетность по учету нефинансовых активов представляется в подразделения налоговых органов и статистического наблюдения. Сдача отчетов и перечисление налогов произведено своевременно.
Подводя итоги работы в переходный период можно с уверенностью сказать, что задачи, поставленные перед участниками процесса централизации учета расходов по исполнению бюджетной сметы отделений, завершен успешно.
В настоящее время ведется совместная работа отделений и Управления по совершенствованию процедур, минимизации трудозатрат, улучшению качества выполняемых операций: переработан порядок работы по ведению бюджетного учета и составлению отчетности Отделения Управления в условиях централизации на уровне Управления, документооборот, в заключительной стадии электронный документооборот с банком и т. д.
Следующим шагом централизации бюджетного учета подведомственных отделений должна стать работа по анализу существующих договоров отделений и поиску возможности централизованных поставок канцелярских товаров, хозяйственных материалов, услуг связи и т. д. Это является одним из основных целей централизации бюджетного учета подведомственных отделений, так как приведет к минимизации распределения средств и аккамуляции денежных средств на едином счете.
Начальник отдела
финансового обеспечения
Заместитель руководителя Управления
