Оглавление (стр. 2 )

14-06 Кафедра «Теория государства и права»

14-07 Кафедра «Уголовное право и криминология»

14-08 Кафедра «Уголовный процесс и криминалистика»

15 Управление по работе с персоналом (УпРП)

15-01 Отдел управления персоналом (ОУП)

15-02 Отдел медицинской профилактики (ОМП)

16 Отдел лицензирования и аккредитации

17 Управление по работе со студентами

17-01 Отдел кадрово-учетной работы студентов (ОКУРС)

17-02 Социальный отдел

18 Центр мониторинга и контроля качества образования

19 Бухгалтерия

19-01 Расчетный отдел

19-02 Материальный отдел

19-03 Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и отчетности

20 Научная библиотека

21 Мобилизационный отдел

22 Юридический отдел

23 Центр новых информационных технологий

23-01 Отдел разработки информационных программ

23-02 Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-процессов

23-03 Технический отдел

23-04 Отдел сетевого и системного администрирования

24 Управление по воспитательной и социальной работе

25 Физкультурно-спортивный комплекс

26 Дом ученых

27 Музей

28 Управление инновационного развития

28-01 Центр трансфера технологий

29 Управление по связям с общественностью и средствами массовой информации

29-01 Отдел корпоративных СМИ

29-02 Издательство ТГУ

30 Центр экономического развития

31 Штаб гражданской обороны

32 Управление аспирантуры и докторантуры

32-01 Отдел организации научно-исследовательской работы студентов

33 Управление дополнительного профессионального образования

34 Институт военного обучения

34-01 Учебный военный центр

34-02 Военная кафедра

35 Отдел международных программ

36 Научно-исследовательская часть

36-01 Отдел тематического планирования и финансирования

37 Отдел собственной безопасности

38 Управление закупок и материально-технического обеспечения

38-01 Отдел материально-технического обеспечения

39 Отдел по управлению имущественным комплексом

40 Отдел охраны труда и техники безопасности

41 Отдел автотранспортного обеспечения

42 Служба главного инженера

42-01 Отдел санитарно-технического вентиляционного обслуживания

42-02 Отдел электротехнического обслуживания

42-03 Ремонтно-строительный отдел

43 Хозяйственно-эксплуатационное управление

44 Профсоюзный комитет сотрудников

45 Профсоюзный комитет студентов и аспирантов

Включенным в номенклатуру делам присвоен цифровой индекс, который включает в себя: индекс структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Внутри разделов дела расположены по значимости документов.

Для определения сроков хранения дел использовались:

1.  «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 000, согласованный Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 года);

2.  «Перечень документов со сроками хранения министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения» (утвержденный приказом Минпроса СССР , одобренный Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 4 июля 1980 года) (статьи с буквенным индексом «Н»);

3.  Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения утвержденная Министерством общего профессионального образования РФ 11.05.1999;

4.  «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Москва, 2008) (статьи с буквенным индексом «Т»);

5.  «Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы здравоохранения» (Москва, 1974) (статьи с буквенным индексом «ПЗ»).

6.  Приложение к приказу Минздрава СССР «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения» индекс «П»;

7.  Приказ Минобороны РФ от 01.01.01 г. N 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» (с изменениями от 27 мая 2004 г.) (статьи с буквенным индексом ОБ). В соответствии с Наставлениями по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации (приказ Минобороны РФ от 31 августа 2005 г. N 200, – документы УВЦ передаются в архив Приволжско-Уральского военного округа (в военкоматы).

Бюджет университета и Отчет о его выполнении являются приложениями к решениям Ученого совета - хранятся постоянно.

Для некоторых документов сроки хранения установлены исходя из практической необходимости (отметка ЭК) (03-04; 03-05; 03-01-20; …-11; …-12; 15-02-37; 17-01-08; 17-02-08; 17-02-13; 18-08; 18-09; 20-09; 20-12; 21-07; 23-01-06; 23-01-07; 23-02-10; 23-02-20; 28-05; 28-06; 28-01-18; 29-01-02; 29-01-03; 29-01-04; 29-02-08; 32-11; 32-12; 34-07; 34-01-10; 34-01-14; 34-02-15; 34-02-16; 34-02-26; 34-02-27; 35-07). Для некоторых дел применены также сроки «До минования надобности» (ДМН) и «До замены новыми» (ДЗН) (в основном для присланных из вышестоящих организаций, для сведения, а также инструкций или копий документов).

В конце каждого раздела составлены резервные номера для дел, которые могут быть заведены в текущем году.

Заместитель начальника

управления делами

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Тольяттинский государственный университет» (ТГУ) г. Тольятти Самарской области

Ректор ТГУ __________________ «____»_______________ 20___ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ НА 2013 ГОД

__________№ 01 – 51

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел

Срок хранения и № статьи по Перечню

Примечание

1	2	3	4	5
01. УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
01-01.	Законодательные и иные нормативно-правовые акты законодательных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, регламентирующие работу по документационному обеспечению управления и архивному делу. Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки РФ. Копии		ДМН ст. 1 б	(1)  Относящиеся к деятельности организации – постоянно
01-02.	Утвержденный Устав ТГУ и изменения к нему		Постоянно ст. 50 а
01-03.	Лицензии на право ведения образовательной деятельности ТГУ		Постоянно ст. 97
01-04.	Свидетельства об аккредитации ТГУ		Постоянно ст. 105
01-05.	Свидетельства о праве собственности на недвижимое имущество, о праве оперативного управления на недвижимое имущество, свидетельства государственного пожарного надзора		Постоянно ст. 125
01-06.	Положение об управлении делами. Копия		3 года ст.55 б, 56 б	Подлинник является приложением к приказу (01-08)
01-07.	Должностные инструкции сотрудников управления делами. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
01-08.	Приказы руководства университета по основной деятельности		Постоянно ст. 19 а
01-09.	Распоряжения руководства университета по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ст. 19 в
01-10.	Приказы руководства университета о командировках		75 лет ЭПК ст. 19 б	Для краткосрочных внутрироссийских и зарубежных 5 л.
01-11.	Приказы ректора с грифом «ДСП»		75 лет ЭПК ст. 19 б
01-12.	Приказы руководства университета по личному составу студентов, аспирантов, соискателей, докторантов и слушателей курсов ДПО		75 лет ст. 650 «Н»	(1) Документы к приказам по личному составу хранить 1 год. Приказы и т. п. о представлении отпусков, наложении взысканий, командировках, назначении дежурных и т. п. хранить 3 года
01-13.	Технические задания и проекты создания АИСУ «Документооборот» ТГУ		Постоянно ст. 1813 а «Т»
01-14.	Годовой отчет о деятельности университета		Постоянно ст. 464 а
01-15.	Санитарно-эпидемиологические заключения		5 лет ЭПК ст. 641
01-16.	Договор с Министерством обороны по обучению студентов на Военной кафедре		5 лет ст. 443	После истечения срока действия договора
01-17.	Договоры, соглашения о сотрудничестве с зарубежными партнерами		Постоянно ст. 492
01-18.	Переписка с организациями и учреждениями по основным вопросам деятельности		5 лет ЭПК ст. 33,34,35
01-19.	Журнал регистрации приказов руководства университета по основной деятельности		Постоянно ст. 258 а	Электронно - в АИСУ «Документооборот»
01-20.	Журнал регистрации приказов руководства университета по личному составу студентов, аспирантов, соискателей, докторантов и слушателей курсов ДПО		75 лет ст. 258 б	Электронно - в АИСУ «Документооборот»
01-21.	Журналы регистрации распоряжений руководства университета по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ст. 258 в	Электронно - в АИСУ «Документооборот»
01-22.	Журналы регистрации приказов руководства университета о командировках		75 лет ст. 258 б	Электронно - в АИСУ «Документооборот». Для краткосрочных внутрироссийских и зарубежных 5 л.
01-23.	Журнал регистрации приказов с грифом «ДСП»		75 лет ст.258 б
01-24.	Картотека регистрации писем и приказов министерства образования и науки РФ		5 лет ст. 258 г	Электронно - в АИСУ «Документооборот»
01-25.	Журнал регистрации писем и приказов министерства образования и науки РФ		5 лет ст. 258 г	Электронно - в АИСУ «Документооборот»
01-26.	Журналы регистрации командировочных удостоверений		5 лет ст. 695 к	Электронно - в АИСУ «Документооборот»
01-27.	Журнал регистрации поступающих документов		5 лет ст. 258 г	Электронно - в АИСУ «Документооборот»
01-28.	Журнал регистрации отправляемых документов		5 лет ст. 258 г	Электронно - в АИСУ «Документооборот»
01-29.	Журнал регистрации внутренних документов (заявлений, служебных и докладных записок)		5 лет ст. 258 г	Документы в Управлении по работе с персоналом
01-30.	Журнал регистрации документов лиц, участвующих в конкурсе на замещение вакантных должностей профессорско-преподавательского состава		3 года ст. 673	Документы в Управлении по работе с персоналом
01-31.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
01-32.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками управления		10 лет ст. 626 б
01-33.
01-34.
01-01 Архив
01-01-01.	Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, листы, карточки фонда, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)		Постоянно ст. 246	На гос., муниципальное хранение передается при ликвидации организации
01-01-02.	Описи на дела постоянного хранения, утвержденные ЭПК.		Постоянно ст. 248 а
01-01-03.	Описи личных дел профессорскопреподавательского состава, рабочих и служащих, согласованные ЭПК.		Постоянно ст. 248 б
01-01-04.	Описи личных дел сотрудников, студентов, аспирантов и по личному составу, согласованные ЭПК		Постоянно ст. 248 б
01-01-05.	Аттестаты, дипломы, трудовые книжки		До востреб. ст. 664	Не востреб. 75 лет
01-01-06.	Акты, справки об итогах обследования (проверок) архивными учреждениями состояния и условий хранения документов		5 лет ЭПК ст. 173 б
01-01-07.	Документы (докладные, служебные записки, справки) о работе архива		5 лет ЭПК ст. 87
01-01-08.	Еженедельные отчеты о работе архива		1 год ст. 476
01-01-09.	Заявления и разрешения на допуск к ознакомлению с документами архива		10 лет ЭПК ст. 250
01-01-10.	Заявления и запросы о выдаче архивных справок, копий документов, выписок из документов, переписка по их выдаче		5 лет ст. 253
01-01-11.	Требования структурных подразделений на выдачу дел из архива во временное пользование		3 года ст.251	После возвращения документов в архив
01-01-12.	Переписка внутренняя по организационным вопросам (служебные записки)		5 лет ЭПК ст. 84, 87, 88
01-01-13.	Журнал выдачи документов из архива во временное пользование		3 года ст. 251	После возвращения всех дел по журналу
01-01-14.	Журнал регистрации выданных архивных справок, копий документов, выписок из документов		5 лет ст.252
01-01-15.	Сводная Номенклатура дел университета, согласованная с ЭПК при Управлении государственной архивной службы Самарской области		Постоянно ст. 200 а
01-01-16.
01-01-17.
02.  Учебно-методическое управление
02-01.	Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки РФ по учебно-методическим вопросам. Копии		ДМН ст. 27 б
02-02.	Федеральные государственные образовательные стандарты высшего профессионального образования. Копии		3 года ст. 25 б	После замены новыми. Электронно на сайте подразделения
02-03.	Нормативные документы университета по учебно-методической работе. Копии		ДМН
02-04.	Положение об учебно-методическом управлении и отделах УМУ. Копии		3 года ст.55 б, 56 б	ПЗН Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
02-05.	Положение о научно-методическом совете. Копия		3 года ст.57 б	Подлинник в УС как приложение к решению ученого совета
02-06.	Должностные инструкции сотрудников управления. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
02-07.	Протоколы заседаний научно-методического совета и документы к ним		Постоянно ст. 18 д
02-08.	Приказы ректора о закреплении помещений. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
02-09.	Приказы ректора о направлении студентов на практику. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-12)
02-10.	Учебные планы по основным образовательным программам, разработанные в ТГУ		Постоянно ст. 711 а
02-11.	Графики учебного процесса, разработанные в ТГУ		1 год ст. 728
02-12.	Сводные отчеты о прохождении студентами практики		Постоянно ст. 470 «Н»
02-13.	Документы о проведении проверок учебных подразделений (протоколы, отчеты, акты)		5 лет ЭПК ст. 173 б
02-14.	Документы о назначении именных стипендий Президента РФ, Правительства РФ и др. (письма, приказы, положения, заявки на участие). Копии		ДМН ст. 92 б	Подлинники в организациях учредителях именных стипендий
02-15.	Расписания учебных занятий		3 года ст. 453 «Н»
02-16.	Расписание проведения экзаменов, зачетов		1 год ст. 501 «Н»
02-17.	Реестр распределения учебных помещений по назначению		ДЗН	В базе данных «Аудиторный фонд»
02-18.	Заключения научно-методического совета на рукописи, рекомендованные к изданию. Копии		ДМН	Подлинники в издательстве ТГУ
02-19.	Договоры с организациями о проведении практик студентов		5 лет ст. 436	После истечения срока действия договоров
02-20.	Журнал регистрации договоров с организациями о проведении практик студентов		5 лет ст. 459 г	После окончания срока действия договора
02-21.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
02-22.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками управления		10 лет ст. 626 б
02-23.	Номенклатура дел учебно-методического управления		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
02-24.
02-25.
03.  Управление развития профессионального образования
03-01.	Законодательные и нормативно-правовые акты РФ и Министерства образования и науки РФ, касающиеся работы управления. Копии		ДМН ст. 1 б
03-02.	Годовые отчеты о деятельности управления развития профессионального образования		5 лет ст. 475
03-03.	Недельные отчеты о работе управления развития профессионального образования		ДМН ст. 474	Внутренние
03-04.	Документы о трудоустройстве выпускников (отчеты, прогнозы, сведения)		5 лет ЭК
03-05.	Документы (копии приказов руководства ТГУ, копии смет, служебные записки) о проведении мероприятий по приемной кампании		ДМН	Подлинники: приказов в УД (01-08), смет в ЦЭР (30-12)
03-06.
03-07.
03-01. Приемная комиссия
03-01-01.	Приказы и инструктивные письма Министерства образования, относящиеся к деятельности ВУЗа, присланные для сведения. Копии		ДМН ст. 1 б
03-01-02.	Правила приема в ТГУ. Копия		ДМН	Подлинник в УС как приложение к Решению УС (04-06)
03-01-03.	Положение о приемной комиссии. Копия		3 года ст.55 б, 56 б	Подлинник в УС как приложение к Решению УС (04-06)
03-01-04.	Должностные инструкции сотрудников приемной комиссии. Копии.		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
03-01-05.	Протоколы приемной комиссии о зачислении абитуриентов в университет.		5 лет ст. 483 а «Н»	После окончания ВУЗа
03-01-06.	Протоколы заседаний апелляционной комиссии. Копии		5 лет ст. 483 а «Н»	Подлинники в личных делах студентов
03-01-07.	Протоколы заседаний приемной комиссии о зачислении в магистратуру. Копии		5 лет ст. 483 а «Н»	Подлинники в личных делах студентов
03-01-08.	Приказы ректора о зачислении абитуриентов. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-15)
03-01-09.	Годовой план приема абитуриентов в университет. Копия		ДМН ст. 450 «Н»	Подлинник в УС как решение УС (04-06)
03-01-10.	Отчет приемной комиссии о приеме абитуриентов в университет		Постоянно ст. 450 «Н»
03-01-11.	Годовой отчет по форме 76-КД "Сведения о результатах приема студентов в государственное высшее учебное заведение на очную форму обучения»		Постоянно ст.467б
03-01-12.	Годовой отчет N 76-КД (оперативная) "Оперативная информация о результатах зачисления студентов очного отделения на обучение в образовательные учреждения высшего профессионального образования Рособразования»		Постоянно ст.467б
03-01-13.	Сведения по формам 2.1.1., 2.1.2, 2.3, 2.5., 2.6, 2.7 для годового статистический отчет по форме ВПО-1 «Сведения об образовательном учреждении, реализующем программы высшего профессионального образования»		5 лет ст.473	16-04 – Годовой статистический отчет по форме ВПО-1
03-01-14.	Недельный отчет о ходе приемной кампании для ГЗГУ		ДМН ст.474	Электронно на сайте http://gzgu. ru/
03-01-15.	Информация для ИАС «Мониторинг» раздел 16.10 «Распределение баллов ЕГЭ»		5 лет ст.469б
03-01-16.	Личные дела абитуриентов не принятых в университет		6 месяцев ст. 491 «Н»	После изъятия личных документов
03-01-17.	Личные документы (аттестаты, дипломы) абитуриентов, не поступивших в университет		До востреб. ст. 664	Не менее 75 лет в архиве
03-01-18.	Экзаменационные ведомости о сдаче вступительных экзаменов абитуриентов по дисциплинам		5 лет ст. 508 «Н»
03-01-19.	Переписка по вопросам приема учащихся в университет		5 лет ст. 487 «Н»
03-01-20.	Журнал регистрации абитуриентов, поступающих в университет		ДМН ЭК	Электронно. В АИСУ «Приемная комиссия»
03-01-21.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
03-01-22.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения		10 лет ст. 626 б
03-01-23.	Номенклатура дел приемной комиссии		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
03-01-24.
03-01-25.
03-02.  Центр профориентационной работы
03-02-01.	Локальные нормативные акты (положения, приказы руководства университета, решения Учёного совета), касающиеся работы центра. Копии		ДМН ст. 1 б	Электронно. В АИСУ «Документооборот»
03-02-02.	Положение о центре профориентационной работы. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
03-02-03.	Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
03-02-04.	Программы обучения по предметам подготовительных курсов, разработанные в ТГУ		ДМН ст. 457 а «Н»
03-02-05.	Программы по предпрофильной подготовке, разработанные в ТГУ		ДМН ст. 457 а «Н»
03-02-06.	Годовой план работы центра профориентационной работы		5 лет ст. 290	При отсутствии годовых планов работы организации - Постоянно
03-02-07.	Годовой отчёт о работе центра		5 лет ст. 475	При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - Постоянно (01-17)
03-02-08.	Расписание учебных занятий подготовительных курсов		1 год ст. 728
03-02-09.	Расписание занятий по предпрофильной подготовке учащихся школ		1 год ст. 728
03-02-10.	Списки слушателей подготовительных курсов		5 лет ст. 732	После окончания обучения
03-02-11.	Списки учащихся 9-х классов предпрофильной подготовки		5 лет ст. 732
03-02-12.	Договоры со слушателями подготовительных курсов		5 лет ст. 436
03-02-13.	Переписка с организациями по основным профильным направлениям деятельности		5 лет ЭПК ст. 32, 33
03-02-14.	Реестр договоров со слушателями подготовительных курсов		5 лет ст. 459 г
03-02-15.	Ведомости выдачи свидетельств о прохождении школьниками курса «Блок функциональной грамотности»		5 лет ст. 259 г
03-02-16.	Журналы учета посещаемости и успеваемости слушателей подготовительных курсов		5 лет ст. 493 «Н»
03-02-17.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения		10 лет ст. 626 б
03-02-18.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
03-02-19	Номенклатура дел центра профориентационной работы		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
03-02-20
03-02-21
04.  Ученый совет
04-01.	Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки РФ, нормативные документы Высшей аттестационной комиссии о деятельности ВУЗа. Копии		ДМН ст. 1 б
04-02.	Регламент Учёного совета. Копия		3 года ст. 27 б	Приложение к решению УС (04-06)
04-03.	Положение об Учёном совете. Копия		3 года ст.55 б, 56 б	Приложение к решению УС (04-06)
04-04.	Положение об институте, факультете, совете института, факультета. Копия		3 года ст.55 б, 56 б	Приложение к решению УС (04-06)
04-05.  0	Должностные инструкции сотрудников УС. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
04-06.  0	Протоколы заседаний Учёного совета и документы к ним (явочные листы, бюллетени, протоколы счетных комиссий, решения)		Постоянно ст. 18 д, б
04-07.	Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета по конкурсному отбору на замещение вакантных должностей профессорско-преподавательского состава		Постоянно ст. 670
04-08.	Протоколы заседаний постоянных комиссий Учёного совета и материалы к ним		Постоянно ст. 18 д
04-09.	План заседаний Учёного совета и график проведений постоянных комиссий Учёного совета		5 лет ст. 290
04-10.	Аттестационные дела соискателей учёных званий доцента и профессора. Копии		ДМН	Подлинники в Москве в ВАКе
04-11.	Приказы о составе ученого совета, изменения и уточнения состава. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
04-12.	Переписка с Высшей аттестационной комиссией по вопросам представления к ученым званиям		5 лет ЭПК ст. 625 «Н»
04-13.	Журнал регистрации аттестационных дел		3 года ст.258 д
04-14.	Журнал регистрации уведомлений приглашенных на Учёный совет		3 года ст. 258 ж
04-15.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
04-16.	Журналы проведения инструктажа по охране труда		10 лет ст. 626 б
04-17.	Номенклатура дел Учёного совета		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
04-18.
04-19.
05, 06, 07,….. 14. Институт
…-01	Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки РФ по учебно-методическим вопросам. Копии		ДМН ст. 1 б
…-02	Положение об институте. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	После замены новыми. Подлинник приложение к решению УС (04-06)
…-03	Должностные инструкции сотрудников института. Копии.		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
…-04	Протоколы заседаний стипендиальных комиссий по назначению стипендий студентам, документы к ним (представления, заявления, справки)		5 лет ст. 729
…-05	Приказы и распоряжения руководства университета по основной деятельности. Копии		ДМН ст. 19 а	Подлинники в УД (01-08)
…-06	Приказы об установлении оплаты за обучение успешно обучающимся студентам. Копии		ДМН ст. 19 б	Подлинники в УД (01-12)
…-07	Распоряжения директора института по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ст. 19 в
…-08	Учебные планы по основным образовательным программам. Копии		ДМН ст. 711 а	Оригиналы в УМУ
…-09	Сведения об итогах экзаменационных сессий за учебный год		5 лет ст. 507 «Н»
…-10	Отчеты об организации внеучебной деятельности в институте (проведение конкурсов, спортивных и праздничных мероприятий и т. д.)		5 лет ЭПК ст. 963
...-11	Учебные карточки студентов		75 лет ЭПК ст. 489 а «Н»	Электронно. Распечатываются и прошиваются в личное дело студента при отчислении.
…-12	Зачетные и экзаменационные ведомости по учебным группам		5 лет ст. 508 «Н»
…-13	Ведомости переаттестации дисциплин по специальностям		5 лет ст. 705
…-14	Списки студентов по учебным группам		5 лет ст. 732	После окончания обучения
…-15	Документы об организации итоговой аттестации студентов (графики проведения ГАК и ГЭК, распоряжения по утверждению тем и руководителей выпускных квалификационных работ, приказы о допуске к государственному экзамену и защите выпускных квалификационных работ). Копии		ДМН	Подлинники приказов в УД (01-08)
…-16	Документы об оформлении академических справок, дипломов о неполном высшем образовании, дубликатов приложений к дипломам (заявления, справки, копии учебных планов)		5 лет ЭПК ст.183 б
…-17	Документы (заявления студентов, объяснительные записки, медицинские справки, справки с места работы), не вошедшие в состав личных дел студентов		3 года ст. 489 б «Н»
…-18	Переписка с организациями и гражданами по вопросам работы института		5 лет ЭПК ст. 35
…-19	Журнал регистрации распоряжений директора института по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ст. 258 в	Электронно. В АИСУ «Документооборот»
…-20	Журнал учета выдачи «Справок-вызовов»		5 лет ст. 258 г
…-21	Журнал учета выдачи экзаменационных листов		5 лет ст. 259 г
…-21	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
…-22	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения		10 лет ст. 626 б
…-23	Номенклатура дел института		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
…-24
…-25
… – 01. Совет института
…01-01	Протоколы и стенограммы заседаний совета по конкурсному отбору		Постоянно ст. 18 д, ст. 621 «Н»
…01-02	Протоколы заседаний Совета и документы к ним (явочные листы, решения и др.) по организационным вопросам работы факультета (института)		Постоянно ст. 18 б, ст. 463 «Н»
…01-03	Протоколы заседаний Совета и материалы к ним (явочные листы, бюллетени, и протоколы счетных комиссий) по конкурсному отбору на должности ППС		15 лет ЭПК ст. 696
…01-04	План заседаний Совета		5 лет ст. 290
…01-05	Список членов совета факультета (института) изменения и уточнения списка		75 лет ст. 635 «Н»
…01-06	Журнал регистрации уведомлений приглашенных на совет		3 года ст. 258 ж
…01-07
…01-08
02, 03, 04 ….. Кафедра
…-01	Положение о кафедре. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	После замены новыми. Подлинник приложение к Решению УС (04-06)
…-02	Должностные инструкции сотрудников. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
…-03	Протоколы заседаний кафедры		Постоянно ст. 463 «Н»
…-04	Протоколы заседаний ГАК, ГЭК		75 лет ЭПК	Примерная номенклатура дел вуза 11-07
…-05	Приказы руководства университета по основной деятельности и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08; 01-09)
…-06	Приказы о составе государственной экзаменационной комиссии и государственной аттестационной комиссии. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
…-07	Приказы о направлении студентов на практику. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-12)
…-08	Планы повышения квалификации профессорско-преподавательского состава		5 лет ст. 719 а
…-09	Учебные планы на учебный год и графики учебного процесса, разработанные в ТГУ. Копии		ДМН ст. 711 б	Оригиналы в УМУ (02-10)
…-10	Индивидуальные планы и отчеты о работе преподавателей		1 год ст. 476
…-11	Годовой отчет о работе кафедры		Постоянно ст. 465 «Н»
…-12	Отчеты руководителей о прохождении производственной практики студентов		5 лет ЭК
…-13	Отчеты студентов о практике		3 года ЭК
…-14	Документы учебно-методического комплекса специальности (УМКС) (рабочие программы дисциплин специальностей по учебному плану, учебные материалы по специальности)		ДМН ст. 711 б
…-15	Документы учебно-методического комплекса дисциплины (УМКД) (экзаменационные билеты и учебные материалы по дисциплинам: учебные пособия, методические рекомендации и т. д.)		ДМН ст. 712 б
…-16	Выпускные квалификационные работы. Отзывы на них.		5 лет ЭПК ст. 510 «Н» ст. 23-32-13 ПН	Работы, отмеченные первыми премиями – постоянно. Работы, выполненные на творческих кафедрах – 15 лет ЭПК.
…-17	Курсовые работы студентов		2 года ст. 509 «Н»
…-18	Переписка со структурными подразделениями университета по учебно-методическим и административно-хозяйственным вопросам		3 года ст. 717
…-19	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
…-20	Журналы проведения и инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б
…-21	Номенклатура дел кафедры		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
…-22
…-24
15.  Управление по работе с персоналом
15-01.	Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки РФ по вопросам работы с персоналом. Копии		ДМН ст. 1 б
15-02.	Нормативные документы по вакцинации студентов и сотрудников (приказы Минсоцздравразвития, предписания и акты Роспотребнадзора)		ДМН ст. 1 б
15-03.	Положение об управлении по работе с персоналом. Копия		3 года ст.55 б, 56 б	После замены новыми. Подлинник в УД приложение к приказу (01-08)
15-04.	Должностные инструкции сотрудников университета		Постоянно ст. 77 а
15-05.	Должностные инструкции сотрудников управления по работе с персоналом. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники (15-04)
15-06.	Организационная структура ТГУ и документы (приказы, схемы, таблицы) по ее изменению. Копии		ДМН	Подлинники приказов в УД (01-08)
15-07.	Утвержденное штатное расписание ВУЗа и изменения к нему. Копии		ДМН	Подлинник в УД приложения к приказам (01-08)
15-08.	Коллективный договор		Постоянно ст. 576
15-09.	Документы (протоколы, решения, стенограммы, явочные листы, бюллетени) собраний трудовых коллективов		Постоянно ст. 18 ж
15-10.	Информация о штатной численности и распределении фонда заработной платы		5 лет ЭПК ст. 595
15-11.	Месячные отчеты по контингенту сотрудников		ДМН ст.474	Для внутреннего пользования
15-12.	Аналитические справки о состоянии фонда оплаты труда		5 лет ЭПК ст.595	Для внутреннего пользования
15-13.	Документы (заявления, докладные записки, протоколы) о разрешении трудовых споров		5 лет ЭПК ст. 584
15-14.	Документы (служебные записки, приказы) о проведении оптимизации структурных подразделений. Копии		ДМН ст. 88	Подлинники приказов в УД (01-08)
15-15.	Служебные записки структурных подразделений об изменении штатного расписания		3 года ст. 73	После утверждения
15-16.	Переписка о ходе заключения коллективного договора		3 года ст. 578
15-17.	Переписка о ходе выполнения условий коллективного договора		5 лет ст. 580
15-18.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
15-19.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками управления по работе с персоналом		10 лет ст. 626 б
15-20.
15-21.
15-01.  Отдел управления персоналом
15-01-01.	Положение об отделе управления персоналом. Копии		3 года ст.55 б, 56 б	После замены новыми
15-01-02.	Положение о персональных данных. Копия		ДМН	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08) - постоянно
15-01-03.	Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей профессорско-преподавательского состава		Постоянно ст. 670
15-01-04.	Приказы ректора по личному составу сотрудников		75 лет ЭПК ст. 19 б
15-01-05.	Приказы ректора о повышении квалификации сотрудников. Копии		ДМН ст. 19 б	Подлинники в УД (01-08)
15-01-06.	Отчеты о повышении квалификации работников ТГУ (по подразделениям)		5 лет ст. 720
15-01-07.	Личные дела профессорско-преподавательского состава		Постоянно ст.640 «Н»	Не имеющих ученых степеней и званий или опубликованных научных работ хранятся 75 лет ЭПК
15-01-08.	Личные дела учебно-вспомогательного, административно-управленческого и административно-хозяйственного персонала		75 лет ЭПК ст. 656 б
15-01-09.	Личные карточки рабочих и служащих		75 лет ЭПК ст. 658
15-01-10.	Документы (заявления, списки трудов, копии документов об образовании) соискателей прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей		75 лет ЭПК ст. 656 б	В составе личных дел (15-01-07/08)
15-01-11.	Трудовые книжки преподавателей, рабочих и служащих ВУЗа		До востреб. ст. 664	Не востр. не менее 75 лет
15-01-12.	Трудовые договоры, заключаемые с сотрудниками		75 лет ЭПК ст. 657	Находятся в личном деле (15-01-07/08)
15-01-13.	Договоры гражданско-правового характера, заключаемые с физическими лицами (подряда)		75 лет ст. 657
15-01-14.	Документы (характеристики, списки трудов, заключения) о представлении профессорско-преподавательского состава к присвоению ученых степеней и званий		75 лет ЭПК ст. 735 б	Находятся в личном деле (15-01-07/08)
15-01-15.	Документы (характеристики, списки трудов) о представлении работников ВУЗа к правительственным наградам		75 лет ЭПК ст. 735 б	Находятся в личном деле (15-01-07/08)
15-01-16.	Документы (служебные записки, юридические заключения, акты) о привлечении сотрудников к дисциплинарной ответственности		3 года ст. 694
15-01-17.	Ежегодные списки сотрудников, у которых наступает пенсионный возраст и документы (справки, заявления) о назначении пенсий		5 лет ст. 685 к	По льготным пенсиям – 10 лет
15-01-18.	Графики предоставления отпусков сотрудникам		1 год ст. 693
15-01-19.	Документы (заявления, представления, докладные и служебные записки), не вошедшие в состав личных дел		5 лет ст. 665
15-01-20.	Переписка с центром занятости по вопросам трудоустройства граждан		5 лет ст. 564
15-01-21.	Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников		5 лет ЭПК ст. 675
15-01-22.	Книга учета выдачи трудовых книжек		75 лет ст. 695 в
15-01-23.	Книга учета выдачи удостоверений личности сотрудникам		3 года ст. 780
15-01-24.	Журнал регистрации представлений об объявлении конкурса на замещение вакантных должностей		3 года ст. 672
15-01-25.	Журнал регистрации приказов по личному составу сотрудников		75 лет ст. 258 б
15-01-26.	Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений		75 лет ст. 695 б
15-01-27.	Журнал учета выдачи справок о стаже и месте работы		5 лет ст. 695 д
15-01-28.	Журнал регистрации больничных листов сотрудников		5 лет ст. 897
15-01-29.	Номенклатура дел отдела управления персоналом		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
15-01-30.
15-01-31.
15-02. Отдел медицинской профилактики
15-02-01.	Приказы Министерства здравоохранения и социального развития (нормативные документы, регулирующие работу медицинской службы), акты и предписания Роспотребнадзора. Копии		ДМН ст. 1 б
15-02-02.	Положение об отделе медицинской профилактики. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинники в УД как приложение к приказу (01-08)
15-02-03.	Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
15-02-04.	Приказы руководства университета касающиеся работы отдела медицинской профилактики. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
15-02-05.	Годовой план работы отдела медицинской профилактики		5 лет ст. 290
15-02-06.	Ежемесячные и ежеквартальные отчеты контролирующим организациям		ДМН ст. 474	По мере поступления запросов о предоставлении информации/отче-тов
15-02-07.	Документы (акты, накладные, отчеты) о приходе-расходе медикаментов		5 лет ст. 540, 545, 557 «ПЗ»
15-02-08.	Договоры с медицинскими учреждениями о проведении медицинских осмотров, обследований, иммунизации студентов и сотрудников и акты о выполнении работ к ним (Копии);		ДМН	Подлинники договоров в юридическом отделе (22-14) Оригиналы актов в материальном отделе бухгалтерии
15-02-09.	Хозяйственные договоры - с организациями о ремонте и техобслуживании медицинской аппаратуры и холодильного оборудования (Копии); - с аптекой на поставку лекарственных препаратов, инструментария и аппаратуры (Копии); и акты о выполнении работ к ним (Копии)		ДМН	Подлинники договоров в юридическом отделе (22-14) Оригиналы актов в материальном отделе бухгалтерии
15-02-10.	Справки о состоянии здоровья посетителей бассейна		1 год ст. 294 ПЗ
15-02-11.	Списки и контингент сотрудников, работающих в неблагоприятных условиях труда подлежащих медосмотру. Списки сотрудников декретированных групп подлежащих медосмотру. Списки студентов подлежащих прохождению медосмотра перед практикой.		3 года ст. 353 ПЗ
15-02-12.	Внутренняя переписка (служебные записки) по административно-хозяйственным вопросам. Копии		5 лет ЭПК ст. 89
15-02-13.	Переписка с медицинскими учреждениями и организациями по профильным вопросам деятельности. Копии		5 лет ЭПК ст. 35
15-02-14.	Журнал учета амбулаторного приема		3 года ст. 286 «ПЗ»
15-02-15.	Журнал учета инфекционных больных		3 года ст. 279 «ПЗ»
15-02-16.	Журнал учета проведенных медицинских процедур		1 год ст. 110 «ПЗ»
15-02-17.	Журналы учета и проведения иммунизации студентов / сотрудников		3 года ст. 277 «ПЗ»
15-02-18.	Журнал учета постановки электрокардиограмм		5 лет ст. 333 «ПЗ»
15-02-19.	Журнал учета проведения перевязок		1 год ст. 110 «ПЗ»
15-02-20.	Журнал регистрации больничных листков нетрудоспособности		3 года ст. 291 «ПЗ»
15-02-21.	Журнал регистрации справок о нетрудоспособности		3 года ст. 293 «ПЗ»
15-02-22.	Журнал проведения осмотра на допуск студентов к участию в соревнованиях		1 год ст. 294 «ПЗ»
15-02-23.	Журнал проведения осмотра на допуск посещения бассейна студентов и сотрудников		1 год ст. 294 «ПЗ»
15-02-24.	Журналы регистрации технического осмотра медицинской техники, технического осмотра холодильного оборудования		2 года ст. 630 «ПЗ»
15-02-25.	Журнал учета проведения осмотра студентов при заселении в общежитие		1 год ст. 294 «ПЗ»
15-02-26.	Журнал регистрации показателей качества воды в бассейне		3 года ст.467 «ПЗ»
15-02-27.	Журнал регистрации температурного режима и анализа воды в бассейне		3 года ст.467 «ПЗ»
15-02-28.	Журнал проверки санитарного состояния бассейна		3 года ст.467 «ПЗ»
15-02-29.	Журнал регистрации посетителей бассейна		3 года ст. 259 а
15-02-30.	Журнал оказания экстренной помощи посетителям бассейна		3года ст. 68 «П»
15-02-31.	Журнал амбулаторного приема студентов		5 лет ст. 286 «ПЗ»
15-02-32.	Журнал амбулаторного приема сотрудников		5 лет ст. 286 «ПЗ»
15-02-33.	Журнал регистрации документов о состоянии здоровья, наличии прививок, флюорографии		3 года ст. 278 «ПЗ»
15-02-34.	Журнал регистрации посетителей бассейна (по абонементам)		3 года ст. 259 а
15-02-35.	Журнал регистрации травм произошедших на уроках физической культуры и спортивных соревнованиях		3 года ст. 346, 347 «ПЗ»
15-02-36.	Журнал оказания помощи при дежурствах на соревнованиях		3 года ст. 68 «П»
15-02-37.	Журнал передачи смены дежурных в бассейне		1 год ст. 892
15-02-38.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
15-02-39.	Журналы проведения и инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б
15-02-40.	Номенклатура дел отдела медицинской профилактики		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
15-02-41.
15-02-42.
16.  Отдел лицензирования и аккредитации
16-01.	Нормативные документы Министерства образования и науки РФ (положения, порядки, правила, инструкции, методические указания и рекомендации), регламентирующие работу отдела. Копии		ДМН ст. 27 б
16-02.	Локальные нормативные акты ТГУ (положения, порядки, правила, инструкции, методические указания и рекомендации), регламентирующие работу отдела. Копии		ДМН ст. 27 а	Подлинники локальных нормативных актов приложения к решениям УС (04-06)
16-03.	Положение об отделе лицензирования и аккредитации. Копия		3 года ст.55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
16-04.	Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
16-05.	Годовой статистический отчет по форме ВПО-1 «Сведения об образовательном учреждении, реализующем программы высшего профессионального образования»		Постоянно ст. 467 б
16-06.	Годовой статистический отчет по форме ВПО-2 «Сведения о материально-технической и информационной базе, финансово-экономической деятельности образовательного учреждения, реализующего программы высшего профессионального образования»		Постоянно ст. 467 б
16-07.	Отчёт об условиях реализации отдельной образовательной программы, проходящей общественно-профессиональную аккредитацию		5 лет ЭПК ст. 104	Для организации проводящей аккредитацию. После прекращения аккредитации. Протоколы и решения - Постоянно.
16-08.	Отчет об условиях реализации отдельных образовательных программ, подлежащих государственной аккредитации		5 лет ЭПК ст. 104	Для Минобрнауки РФ
16-09.	Отчет о показателях ВУЗа для комплексной проверки сбора данных по показателям ВУЗа		5 лет ЭПК ст. 104	Для Минобрнауки РФ
16-10.	Отчеты председателей о работе государственных аттестационных комиссий по отдельным образовательным программам.		5 лет ЭПК ст. 104	После завершения деятельности комиссии.
16-11.	Отчет о результатах итоговой государственной аттестации для рассмотрения Учёным советом		5 лет ЭПК ст. 104	После прекращения аккредитации.
16-12.	Годовой отчет по рейтингу ВУЗа и рейтингу отдельных специальностей		Постоянно ст. 468	Для Минобрнауки РФ
16-13.	Документы (таблицы, расчеты, диаграммы) для годового отчёта о деятельности университета		5 лет ст. 473
16-14.	Состав председателей государственных (итоговых) аттестационных комиссий		5 лет ст. 703
16-15.	Документы об образовании иностранных граждан поступающих в университет (письма в Рособрнадзор, заявление слушателя в Рособрнадзор, документы об образовании) для проведения процедуры нострификации. Копии		ДМН	Подлинники в Рособрнадзоре РФ
16-16.	Переписка с Министерством образования и науки РФ по вопросам работы отдела		5 лет ЭПК ст. 32, 33
16-17.	Переписка с организациями по вопросам работы отдела		5 лет ЭПК ст. 35
16-18.	Журнал регистрации и выдачи академических справок, дипломов о неполном высшем образовании		75 лет ст. 492 «Н»
16-19.	Журнал регистрации и выдачи академических справок и справок установленного ВУЗом образца		5 лет ст. 695 д
16-20.	Журналы инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б
16-21.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
16-22.	Номенклатура дел отдела лицензирования и аккредитации		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
16-23.
17.  УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ СО СТУДЕНТАМИ
17-01.	Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки по вопросам, относящимся к компетенции управления		ДМН ст. 27 б
17-02.	Положение об управлении по работе со студентами. Копия		3 года Ст.55б, 56б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
17-03.	Должностные инструкции сотрудников управления по работе со студентами. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
17-01. Отдел кадрово-учетной работы студентов
17-01-01.	Лицензия и свидетельство о государственной аккредитации ТГУ. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-06; 01-07)
17-01-02.	Положение об отделе кадрово-учетной работы студентов. Копии.		3 года ст.55 б, 56 б	Подлинники в УД как приложение к приказу (01-08)
17-01-03.	Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
17-01-04.	Приказы ректора по личному составу студентов. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-15)
17-01-05.	Сведения «Ведомость движения по студентам», «Контингент студентов» (таблицы)		1 год ст. 469 е	Для внутреннего пользования
17-01-06.	Личные дела студентов		75 лет ЭПК ст. 489 а «Н»
17-01-07.	Дипломы высшего профессионального образования, не полученные выпускниками		До востреб. ст. 664	Но не менее 75 лет
17-01-08.	Списки студентов, обучающихся на бюджетной основе		10 лет ЭК
17-01-09.	Ведомости выдачи пенсионных страховых свидетельств студентам. Копии		ДМН	В Пенсионном фонде
17-01-10.	Переписка с организациями по вопросам, относящимся к компетенции отдела.		5 лет ст. 84
17-01-11.	Внутренняя переписка (служебные записки) по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ЭПК ст. 89
17-01-12.	Книга регистрации выдачи дипломов		75 лет ст.492 «Н»
17-01-13.	Журнал регистрации договоров со студентами о платном обучении		5 лет ст. 459 к	С даты последней записи. При условии проведения ревизии
17-01-14.	Журнал регистрации выдачи справок о факте обучения студентов		5 лет ст. 258 г
17-01-15.	Номенклатура дел отдела кадрово-учетной работы студентов		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
17-01-16.
17-01-17.
17-02. Социальный отдел
17-02-01.	Законодательные и распорядительные документы Министерства образования и науки РФ и локальные нормативные акты, касающиеся основной работы отдела. Копии		ДМН ст. 27 б
17-02-02.	Положение о социальном отделе. Копия		3 года ст. 55 б, 56б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
17-02-03.	Должностные инструкции сотрудников социального отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
17-02-04.	Протоколы заседаний комиссий по материальной поддержке студентов и аспирантов		5 лет ст. 18 з
17-02-05.	План проверок состояния дел по охране прав детей сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, обучающихся и выпускников ТГУ, присланный для сведения. Копия		ДМН	Подлинник в Департаменте по вопросам семьи, опеки и попечительства мэрии г. о.Тольятти
17-02-06.	График работы комиссии по оказанию материальной поддержки студентам и аспирантам		3 года ст. 722
17-02-07.	Квартальные отчеты о фактически произведенных выплатах ТГУ в рамках предоставления мер социальной поддержки студентам ВУЗов Самарской области по оплате проезда на автомобильном транспорте пригородного междугородного (внутриобластного сообщения) предоставляемые в Министерство образования и науки Самарской области. Копии		ДМН	Подлинники в Минобрнауки Сам. обл.
17-02-08.	Справки Департамента по вопросам семьи и демографического развития мэрии г. о.Тольятти по итогам проверок предоставления гарантий по социальной поддержке детей сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, обучающихся в ТГУ		5 лет ЭПК ст. 173 б
17-02-09.	Информация (таблицы, сводки, справки) о работе социального отдела для годового отчета университета		5 лет ст. 475	При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - Постоянно (01-17)
17-02-10.	Документы (письма, заявления, справки, копии приказов руководства ТГУ) о работе со студентами из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей(копии)		ДМН	Подлинники приказов в УД (01-12)
17-02-11.	Заявления студентов и аспирантов на материальную помощь		5 лет ст. 415
17-02-12.	Заявления на компенсацию проезда иногородним студентам		5 лет ст. 415
17-02-13.	Представления на поощрение студентов и аспирантов		5 лет ЭК
17-02-14.	Журнал регистрации заявлений иногородних студентов на компенсацию транспортных расходов		5 лет ст. 258 г
17-02-15.	Журналы инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б
17-02-16.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
17-02-17.	Номенклатура дел социального отдела		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
17-02-18.
17-02-19.
18.  Центр мониторинга и контроля качества образования
18-01.	Положение о центре мониторинга и контроля качества образования. Копия		3 года ст.55 б,56б	После замены новыми. Подлинник в УД приложение к приказу (01-08)
18-02.	Должностные инструкции сотрудников центра. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
18-03.	Приказы руководства университета по основной деятельности и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам. Копии		ДМН
18-04.	Расписание занятий		1 год ст. 728
18-05.	Зачетные и экзаменационные ведомости		5 лет ст. 508 «Н»
18-06.	Тесты		ДЗН ст. 701 б	Электронно на Образовательном портале ТГУ http://edu. tltsu. ru/
18-07.	Договоры с организациями об оказании услуг для работы центра. Копии		ДМН	Подлинники в юридическом отделе (22-14)
18-08.	Заявки на проведение тестирования		5 лет ЭК
18-09.	Заявки на формирование и включение теста на образовательном портале		5 лет ЭК
18-10.	Переписка со структурными подразделениями университета и сторонними организациями по профильным вопросам деятельности центра		5 лет ст. 84
18-11.	Журнал регистрации входящих и исходящих служебных записок		5 лет ст. 258 г
18-12.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками центра		10 лет ст. 626 б.
18-13.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
18-14.	Номенклатура дел центра мониторинга и контроля качества образования		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
18-15.
18-16.
19.  Бухгалтерия
19-01.	Нормативные документы Министерства финансов и Министерства образования и науки (положения, правила инструкции, методические указания и рекомендации) по вопросам бухгалтерского учета и отчетности. Копии		ДМН ст. 1 б
19-02.	Положение о бухгалтерии. Копия		3 года ст.55 б,56б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
19-03.	Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
19-04.	Годовой бухгалтерский отчет ВУЗа с приложением к нему		Постоянно ст. 351 б
19-05.	Паспорта транспортных средств		До списания транспортных средств ст. 836
19-06.	Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.)		5 лет ст. 402	При условии завершения проверки (ревизии)
19-07.	Переписка с отделением Федерального казначейства и Министерством образования и науки РФ по вопросам финансовой деятельности вуза		5 лет ЭПК ст. 326
19-08.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения		10 лет ст. 626 б
19-09.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
19-10.	Номенклатура дел бухгалтерии.		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
19-11.
19-12.
19-01.  Расчетный отдел
19-01-01.	Приказы ректора по личному составу сотрудников. Копии		ДМН	Подлинники в ОУП
19-01-02.	Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
19-01-03.	Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное страхование (медицинское, пенсионное, социальное) (таблицы)		5 лет ст. 395
19-01-04.	Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле над их распределением.		5 лет ст. 364
19-01-05.	Налоговая карточка учета совокупного годового дохода физических лиц и налога на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ)		5 лет ст. 394	Электронно. При условии проведении проверки
19-01-06.	Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера).		5 лет ст. 361	При условии проведения проверки
19-01-07.	Лицевые счета сотрудников по заработной плате		75 лет ЭПК ст. 413
19-01-08.	Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий по листкам нетрудоспособности, по государственному социальному страхованию		5 лет ст. 904
19-01-09.	Исполнительные листы работников		ДМН ст. 416	Не менее 5 лет
19-01-10.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения		10 лет ст. 626 б
19-01-11.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
19-01-12.
19-01-13.
19-02.  Материальный отдел
19-02-01.	Квартальный статистический отчет по планируемому и фактическому потреблению коммунальных услуг (1-КФО). Копия		ДМН	Для Минобрнауки РФ
19-02-02.	Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах, перерасчетах с контрагентами		5 лет ст. 366	После проведения взаиморасчета
19-02-03.	Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссий, описи, акты, ведомости и др.) об инвентаризации основных средств, имущества и товарно-материальных ценностей		5 лет ст. 427 примечание	О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) – 5 лет. При условии завершения проверки (ревизии).
19-02-04.	Документы (накладные на внутреннее перемещение и акты на списание) о перемещении и выбытии основных средств, товарно-материальных ценностей и движимого имущества		5 лет ст. 362
19-02-05.	Договоры, заключенные с сотрудниками университета о материальной ответственности		5 лет ст. 457	После увольнения материально ответственного лица
19-02-06.	Журнал регистрации договоров с сотрудниками о материальной ответственности		5 лет ст. 459 г	После окончания срока действия договора
19-02-07.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения		10 лет ст. 626 б
19-02-08.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
19-02-09.
19-02-10.
19-03.  Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и отчетности
19-03-01.	Первичные бухгалтерские документы (кассовые, банковские, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, акты о приеме, сдаче, списания имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)		5 лет ст. 362	При условии проведения проверки (ревизии)
19-03-02.	Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о дополнительных образовательных услугах, о финансировании культурно-массовой и физкультурно-оздоровительной работы со студентами		5 лет ЭПК ст. 326
19-03-03.	Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) о проверке кассы		5 лет ст. 402	При условии завершения проверки
19-03-04.	Документы (вспомогательные и контрольные книги, журналы, карточки, кассовые книги, оборотные ведомости) о финансовой деятельности ВУЗа		5 лет ст. 361, 362	При условии проведения проверки
19-03-05.	Платежные ведомости на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и др. выплат		5 лет ст. 412	При условии завершения проверки
19-03-06.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения		10 лет ст. 626 б
19-03-07.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
19-03-08.
19-03-09.
20.  Научная библиотека
20-01.	Положение о Научной библиотеке. Копия		3 года ст.55 б,56б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
20-02.	Правила пользования библиотекой. Копия.		ДМН	Подлинник в УД приложение к приказу (01-08)
20-03.	Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии.		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
20-04.	Годовой план работы библиотеки		5 лет ст. 290
20-05.	Годовой отчет о работе библиотеки		5 лет ст. 475
20-06.	Должностные инструкции сотрудников. Копия		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
20-07.	Документы (списки, отчеты) по оформлению годовой подписки на литературу		1 год ст. 529	После получения подписной литературы
20-08.	Документы (доклады, справки, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверки структурного подразделения.		5 лет ст. 173	При условии проведения проверки
20-09.	Акты и списки на передачу книг другим организациям		3 года ЭК
20-10.	Акты списания книг		10 лет ст. 531	После проверки библиотечного фонда
20-11.	Документы (заявки, планы, акты, справки, перечни, переписка) о комплектовании и работе библиотеки.		3 года ст. 526
20-12.	Переписка с читателями о возвращении книг		1 год ЭК
20-13.	Каталоги книг (систематические, алфавитные)		До ликвидации библиотеки ст. 532
20-14.	Книги суммарного учета библиотечного фонда		До ликвидации библиотеки ст. 53
20-15.	Карточки формуляров читателей		1 год ст. 746 «Н»
20-16.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками		10 лет ст. 626 б
20-17.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
20-18.	Номенклатура дел научной библиотеки		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
20-19.
20-20.
21.  Мобилизационный отдел
21-01.	Нормативно-правовые документы (Законы РФ, инструкции, положения и т. д.), регламентирующие работу мобилизационного отдела. Копии		ДМН ст. 27 б
21-02.	Методические рекомендации по служебному делопроизводству по вопросам ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в организации (разработаны отделом военного комиссариата по г. Тольятти Самарской обл.). Копия		3 года ст. 28 б	После замены новыми.
21-03.	Положение о мобилизационном отделе. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
21-04.	Должностные инструкции сотрудников мобилизационного отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
21-05.	Приказы ректора по личному составу студентов, аспирантов и сотрудников. Копии		ДМН	Подлинники приказов по сотрудникам в ОУП, - по студентам и аспирантам в УД (01-15)
21-06.	Планы работы по ведению воинского учета и бронирования граждан		5 лет ст. 691
21-07.	График сверки личных карточек формы Т-2 с военными билетами граждан пребывающих в запасе (ГПЗ)		1 год ЭК
21-08.	Картотека личных карточек формы № Т-2 на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу		3 года ст. 695 е	После увольнения
21-09.	Переписка по вопросам деятельности отдела. Копии		5 лет ст. 84
21-10.	Журнал проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе		5 лет ст. 692
21-11.	Книга учета передачи бланков специального учета, военных билетов и личных карточек студентов ТГУ		3 года ст. 259 г
21-12.	Журнал учета сверок данных карточек формы Т-2 с учетными данными военных комиссариатов г. о. Тольятти		5 лет ст. 692
21-13.	Журнал учета сверок данных карточек формы Т-2 с данными военных билетов граждан		5 лет ст. 692
21-14.	Журнал регистрации выдачи справок формы «Приложение-2» об отсрочке от призыва студентов на военную службу		3 года ст. 695 е
21-15.	Журналы проведения инструктажа по технике безопасности с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б
21-16.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
21-17.	Номенклатура дел мобилизационного отдела		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
21-18.
21-19.
22.  Юридический отдел
22-01.	Положение о юридическом отделе. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	После замены новыми. Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
22-02.	Проекты Устава, иных локальных нормативных актов, документы по их разработке		5 лет ЭПК ст. 58
22-03.	Должностные инструкции сотрудников юридического отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
22-04.	Документы (исковые заявления, отзывы, акты, копии решений суда и т. п.), предоставляемые в судебные организации. Копии		5 лет ЭПК ст. 189	После вынесения решения
22-05.	Документы о служебных расследованиях (акты расследования, объяснительные записки и т. п.)		5 лет ЭПК ст. 193
22-06.	Документы (акты, решения, заявления, заключения) об административных правонарушениях		5 лет ЭПК ст. 188
22-07.	Претензионные дела (претензии, ответы на претензии, обоснования претензий и т. п.)		5 лет ст. 189	После вынесения решения
22-08.	Доверенности на совершение различных действий от имени ТГУ		Постоянно ст. 61
22-09.	Заключения о соблюдении действующего законодательства по вопросам деятельности университета		5 лет ЭПК ст. 188
22-10.	Заключения на проекты локальных нормативных актов		5 лет ЭПК ст. 188
22-11.	Реестр учета претензий		5 лет ст. 195	После вынесения последнего решения
22-12.	Обращения граждан (заявления, жалобы и т. д.), документы по их рассмотрению (переписка и т. п.) о серьезных нарушениях, злоупотреблениях.		Постоянно ст. 183 а
22-13.	Обращения граждан (заявления, жалобы и т. д.), документы по их рассмотрению (переписка и т. п.) личного характера		5 лет ЭПК ст. 183 б
22-14.	Договоры и государственные контракты о поставках, услугах, работах с другими организациями		5 лет ЭПК ст. 272	По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам постоянно
22-15.	Договоры на оказание юридических услуг		5 лет ЭПК ст.191	После истечения срока действия
22-16.	Переписка с Министерством образования и науки РФ. Копии		ДМН
22-17.	Журнал регистрации договоров		5 лет ст. 459 г	Электронно. В АИСУ «Документооборот». После окончания срока действия договора
22-18.	Журнал учета выданных доверенностей		5 лет ст. 459 т	При условии проведении проверки
22-19.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б.
22-20.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
22-21.	Номенклатура дел юридического отдела.		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
22-22.
22-23.
23.  Центр новых информационных технологий
23-01.	Положение о центре новых информационных технологий (ЦНИТ). Копия		3 года ст. 55 б, 56б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
23-02.	Должностные инструкции сотрудников ЦНИТ. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
23-03.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками центра		10 лет ст. 626 б
23-04.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
23-05.	Номенклатура дел Центра новых информационных технологий		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
23-06.
23-07.
23-01.  Отдел разработки информационных систем
23-01-01.	Протоколы оперативных совещаний разработчиков АИСУ ТГУ		5 лет ст. 18 з	Электронно в Redmine
23-01-02.	Приказы руководства ТГУ по семестровому планированию и проведению курсов на портале. Копии		ДМН	Электронно в АИСУ «Документооборот» Подлинники в УД (01-08)
23-01-03.	«Информатизация и автоматизация» проект Программы развития ТГУ, разработанный сотрудниками ЦНИТ. Копия		ДМН	Электронно. Программа развития ТГУ утверждается решением УС (04-06) и хранится постоянно (ст. 210)
23-01-04.	Технические задания на разработку автоматизированных информационных систем управления (АИСУ)		Постоянно ст. 1813 а «Т»
23-01-05.	Акты приема выполненных работ по внедрению в эксплуатацию АИСУ ТГУ		5 лет ЭПК ст. 456 а
23-01-06.	Реестры тикетов (таблицы) АИСУ и модулей портала		ДЗН ЭК	Электронно
23-01-07.	Макеты интерфейса АИСУ и модулей портала		ДЗН ЭК	Электронно
23-01-08.
23-01-09.
23-02.  Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-процессов
23-02-01.	Законодательные и нормативно-правовые акты Министерства образования и науки РФ, касающиеся работы отдела в области качества. Копии		ДМН ст. 1 б
23-02-02.	Государственные и международные стандарты по качеству. Копии		3 года ст. 25 б	После замены новыми
23-02-03.	Протоколы заседания комиссии по качеству и документы к ним		Постоянно ст. 18 д
23-02-04.	Приказы ректора, решения Ученого совета, относящиеся к деятельности отдела. Копии		ДМН	Подлинники: приказов - в УД (01-08) Решений - в УС (04-06)
23-02-05.	Годовые планы работы отдела в области качества		5 лет ст. 290	При отсутствии годовых планов работы организации - Постоянно
23-02-06.	Планы работы отдела (месячные, недельные)		ДМН ст. 288
23-02-07.	План-карты выпуска релизов АИСУ		ДМН ст. 288
23-02-08.	Тест-планы по тестированию АИСУ		ДМН ЭК	Электронно
23-02-09.	Годовые отчёты о работе отдела в области качества		5 лет ст. 475	При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - Постоянно (01-17)
23-02-10.	Отчеты о работе отдела (месячные, недельные)		ДМН ст. 474
23-02-11.	Отчеты о проведении мониторинга деятельности структурных подразделений ВУЗа в области качества. Копии		ДМН	Подлинник в УД как приложения к приказам (01-08)
23-02-12.	Отчет /Заключение об итогах проведения внешнего аудита по качеству		Постоянно ст. 173 а
23-02-13.	Технические задания и проекты создания автоматизированы информационных систем управления (АИСУ) ТГУ. Копии		ДМН	Подлинники в отделе разработки информационных программ
23-02-14.	Документы (распоряжения, программа аудита, план аудита, чек - листы) о проведении внутреннего аудита по качеству		5 лет ЭПК ст. 173 б
23-02-15.	Документы об обучении персонала (распоряжения, план обучения, регистрационные листы, анкеты, отчеты) в области качества		5 лет ЭПК ст. 708
23-02-16.	Акты о несоответствии и отчеты по итогам проведения внутреннего/внешнего аудита по качеству		5 лет ст. 402	При условии проведения проверки
23-02-17.	Документы (акты, отчеты) о внедрении в эксплуатацию АИСУ		5 лет ЭПК ст. 212
23-02-18.	Реестры тикетов АИСУ		ДМН ЭК
23-02-19.	Переписка с организациями по оперативным вопросам деятельности		5 лет ст.84
23-02-20.	Переписка с пользователями о работе АИСУ		5 лет ЭПК ст. 214
23-02-21.
23-02-22.
23-03. Технический отдел
23-03-01.	Порядок выполнения профилактических работ в ТГУ. Копия		ДМН	Подлинник в Уд как приложение к приказу (01-08)
23-03-02.	Порядок проведения инвентаризации компьютерной и оргтехники в ТГУ. Копия		ДМН	Подлинник в Уд как приложение к приказу (01-08)
23-03-03.	Планы (месячные, недельные) работы отдела		ДМН ст. 288	Электронно
23-03-04.	Инструкция по установке и настройке требованиям антивирусной безопасности ПО «Касперский»		3 года ст.219б	После замены новыми
23-03-05.	Отчеты (месячные, недельные) о работе отдела		ДМН ст. 474	Электронно
23-03-06.	Документы (акты, отчеты, заявки) об обслуживании АТС		5 лет ст. 217
23-03-07.
23-03-08.
23-04.  Отдел сетевого и системного администрирования
23-04-01.	Планы (недельные, месячные) работ отдела		ДМН ст. 288	Электронно в Redmine
23-04-02.	Отчеты (недельные, месячные) о работе отдела		ДМН ст. 474	Электронно в Redmine
23-04-03.	Документы (протоколы, предложения, расчеты) о внедрении новой технологии, разработанной в ТГУ		5 лет ЭПК ст. 1259 «Т»	Электронно
23-04-04.	Техническая документация на сетевое оборудование		3 года ст. 219 б	Электронно в формате pdf. После замены новыми
23-04-05.	Документы необходимые для сервисного обслуживания сетевого оборудования (сопроводительные письма, реестр и инструкции)		3 года ст. 219 б
23-04-06.	Журнал мониторинга сетевого оборудования		5 лет ст. 230	Электронно
23-04-07.	Переписка с организациями по основной (профильной) деятельности отдела		5 лет ст. 35	Электронно
23-04-08.
23-04-09.
24.  Управление по воспитательной и социальной работе
24-01	Положение об управлении по воспитательной и социальной работе. Копии		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
24-02	Должностные инструкции сотрудников управления по воспитательной и социальной работе. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
24-03	Годовые планы внеучебной работы институтов		5 лет Ст.285б	Внутренние
24-04	Годовой (за учебный год) план воспитательной, внеучебной и социальной работе университета		5 лет Ст.285б	Внутренний
24-05	Годовые отчеты институтов по внеучебной деятельности		5 лет Ст.475	Внутренние
24-06	Годовой (за учебный год) отчет о проделанной воспитательной, внеучебной и социальной работе университета		5 лет Ст.469б	Внутренний
24-07	Отчеты о проведении университетских мероприятий студенческих организаций		5 лет ЭПК ст. 963
24-08	График заседаний органов студенческого самоуправления		5 лет ст. 290
24-09	Документы о мероприятиях, проводимых в ВУЗе (приказы, распоряжения, сметы и пр.). Копии		ДМН	Подлинники: приказов и распоряжений в УД (01-08); смет в ЦЭР (30-12)
24-10	Документы о работе творческих коллективов: клубов, студий, секций (положения, списки участников, расписание занятий и пр.). Копии		ДМН	Подлинники в УД как приложения к приказам (01-08)
24-11	Фото, видео-, аудио- материалы по мероприятиям, проводимым в ВУЗе		5 лет ЭПК ст. 90 а	Электронно
24-12	Документы (решения и протоколы заседаний; протоколы заседаний комиссий) о работе органов студенческого самоуправления (копии)		ДМН
24-13	Документы о работе студенческих организаций ТГУ (копии положений, копии приказов о проведении мероприятий, списки участников)		ДМН	Подлинники приказов и положений в УД как приложения к приказам (01-08)
24-14	Договоры с учреждениями, организациями об оказании услуг и работ. Копии		ДМН	Подлинники в юридическом отделе (22-14)
24-15	Переписка с организациями по основной (профильной) деятельности управления		5 лет ЭПК ст. 35
24-16	Журнал учета материальных ценностей, находящихся на балансе управления		5 лет ст. 459 л	При условии проведения проверки (ревизии)
24-17	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б
24-18	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
24-19	Номенклатура дел управления по воспитательной и социальной работе		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
24-20
24-21
25.  Физкультурно-спортивный комплекс
25-01.	Распорядительная и эксплуатационно-техническая документация (инструкции, руководства и др.) обслуживающему персоналу. Копии		3 года ст. 219 б	После замены новыми
25-02.	Положение о физкультурно-спортивном комплексе (ФСК). Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
25-03.	Должностные инструкции сотрудников ФСК. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
25-04.	Приказы и распоряжения руководства ТГУ, регламентирующие деятельность физкультурно-спортивного комплекса. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08; 01-09)
25-05.	Отчеты о работе ФКС (недельные и месячные)		ДМН ст. 474
25-06.	Расписание проведения спортивных занятий в залах физкультурно-спортивного комплекса.		1 год ст. 728
25-07.	Документы (заявки, наряды, таблицы, накладные) о материальных запасах физкультурно-спортивного комплекса.		5 лет ст. 753, 754
25-08.	Договоры об оказании услуг и сотрудничестве. Копии		ДМН	Подлинники в юридическом отделе (22-14)
25-09.	Акты выполненных работ к договорам об оказании услуг		5 лет ЭПК ст. 456 а	Подлинники
25-10.	Переписка со структурными подразделениями по организационным вопросам деятельности		5 лет ст.84
25-11.	Журнал выдачи спортивного инвентаря		5 лет ст. 459 л	При условии проведения проверки (ревизии)
25-12.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б.
25-13.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
25-14.	Номенклатура дел физкультурно-спортивного комплекса		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
25-15.
25-16.
26.  Дом учЁных
26-01.	Положение о Доме учёных. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
26-02.	Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
26-03.	Документы о деятельности Дома ученых (образцы полиграфической продукции, тексты выступлений, презентационная документация), о проведении мероприятий.		5 лет ЭПК ст. 538, 541
26-04.	Документы (договоры, акты приема выполненных работ, счета) о финансовых расходах. Копии		ДМН	Подлинники договоров в юридическом отделе (22-14); актов и счетов в бухгалтерии
26-05.	CD –диски с фото/видеозаписями. Альбомы с фотографиями о проведении мероприятий		5 лет ЭПК ст. 536, 963
26-06.	Журналы проведения инструктажа по охране труда		10 лет ст. 626 б
26-07.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
26-08.	Номенклатура дел Дома ученых		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
26-09.
26-10.
27.  Музей
27-01.	Положение о музее. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
27-02.	Годовой план работы музея		5 лет ст. 290
27-03.	Годовой отчёт о работе музея		5 лет ст. 475
27-04.	Должностные инструкции сотрудников музея. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
27-05.	Информационные справки об истории ТГУ		Постоянно ст. 95
27-06.	Акты приёма экспонатов на постоянное и временное хранение		Постоянно ст. 755 «Н»
27-07.	Книга учёта поступлений экспонатов основного фонда (КП)		Постоянно ст. 755 «Н»
27-08.	Книга учёта экспонатов научно-вспомогательного фонда (НВ)		Постоянно ст. 755 «Н»
27-09.	Книга учёта посетителей		3 года ст. 259 а
27-10.	Книга учёта актов приёма и выдачи экспонатов		Постоянно ст. 459 е
27-11.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б
27-12.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
27-13.	Номенклатура дел музея		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
27-14.
27-15.
28.  Управление инновационного развития
28-01.	Законодательные и нормативно-правовые акты РФ и Министерства образования и науки РФ, касающиеся работы управления. Копии		ДМН ст. 1 б
28-02.	Годовые отчеты о деятельности управления развития, инноваций и маркетинга		5 лет ст. 475	При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - Постоянно (01-17)
28-03.	Годовые отчеты о реализации Программы развития университета		Постоянно ст. 464 б
28-04.	Недельные отчеты ректору		ДМН ст. 474	Внутренние
28-05.	Документы о трудоустройстве выпускников (отчеты, прогнозы, сведения)		5 лет ЭК
28-06.	Документы (копии приказов руководства ТГУ, сметы, служебные записки) о проведении мероприятий по приемной кампании		ДМН ЭК	Подлинники: приказов в УД (01-08) смет в ЦЭР (30-12)
28-07.	Номенклатура дел управления инновационного развития		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
28-08.
28-09.
28-01.  Центр трансфера технологий
28-01-01.	Законодательные и нормативно-правовые акты Министерства образования и науки РФ об инновационной, научно-исследовательской работе и по вопросам патентования. Копии		ДМН ст. 27 б
28-01-02.	Положения о центре трансфера технологий. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
28-01-03.	Должностные инструкции сотрудников ЦТТ. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
28-01-04.	Приказы и распоряжения руководства университета о работе ЦТТ. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08; 01-09)
28-01-05.	Приказы об организации в ТГУ конференций. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
28-01-06.	Отчеты о проведенных в ТГУ конференциях		Постоянно ст. 94
28-01-07.	Документы о проведении конференций в ТГУ (положения, сводные перечни для Министерства образования и науки РФ).		Постоянно ст. 94
28-01-08.	Документы для составления годовых отчетов (таблицы, сводки, отчеты руководителей оргкомитетов о проведенных в ТГУ конференциях)		5 лет с т. 473
28-01-09.	Патенты на объекты интеллектуальной собственности и авторские заявки на них.		Постоянно ст. 584, 586, 590 «Т»	Подлинники в Роспатенте (Москва)
28-01-10.	Информационные карты по госбюджетным и хоздоговорным научно-исследовательским работам, зарегистрированные во Всероссийской научно-техническом информационном центре (ИК-карты)		Постоянно ст. 26 «Т»
28-01-11.	Приглашения для участия в выставках, семинарах, конференциях, форумах, конкурсах, заседаниях, сборниках статей		ДМН ст. 90 б
28-01-12.	Сводный перечень научных статей		5 лет ст. 525
28-01-13.	Списки публикаций от кафедр		ДМН ст. 527
28-01-14.	Заявки на конкурсное финансирование (гранты)		5 лет ЭПК ст. 326
28-01-15.	Переписка между ЦТТ с отделами ТГУ по организационным вопросам деятельности		5 лет ст. 84
28-01-16.	Журнал регистрации и учета изобретений		До ликвидации организации ст. 683 «Т»
28-01-17.	Журнал регистрации и учета заявок на объекты интеллектуальной собственности		ДМН ст. 604, 605 «Т»
28-01-18.	Журнал регистрации полученных патентов		ДМН ст. 604, 605 «Т»
28-01-19.	Журнал регистрации поступающих/отправляемых документов		5 лет ст. 258 г
28-01-20.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б
28-01-21.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
28-01-22.	Номенклатура дел центра трансфера технологий.		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
28-01-23.
28-01-24.
29.  Управление по связям с общественностью и средствами массовой информации
29-01.	Законодательные и нормативно-правовые акты Министерства образования и науки РФ. Копии		ДМН ст. 27 б
29-02.	Положение об Управлении по связям с общественностью и средствами массовой информации. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
29-03.	Должностные инструкции сотрудников УпСОиСМИ. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
29-04.	Переписка с другими организациями по основным вопросам деятельности управления.		5 лет ЭПК ст. 35
29-05.	Переписка с подразделениями отделами ТГУ по организационным вопросам деятельности		5 лет ст. 84
29-06.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками		10 лет ст. 626 б.
29-07.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
29-08.	Номенклатура дел УпСОиСМИ		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
29-09.
29-10.
29-11.
29-01.  Отдел корпоративных СМИ
29-01-01.	Положение об отделе корпоративных СМИ. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
29-01-02.	Подшивки публикаций о ТГУ во внешних СМИ		Пост. ст.95
29-01-03.	Макеты разметки номеров газеты «Тольяттинский университет» и ее приложений		ДМН ЭК
29-01-04.	Подшивка газеты «Тольяттинский университет» и ее приложений за год		ДМН ЭК
29-01-05.	Документы (накладные, акты приема-передачи и др.) об учете материальных ценностей		5 лет ст. 362	При условии проведения проверки (ревизии)
29-01-06.	Счета-фактуры. Копии		ДМН ст. 368	Подлинники в бухгалтерии
29-01-07.	Договоры о поставках и услугах с другими организациями. Копии		ДМН	Подлинники в юридическом отделе (22-14)
29-01-08.	Переписка с организациями по основным вопросам деятельности		5 лет ст. 84
29-01-09.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б
29-01-10.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
29-01-11.	Номенклатура отдела корпоративных СМИ		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
29-01-12.
29-01-13.
29-02. Издательство ТГУ
29-02-01.	Положение об издательстве ТГУ. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
29-02-02.	Годовой отчет о выполнении издательского плана		5 лет ст. 475	Внутренний - для годового отчета ТГУ (01-17)
29-02-03.	Отчеты в Российскую книжную палату о присвоении ISBN (международный стандартный номер книги)		ДМН ст. 474	Электронно
29-02-04.	Авторские и наборные с авторской правкой рукописи опубликованных научных работ и учебных пособий. Дела по изданию рукописей научных трудов (аннотаций, рецензий, переписка и др.)		5 лет ЭПК ст. 708, 711 «Н»	На рукописи, отражающие творческий процесс работы автора над рукописью и содержание рецензий известных лиц, выдающихся ученых - постоянно
29-02-05.	Заказ – наряды на изготовление полиграфической продукции		3 года ст. 552
29-02-06.	Накладные требования, товарные накладные, счета-фактуры (копии)		ДМН
29-02-07.	Расчет стоимости учебно-методических пособий издаваемых в РИЦ ТГУ		5 лет ст. 298
29-02-08.	Реестры учебной литературы, переданной в библиотеку		1 год ЭК	После замены новыми
29-02-09.	Заключения научно-методического совета на рукописи, рекомендованные к изданию		5 лет ЭПК ст. 713
29-02-10.	Журнал выдачи заказов изготовленной полиграфической продукции		3 года ст. 552
29-02-11.	Журналы проведения инструктажа по охране труда		10 лет ст. 626 б
29-02-12.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
29-02-13.	Номенклатура редакционно-издательского центра		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
29-02-14.
29-02-15.
30.  Центр экономического развития
30-01.	Законодательные и иные нормативно-правовые акты, распоряжения органов власти РФ и субъектов РФ, Министерства образования и науки, регламентирующие деятельность ЦЭР		ДМН ст. 27 б
30-02.	Распоряжения директора ЦЭР по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ст. 19 в
30-03.	Положение о центре экономического развития. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
30-04.	Должностные инструкции сотрудников ЦЭР. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
30-05.	Приказы и распоряжения руководства университета по вопросам планово-финансовой работы. Копии.		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
30-06.	Годовой план финансово-хозяйственной деятельности университета		Постоянно ст. 314 б	При условии проведения проверки (ревизии)
30-07.	Соглашения с Министерством образования и науки РФ о порядке и условиях предоставления субсидий		5 лет ЭПК ст. 436
30-08.	Документы (сводки, расчеты, таблицы) по формированию бюджета университета на год		5 лет ст. 315, 319
30-09.	Сводные данные по персоналу (в разрезе штатной численности и фонду заработной платы) и видам экономической деятельности		5 лет ЭПК ст. 594	Заполняется на сайте Минобра monitor2012.nuot. ru
30-10.	Документы (таблицы, анализ, расчеты) по составлению отчета об исполнении годового бюджета		5 лет ст. 473
30-11.	Утвержденные годовые сметы расходов по госбюджету, спецсредствам, капвложениям и другим расходам		Постоянно ст. 309 а
30-12.	Утвержденные годовые сметы расходов средств от приносящей доход деятельности		Постоянно ст. 325 а
30-13.	Сметы административно-хозяйственных расходов на год		5 лет ст. 325 а
30-14.	Месячный статистический отчет по форме П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников»		1 год ст. 467 д	При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных - постоянно
30-15.	Годовые статистические отчеты по основным направлениям и видам деятельности: по форме 1-ТР «Сведения об автотранспорте и протяженности ведомственных и частных автодорог» по форме 1-Услуги «Об объемах платных услуг населению» по форме 1-Натура «Сведения о производстве и отгрузке продукции» по форме 3-Информ «Сведения об использовании информационных и коммуникационных технологий и производстве вычислительной техники, программного обеспечения и оказания услуг в этих сферах» по форме П-2 «Сведения об инвестициях» по форме П-1 «Сведения о производстве товаров и услуг» по форме 11 (краткая) «Сведения о наличии движения основных фондов некоммерческих организаций» по форме П-2 (Инвест) «Сведения об инвестиционной деятельности»		Постоянно ст. 467 б
30-16.	Квартальные статистические отчеты по основным направления и видам деятельности: по форме 22-ЖКХ «Сведения о работе жилищно-коммунальных организаций в условиях реформы» по форме П-2 «Сведения об инвестициях»		5 лет ст. 467 г
30-17.	Месячные отчеты по основным направления и видам деятельности: по форме П-2 «Сведения об инвестициях» по форме П-1 «Сведения о производстве товаров и услуг»		1 год ст. 467 д
30-18.	Ежегодная справка о средней заработной плате основного персонала. Копия		ДМН	Подлинник в Минобрнауки РФ
30-19.	Аналитические записки о состоянии ФОТ по статьям, источникам финансирования, структурным подразделениям		5 лет ЭПК ст. 594	Для внутреннего пользования
30-20.	Калькуляции стоимости услуг, оказываемых студентам, сотрудникам и гражданам		5 лет ст. 301, 303
30-21.	Переписка с Минобрнауки РФ по плановым, финансовым вопросам		5 лет ст. 32
30-22.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками ЦЭР		10 лет ст. 626 б.
30-23.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
30-24.	Номенклатура дел центра экономического развития		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
30-25.
30-26.
31.  Штаб гражданской обороны
31-01.	Законодательные и нормативно - правовые акты органов власти РФ, Министерства образования и науки по вопросам гражданской обороны. Копии		ДМН ст. 27 б
31-02.	Положение о штабе гражданской обороны ТГУ. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД (01-08)
31-03.	Положение о комиссии по чрезвычайным ситуациям, разработанное в ТГУ		Постоянно ст. 57 а
31-04.	Положение об эвакуационной комиссии, разработанное в ТГУ		Постоянно ст. 57 а
31-05.	Должностные инструкции сотрудников отдела Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
31-06.	Приказы ректора о работе штаба гражданской обороны. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
31-07.	План действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера с приложениями		5 лет ЭПК ст. 862
31-08.	План основных мероприятий по вопросам гражданской обороны		5 лет ЭПК ст. 862
31-09.	Планы учений и тренировок по эвакуации		5 лет ЭПК ст. 862
31-10.	Акты о проведении тренировочных учений по эвакуации		5 лет ЭПК ст. 862
31-11.	Учебно-методическое пособие по гражданской обороне		ДМН ст. 712 б
31-12.	Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны ВУЗа		5 лет ЭПК ст. 861
31-13.	Доклад ректора ТГУ «О состоянии гражданской обороны» за текущий год (ф. 2ДУ)[1]. Копия		5 лет ЭПК ст. 21	Подлинники в Департаменте государственной службы, мобилизационной подготовки и специальных программ Министерства образования и науки РФ
31-14.	Доклад ректора ТГУ «О состоянии защиты населения и территорий Российской Федерации от чрезвычайных ситуаций и техногенного характера» за текущий год. Копия		5 лет ЭПК ст. 21
31-15.	Журналы учета проведения инструктажа с персоналом в структурных подразделениях		10 лет ст. 626 б
31-16.	Журнал учета повышения квалификации руководителей структурных подразделений.		5 лет ст. 706
31-17.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения		10 лет ст. 626 б
31-18.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
31-19.	Номенклатура дел штаба гражданской обороны		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
31-20.
31-21.
32.  Управление аспирантуры и докторантуры
32-01.	Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки РФ, Высшей аттестационной комиссии по вопросам работы аспирантуры, докторантуры. Копии		ДМН ст. 27 б
32-02.	Основные образовательные программы подготовки аспирантов по специальностям, разработанные в университете		Постоянно ст. 710 а, 711 а
32-03.	Положение об управлении докторантуры и аспирантуры. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
32-04.	Должностные инструкции сотрудников УДиА. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
32-05.	Протоколы заседаний экзаменационных комиссий по приему кандидатских экзаменов		50 лет	Примерная номенклатура дел вуза (35-05)
32-06.	Протоколы заседаний комиссий по приему в аспирантуру		5 лет	Примерная номенклатура дел вуза (35-04)
32-07.	Приказы ректора университета по вопросам аспирантуры, докторантуры, диссертационных советов, журнала «Вектор науки ТГУ». Копии		ДМН
32-08.	Годовой статистический отчет по форме 1-НК «О работе аспирантуры и докторантуры»		Постоянно ст. 467 б
32-09.	Личные дела докторантов, аспирантов, соискателей, окончивших аспирантуру ТГУ		75 лет-В ЭПК ст. 489 «Н»
32-10.	Аттестационные дела (заявления, копии документов о высшем образовании, копия паспорта, копия свидетельств о браке/расторжении брака/изменении фамилии, листки по учету кадров, автобиография и т. д.) соискателей ученой степени кандидата и доктора наук, направляемые в ВАК (высшую аттестационную комиссию). Вторые экземпляры		75 лет ст. 624 «Н»	Первый экземпляр в ВАКе
32-11.	Вступительные рефераты в аспирантуру		3 года ЭК	Хранится в л/д аспиранта (32-08)
32-12.	Рефераты, предоставляемые в аспирантуру для сдачи кандидатских экзаменов		3 года ЭК
32-13.	Договоры об обучении докторантов, аспирантов и соискателей		5 лет ст.443	После истечения срока действия договора
32-14.	Договоры о публикациях статей в научном журнале «Вектор науки ТГУ»		5 лет ЭПК ст. 436
32-15.	Оригиналы статей, опубликованных в журнале «Вектор науки ТГУ»		ДМН ст. 536	Фотофонодокументы, видеодокументы – 5 лет ЭПК
32-16.	Журнал регистрации протоколов заседаний комиссий по приему вступительных экзаменов в аспирантуру		Постоянно ст. 608 «Н»
32-17.	Журнал регистрации протоколов заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменов		Постоянно ст. 628 «Н»
32-18.	Журнал регистрации выдачи удостоверений аспиранта		5 лет ст. 706
32-19.	Журнал регистрации выдачи справок об обучении в аспирантуре		3 года ст. 258 г
32-20.	Журнал регистрации договоров об обучении с докторантами, аспирантами и соискателями		5 лет ст. 443	После окончания срока действия договора
32-21.	Журнал регистрации договоров о публикациях статей в научном журнале «Вектор науки ТГУ»		5 лет ст. 459 г	После окончания срока действия договора
32-22.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б.
32-23.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
32-24.	Номенклатура дел управления докторантуры и аспирантуры.		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
32-25.
32-26.
32-01.  Отдел организации научно-исследовательской работы студентов
32-01-01.	Нормативно-правовые акты Министерства образования и науки РФ по научно-исследовательской работе студентов. Копии		ДМН ст. 27 б
32-01-02.	Положение об отделе ОНИРС. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
32-01-03.	Должностные инструкции сотрудников отдела ОНИРС. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
32-01-04.	Приказы руководства университета по вопросам организации научно-исследовательской работы студентов. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
32-01-05.	Годовые отчеты о работе отдела научно-исследовательской работы студентов		5 лет ст. 475	Внутренние. Для включения в общий годовой отчет университета
32-01-06.	Документы (информационные бюллетени, приглашения, положения и пр.) об условиях участия студентов в конференциях и конкурсах, проводимых в других организациях		ДМН ст. 92
32-01-07.	Копии дипломов, грамот студентов, участвующих и победивших в конференциях		ДМН
32-01-08.	Переписка по вопросам организации научно-исследовательской работы студентов		5 лет ст.84
32-01-09.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б.
32-01-10.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
32-01-11.	Номенклатура дел отдела ОНИРС		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
32-01-12.
32-01-13.
33. УПРАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО профессионального образования
33-01.	Нормативно-правовые акты Министерства образования и науки РФ по профильным вопросам деятельности. Копии		ДМН ст. 27 б
33-02.	Положение об управлении дополнительного профессионального образования (УДПО). Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
33-03.	Должностные инструкции сотрудников УДПО. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
33-04.	Выписки из протоколов заседаний экспертного совета при Минобразования Самарской области, относящиеся к ТГУ		Постоянно ст. 18 д
33-05.	Протоколы заседаний ГАК по профессиональной переподготовке		75 лет ст. 697
33-06.	Приказы руководства университета о работе УДПО. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
33-07.	Приказы руководства университета о зачислении/отчислении слушателей курсов. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-12)
33-08.	Приказы руководства университета об организации курсов. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
33-09.	Программы курсов обучения (учебный план, пояснительная записка, учебно-тематический план содержания курса, вопросы к зачетам и экзаменам, список литературы)		ДМН ст. 711 б
33-10.	Учебные планы, разработанные в институте		Постоянно ст. 711 а
33-11.	Штатное расписание УДПО. Копия		ДМН	Подлинник в УД (01-08)
33-12.	Лицевые счета преподавателей-почасовиков		75 лет ЭПК ст. 413
33-13.	Зачетные и экзаменационные ведомости		5 лет ст. 705
33-14.	Ведомости учета часов работы преподавателей-почасовиков		5 лет ст. 726
33-15.	Договоры об оказании услуг по обучению со слушателями курсов		5 лет ст. 721	После истечения срока действия договора
33-16.	Журнал регистрации договоров об обучении со слушателями курсов		5 лет ст. 721	После окончания срока действия договора
33-17.	Книга регистрации и выдачи дипломов о профессиональной подготовке и о дополнительном (к высшему) образовании		5 лет ст. 734
33-18.	Книга регистрации и выдачи свидетельств и удостоверений о повышении квалификации		5 лет ст. 734
33-19.	Журналы проведения инструктажа по охране труда		10 лет ст. 626 б
33-20.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
33-21.	Номенклатура дел управления дополнительного профессионального образования		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
33-22.
33-23.
34.  Институт военного обучения
34-01.	Должностные обязанности директора и УВП института военного обучения. Копия		ДМН	Подлинники в ОУП (15-04)
34-02.	Приказы руководства университета по личному составу офицеров и студентов по институту военного обучения. Копии		ДМН	Подлинники в УД (15-01-04; 01-18)
34-03.	Приказы директора института военного обучения. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
34-04.	Графики несения дежурств офицеров и студентов по институт военного обучения		1 год ст. 881
34-05.	Переписка внутренняя по основным вопросам деятельности ИВО		5 лет ст. 84
34-06.	Акты приема и сдачи должностей		5 лет ст. 79	После смены должностного, материально ответственного лица
34-07.	Командировочные предписания и отпускные билеты		3 года ЭК
34-08.	Журналы проведения инструктажа по охране труда		10 лет ст. 626 б
34-09.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
34-10.	Номенклатура дел института военного обучения		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
34-11.
34-12.
34-01.  Учебный военный центр
34-01-01.	Приказы и директивы Министра обороны, Главкома СВ и командующего войсками ЦВО (Центральный военный округ). Копии		ДМН ст. 27 б
34-01-02.	Приказы начальника УВЦ по основной деятельности		Постоянно ст. 19 а	В управлении делами 01-11
34-01-03.	Приказы руководства университета по личному составу офицеров и студентов УВЦ. Копии		ДМН	Подлинники в УД (15-01-04; 01-12)
34-01-04.	Приказы начальника УВЦ по суточному наряду офицеров УВЦ и по строевой части		5 лет ст. 19 в
34-01-05.	Личные карточки студентов УВЦ		3 года ст. 695 е	После окончания вуза
34-01-06.	Личные дела студентов – выпускников УВЦ (офицеров).		75 лет ЭПК ст. 656 б	В год окончания вуза передаются в военкомат
34-01-07.	Сведения (соглашения о расторжении договора, служебные записки, копии договоров) о гражданах, проходящих военную подготовку в УВЦ		5 лет ЭПК ст. 436	После истечения срока действия договора, соглашения
34-01-08.	Расписание занятий со студентами УВЦ		1 год ст. 728
34-01-09.	Экзаменационные и зачетные ведомости		5 лет ст. 508 «Н»
34-01-10.	Ведомость закрепления жетонов с личными номерами за аттестованными студентами.		3 года ЭК	После увольнения
34-01-11.	Рапорты, заявления преподавателей, сотрудников и студентов УВЦ		5 лет ЭПК ст. 183 б
34-01-12.	Документы (отчеты, донесения и сведения) о состоянии воинской дисциплины		5 лет ЭПК ст. 87
34-01-13.	Документы (акты на списание, сличительные ведомости, донесения и т. д.) о ракетно-артиллерийском вооружении		Постоянно ст. 888
34-01-14.	Документы (переписка, донесения, списки) об учебных сборах (стажировках) со студентами УВЦ		5 лет ЭПК ст. 730
34-01-15.	Донесения и акты:		Постоянно ст. 888
	о наличии, движении и потребности войск в вооружении и о средствах радиационно-химико-биологической защиты;
	о потребности, наличии и движении средств инженерного вооружения;
	о потребности, наличии и движении средств связи.
34-01-16.	Акты проверок и инвентаризации УВЦ директором ИВО и комиссиями Минобороны РФ		5 лет ЭПК ст. 173 б	При условии проведения проверки ревизии
34-01-17.	Акты на списание литературы с грифом «Для служебного пользования» и служебных документов		10 лет ст. 531	После проверки справочно-информационных служб организации
34-01-18.	Телеграммы и телефонограммы ЦВО по вопросам ведения		5 лет ЭПК ст. 84
34-01-19.	Переписка со штабом ЦВО округа и вышестоящими организациями по основным направлениям деятельности		5 лет ЭПК ст. 32, 33
34-01-20.	Переписка с автомобильной службой и службой ГСМ по вопросам снабжения и списания ГСМ		5 лет ЭПК ст. 822
34-01-21.	Внутренняя переписка с ТГУ по оперативным вопросам деятельности		5 лет ст. 84
34-01-22.	Переписка с организациями по оперативным вопросам деятельности		5 лет ст. 84
34-01-23.	Инвентарный журнал учета дел, книг и журналов, находящихся в УВЦ ТГУ		5 лет ст. 427	О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) - 5 лет. При условии проведения ревизии
34-01-24.	Журнал регистрации рапортов офицеров УВЦ		5 лет ст. 258 е
34-01-25.	Книга учета справок выдаваемых военнослужащим (о работе/о составе семьи/отпускные билеты) и студентам (об обучении/о нарядах) УВЦ		5 лет ст. 595 д
34-01-26.	Журналы учета поступаемых и отправляемых документов УВЦ		3 года ст. 258 д
34-01-27.	Книга учета приказов, издаваемых начальником УВЦ		5 лет ст. 258 в
34-01-28.	Книга алфавитного учета граждан, проходящих военную подготовку в учебном военном центре при ТГУ		75 лет ОБ
34-01-29.	Книга алфавитного учета офицеров		3 года ст. 695 е	После увольнения
34-01-30.	Журнал контроля учебных занятий УВЦ		1 год ст. 725
34-01-31.	Номенклатура дел УВЦ		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номен-ре дел
34-01-32.
34-01-33.
34-02.  Военная кафедра
34-02-01.	Приказы и директивы Министра обороны, Главкома СВ и командующего войсками ЦВО. Копии		ДМН ст. 27 б
34-02-02.	Выписки из приказов МО РФ по личному составу о присвоении первого воинского звания офицера		5 лет ЭПК ст. 19 б
34-02-03.	Приказы начальника военной кафедры по основной деятельности		Постоянно ст. 19 а
34-02-04.	Приказы ректора ТГУ по личному составу офицеров и студентов военной кафедры. Копии		ДМН	Подлинники в УД (15-01-04; 01-12)
34-02-05.	График-календарь учебного процесса на год		3 года ст. 722
34-02-06.	План методической работы на учебный год		5 лет ст. 290
34-02-07.	Годовой план работы военной кафедры		5 лет ст. 290
34-02-08.	Индивидуальные планы работы преподавателей на учебный год, разработанные на ВК		1 год ст. 291
34-02-09.	Отчет о результатах итоговой аттестации по военной подготовке и выпуске граждан		5 лет ст. 705
34-02-10.	Отчет о работе кафедры за учебный год		5 лет ст. 475
34-02-11.	Личные дела студентов – выпускников (офицеров)		75 лет ЭПК ст. 656 б	В год окончания вуза передаются в военнкомат
34-02-12.	Личные карточки студентов Военной кафедры		3 года ст. 695 е	После окончания вуза
34-02-13.	Документы (акты о проверке, планы устранения недостатков) о проверке работы Военной кафедры		5 лет ЭПК ст. 173 б
34-02-14.	Документы (отчет о результатах итоговой аттестации граждан по военной подготовке, протоколы результатов аттестации, списки личного состава) об учебном сборе студентов		5 лет ЭК
34-02-15.	Документы (заявления, справки, копии паспортов) о конкурсном отборе граждан для зачисления на военную кафедру		5 лет ЭК
34-02-16.	Ведомость закрепления жетонов с личными номерами за аттестованными студентами		3 года ЭК	После увольнения.
34-02-17.	Сведения о количестве граждан, проходящих военную подготовку		5 лет ст. 732	После окончания обучения
34-02-18.	Экзаменационные и зачетные ведомости		5 лет ст. 508 «Н»
34-02-19.	Расписания занятий со студентами по военной подготовке		1 год ст. 728
34-02-20.	Переписка со штабом ЦВО, и вышестоящими организациями. Копии		ДМН
34-02-21.	Внутренняя переписка с ТГУ по оперативным вопросам деятельности		5 лет ст. 84
34-02-22.	Переписка с организациями по оперативным вопросам деятельности		5 лет ст. 84
34-02-23.	Инвентарный журнал учета дел, книг и журналов, находящихся на военной кафедре ТГУ		5 лет ст. 427	О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) - 5 лет. При условии проведения ревизии
34-02-24.	Книга алфавитного учета граждан, привлекаемых к обучению на ВК ТГУ		75 лет ОБ
34-02-25.	Книга учета приказов, издаваемых начальником военной кафедры		5 лет ст. 258 в
34-02-26.	Книга учета жетонов с личными номерами ВК		3 года ЭК	После увольнения
34-02-27.	Книга закрепления жетонов с личными номерами ВК		3 года ЭК	После увольнения
34-02-28.	Журналы учета отправляемых и поступаемых документов военной кафедры		3 года ст. 258 д
34-02-29.	Журналы учета учебных занятий по военной подготовке на каждую группу по циклам		1 год ст. 723
34-02-30.	Журнал учета работы предметно-методической комиссии		5 лет ст. 726
34-02-31.	Журнал контроля учебных занятий на ВК		1 год ст. 725
34-02-32.	Номенклатура дел военной кафедры		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
34-02-33.
34-02-34.
35.  Отдел международных программ
35-01.	Законодательные и нормативно-правовые акты Российской Федерации, регламентирующие пребывание иностранных граждан на территории РФ. Копии		ДМН ст. 27 б
35-02.	Локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность отдела (положения, порядки, решения Учёного совета). Копии		ДМН	Подлинники в УД как приложения к приказам и в УС как приложения к решениям УС (01-08; 04-06)
35-03.	Положение об отделе международных программ. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	После замены новыми. Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
35-04.	Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
35-05.	Годовой отчет о международной деятельности университета		5 лет ст. 475	При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации – постоянно (01-17)
35-06.	Годовой отчет «Статистические сведения о численности иностранных граждан»		Постоянно ст. 465 б	Составляется в виде таблицы. Определенной формы нет.
35-07.	Списки иностранных граждан – студентов ТГУ		5 лет ЭК
35-08.	Программы пребывания иностранных граждан		5 лет ЭПК ст. 487
35-09.	Документы (база данных, информация о грантах, конкурсах, стипендиях) о грантообразующих фондах и программах, присылаемые для сведения. Копии		ДМН
35-10.	Документы (приказы, нормы возмещения расходов работникам, сметы) по оформлению зарубежных командировок. Копии		ДМН	Подлинники: приказов в УД (01-08), смет в ЦЭР (30-12)
35-11.	Договоры, соглашения о сотрудничестве с зарубежными партнерами. Копии		ДМН ст. 492	Подлинники в УД 01-20
35-12.	Переписка с другими организациями по основной деятельности отдела		5 лет ст. 84
35-13.	Переписка со структурными подразделениями университета по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ЭПК ст. 498
35-14.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б
35-15.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
35-16.	Номенклатура дел отдела международных программ		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
35-17.
35-18.
36.  Научно-исследовательская часть
36-01	Нормативно-правовые акты Министерства образования и науки РФ. Копии		ДМН ст. 27 б
36-02	Положение о Научно-исследовательской части. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	После замены новыми. Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
36-03	Должностные инструкции сотрудников НИЧ. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
36-04	Протоколы заседаний научно-технического совета		Постоянно ст. 245 «Т»
36-05	Протоколы рабочих совещаний начальника НИЧ		5 лет ст. 18 з
36-06	Протоколы заседаний комиссии по экспортному контролю		Постоянно ст. 18 б
36-07	Распоряжения проректора по НИР по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ст. 19 в
36-08	Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
36-09	Приказы руководства университета о научной работе. Копии.		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
36-10	Приказы руководства и решения ученого совета университета об организации системы менеджмента качества в научной деятельности. Копии		ДМН	Подлинник: приказов в УД (01-08), решений УС (04-06)
36-11	Сведения (таблицы, диаграммы, справки) для сводного годового отчета о деятельности ТГУ за минувший год и об исполнении раздела «Наука» Программы развития университета		5 лет ст. 473	Годовой отчет о деятельности университета в УД. Программа развития утверждается решением УС (04-06)
36-12	Документы (письма, служебные записки, информационные сообщения) о проведении научной работы		5 лет ЭПК ст. 48 «Т»
36-13	Предложения для совместной работы с ОАО «АВТОВАЗ»		10 лет ЭПК ст. 497
36-14	Письма-приглашения к участию в выставках, семинарах, конференциях, форумах, конкурсах, заседаниях, сборниках статей, присланные для сведения		ДМН ст. 90 б
36-15	Переписка с Минобрнауки РФ, учреждениями и организациями о научно-исследовательской работе		5 лет ЭПК ст. 45, 110 «Т»
36-16	Журнал регистрации распоряжений проректора по НИЧ по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ст. 258 в	Электронно в АИСУ «Документооборот»
36-17	Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов		5 лет ст. 258 г
36-18	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками НИЧ		10 лет ст. 626 б
36-19	Журналы проведения противопожарного инструктажа с сотрудниками НИЧ		3 года ст. 870
36-20	Номенклатура дел научно-исследовательской части		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
36-21
36-22
36-01.  Отдел тематического планирования и финансирования
36-01-01.	Приказы ректора университета об утверждении/изменении штатного расписания НИЧ. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
36-01-02.	Годовой план научно-исследова-тельских работ ТГУ		Постоянно ст. 20 «Т»
36-01-03.	Утвержденные годовые сметы расходов по госбюджету, спецсредствам		Постоянно ст. 325 а	Административно-хозяйственных расходов– 5 лет
36-01-04.	Годовой отчет ТГУ о выполнении научно-исследовательских работ		Постоянно ст. 50 «Т»
36-01-05.	Годовые статистические отчеты по форме Наука-2 «Сведения о выполнении научных исследований»		Постоянно ст. 13 «Т»
36-01-06.	Годовой отчет по форме П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников»		Постоянно ст. 467 б
36-01-07.	Квартальный статистический отчет по форме Наука-2 «Сведения о выполнении научных исследований»		5 лет ст. 467 г	При отсутствии годовых - постоянно
36-01-08.	Квартальные, полугодовые отчеты по форме П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников»		5 лет ст. 467 в, г
36-01-09.	Месячные статистические отчеты формы П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников»		1 год ст. 467 д
36-01-10.	Регистрация НИР в ЦИТИСе (РК - карты)		Постоянно ст. 26 «Т»
36-01-11.	Договоры с учреждениями, организациями и предприятиями на выполнение НИР. Копии		ДМН	После окончания срока действия договора. Подлинники в юридическом отделе (22-14)
36-01-12.	Номенклатура дел отдела тематического планирования и финансирования		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
36-01-13.
36-01-14.
37.  Отдел собственной безопасности
37-01.	Положение об отделе собственной безопасности. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	После замены новыми. Подлинник у УД как приложение к приказу (01-08)
37-02.	Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
37-03.	Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
37-04.	Документы (докладные и объяснительны записки, акты и др.) о хищениях материальных ценностей в отношении ТГУ		5 лет ЭПК ст. 410
37-05.	Документы (акты выполненных работ и счета-фактуры) об оплате работы операторов связи. Копии		ДМН	Подлинники в материальном отделе бухгалтерии
37-06.	Акты о нарушении правил внутреннего режима ТГУ. Копии		ДМН	Подлинники в подразделениях
37-07.	Документы (приказы руководства университета, положения, порядки), регламентирующие работу по защите информации. Копии		3 года ст. 219 б	После замены новыми Электронно в АИСУ «Документооборот»
37-08.	Паспорта на измерительные приборы и средства связи.		5 лет ЭПК ст. 803	После списания оборудования
37-09.	Исполнительные схемы линейно-кабельных коммуникаций		ДЗН ст. 853
37-10.	Акты списания средств связи. Копии		ДМН	Подлинники в материальном отделе бухгалтерии
37-11.	Договоры об оказании охранных, пожароохранных услуг и о сопровождении материальных ценностей. Копии		ДМН	Подлинники в юридическом отделе (22-14)
37-12.	Договоры, соглашения с операторами связи. Копии		ДМН	Подлинники в юридическом отделе (22-14)
37-13.	Служебные записки абонентов на устранение линейных повреждений.		5 лет ЭПК ст. 88
37-14.	Заявки абонентов на приобретение телефонных аппаратов. Копии		ДМН	Подлинники в УЗиМТО
37-15.	Журнал распределений абонентов по коммутационному распределению оборудования станционной связи		5 лет ЭПК ст. 846
37-16.	Книга учета заявок абонентов		2 года ст. 857
37-17.	Переписка с организациями по основной деятельности отдела. Копии		ДМН
37-18.	Переписка с операторами связи		5 лет ст. 850
37-19.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б
37-20.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
37-21.	Номенклатура дел отдела собственной безопасности		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
37-22.
37-23.
38.  уПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПОК И МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
38-01.	Законодательные и иные нормативно - правовые акты, распоряжения органов власти РФ, регламентирующие деятельность отдела		ДМН ст. 27 б
38-02.	Положение об управлении закупок и материально-технического обеспечения (УЗиМТО). Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
38-03.	Положение о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд ТГУ. Копия		ДМН	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
38-04.	Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
38-05.	Протоколы заседаний конкурсной комиссии по государственным закупкам и документы к ним		5 лет ЭПК ст. 273 а
38-06.	Сведения о заключенных государственных контрактах (их изменении, исполнении, прекращении действия)		Постоянно ст. 330
38-07.	Документы (аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд ТГУ.		5 лет ЭПК ст. 273 а	По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам - постоянно
38-08.	Документы (извещения, проект гос. контракта, документация о проведении открытого аукциона в электронном виде, конкурсная документация, сл. записки структурных подразделений ТГУ на закупку, протоколы) о несостоявшиеся торгах и запросах котировок		5 лет ЭПК ст. 273а
38-09.	Государственные контракты, заключенные по результатам торгов и дополнительные соглашения к ним. Копии		ДМН	Подлинники в юридическом отделе (22-14)
38-10.	Переписка со структурными подразделениями ТГУ по вопросам деятельности отдела		5 лет ст. 84
38-11.	Журнал регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросах котировок цен		5 лет ст.278
38-12.	Журналы проведения инструктажа по охране труда		10 лет ст. 626 б.
38-13.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
38-14.	Номенклатура дел УЗиМТО		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
38-15.
38-16.
38-17.
38-01. Отдел материально-технического обеспечения
38-01-01.	Положение об отделе материально-технического обеспечения. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
38-01-02.	Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
38-01-03.	Документы (уведомления, карточки учета материально-имущественных ценностей (движимого имущества), кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты) об учете прихода, расхода, наличия остатков материала (сырья), продукции, оборудования на складах, базах.		5 лет ст. 765	После списания материально-имущественных ценностей. При условии за­вершения про­верки (ревизии).
38-01-04.	Государственные контракты и дополнительные соглашения к ним. Копии		ДМН	Подлинники в юридическом отделе (22-14)
38-01-05.	Документы об оплате, поступлении и выдаче материальных запасов (счета-фактуры, товарных накладных и пр.)		5 лет ст. 362	При условии завершения ревизии
38-01-06.	Переписка с организациями по вопросам материально-технического обеспечения		5 лет ст.84
38-01-07.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б.
38-01-08.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
38-01-09.	Номенклатура дел отдела материально-технического обеспечения		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
38-01-10.
38-01-11.
39.  Отдел ПО УПРАВЛЕНИЮ ИМУЩЕСТВЕННЫМ КОМПЛЕКСОМ
39-01.	Распорядительные, инструктивные и номативно-методические документы Министерства образования и науки, регламентирующие работу отдела. Копии		ДМН ст. 27 б
39-02.	Документы (решения и распоряжения органов исполнительной власти, акты в соответствии с ФЗ-122 от 01.01.2001) устанавливающие право оперативного управления на недвижимое имущество и право постоянного (бессрочного) пользования на земельные участки. Копии		ДМН ст. 124	Подлинники в органах исполнительной власти
39-03.	Положение об отделе по управлению имущественным комплексом. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	После замены новыми. Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
39-04.	Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
39-05.	Карты учета федерального имущества, находящегося у ТГУ		Постоянно ст. 423	Состав документов и вседений, содержащихся в реестрах, определяется законами инормативными правовыми актами РФ. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения.
39-06.	Документы (схемы/планы границ земельных участков, межевые планы) по оформлению земельных участков в собственность		Постоянно ст. 133
39-07.	Документы (договоры, письма-разрешения Минобрнауки РФ и Росимущества) о приватизации жилых помещений		Постоянно ст. 140	Полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве
39-08.	Копии судебных документов (акты, иски, отзывы, возражения, ходатайства, заявления и т. п.) и техническая документация по перепланировкам жилых помещений		5 лет ст. 189	После вынесения решения. Подлинники в суде. Подлинники технической документации - у собственников жилых помещений
39-09.	Технические паспорта на объекты недвижимости. Копии		5 лет ЭПК ст. 802	После ликвидации объекта недвижимости
39-10.	Договоры об аренде помещений с другими организациями		Постоянно ст. 791
39-11.	Договоры найма жилых помещений		5 лет ЭПК ст. 932	После истечения срока действия договора
39-12.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б.
39-13.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
39-14.	Номенклатура дел отдела по управлению имущественным комплексом		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номен-туре дел
39-15.
39-16.
40.  Отдел охраны труда и техники безопасности
40-01.	Положение об отделе труда и техники безопасности. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	После замены новыми. Подлинник у УД как приложение к приказу (01-08)
40-02.	Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
40-03.	Приказы ректора, касающиеся работы отдела. Копии		ДМН
40-04.	Планы мероприятий по устранению замечаний по охране труда и пожарной безопасности представителей инспектирующих органов		5 лет ст. 608
40-05.	План – схема по эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций		ДМН ст. 619
40-06.	Отчеты об улучшении условий труда, льготах и компенсациях за работу во вредных условиях труда		Постоянно ст. 606
40-07.	Акты расследования несчастных случаев на производстве (пакет документов по расследованию каждого случая травматизма)		75 лет ЭПК ст. 632 а
40-08.	Акты, предписания по охране труда и пожарной безопасности		5 лет ЭПК ст. 603
40-09.	Документы (карты аттестации, протоколы, ведомости) по аттестации рабочих мест по условиям труда		45 лет ЭПК ст. 602	При тяжелых, вредных и опасных условиях труда-75 лет
40-10.	Инструкции по охране труда		3 года ст. 27 б
40-11.	Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий труда и техники безопасности		5 лет ЭПК ст. 607
40-12.	Журнал регистрации несчастных случаев на производстве		Постоянно ст. 630
40-13.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б
40-14.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
40-15.	Номенклатура дел отдела труда и техники безопасности.		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
40-16.
40-17.
41.  Отдел автотранспортного обеспечения
41-01.	Положение об отделе. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	После замены новыми
41-02.	Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
41-03.	Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08)
41-04.	Документы (заявки, акты, сведения, переписка) о ремонте и техосмотре транспортных средств		3 года ст. 838
41-05.	Путевые листы		5 лет ст. 842	При условии проведения проверки. При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда – 75 лет.
41-06.	Журнал выдачи путевых листов		5 лет ст. 844
41-07.	Журнал регистрации заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортного средства		1 год ст. 839
41-08.	Журнал прохождения стажировок принятых сотрудников (водителей)		5 лет ЭПК ст. 730
41-09.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела		10 лет ст. 626 б
41-10.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
41-11.	Номенклатура дел отдела автотранспортного обеспечения		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
41-12.
41-13.
42.  Служба главного инженера
42-01.	Положения об отделах службы главного инженера. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	После замены новыми. Подлинники в УД как приложения к приказам (01-08)
42-02.	Должностные инструкции сотрудников службы главного инженера. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
42-03.	Протоколы совещаний АХЧ		5 лет ст. 18 з
42-04.	Приказы и распоряжения руководства ТГУ, связанные с деятельностью отдела. Копии		ДМН	Подлинники в УД (01-08; 01-09)
42-05.	Графики отпусков сотрудников. Копии		ДМН	Оригинал в ОУП
42-06.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками		10 лет ст. 626 б
42-07.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
42-08.	Номенклатура дел службы главного инженера.		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
42-09.
42-10.
42-01. Отдел санитарно-технического и вентиляционного обслуживания
42-01-01.	Схемы тепловых узлов		До окончания эксплуатации сетей ст. 429 «Т»
42-01-02.	Документы (графики, планы, заявки) о проведении санитарно-технических и вентиляционных ремонтных и профилактических работ		5 лет ст. 217
42-01-03.	Паспорта приборов учета тепла		5 лет ЭПК ст. 803	После списания оборудования
42-01-04.	Сметно-договорная документация. Копии		ДМН	Подлинники в ремонтно-строительном отделе
42-01-05.	Заявки на текущий ремонт и на приобретение запасных частей и инструментов.		3 года ст. 1417 «Т»
42-01-06.	Акты показаний приборов учета тепла и воды		1 год ст. 259 ж
42-01-07.	Техническая документация по установке приборов учета тепла и воды		3 года ст. 1865 «Т»
42-01-08.	Переписка с контролирующими органами по вопросам эксплуатации и содержания санитарно-технического оборудования		5 лет ст. 217
42-01-09.	Переписка внутренняя по оперативным вопросам деятельности отдела		5 лет ст. 84
42-01-10.
42-01-11.
42-02. Отдел электротехнического обслуживания
42-02-01.	Протоколы испытаний защитных средств, выданных энергоснабжающими организациями		10 лет ЭПК ст. 1399, 1523 «Т»
42-02-02.	Отчеты о проведении испытаний сопротивления изоляции электрических кабелей в корпусах ТГУ		10 лет ЭПК ст. 1406 «Т»
42-02-03.	Графики отпусков сотрудников отдела. Копии		ДМН	Подлинники в ОУП
42-02-04.	Акты-предписания энергоснабжающих организаций на установку, проверку, контроль приборов учета (эл. счетчиков, трансформаторов тока)		5 лет ЭПК ст. 603	После истечения срока действия договора
42-02-05.	Акты раздела границ ответственности между ТГУ и энергоснабжающей организацией. Копии		ДМН	Подлинники в , КХ», ,
42-02-06.	Договоры на выполнение электромонтажных работ и сметы к ним. Копии		ДМН	Подлинники в юридическом отделе (22-14)
42-02-07.	Схемы электросетей 0,4 кВт корпусов ТГУ		До окончания эксплуатации сетей ст. 429 «Т»
42-02-08.	Заявки на текущий ремонт и на приобретение запасных частей и инструментов.		3 года ст. 1417 «Т»
42-02-09.	Переписка внутренняя по оперативным вопросам деятельности отдела. Копии		1 год ст. 818
42-02-10.
42-02-11.
42-03.  Ремонтно-строительный отдел
42-03-01.	Проектная документация (эскизные и рабочие проекты, сметы, дефектные ведомости) на выполнение строительно-монтажных, ремонтных работ и работ по реконструкции помещений и объектов недвижимости университета		ДМН ст. 812 «Н»
42-03-02.	Документы (государственные контракты, договоры, сметы, акты, счета-фактуры, дефектные ведомости) о проведении ремонтно-строительных работ. Копии		ДМН	Подлинники: договоров в юридическом отделе (22-14) актов и счетов-фактур в материальном отделе бухгалтерии
42-03-03.	Договоры об аренде и дополнительные соглашения к ним. Копии		ДМН	Подлинники в юридическом отделе (22-14)
42-03-04.	Переписка внутренняя по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ст. 84
42-03-05.
42-03-06.
43.  Хозяйственно-эксплуатационное управление
43-01.	Положение о хозяйственно-эксплуатационном управлении. Копия		3 года ст. 55 б, 56 б	После замены новыми. Подлинник в УД как приложение к приказу (01-08)
43-02.	Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии		ДМН ст. 77 а	Подлинники в ОУП (15-04)
43-03.	Договоры с предприятиями и организациями по коммунальному обслуживанию. Копии		ДМН	Подлинники в юридическом отделе (22-14)
43-04.	Договоры по оплате коммунальных услуг и по хозяйственной деятельности. Копии		ДМН	Подлинники в юридическом отделе (22-14)
43-05.	Документы (списки, графики и др.) об уборке зданий		3 года ст. 814
43-06.	Перечень имущества закрепленного за комендантами корпусов		5 лет ст. 427
43-07.	Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками управления		10 лет ст. 626 б
43-08.	Журналы проведения противопожарного инструктажа		3 года ст. 870
43-09.	Номенклатура дел хозяйственно-эксплуатационного управления.		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
43-10.
43-11.
44.  Профсоюзный комитет сотрудников
44-01.	Приказы, постановления, решения, инструктивные письма высших профсоюзных органов, касающихся деятельности профсоюзной организации ВУЗа. Копии		ДМН
44-02.	Положение о Первичной профсоюзной организации сотрудников ТГУ Профсоюза работников образования и науки РФ		Постоянно ст. 55 б, 56 б	После замены новыми
44-03.	Свидетельства о регистрации профсоюзной организации		Постоянно ст. 39
44-04.	Протоколы общих отчетно-выборных профсоюзных собраний и конференций и документы к ним		Постоянно ст. 973
44-05.	Протоколы заседаний профсоюзного комитета		Постоянно ст. 18 ж
44-06.	Протоколы заседаний комиссии по социальному страхованию ТГУ		5 лет ЭПК ст. 903
44-07.	Распоряжения председателя Профкома по основной деятельности		Постоянно ст. 19 а
44-08.	Распоряжения председателя Профкома по личному составу профсоюзного комитета		75 лет ЭПК ст. 19 б
44-09.	Годовой план работы профсоюзного комитета		Постоянно ст. 285 а
44-10.	Сметы расходов профсоюзного комитета на год		Постоянно ст. 325 а
44-11.	Годовой финансовый отчет профсоюзного комитета по бюджету и соцстраху		Постоянно ст. 391
44-12.	Годовой отчёт по форме 3СП «Статистический отчет профсоюзной организации работников ТГУ»		Постоянно ст. 467 б	В областной комитет профсоюза Сам. Обл.
44-13.	Коллективный договор с ТГУ с изменениями и дополнениями		Постоянно ст. 576	В 2-х экземплярах. Один в Управлении по работе с персоналом.
44-14.	Личные карточки штатных работников профсоюзного комитета		75 лет ЭПК ст. 658
44-15.	Анкеты кандидатов на замещение должностей в профсоюзном комитете		5 лет ЭПК ст. 652
44-16.	Учетные карточки членов профсоюзного комитета		До снятия с учета ст. 982
44-17.	Лицевые счета штатных работников профсоюзного комитета на выдачу зарплаты		75 лет ЭПК ст. 413
44-18.	Списки уволенных сотрудников ТГУ		5 лет ЭПК ст. 562
44-19.	Акты ревизий и проверок финансовой деятельности		5 лет ст. 402
44-20.	Списки удержаний профсоюзных взносов бухгалтерией ТГУ		3 года ст. 977
44-21.	Банковские документы (платежные поручения, мемориальные ордера, банковские выписки)		5 лет ст. 362	При условии проведения проверки
44-22.	Бухгалтерские документы кассового порядка со всеми приложениями (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные ведомости)		5 лет ст. 362	При условии проведения проверки
44-23.	Заявления сотрудников о вступлении (о выходе) в Профсоюз		3 года ст. 977
44-24.	Заявления сотрудников о взимании (не взимании) профсоюзных взносов		3 года ст. 977
44-25.	Главная книга		5 лет ст. 361	При условии проведения ревизии
44-26.	Трудовые договора со штатными работниками профсоюзного комитета и дополнительные соглашения к ним		75 лет ЭПК ст. 657
44-27.	Договоры по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ЭПК ст. 436	После истечения срока действия договора
44-28.	Переписка с организациями о финансово-хозяйственной деятельности Профсоюза		5 лет ст. 1000
44-29.	Журнал регистрации распоряжений председателя Профкома по личному составу профсоюзного комитета		75 лет ст. 258 б
44-30.	Журнал регистрации распоряжений председателя Профкома по административно-хозяйственной деятельности		5 лет ст. 258 в
44-31.	Журнал регистрации договоров по административно-хозяйственной деятельности		5 лет ст. 459 г	После окончания срока действия договора
44-32.	Журналы проведения инструктажа по охране труда		10 лет ст. 626 б.
44-33.	Журналы проведения противопожарного инструктажа со штатными сотрудниками профкома		3 года ст. 870
44-34.	Номенклатура дел профсоюзного комитета сотрудников		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
44-35.
44-36.
45. Профсоюзный комитет студентов и аспирантов
45-01.	Приказы, постановления, решения высших профсоюзных органов, касающихся деятельности профсоюзной организации ВУЗа. Копии		ДМН
45-02.	Положение о Первичной профсоюзной организации студентов и аспирантов ТГУ Профсоюза работников народного образования и науки РФ		Постоянно ст. 55 б, 56 б	После замены новыми
45-03.	Свидетельства о регистрации профсоюзной организации		Постоянно ст. 39
45-04.	Протоколы общих отчетно-выборных профсоюзных собраний, конференций и документы к ним.		Постоянно ст. 973
45-05.	Протоколы заседания профсоюзного комитета		Постоянно ст. 18 ж
45-06.	Годовые сметы расходов профсоюзной организации за год		Постоянно ст. 325 а
45-07.	Годовой финансовый отчет профсоюзной организации по бюджету		Постоянно ст. 327 б
45-08.	Годовой отчёт по форме 3СП «Статистический отчет профсоюзной организации студентов и аспирантов ТГУ»		Постоянно ст. 467 б	В областной комитет профсоюза Сам. Обл.
45-09.	Личные карточки штатных работников профсоюзного комитета		75 лет ЭПК ст. 658
45-10.	Документы (заявления, списки, учетные карточки) о вступлении (о выходе) в профсоюз		3 года ст. 977
45-11.	Документы (акты, сведения, справки и т. д.) об осуществлении основных направлений деятельности профкома		Постоянно ст. 83
45-12.	Трудовые договоры штатных работников профсоюзного комитета и дополнительные соглашения к ним		75 лет ЭПК ст. 657
45-13.	Договоры по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ст. 436	После истечения срока действия договора
45-14.	Договоры с организациями о сотрудничестве на безвозмездной основе		5 лет ст. 436
45-15.	Банковские документы (платежные поручения, банковские выписки)		5 лет ст. 362	При условии проведения проверки
45-16.	Бухгалтерские документы (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные ведомости)		5 лет ст. 362	При условии проведения проверки
45-17.	Главная книга		5 лет ст. 361	При условии проведения ревизии
45-18.	Переписка с организациями по оперативным вопросам деятельности		5 лет ст. 84
45-19.	Журнал регистрации договоров по административной хозяйственной деятельности		5 лет ст. 459 г	После окончания срока действия договора
45-20.	Номенклатура дел профсоюзного комитета студентов и аспирантов ТГУ		ДЗН ст. 200 а	Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел
45-21.
45-22.

Заместитель начальника

управлении делами

СОГЛАСОВАНО Протоколом ЭК Тольяттинского государственного университета «____»____________ № ____

СОГЛАСОВАНО Протоколом ЭПК при Управлении государственной архивной службы Самарской области от_______________ № _______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в Тольяттинском государственному университете

По срокам хранения	Всего	В том числе:
Переходящих	С пометкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет)
ИТОГО:

Начальник управления делами ТГУ

Итоговые сведения переданы в архив

Заместитель начальника

управлении делами

[1] С грифом «Секретно»