УТВЕРЖДЕН
приказом Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Мордовия
от «19» мая 2015 года № 000
РЕГЛАМЕНТ
работы Координационного совета при Управлении Министерства
юстиции Российской Федерации по Республике Мордовия
I. Общие положения
Настоящий Регламент работы Координационного совета при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Мордовия (далее - Управление) определяет общие положения и порядок планирования, подготовки и проведения Координационного совета при Управлении (далее - Совет).
Регламент утвержден в целях организации работы Совета, обеспечения надлежащего уровня проработки вопросов, вносимых на его рассмотрение, качественной подготовки необходимых материалов, результативности принимаемых решений и должного контроля за их исполнением.
Организация деятельности Совета направлена на обеспечение надлежащего и эффективного выполнения задач, возложенных на Управление приказами и распоряжениями Министерства юстиции Российской Федерации, осуществляется в соответствии с Положением о Координационном совете при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Минюста России (ред. от 01.01.2001).
II. Планирование работы Совета
2.1. Совет осуществляет свою деятельность на плановой основе. Работа по планированию и подготовке заседания строится в соответствии с настоящим Регламентом на основании общих принципов и требований организации планирования в Минюсте России.
Заседания Совета проводятся не реже одного раза в полугодие. В случае необходимости по решению председателя Совета может проводиться внеочередное заседание.
2.2. Планы работы Совета формируются на основании предложений членов Совета, обсуждаются на его заседании и утверждаются приказом Управления не позднее 30 июня и 30 декабря.
2.3. Предложения в проект плана работы Совета представляются председателю Совета: на первое полугодие не позднее 20 декабря, на второе полугодие – не позднее 20 июня.
Предложения в проект плана должны содержать: формулировку вопросов и предлагаемые сроки их рассмотрения, фамилии докладчиков и лиц, ответственных за подготовку вопросов, выносимых на заседание Совета, наименование подразделения - исполнителя. Актуальность вопросов, выносимых на обсуждение Совета, должна быть обоснована в форме краткого письменного пояснения.
2.4. Предложения по проведению заседаний Совета с участием представителей аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, прокуратуры, правоохранительных органов, судейского сообщества, некоммерческих организаций, адвокатской и нотариальной палат, органов государственной регистрации актов гражданского состояния, средств массовой информации должны быть предварительно с ними согласованы.
2.5. Подготовка проекта плана работы Совета, организация его согласования, утверждения, направления членам Совета и другим лицам возлагается на ответственного секретаря Совета.
2.6. План работы Совета представляется председателю Совета, на первое полугодие – не позднее 30 декабря, на второе полугодие – не позднее 30 июня.
III. Подготовка вопросов к заседаниям Совета
3.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании Совета включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, условий и причин их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты от их реализации. В необходимых случаях организуется предварительная проверка состояния дел по рассматриваемой проблеме непосредственно в структурных подразделениях Управления.
Повестка дня заседания определяется председателем на основании предложений членов Совета. Рассматривается не более трех вопросов.
К заседанию Совета по рассматриваемому вопросу готовятся следующие материалы:
- информационно-аналитическая справка по существу каждого вносимого на заседание вопроса с отражением его проблематики;
- проект решения Совета по каждому из рассматриваемых на заседании вопросов;
- список лиц, приглашенных на Совет;
- порядок проведения заседания Совета;
- иные документы по указанию председателя Совета.
Информационно-аналитические справки и проекты решений Совета должны содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого вопроса, имеющиеся недостатки на данном направлении работы и их причины, проблемы и способы их разрешения.
Предлагаемые меры, направленные на совершенствование деятельности, должны иметь, как правило, комплексный характер.
3.2. Члены Совета и лица, ответственные за подготовку вопросов, обеспечивают представление справок, предложений в проекты решений, а также иных документов по вопросам, рассматриваемым на заседаниях Совета в соответствии с планами работы Совета или поручениями председателя Совета, а также вносят предложения по составу участников заседаний.
3.3. Для подготовки материалов и проектов решений Совета могут создаваться рабочие группы.
3.4. Все материалы визируются членом Совета, ответственным за подготовку запланированного к рассмотрению вопроса, а также заместителем начальника Управления, осуществляющим руководство соответствующим направлением деятельности.
3.5. Подготовленные в установленном порядке документы представляются председателю Совета в соответствии со сроками, определенными для их разработки.
3.6. Документы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований или представленные не в полном объеме, могут быть возвращены лицам, ответственным за подготовку запланированных к рассмотрению вопросов.
3.7. В случае если материалы Совета по каким-либо причинам не могут быть представлены в установленный срок или, по мнению лица, ответственного за подготовку запланированного к рассмотрению вопроса, отпала необходимость в его рассмотрении, об этом письменно докладывается председателю Совета.
3.8. Ответственность за качество разработки, своевременность представления проектов материалов к заседаниям Совета и достоверность содержащихся в них сведений несут лица, ответственные за подготовку запланированного к рассмотрению вопроса, и руководители подразделений – исполнителей.
IV. Порядок подготовки и проведения заседаний Совета
4.1. Организация деятельности Совета, общий контроль за выполнением планов заседаний, исполнением решений Совета, ведение его заседаний, распределение обязанностей и поручений между членами Совета осуществляется председателем Совета.
4.2. Председатель Совета назначает место и время проведения заседания Совета, утверждает программу, состав участников и регламент проведения заседания. Заседание считается правомочным, если на нем присутствует не менее 2/3 его членов.
4.3. Участие в заседании представителей аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, прокуратуры, правоохранительных органов, судейского сообщества, некоммерческих организаций, средств массовой информации организуется по согласованию с председателем Совета.
4.4. Председатель Совета открывает и закрывает заседания Совета, информирует членов Совета о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов (предоставляет слово для выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результаты голосования), оглашает запросы, справки, заявления и предложения.
4.5. Приглашенные на заседания Совета лица с разрешения председателя могут выступать в прениях, высказывать замечания и предложения, давать справки по существу обсуждаемых вопросов и проектов подготовленных документов.
4.6. В случае невозможности присутствия на заседании Совета по объективным причинам (отпуск, болезнь, командировка и т. п.) член Совета, участник заседания обязан заблаговременно известить об этом председателя Совета и направить на заседание лицо, исполняющее его обязанности. При этом член Совета вправе представить свое мнение по обсуждаемому вопросу в письменном виде. Лицо, исполняющее обязанности должностного лица, являющегося членом Совета, принимает участие в заседании с правом совещательного голоса.
4.7. На заседании Совета должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопросов замечания и предложения по проектам документов.
4.8. Время для докладов устанавливается, как правило, в пределах до 20 минут, для выступлений в прениях - до 7 минут, для сообщений и справок - до 3 минут. В необходимых случаях председатель Совета может изменить время для докладов и выступлений.
4.9. Документационное и организационное обеспечение заседаний Совета осуществляет ответственный секретарь Совета.
4.10. Звукозапись, стенографирование, кино-, видео - и фотосъемка заседаний Совета осуществляется по решению председателя Совета.
V. Порядок принятия решений Совета
5.1. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов Совета по каждому обсуждаемому вопросу. В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего на заседании.
VI. Документальное оформление заседаний Совета
6.1. Итоги заседания Совета оформляются протоколом, который состоит из вводной и основной частей. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений.
Вводная часть протокола содержит дату и место проведения заседания; сведения о председательствующем на заседании и ответственном секретаре; состав присутствующих членов Совета и приглашенных лиц; заканчивается повесткой дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Пункты должны содержать информацию о принятых решениях по рассматриваемым вопросам с указанием ответственных исполнителей и сроках исполнения решения.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем Совета.
6.2. Оформление протокола возлагается на ответственного секретаря
Совета.
6.3. Протокол визируется ответственным секретарем Совета и, при необходимости, согласовывается с членами Совета.
6.4. К протоколу прилагаются письменные доклады и выступления членов Совета и лиц, не входящих в состав Совета, участвующих в заседании Совета, другие документы.
6.5. Подписанные председателем Совета протоколы направляются ответственным секретарем членам Совета, руководителям структурных подразделений Управления, а также другим должностным лицам по указанию председателя Совета.
VII. Порядок доработки проектов решений и иных документов Совета
7.1. При доработке проектов решений и иных документов Совета учитываются принципиальные замечания и предложения по проектам документов, поступившие в ходе обсуждения вопросов. Результаты обсуждения по указанию председателя Совета отражаются в протоколе заседания.
VIII. Контроль за исполнением решений Совета
8.1. Непосредственный контроль за исполнением принятых на заседании Совета решений осуществляется председателем Совета, заместителем начальника Управления, структурными подразделениями Управления по направлениям деятельности.
8.2. Контроль выполнения планов работы и исполнения решений Совета по форме и срокам осуществляется ответственным секретарем Совета.
8.3. Решение Совета считается исполненным после фактического его исполнения и документированного подтверждения исполнения. Промежуточные ответы, запросы, рабочая переписка не являются основанием для признания решения исполненным.
8.4. По объективным причинам срок исполнения поручений и решений Совета может быть продлен либо отменено их исполнение председателем Совета по мотивированному письменному ходатайству ответственного исполнителя.
8.5. Члены Совета оказывают содействие руководителям территориальных органов федеральных служб и учреждений в исполнении принятых Советом решений при возникновении вопросов, связанных с их реализацией.
8.6. Совет регулярно рассматривает на своих заседаниях вопросы о ходе реализации ранее принятых им решений, заслушивает лиц, ответственных за их исполнение.
