Обзор
результатов инспекторских поездок в отделения Управления Федерального казначейства по Самарской области
В соответствии с графиком инспекторских поездок по реорганизованным отделениям Управления Федерального казначейства по Самарской области в 2009 году, утвержденным и. о. руководителя Управления Федерального казначейства по Самарской области (далее – Управление) 19.05.2009 заместитель руководителя Управления и начальник отдела внутреннего контроля 22.05.2009 посетили 11 отделений Управления. В ходе инспекторских поездок была проведена выборочная проверка отдельных вопросов деятельности отделений.
Управление направляет обзор выявленных в ходе поездок нарушений и недостатков с целью профилактики и недопущению их в деятельности отделений.
1. Соблюдение порядка открытия лицевых счетов участникам бюджетного процесса
1.1. В соответствии с требованиями п. 2 Типового Порядка взаимодействия отделения Управления Федерального казначейства по Самарской области с Отделом расходов Отделения (Приложение к приказу Управления от 01.01.2001 г. № 01-277) должен быть разработан и утвержден руководителем Отделения Документооборот по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы РФ.
В отделениях по Пестравскому, Богатовскому, Камышлинскому, Нефтегорскому и Исаклинскому районам такой документооборот разработан не был.
1.2. В соответствии с требованиями п. 3.18. Порядка ведения сводного реестра главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета, главных администраторов и администраторов доходов федерального бюджета, главных администраторов и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета, утвержденного приказом Минфина России н (далее – Приказ № 80н) при включении реквизитов участника бюджетного процесса в Сводный реестр в Федеральном казначействе или в территориальном органе Федерального казначейства по месту представления Заявки на включение (изменение) формируется дело клиента.
В соответствии с требованиями п. 2.34. Порядка открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами, утвержденного Приказом Федерального казначейства н (далее – Приказ № 7н) дело клиента оформляется единое по всем открытым данному клиенту лицевым счетам и хранится у уполномоченного руководителем органа Федерального казначейства работника по месту представления клиентом документов на открытие лицевого счета (лицевых счетов).
В соответствии с требованиями п. 3.18 Приказа № 80н документы, включенные в дело клиента, хранятся в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с требованиями п. 6.2.9. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры Российской Федерации реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование федерального органа исполнительной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела, - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел федерального органа исполнительной власти; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
В Отделении по Камышлинскому району были сформированы юридические дела, а не дела клиента.
В Отделении по Большечерниговскому району были сформированы два дела одного и того же клиента по уровням бюджетов.
В Отделении по Кошкинскому району указанный на обложке Дела клиента номенклатурный номер дела не соответствует утвержденной номенклатуре дел Отделения.
1.3. В соответствии с требованиями п. 3.18. Приказа № 80н в Дело клиента включаются исполненные Заявки на включение (изменение) реквизитов участников бюджетного процесса в Сводный реестр главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета, главных администраторов и администраторов доходов федерального бюджета, главных администраторов и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета (далее - Заявки) и прилагаемые к ним документы (при необходимости), Заявки с отметкой об отзыве и Заявки с отметкой об ошибке.
Представленные (полученные) в электронном виде документы могут распечатываться на бумажный носитель либо храниться в электронном виде, в соответствии с установленным порядком хранения документов в деле клиента.
В соответствии с требованиями п. п. 2.1.11. и 2.1.22. Документооборота Управления Федерального казначейства по Самарской области по порядку открытия, переоформления, закрытия и ведения лицевых счетов администраторов доходов бюджетов, утвержденного приказом Управления -308 (с изменениями внесенными приказом Управления -21) Заявки и Извещения о включении (изменении) реквизитов участников бюджетного процесса в Сводный реестр главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета, главных администраторов и администраторов доходов федерального бюджета, главных администраторов и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета по получателям средств федерального бюджета (далее - Извещения) подшиваются в Дело клиента.
В отделениях по Исаклинскому и по Кошкинскому районам в деле клиента отсутствовали Заявки и Извещения.
1.4. В соответствии с требованиями п. 3.8 Приказа № 80н в случае отсутствия в Заявках, подлежащих заполнению участником бюджетного процесса, при обнаружении несоответствия между реквизитами или несоответствие реквизитов представленным в соответствии с установленном порядком документам, несоответствия формы представленной Заявки утвержденной форме, наличия в Заявке на бумажном носителе и прилагаемых в соответствии с установленном порядком к ней документах, исправлений, не заверенных в соответствии с пунктом 3.7 Приказа № 80н, территориальный орган Федерального казначейства в установленном порядке регистрирует такие Заявки на включение (изменение) в журнале регистрации неисполненных документов и возвращает их участнику бюджетного процесса способом, аналогичным способу представления Заявки на включение (изменение), с указанием в строке "Вид операции" причины возврата. Одновременно с Заявкой на включение (изменение), не соответствующей установленным требованиям, возвращаются прилагаемые к ней документы.
В соответствии с требованиями п. 5.4. Приказа № 80н при оформлении Заявки, клиентом в кодовой зоне заголовочной части указывается код документа по КФД и дата заполнения документа в формате "день, месяц, год" (00.00.0000, например, 28.10.2009).
Дата заполнения в заголовочной части Заявки на включение (изменение) в текстовом формате должна соответствовать дате в кодовой зоне.
Дата заполнения в заголовочной части Заявки на включение (изменение) не должна превышать дату текущего рабочего дня.
В Отделении по г. Самаре принята к исполнению Заявка, в заголовочной части которой указана дата, по состоянию на которую отражена информация: «00 января 1900».
1.5. В соответствии с требованиями п. п. 27, 28 Плана организационных мероприятий по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации с 01.01.2009 года, утвержденного руководителем Управления 28.11.2008 г., лицевые счета клиентов должны были быть открыты первым рабочим днем 2009 года (т. е. 11.01.2009).
В отделениях по Кошкинскому, Пестравскому и Безенчукскому районам лицевые счета открыты 01.01.2009, соответственно выписки открытых из лицевых счетов датированы 01.01.2009 г.
1.6. В соответствии с требованиями п. 2.32. Приказа № 7н в случае отсутствия в Заявлении на открытие лицевого счета, а также при обнаружении несоответствия между реквизитами документов или их несоответствия реестровым записям Сводного реестра или представленным документам, несоответствия формы представленных Заявления на открытие лицевого счета, наличия исправлений в Заявлении на открытие лицевого счета и прилагаемых к ним документах Федеральное казначейство или орган Федерального казначейства регистрирует представленные Заявления на открытие лицевого счета в Журнале регистрации неисполненных документов (код формы по КФД 0531804) в установленном порядке и возвращает клиенту вместе с прилагаемыми к ним документами, с указанием в прилагаемом Протоколе (код формы по КФД 0531805) причины возврата.
В соответствии с требованиями п. 4.2. Приказа № 7н при заполнении заявления на открытие лицевого счета в заявительной надписи "Прошу открыть лицевой счет" указывается вид лицевого счета (виды лицевых счетов) в соответствии с видами лицевых счетов, указанными на оборотной стороне Заявления на открытие лицевого счета, с отражением в кодовой зоне содержательной части Заявления на открытие лицевого счета кода соответствующего вида лицевого счета (кодов соответствующих видов лицевых счетов)».
В отделении по г. Отрадный были приняты Заявления на открытие лицевого счета в заявительной надписи "Прошу открыть лицевой счет", которых указывался вид лицевого счета, не соответствующий виду открываемого лицевого счета.
1.7. В соответствии с требованиями п. 2.33. Приказа № 7н на основании документов, представленных для открытия лицевых счетов и соответствующих установленным настоящим Порядком требованиям, органом Федерального казначейства не позднее следующего рабочего дня после завершения проверки указанных документов осуществляется открытие участнику бюджетного процесса соответствующего лицевого счета.
Лицевому счету присваивается номер, который указывается в соответствующей выписке из лицевого счета. Указанные Выписки из лицевых счетов подлежат представлению клиенту не позднее следующего рабочего дня после открытия лицевого счета. При этом содержательная часть Выписки из соответствующего лицевого счета не заполняется.
В Отделении по Исаклинскому району выписки, сформированные при открытии лицевых счетов для проверки не были представлены.
1.8. В соответствии с требованиями п. 2.14.2.2. Приказа № 7н основанием для оформления на лицевом счете получателя бюджетных средств раздела для учета операций по приносящей доход деятельности - Разрешение на осуществление приносящей доход деятельности (код формы по КФД 0531735) по форме, утвержденной в установленном порядке.
В соответствии с разъяснениями Федерального казначейства (письмо -7.1-15/1.6-612) по состоянию на 01.01.2009 г. раздел для учета операций по приносящей доход деятельности оформляется при наличии в деле клиента Разрешения на открытие лицевого счета для учета операций со средствами, полученными от приносящей доход деятельности, в территориальных органах Федерального казначейства (далее – Разрешение), оформленного в соответствии с Порядком открытия и ведения территориальными органами Федерального казначейства лицевых счетов для учета операций со средствами, полученными получателями средств федерального бюджета от приносящей доход деятельности, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации н.
В соответствии с требованиями п. 2.33. Приказа № 7н оформление на лицевом счете получателя бюджетных средств отдельных разделов осуществляется не позднее пяти рабочих дней после представления клиентом надлежаще оформленных документов, установленных подпунктами 2.14.2.1 - 2.14.2.3 настоящего Порядка.
При оформлении на лицевом счете получателя бюджетных средств отдельных разделов Федеральное казначейство или орган Федерального казначейства по месту обслуживания клиента представляет ему не позднее следующего рабочего дня после открытия соответствующего раздела Выписку из лицевого счета получателя бюджетных средств или Выписку из лицевого счета получателя бюджетных средств.
В отделениях по Большечерниговскому, Безенчукскому районам и по г. Самаре по состоянию на 01.01.2009 г., не были открыты разделы для учета операций по приносящей доход деятельности при наличии в деле клиента Разрешения.
1.9. В соответствии с требованиями п. 2.44. Приказа № 7н для переоформления лицевого счета клиента в связи с изменением его структуры, уполномоченный руководителем органа Федерального казначейства работник на Заявлении на переоформление лицевых счетов, предоставленном клиентом, на каждом экземпляре Карточки образцов подписей и в Книге регистрации лицевых счетов указывает новые номера лицевых счетов клиента.
При этом каждое изменение должно быть подтверждено подписью главного бухгалтера органа Федерального казначейства (иного уполномоченного руководителем лица) с указанием даты изменения.
В отделениях по Исаклинскому, Пестравскому районам в Карточке образцов подписей указаны номера закрытых лицевых счетов и не указаны номера открытых (переоформленных) лицевых счетов.
1.10. В соответствии с требованиями п. 2.38. Приказа № 7н Книга регистрации лицевых счетов ведется в соответствии с установленным приказом Федерального казначейства или органа Федерального казначейства порядком документооборота.
При бумажном документообороте Книга регистрации лицевых счетов пронумеровывается, прошнуровывается и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера органа Федерального казначейства (уполномоченными руководителем лицами) и скрепляется гербовой печатью органа Федерального казначейства
Записи в Книгу регистрации лицевых счетов и внесение в нее изменений осуществляются уполномоченным работником Федерального казначейства или органа Федерального казначейства в соответствии с установленным документооборотом.
В отделениях по по Пестравскому, Богатовскому, Камышлинскому, Нефтегорскому и Исаклинскому районам Книга регистрации лицевых счетов велась без утвержденного порядка её ведения.
В Отделении по Исаклинскому району Книга регистрации лицевых счетов была не пронумерована, не прошнурована и не скреплена печатью Отделения.
1.11. В соответствии с требованиями п. п. 4, 5 Порядка санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета, утвержденного приказом Минфина России н (далее – Приказ № 87н), уполномоченный руководителем органа Федерального казначейства работник проверяет Заявку на кассовый расход (далее - ЗКР), представленной клиентом на соответствие установленной форме, соответствие подписей имеющимся образцам, представленным получателем средств федерального бюджета (администратором источников финансирования дефицита федерального бюджета) в порядке, установленном для открытия соответствующего лицевого счета. ЗКР проверяется, в том числе, и на наличие в ней следующих реквизитов и показателей:
- реквизитов (номер, дата) и предмета договора (изменения к договору) или государственного контракта (изменения к государственному контракту) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд (далее - государственный контракт на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг) или договора аренды, и (или) реквизитов (тип, номер, дата) документа, подтверждающего возникновение денежного обязательства при поставке товаров (накладная, акт приемки-передачи), выполнении работ (акт выполненных работ), оказании услуг (счет), номер и дата исполнительного документа (исполнительный лист, судебный приказ), иных документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств, предусмотренных федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации и правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации.
В соответствии с требованиями п. 14 Приказа № 87н в случае если форма или информация, указанная в ЗКР, не соответствуют установленным требованиям, орган Федерального казначейства регистрирует представленную ЗКР в Журнале регистрации неисполненных документов (код по КФД 0531804) в установленном порядке и возвращает получателю средств федерального бюджета экземпляры ЗКР на бумажном носителе с указанием в прилагаемом Протоколе (код по КФД 0531805) в установленном порядке причины возврата.
В случае если ЗКР представлялась в электронном виде, получателю средств федерального бюджета направляется Протокол в электронном виде, в котором указывается причина возврата.
В отделениях по г. Самаре, Безенчукскому и Кошкинскому районам, принимались к исполнению ЗКР, в которых указывались документы не являющиеся основанием для возникновения денежных обязательств в соответствии с требованиями подпункта 15 п. 5 Приказа № 87н (например, по выполненным работам принималась счет-фактура).
1.12. В соответствии с требованиями п. 3.2. Порядка формирования документов дня к лицевым счетам клиентов, утвержденного приказом Управления от 01.01.2001 г. № 01-101, к выпискам из лицевых счетов получателей средств федерального бюджета в качестве приложения учитываются реестры платежных поручений, подтверждающие проведение операций, отраженных по разделу 2: «Операции с бюджетными средствами» выписки. При этом ЗКР в случае поступления их в электронном виде через ППО СЭД с ЭЦП клиента могут не выводиться на бумажный носитель и храниться в электронном виде, если в Отделении разработан и утвержден порядок хранения электронных документов
В Отделении по Нефтегорскому району, в документах дня к лицевым счетам не подкладывались реестры платежных поручений, сформированные Отделением на основании ЗКР клиентов.
2. Соблюдение порядка кассового обслуживания исполнения местных бюджетов
2.1. В соответствии с требованиями ст. 168 Бюджетного кодекса Российской Федерации Высшие исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, местные администрации муниципальных образований вправе осуществлять исполнение соответствующих бюджетов через органы Федерального казначейства на основании соглашений.
Между Отделением по г. Сызрани и Администрацией г. Октябрьска заключено соглашение об осуществлении органом Федерального казначейства отдельных функций по исполнению местного бюджета, хотя Отделение не исполняет местный бюджет.
2.2. В соответствии с требованиями п. 2.81. Приказа № 7н лицевые счета бюджетов открываются финансовым органам субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) в порядке, установленном для открытия лицевых счетов главным распорядителям средств федерального бюджета.
В Отделении по Пестравскому району открыто 13 счетов бюджетов поселений на основании одного заявления на открытие лицевых счетов.
2.3. В соответствии с требованиями п. 2.14.1. Приказа № 7н для открытия лицевого счета администратор доходов бюджета представляет копию учредительного документа, заверенную учредителем либо нотариально.
Отделение по Пестравскому району лицевой счет администратора доходов – Администрации Муниципального района Красноармейский Самарской области открыт без представления клиентом копии учредительного документа.
2.4. В соответствии с требованиями п. 6.2. Порядка кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядок осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утвержденного Приказом Федерального казначейства н (далее – Приказ № 8н) органы Федерального казначейства ежедневно представляют соответствующему финансовому органу сводную информацию по бюджетам в разрезе, соответственно, бюджетов субъектов Российской Федерации, бюджетов муниципальных образований, находящихся на территории субъекта Российской Федерации, бюджетов иных территориальных образований (муниципальных районов, городских округов, внутригородских муниципальных образований, городских и сельских поселений), находящихся на территории муниципального образования, за предшествующий рабочий день о кассовых операциях в соответствии со Сводной ведомостью по кассовым выплатам из бюджетов (ежедневной) (код формы по КФД 0531813) и (или) Сводной ведомостью по кассовым поступлениям (ежедневной) (код формы по КФД 0531814) при проведении соответствующих операций на единых счетах бюджетов.
В Отделении по Камышлинскому району к лицевым счетам бюджетов не формировалась Сводная ведомость по кассовым поступлениям в местный бюджет (код формы по КФД 0531814).
2.5. В соответствии с требованиями п. 9.14. Приказа № 8н при формировании Сводной ведомости по кассовым выплатам из бюджета (ежедневной) (код формы по КФД 0531813) в наименовании формы документа указывается номер Сводной ведомости по кассовым выплатам из бюджета (ежедневной), присвоенный органом Федерального казначейства, сформировавшим документ.
В Отделении по Нефтегорскому району сформированной к лицевым счетам бюджетов Сводной ведомости по кассовым выплатам из местного бюджета (код формы по КФД 0531813) не присваивался номер.
3. Соблюдение требований по порядку ведения регистров бюджетного учета при исполнении бюджетной сметы Отделения
3.1. В соответствии с требованиями п. 3 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России н (далее - Инструкция) все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, финансовыми органами, органами казначейства оформляются первичными документами, приведенными в приложении N 2 к Инструкции.
Для ведения бюджетного учета в учреждениях, финансовых органах, органах казначейства применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в приложении N 3 к Инструкции.
Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в Журналах операций и в Главной книге.
Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.
В отделениях по Исаклинскому, Пестравскому, Безенчукскому районам и по г. Самаре к журналам операций приложены документы не являющиеся первичными учетными документами.
В Отделении по г. Сызрани журналам операций не прикладываются платежные поручения, получаемые от отдела расходов и операционной работы Отделения в качестве приложения к выписке из лицевого счета.
В Отделении по г. Самаре приходные (ф. 0310001) и расходные (ф. 0310002) ордера, приложенные к Журналу операций № 1 не оформлены подписями руководителя и главного бухгалтера Отделения.
3.2. Перечень документов, служащих основанием для возникновения бюджетных обязательств отражен в подпункте 15 п. 5 Приказа № 87н (см. п. 1.11. настоящего обзора).
В отделениях по г. Самаре и по Кошкинскому району для обоснования расходов использовались документы, не являющиеся основанием для возникновения бюджетных обязательств в соответствии с требованиями подпункта 15 п. 5 Приказа № 87н.
3.3. В соответствии с требованиями раздела 3 «Указания по применению форм первичных учетных документов» Приложения № 2 «Унифицированные формы первичных учетных документов» Инструкции, утверждена унифицированная форма «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» (Код формы 0504421).
В отделениях по Похвистневскому, Кинельчеркасскому, Богатовскому и Камышлинскому районам применялась форма Табеля учета использования рабочего времени (код формы Т-12), утвержденная постановлением Госкомстата Российской Федерации .
3.4. В соответствии с требованиями п. 166 Инструкции авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
В Отделении по Пестравскому району на заявлениях на выдачу аванса подотчетным лицам отсутствовала отметка об отсутствии задолженности по предыдущему авансу
В отделениях по Пестравскому и Большечерниговскому районам на заявлениях на выдачу аванса подотчетным лицам отсутствовала отметка с номером счета аналитического учета.
3.5. В соответствии с требованиями раздела 3 «Указания по применению форм первичных учетных документов» Приложения № 2 «Унифицированные формы первичных учетных документов» Инструкции, утверждена унифицированная форма Платежная ведомость (Код формы 0504403), которая применяется в тех случаях, когда разовые расчеты по заработной плате, при уходе в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, т. е. в межрасчетный период. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца.
В Отделении по Кошкинскому району для выплат в пользу работников Отделения в межрасчетный период не составлялась платежная ведомость.
Начальник отдела внутреннего контроля
