Тема 1.4. Самоменеджмент и тайм-менеджмент
План лекции:
1. Понятие и цели самоменеджмента
2. Планирования времени: тайм-менеджмент
3. Организация учебы студентов во время семестра
§ 1. Понятие и цели самоменеджмента
Самоменеджмент – это последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей. |
Самоменеджмент – это, прежде всего, самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова – во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так в личной жизни.
Преимущества овладения искусством самоменджмента состоят в следующем:
· выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда;
· меньше спешки и стрессов;
· больше удовлетворения от работы;
· активная мотивация труда;
· рост квалификации;
· снижение загруженности работой;
· сокращение ошибок при выполнении своих функций;
· достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.
Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций может охватывать шесть фаз:
1. 
постановка цели – анализ и формирование личных целей;
2. планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;
3. принятие решений по конкретных делам. Принятие решений допускает выбор первоочередных заданий и дел. Принять решение — значит установить приоритетность.
4. организация и реализация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;
5. контроль – самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости – корректировка целей);
6. информация и коммуникации – фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникации, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.
§ 2. Планирования времени: тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент – это технология организации времени и повышения эффективности его использования. |
Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Оно включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием.
Время — это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Его важнейшей особенностью является безвозвратность — его нельзя накопить, передать, взять в кредит, потому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Недаром же говорят: время — деньги.
Чувство времени – это умение правильно оценить время, успеть уложится в отведенный ранее срок. Оно есть у любого человека, вот только степень его развитости у всех различна. Свои внутренние часы мы вырабатывали с детства. Именно тогда, в детстве, день казался длинным, и время тянулось. Именно тогда наше чувство времени было латентным и давало большие погрешности. Взрослея, мы уже четко знали, что урок длится 45 минут, перемена 10 минут, дорога от школы домой – 15 минут. И сейчас каждый из нас может сказать, сколько времени займет то или иное событие, особенно если мы делали его многократно. Будь то домашние дела, различного рода рабочая рутина, время на дорогу от дома до работы и прочее.
Чувство времени имеет огромное значение для успешной работы и вообще жизни человека.
· Первое важное значение чувства времени – для планирования деятельности. Многие из нас составляют план на день, но только единицам удается сделать все так, как задумано. И дело не в том, что мы не умеем планировать. Планировать умеем: расписываем задачи на день, отмечаем длительность каждой задачи, ставим приоритеты. И, несмотря на это, выполнение планов срывается. Почему? Основная причина иллюзий – слабое чувство времени.
· Следующая область использования чувства времени – это управление собой во время работы. К примеру, вы запланировали подготовиться к занятиям за 60 минут. Спустя 30 минут подготовки вы понимаете, что проделано только 10% работы.
· Третья область применения чувства времени – контроль стресса. Роль чувства времени в контроле стресса заключается в том, что вы всегда можете следить за уровнем рабочей нагрузки и принимать решения, как изменить ситуацию.
Упражнения для развития чувства времени
· калибровка. Решив что-то сделать, в уме «прикиньте», какое время вам понадобится на выполнение этой задачи, а после сравните затраченное время с прогнозируемым.
· хронометраж. В течение дня отмечайте на бумаге, сколько времени у вас заняло выполнение того или иного дела. Таким образом, вы разгружаете память. Цель — выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали, а делая запись, мы переводим фокус нашего внимания на время.
· который час? Перед тем, как поглядеть на часы, каждый раз, пробуйте угадать, сколько времени они покажут. Чем чаще вы будете выполнять это упражнение, тем точнее будут ваши предположения.
Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий – и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе – это положительные результаты наших усилий. Тем более, если эти результаты адекватны затратам.
Планирование рабочего времени
Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.
Для рационального использования своего времени необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:
При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие; Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате, имея полное представление о затратах своего времени, можно составлять план на будущее; Для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне - и краткосрочные; Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность; В плане фиксируется не действие, а ожидаемый результат; Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым можно реально справиться.Ускоренный анализ по принципу Дуайта Эйзенхауэра. Этот принцип является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать преимущество. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Все дела подразделяются на 4 группы:
1) срочные (важные дела). Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
2) срочные (менее важные дела). Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
3) менее срочные (важные задачи). Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
4) менее срочные (менее важные задачи) — от их выполнения можно воздержаться.
Поглотители времени (хронофаги)
Поглотители времени — это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени. |
Хронофаги делятся на контролируемые и неконтролируемые, прогнозируемые и непрогнозируемые.
Контролируемые – мы в состоянии их изменить, ограничить, исключить из своей жизни. Например, каждый может контролировать просмотр телевизора, выбрав только интересующие программы или фильмы.
Неконтролируемые – мы не можем влиять на их появление и длительность. Например, время в пробке человек не может по своей воле увеличить или уменьшить.
Прогнозируемые – мы с большой долей вероятности можем предсказать, что в это время и в этом месте нас ожидает промежуток времени, который не будет непосредственно связан с полезным делом. Например, ожидая своей очереди в поликлинике, частенько можно просидеть 30-40 минут, а иногда и больше.
Непрогнозируемые – внезапные события, которые предвидеть довольно сложно. Например, поломка стиральной машины, автомобиля или соседи затопили вашу квартиру.
Поглотители времени в современном мире
Дорога. Любая дорога, независимо от пробок относится к поглотителям времени. Пробки лишь усиливают пожирающий эффект этого фактора. Самые эффективные способы борьбы с дорожным хронофагом – аудиокниги (если вы за рулем), электронные книги – если вы пассажир. Есть и другие варианты: мозговой штурм – обдумывание нового проекта, составление списка дел. Держите под рукой ручку и блокнот, а лучше – диктофон. Также можно потратить время в дороге на отдых: релаксирующая музыка, медитация, аутотренинг. Эффективным способом восстановления в дороге будет кратковременный сон.
Средства массовой информации. В первую очередь речь идет о телевизоре. Определитесь, что именно вам интересно и смотрите любимые передачи в архивах на сайтах телекомпаний (эта возможность сейчас есть практически для всех телеканалов). Так вы сможете посмотреть передачу в удобное для вас время и без назойливой рекламы.
Компьютерные игры. Поглотитель времени страшной силы. Вплоть до медицинских проблем, когда без помощи врача от игровой зависимости избавиться невозможно. Если вы любитель игр, лимитируйте ваше игровое время, попытайтесь взять под контроль этот злобный хронофаг.
Социальные сети. Миллионы людей проводят по несколько часов в сутки, общаясь в социальных сетях. Также возможны медицинские проблемы. Способы борьбы – лимитирование времени, полный отказ от сети с удалением аккаунта.
Форумы. Хронофаг, подобный социальным сетям. В очередной раз, открывая страничку форума, спросите себя – зачем мне это? Какую проблему я хочу решить на этом форуме? Какую пользу я получу от общения на форуме? Что плохого случится со мной, если я сейчас не зайду на форум? Какую пользу я получу, если я не буду заходить на форум?
Веб-серфинг. Бесцельное брожение по ненужным сайтам. Тоже своего рода психологическая зависимость. Как только заметите, что в очередной раз тратите время на это занятие, задайте себе вопросы из предыдущего пункта, обязательно в той же последовательности.
Перекуры. Мало того, что курение вредит вашему здоровью, оно еще и время у вас ворует.
Перерывы в работе. Обязательно должны быть. Но частые бессистемные перерывы-отвлечения – самые что ни на есть настоящие хронофаги.
Телефон. Если не ждете срочных звонков, смело отключайте телефон. Это самый эффективный способ борьбы с телефонными поглотителями времени. Разделяйте рабочие и личные звонки. Просите родных и друзей звонить вам в нерабочее время.
§ 3. Организация учебы студентов во время семестра
Окончив школу, и поступив в среднее профессиональное учебное заведение, бывшие школьники вступают во взрослую жизнь. Новые товарищи, новые преподаватели, новое учебное заведение со своими порядками пугают и вселяют неуверенность. Большинство первокурсников испытывают стресс, который необходимо преодолеть. Правильная организация труда во время занятий и дома значительно облегчает снятие стресса и помогает в учебе.
В колледже процесс обучения ограничен планом учебного процесса и расписанием занятий и звонков, а дома студент должен сам составить такой распорядок, который бы помог успеть подготовиться к занятиям, участвовать в общественной жизни колледжа, читать книги, общаться с друзьями. Для этого нужно соблюдать несколько не сложных правил:
1. Заведите дневник или ежедневник, где планируйте время на учебу, развлечения, общения и т. д. Недаром записную книжку называют вторым мозгом культурного человека. Причем планирование ведите не только на один день, но и на неделю, месяц и т. д. Это связано с тем, что учебная нагрузка распределена неравномерно и есть задания, которые требуют длительной подготовки.
2. Выделите определенное время для занятий, точно соблюдайте его и постарайтесь не выходить за рамки отведенного времени (при этом вырабатывается условный рефлекс на работу и повышается эффективность и продуктивность труда).
3. Организуйте свое постоянное рабочее место, это способствует созданию делового и рабочего настроения. Важно при этом соблюдать санитарно-гигиенические правила: температура, влажность, шум освещение, положение за столом, расстояние до книги. Во время работы на столе не должно быть посторонних предметов, книг, тетрадей. Каждый предмет должен иметь свое постоянное место. На столе стандартного размера левый и правый дальние углы практически выбывают из обращения, поэтому здесь можно располагать предметы, которыми пользуются редко.
4. Во время работы нужно сохранять активную мыслительную деятельность, не отвлекаться на посторонние предметы, мысли, иначе можно просидеть над учебниками долго, но так ничего и не усвоив. Готовить домашнее задание нужно не более 2-3 часов в день.
5. Работа не может быть продуктивной без полноценного отдыха, поэтому после колледжа нужно хорошо пообедать и отдохнуть. Хорошо, если этот отдых будет активный и в течение 1-1,5 часов. Во время занятий отдыхать нужно через каждые 40-45 минут. Причем помните, что лучший вид отдыха, это не лежание на диване, а смена деятельности: после умственного труда нужно заняться физическим трудом. Так, после занятий, можно заняться приготовлением обеда, уборкой квартиры, физзарядкой, если же все по дому уже сделано, то просто потанцевать или прогуляться до соседнего магазина.
Правила подготовки к экзаменам
Составьте некоторый план занятий: сколько вопросов надо выучить, сколько дней до экзамена, сколько литературы надо прочитать, какой объем информации хотите усвоить за один день.
· Перед тем как учить билеты, стоит прочитать конспекты лекций, чтобы представлять себе общую логику предмета. И только после этого разбирайте конкретные вопросы. Законспектируйте ключевые моменты и тезисы ответа.
· Через каждые 60-90 минут занятий делайте небольшие перерывы. Разомнитесь, попейте сока, просмотрите газету – главное, дайте отдых своей голове. Информационная перегрузка еще никому не шла на пользу. Кстати, для лучшей работы мозга рекомендуем в час съедать по дольке шоколада. На фильмы и художественную литературу (если только это вам не надо к экзамену) не отвлекайтесь. Зрительная информация подобного рода может свести на нет все ранее выученное. Разумнее для расслабления послушать хорошую музыку.
· Еще один немаловажный момент – это сон. Если вы - "сова", то, скорее всего, вы будете корпеть при свете лампы и звезд. Но в любом случае не жертвуйте несколькими часами сна ради прочтения 40 страниц. Хороший, полноценный сон – залог того, что вы не придете нервным и издерганным на экзамен. Кроме того, сон имеет одно замечательное свойство, имеющее непосредственное отношение к обсуждаемой теме. Материал, не требующий напряженного внимания и тщательного обдумывания, но требующий запоминания, хорошо читать непосредственно перед тем, как заснуть. Известно, что такая информация лучше воспроизводится через 8 часов сна, чем через 8 часов бодрствования.
· Накануне экзамена опять просмотрите весь материал: лекции, учебники, конспекты ответов. Подучите особо каверзные места, напишите шпаргалки (не особенно рассчитывайте на них, но повторенье – мать ученья. К тому же многие лучше запоминают, когда пишут все своей рукой) и ложитесь спать.
· А с утра бодрые, опрятно одетые, что хорошо действует на преподавателей, идите на экзамен. Можете положить под пятку пятак, оставить дома стакан воды и попросить родных и друзей, чтобы ругали вас почем зря. Если это и не сработает в плане вытаскивания счастливого билета, то уж уверенности в своих силах вам прибавит наверняка.
· После экзамена хорошо отдохните, а со следующего утра начинайте готовиться к очередному экзамену.
Вопросы:
1. Дайте определение самоменеджмента. Какова основная цель самоменеджмента?
2. Дайте определение тайм-менеджмента. Назовите основные правила планирования.
3. Что такое матрица Эйзенхауэра?
4. Что такое хронофаги? На какие виды они делятся?
5. Дайте рекомендации по самоменджменту для студента.
Рекомендуемая литература:
1. У нас так принято! / сост. , , [и др.]. – 4-е изд., изм. и доп. – Красноярск: тип. КрасГМУ, 2014. – 65 с.
2. Сенченко [Электронный ресурс]: видеолекция / . - Красноярск: КрасГМУ, 2011.- Режим доступа: http://krasgmu. ru/index. php? page[common]=elib.
