, аспирант МИЭМ
Инновационные решения в кадровой деятельности
Аннотация
Автоматизация кадровых процессов является инновационным направлением и является актуальной проблемой в работе кадровых служб компаний и агентств, занимающихся подбором персонала. Автоматизированный процесс кадровой деятельности повышает производительность труда, освобождает сотрудников от выполнения рутинной работы, позволяет задействовать их на других участках.
Ключевые слова
Инновации, кадры, автоматизация, экономия времени.
Автоматизация процессов кадровой деятельности с использованием инновационных технологий в настоящее время является одной из актуальных задач, так как результаты реализации этих действий позволяют работникам кадровой службы многократно повысить эффективность своей деятельности. При этом средняя экономия затрат времени работника кадровой службы на одного кандидата по всем этапам работы может составлять от 1 до 1,5 часов.
Инновационный проект кадровой деятельности заключается в том, что работнику кадровой службы больше не придется думать и набирать тексты писем, заполнять поля «тема письма», вкладывать карты проезда и искать шаблонные документы для составления резюме - представления заказчикам, оформлять бланки направления кандидатов на собеседования к заказчикам, заполнять приглашения на внутреннее интервью, искать и вкладывать описание вакансий для представления кандидатам, набирать тексты писем с просьбой о предоставлении более полного резюме кандидатами. Всем кандидатам, кому отказывает заказчик, автоматически будет отсылаться письмо с сообщением о том, что заказчик не остановился на их кандидатуре - в теме письма будут делаться соответствующие пометки.
В проект добавлены новые возможности программы e-staff (далее программы), такие как:
- обновление версии программы с 3.2 на версию 3.3;
- подключение к интернет-модулю сайта superjob;
- создание новой функции «задать задачу по кандидатам» с отображением её в списке кандидатов и выгрузкой к назначенной задаче пометки в outlook;
- выгрузка напоминаний в outlook о предстоящей встрече с кандидатом или кандидата с заказчиком, повторного интервью у заказчика (для того чтобы консультанты не забывали звонить кандидатам и предупреждать их о запланированном действии);
- расстановка приоритетности в карточках вакансий, назначение ответственного лица за вакансию и исполнителя;
- настройка импорта из почтовых ящиков только писем, содержащих резюме кандидатов с пометкой в outlook, что письмо уже открывали, настройка рассылки;
- установка конфигурации по отстройке системы для оптимального распознавания резюме кандидатов, входящих с сайта superjob (больше не будет добавляться резюме кандидатов, откликнувшихся на вакансию с superjob );
- разрешение проблемы совместимости системы Office 2007 с рассылкой вложенных файлов в письмах (форматы сохраняемых вложенных файлов docx, автоматически будут переводиться в формат doc, чтобы люди, у которых стоит Office 1997-2003, смогли открыть прикрепленные файлы).
Рассмотрим пример автоматизации написания приглашения на внутреннее интервью кандидата на должность «Персональный водитель» Харасева Владимира Львовича (см. рис. 1).
Как видно из представленного изображения, в созданном шаблоне тела письма указывается e-mail электронной почты лица, которому предназначается письмо, имя и отчество кандидата, должность, на которую рассматривается кандидат, время и дата проведения интервью, два вложенных файла – карта проезда к заказчику и описание вакансии, и заполняется графа «Тема».
Аналогично автоматизируется приглашение на интервью к заказчику. В создаваемом шаблоне письма указывается e-mail лица, которому предназначается письмо, имя и отчество кандидата, должность и компания, на работу в которую рассматривается кандидат, время и дата проведения интервью у заказчика, адрес заказчика, по которому будет проходить интервью, контактное лицо, с кем будет проходить интервью, один вложенный файла – карта проезда к заказчику, заполняется графа «Тема».
На рис. 2 изображена автоматизация написания просьбы о предоставлении более полного резюме.
Как видно из представленного изображения, в созданном шаблоне тела письма указывается e-mail лица, которому предназначается письмо, имя и отчество
Рис.1. Пример автоматизации приглашения на внутреннее интервью кандидата на должность.
Затем автоматизируется резюме кандидата заказчику на должность «Персональный водитель». В создаваемом шаблоне тела письма указывается e-mail лица, которому предназначается письмо, имя и отчество контактного лица, должность, на которую представляется кандидат, заполняется комментарий (по желанию).
Рис.2. Автоматизация подготовки письма о предоставлении более полного резюме кандидатом; два вложенных файла резюме кандидата, оригинал и шаблон резюме кандидата с автоматическими внутренними полями, которые необходимо будет заполнить консультанту (поля содержат автоматическое редактирование текста); заполняется графа «Тема», указывается должность, на которую претендует кандидат, его фамилия, имя, отчество. 
Рис.3. Внесенные поправки
Документ отказа заказчика кандидату на должность также автоматизируется. Если потребуется, то автоматизируются этапы кадровой деятельности: «задать задачу», «интервью», «интервью у заказчика», «повторное интервью».
В этом случае появляются новые заголовки в карточке кандидатов: «задача», «заказчик», «интервью». Под каждым заголовком напротив кандидата автоматически выставляется дата запланированного действия, а outlook не даст забыть о действии всплывающими окнами, в какой бы программе вы в данный момент не находились. С помощью окошечек возможно осуществить быстрый переход в карточку кандидата. Также запланированные действия будут отражаться и в самой программе в нижнем левом углу. Внесенные поправки отображены на рис.3.
В современном мире, в эпоху развития компьютерных технологий, автоматизация кадровых процессов является инновационным направлением и остаётся еще очень актуальной проблемой в работе кадровых служб компаний и агентств, занимающихся подбором персонала. Грамотно автоматизированный процесс кадровой деятельности повышает производительность труда, освобождает сотрудников от выполнения рутинной работы, позволяет переключать их на другие участки, уменьшает шансы произвести ошибку при заполнении приглашений и внесении пометок по кандидатам, создает потенциальные возможности быстрого и качественного исполнения своих функций кадровыми службами.
