Система контроля качества деятельности отделений и отделов
Управления Федерального казначейства по Саратовской области
В |
условиях реформирования системы государственных органов исполнительной власти, оптимизации ее структуры и численности перед каждым руководителем встает проблема поиска новых подходов в оценке деятельности как системы в целом, так и ее сотрудников.
Сегодня Федеральное казначейство является одной из наиболее успешных и динамично развивающихся систем в структуре органов исполнительной власти. Этим объясняется и расширение спектра полномочий, предоставляемых органам Федерального казначейства. Так, например, в целях реализации Концепции создания и развития государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет", одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2011 года № 1275-р, Федеральному казначейству необходимо обеспечить выполнение функций оператора системы "Электронный бюджет", а также развитие и соответствие системы "Электронный бюджет" установленным требованиям.
Очевидно, что решение столь важных задач невозможно без создания адекватной модели мотивации сотрудников, увязки морального и материального стимулирования сотрудников с достижением конкретных результатов.
В настоящей статье Управление Федерального казначейства по Саратовской области (далее - Управление) делится опытом построения подсистемы оценки эффективности и результативности деятельности его отделений и отделов, расположенных на территории муниципальных районов Саратовской области (далее - ОФК), являющейся частью общей системы оценки деятельности Управления и мотивации персонала.
Внимание к оценке деятельности ОФК со стороны Управления всегда было достаточно высоким. Деятельность ОФК оценивалась на основании информации, получаемой от руководителей структурных подразделений Управления, от клиентов, обслуживающихся в ОФК, по результатам проводимых с участием ОФК семинаров и совещаний.
В целях совершенствования системы оценки результативности деятельности ОФК в 2008 году на основании распоряжения руководителя Управления были закреплены механизмы оценки их деятельности. На протяжении ряда лет с 2008 года по 2010 год в неё вносились изменения и дополнения, направленные на повышение степени объективности выставляемых ОФК оценок.
До середины 2011 года оценка результативности деятельности ОФК строилась следующим образом.
Были определены основные направления функциональной деятельности ОФК, подлежащие оценке:
- кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации;
- правовое обеспечение;
- финансовое обеспечение;
- кадровое обеспечение;
- формирование отчетности об исполнении федерального бюджета;
- информационно-техническое обеспечение;
- обеспечение безопасности информации.
По каждому из направлений вводилось несколько показателей оценки результативности, определялась периодичность оценки показателя (месяц, квартал, год), порядок его расчета (формула расчета показателя) и закреплялось подразделение Управления, которое отвечало за данный показатель.
Для примера приведем некоторые показатели, которые закреплялись за отделом внутреннего контроля и аудита:
№ показателя | Наименование показателя |
1 | Факты превышения кассовых выплат над доведенными лимитами бюджетных обязательств. |
2 | нарушение порядка кассового обслуживания исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации в части сроков передачи финансовому органу муниципального образования информации в соответствии с утвержденным Регламентом. |
3 | нарушение порядка открытия, ведения и закрытия (переоформления) лицевых счетов участников бюджетного процесса. |
4 | нарушения законодательства Российской Федерации при размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд. |
Итогом оценки результативности деятельности ОФК являлась ежемесячно составляемая рейтинговая таблица, публикуемая на интернет-сайте Управления. Результаты рейтинга учитывались при моральном и материальном поощрении руководителей ОФК.
Безусловно, наличие оцениваемых показателей, порядок их оценки и закрепление подразделений Управления за конкретным направлением функциональной деятельности обеспечило на тот период повышение результативности деятельности системы органов Федерального казначейства на территории Саратовкой области.
Однако, при использовании указанной системы оценки деятельности ОФК, выявился и ряд существенных недостатков. Перечислим некоторые из них:
- ограниченный (конечный) набор оценочных показателей – как следствие, в ОФК стало ослабевать внимание к решению задач, напрямую не связанных с оценкой их деятельности;
- утверждение оценочных показателей распоряжением руководителя Управления путем издания приказа – как следствие, отсутствовала возможность оперативного ввода новых показателей в условиях меняющихся внутренней и внешней среды;
- трудоемкость в оценке показателей – как следствие, отсутствие надлежащего контроля со стороны курирующего подразделения Управления[1];
- отсутствие четкой формулировки оценочного показателя в привязке к законодательному или инструктивному материалу – как следствие, наличие вероятности некорректной оценки ОФК со стороны курирующего подразделения Управления.
Для преодоления указанных недостатков была поставлена задача пересмотра оценки результативности деятельности ОФК.
Анализ существующих оцениваемых показателей деятельности ОФК показал, что любой из них может быть отнесен к одной из трех категорий:
1. соблюдение исполнения распоряжений руководителя (заместителя руководителя) Управления (фактически это исполнение поручений Управления, оформленных в виде писем);
2. соблюдение требований нормативно-правовых актов (в т. ч. соблюдение требований локальных актов Управления);
3. соблюдение сроков предоставления отчетности в Управление и качество ее составления.
Наличие установленных категории явилось ключевым фактором в разработке новой системы оценки показателей деятельности ОФК, поскольку:
во-первых, они позволили отказаться от закрепления распорядительным документом Управления конкретных оценочных показателей деятельности ОФК и, таким образом, изменять показатели оценки в соответствии с текущими потребностями;
во-вторых, создали условия для вовлечения всех подразделений Управления в процесс оценки деятельности ОФК.
Введение категорий оцениваемых показателей в сочетании с требованиями объективности, адекватности (соответствие показателя реальным целям и задачам функциональной деятельности), измеряемости, ориентированности на конечные результаты деятельности позволили Управлению создать систему оценки, во многом лишенную тех недостатков, которые были ранее.
Перечислим основные положения, в соответствии с которыми сегодня построена система оценки показателей деятельности ОФК:
- наличие категорий показателей, т. е. отсутствует необходимость вводить явный перечень оцениваемых показателей деятельности ОФК;
- каждому подразделению Управления предоставляется право самостоятельно определять количество оцениваемых показателей и изменять их для каждого оцениваемого периода;
- наименование показателя ясно и однозначно отражает оцениваемый вид деятельности, а также содержит номер и дату документа, на соответствие которому оценивается деятельность ОФК. Если показатель не относится к категории «соблюдение исполнения распоряжений руководителя (заместителя руководителя) Управления», то в его наименовании дополнительно должен быть указан пункт (часть, статья) нормативного, либо иного документа (т. е. присутствует ссылка на часть документа, которая нарушена);
- для подведения итогов используется бальная оценка (за одно нарушение начисляется один штрафной балл);
- ОФК предоставляется временной лаг для согласования установленных структурными подразделениями Управления нарушений (интегрирован механизм уточнения предварительных результатов оценки);
- документы, подтверждающие факты установленных нарушений могут быть запрошены для анализа отделом внутреннего контроля у соответствующего структурного подразделения Управления (интегрирован механизм обоснованности выставленных ОФК оценок);
- размещение итогов результатов оценки деятельности ОФК на интернет-сайте Управления (реализация обеспечения прозрачности и публичности информации о деятельности органов Федерального казначейства на территории Саратовской области).
Рассмотренная система оценки деятельности ОФК (в сочетании с другими методами контроля и аудита) позволяет Управлению эффективно решать стоящие перед ним задачи, повышать результативность деятельности ОФК, укреплять служебную и исполнительскую дисциплины, укреплять моральную и материальную заинтересованности в достижении результатов.
Надеемся, что опыт Управления окажется полезным в становлении собственных систем оценки деятельности подразделений органов государственной власти.
[1] Например, приведенный показатель № 2 для отдела внутреннего контроля и аудита достаточно трудоемок для оценки, поскольку он требует дистанционной оценки порядка 20 позиций только по одному ОФК.
