УТВЕРЖДАЮ:
Руководитель УФК
____________
17 ноября 2006 г.
Порядок работы Управления Федерального казначейства по Свердловской области в условиях обмена информацией с распорядителями и получателями средств федерального бюджета через систему электронного документооборота.
1. Общие положения
1.1. Настоящий порядок регламентирует работу Управления Федерального казначейства по Свердловской области (далее – Управление) в условиях обмена информацией с распорядителями и получателями средств федерального бюджета (далее – бюджетополучатели) через систему электронного документооборота (далее - СЭД ФК).
1.2. Настоящий порядок рассматривает основные документы, используемые при взаимодействии Управления и бюджетополучателей, а также форму хранения (электронный или бумажный носитель) основных документов бюджетного учета, являющихся составляющими дел функциональных отделов Управления. Документы, не указанные в данном порядке передаются бюджетополучателям (Управлению) посредством СЭД в порядке, аналогичном для основных документов. В процессе обмена информацией между СЭД ФК и информационными системами бюджетополучателей, используются форматы электронных документов (далее - ЭД), определенные соответствующими нормативными документами Федерального казначейства. Перечень документов, подлежащих передаче бюджетополучателям (Управлению), а также форма их передачи (структурированный файл, неструктурированный файл, файл, полученный путем сканирования) приводятся в Приложении 1 к настоящему порядку.
1.3. Обмен документами между Управлением и бюджетополучателями, лицевые счета которым открыты в Управлении, производится через систему электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП).
1.4. ЭД подписываются ЭЦП должностных лиц, на которых возложена обязанность и предоставлено право подписи этих документов на бумажном носителе. ЭД, бумажные экземпляры которых оформляются первой и второй подписью, сопровождаются ЭЦП лиц, указанных в карточке образцов подписей, представленной бюджетополучателем в Управление. Право подписи ЭЦП специалистов Управления регламентируется Приказом руководителя Управления.
1.5. Документы, скрепленные подписями лиц сторонних организаций (накладная, акт приемки-передачи, акты выполненных работ, счета, счета фактуры и т. д.), передаются посредством СЭД ФК графическими копиями, полученными путем сканирования (формат jpg). При наличии технической возможности, графические копии документов прикрепляются к документам, к которым они прилагаются.
1.6. Отдел информационных технологий Управления организует в установленном порядке архивное хранение ЭД с ЭЦП в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, устанавливает и доводит до соответствующих отделов Управления и Отделений Управления порядок ведения и хранения электронных архивов документов.
1.7. При поступлении в СЭД ФК ЭД проходят проверку на корректность ЭЦП. Если, в результате проверки, ЭЦП признана верной, ЭД автоматически проставляется положительный статус. Если, в результате проверки, ЭЦП признана неверной, ЭД автоматически проставляется отрицательный статус. Дальнейшая обработка ЭД с отрицательным статусом не производится.
1.8. ЭД с положительным статусом принимаются к обработке ответственным исполнителем отдела расходов Управления.
1.9. Бумажные носители документов или реестры документов, сформированные на основании поступивших в СЭД ФК ЭД, и, распечатанные из СЭД ФК или из ППО «Центр-КС», скрепляются именным штампом ответственного исполнителя с указанием даты поступления документов и отметкой о принятии документов через СЭД ФК, например, «ЭЦП верна», «СЭД» и т. д.
1.10. После завершения ввода в базу данных ППО «Центр-КС» ЭД, ответственный исполнитель отдела расходов Управления производит сверку информации, полученной в СЭД ФК и загруженной в базу данных ППО «Центр-КС».
1.11. Платежные документы, подлежащие загрузке в ППО «Центр-КС» из СЭД ФК (платежные поручения, заявки на получение наличных и т. д.), могут быть распечатаны напрямую в СЭД ФК до их загрузки в ППО «Центр-КС». При этом ответственным исполнителем отдела расходов Управления проводится визуальный контроль:
- на правильность оформления;
- наличие основания для проведения платежа;
- на соответствие кодов бюджетной классификации назначению платежа.
При отрицательном результате контроля ЭД в СЭД ФК проставляется отрицательный статус. При положительном результате контроля, ЭД подлежит загрузке в ППО «Центр-КС» для осуществления последующих видов контроля (достаточность лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования, принятых БО для проведения кассовых выплат).
1.12. В условиях работы СЭД в Управлении сохраняется ведение дел «Лицевой счет» и «Документы дня» на бумажном носителе. Допустимо формирование приложений к делам в виде реестров (описей) платежных или расчетных документов на бумажных носителях. Кроме того, при большом массиве платежных документов, допустимо формирование приложений к делам в виде реестров в электронном виде, скрепленных ЭЦП соответствующих должностных лиц Управления.
2. Прием ЭД бюджетополучателей при осуществлении безналичных расчетов
2.1. Ответственный исполнитель отдела расходов Управления осуществляет проверку экспортированных в ППО «Центр-КС» платежных поручений на правильность оформления, наличие основания для провода платежа, лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования, принятых БО, на соответствие кодов бюджетной классификации назначению платежа. При необходимости (для осуществления визуального контроля), печатает платежные поручения или реестр платежных поручений. При отрицательном результате контроля, ответственный исполнитель отдела расходов Управления удаляет платежные поручения из ППО «Центр-КС» с одновременным изменением статуса ЭД на отрицательный в СЭД ФК. В этом случае статус изменяется вручную. Обоснование отказа указывается по соответствующему документу в СЭД ФК.
2.2. После осуществления соответствующего контроля распечатывает платежные поручения или реестры платежных поручений по каждому бюджетополучателю. Сформированные платежные поручения или реестр платежных поручений по каждому бюджетополучателю, скрепленные собственноручной подписью и именным штампом ответственного исполнителя отдела расходов Управления с указанием даты провода, документов являются приложением к делу отдела расходов Управления «Лицевой счет».
2.3. Для подтверждения оплаты платежных поручений бюджетополучателей Управления со счета ЕКС, отдел расходов Управления формирует и передает на исполнение в операционный отдел Управления в двух экземплярах реестр платежных поручений, скрепленный собственноручной подписью и именным штампом ответственного исполнителя отдела расходов Управления с указанием даты провода документов. Операционный отдел после обработки выписки банка возвращает один экземпляр реестра с отметкой об исполнении в отдел расходов.
2.4. На основании информации файлов ЭПД Отделений Управления и реестров отдела расходов Управления, операционный отдел Управления формирует в электронном виде файлы посылок электронных платежей на перечисление средств со счета ЕКС и реестры платежных поручений на перечисление средств со счета ЕКС. Реестры платежных поручений в электронном виде скрепляются ЭЦП руководителя и главного бухгалтера Управления и являются приложениями в электронном виде к делу «Документы дня» Управления. Допускается формирование реестров на бумажном носителе, в этом случае реестр скрепляется собственноручными подписями руководителя и главного бухгалтера Управления и оттиском печати.
2.5. Платежные поручения с видом платежа «почтой» или «телеграфом», полученные от бюджетополучателей Управления распечатываются и передаются отделом расходов Управления в операционный отдел Управления в необходимом количестве экземпляров. Платежные поручения с видом платежа «почтой» или «телеграфом», полученные от Отделений Управления, распечатываются операционным отделом Управления в необходимом количестве экземпляров. Все платежные поручения с видом платежа «почтой» или «телеграфом» скрепляются собственноручными подписями руководителя и главного бухгалтера Управления, оттиском печати и передаются в обслуживающий банк на исполнение не позднее 12 часов 00 минут текущего дня.
2.6. По запросу бюджетополучателя, ответственный исполнитель отдела расходов Управления проставляет на представленных бюджетополучателем на бумажном носителе платежных поручениях личную подпись и именной штамп с указанием даты провода документа. Отметки о принятии к учету документов проставляются ответственным исполнителем отдела расходов Управления на принятых к учету документах, только после проверки представленных документов на соответствие приложениям к делу «Лицевой счет» и состоянию оперативной информации ППО «Центр КС».
2.7. Платежи считаются проведенными по счету ЕКС после получения из обслуживающего банка подтверждения о списании средств со счета.
3. Прием ЭД бюджетополучателей при осуществлении наличных расчетов (получение наличных средств)
3.1. Ответственный исполнитель отдела расходов Управления осуществляет проверку экспортированных в ППО «Центр-КС» заявок на получение наличных денег на правильность оформления, наличие лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования, на соответствие показателей бюджетной классификации направлению использования средств, указанному в чеке. При отрицательном результате контроля, ответственный исполнитель отдела расходов Управления удаляет заявку на получение наличных денег из ППО «Центр-КС» с одновременным изменением статуса ЭД на отрицательный в СЭД ФК. Обоснование отказа указывается по соответствующему документу в СЭД ФК.
3.2. ЭД заявки на получение наличных денег с положительным статусом подлежат загрузке из СЭД ФК в ППО «Центр-КС» ответственным исполнителем отдела расходов Управления.
3.3. Сформированные заявки на получение наличных денег, скрепленные собственноручной подписью и именным штампом ответственного исполнителя отдела расходов Управления с указанием даты провода документов, являются приложением к делу Управления «Лицевой счет».
3.4. Отдел бюджетного учета и отчетности по операциям бюджетов Управления (по операциям по закрытому финансированию – отдел расходов Управления) на основании представленных получателями средств заявок формирует на бумажном носителе Справки ф. 0504833, отдельно на перечисление средств со счета ЕКС и отдельно на поступление на счет 40116.
3.5. После получения из обслуживающего банка выписки, подтверждающей списание со счета 40116 по денежным чекам, отдел бюджетного учета и отчетности по операциям бюджетов Управления (по операциям по закрытому финансированию – отдел расходов Управления) формирует на бумажном носителе Справку ф. 0504833, в которой указываются номера, даты и суммы денежных чеков, указанных в заявках.
3.6. По запросу бюджетополучателя, ответственный исполнитель отдела расходов Управления проставляет на представленных бюджетополучателем на бумажном носителе заявках на получение наличных денег личную подпись и именной штамп с указанием даты провода документа. Отметки о принятии к учету документов проставляются ответственным исполнителем отдела расходов Управления на принятых к учету документах, только после проверки представленных документов на соответствие приложениям к делу «Лицевой счет» и состоянию оперативной информации ППО «Центр КС».
4. Передача бюджетополучателям выписок из лицевых счетов и оформление на учет ЭД на возврат (восстановление кассовых выплат)
4.1. По результатам обработки первичных учетных документов за операционный день, отдел расходов Управления формирует в ППО «Центр-КС» и передает бюджетополучателю через СЭД ФК выписку из лицевого счета. При отсутствии технической возможности автоматического формирования структурированных файлов выписки из лицевого счета, ответственный исполнитель отдела расходов Управления формирует ее в ППО «Центр-КС» в формате xls для передачи бюджетополучателю через СЭД ФК
4.2. Операционный отдел Управления по мере загрузки платежных поручений на поступление на счет ЕКС формирует и распечатывает платежные поручения на поступление средств в двух экземплярах. Оформляет документы личной подписью и именным штампом с указанием даты провода документа. Распечатанные платежные поручения являются приложением к делам «Документы дня» и «Лицевой счет». Допускается печать платежных поручений в виде реестра, скрепленного на каждой странице личной подписью и именным штампом ответственного исполнителя с указанием даты провода документа.
4.3. Одновременно с выпиской из лицевого счета, ответственный исполнитель отдела расходов Управления формирует в ППО «Центр-КС» и передает бюджетополучателю через СЭД ФК:
- копию документа, подтверждающего возврат средств на лицевой счет;
- с
- справку ф.0504833, по оформлению на учет возврата по объявлению на взнос наличными.
4.4. При отсутствии технической возможности автоматического формирования структурированных файлов платежного документа и Справки ф.0504833, подтверждающих возврат средств на лицевой счет, ответственный исполнитель отдела расходов Управления формирует указанные документы в ППО «Центр-КС» в формате xls для передачи бюджетополучателю через СЭД ФК.
5. Передача ЭД при осуществлении операций по учету средств, полученных от предпринимательской и иной деятельности.
5.1. После осуществления процедуры уточнения платежных документов, подлежащих зачислению на лицевой счет получателя средств, полученных от предпринимательской и иной деятельности, ответственный исполнитель отдела расходов Управления формирует из соответствующего режима ППО «Центр-КС» в одном экземпляре реестр кредитовых поступлений отдельно по каждому бюджетополучателю, скрепляет реестр личной подписью и именным штампом с указанием даты провода документа. Реестр платежных документов, подлежащих зачислению на лицевой счет получателя средств, является приложением к делу «Лицевой счет».
5.2. Операционный отдел Управления, формирует в электронном виде реестр кредитовых документов по банковскому счету по всем поступившим за день платежным документам по счету, открытому Управлению на б/счет 40503. Реестры кредитовых документов скрепляются ЭЦП ответственного исполнителя операционного отдела Управления. Допускается формирование реестра кредитовых документов на бумажном носителе, в этом случае, каждая страница реестра скрепляется собственноручной подписью и именным штампом ответственного исполнителя операционного отдела Управления с указанием даты провода документов.
5.3. По результатам обработки первичных учетных документов за операционный день, отдел расходов Управления формирует в ППО «Центр-КС» и передает бюджетополучателю через СЭД ФК ЭД:
- выписку из лицевого счета получателя средств;
- Справку ф.0504833, по оформлению на учет возврата по объявлению на взнос наличными;
- кредитовые документы бюджетополучателя, прошедшие по выписке банка.
5.4. При отсутствии технической возможности автоматического формирования структурированных файлов выписки из лицевого счета, Справки ф.0504833 и кредитовых документов, ответственный исполнитель отдела расходов Управления формирует указанные документы в ППО «Центр-КС» в формате xls для передачи бюджетополучателю через СЭД ФК.
6. Принятие расходных расписаний от распорядителя средств бюджета
6.1. ЭД распорядителя с положительным статусом подлежат экспорту из СЭД ФК в ППО «Центр-КС» ответственным исполнителем отдела расходов Управления днем поступления расходного расписания. Временные ограничения по передаче ЭД устанавливается графиком работы Управления с бюджетополучателями.
6.2. Ответственный исполнитель отдела расходов Управления распечатывает полученные от распорядителя расходные расписания в ППО «Центр-КС» и осуществляет их проверку на соответствие требованиям действующего законодательства. При отрицательном результате контроля, ответственный исполнитель отдела расходов Управления удаляет расходные расписания из ППО «Центр-КС» с одновременным изменением статуса ЭД в СЭД ФК на отрицательный. Обоснование отказа указывается по соответствующему документу в СЭД ФК.
6.3. Расходные расписания с отметками ответственного исполнителя отдела расходов Управления являются приложениями к делу «Лицевой счет».
6.4. Ответственный исполнитель отдела расходов Управления по принятым к учету расходным расписаниям за текущий операционный день формирует на бумажном носителе и передает в отдел бюджетного учета и отчетности по операциям бюджетов опись расходных расписаний, скрепленную личной подписью и именным штампом с указанием даты провода документов. Опись расходных расписаний является приложением к делу «Документы дня».
7. Доведение расходных расписаний до нижестоящих распорядителей и получателей средств бюджета
7.1. После осуществления процедуры контроля расходных расписаний от вышестоящих распорядителей, поступивших в адрес распорядителей или получателей средств, обслуживающихся в Управлении, отдел расходов Управления формирует из соответствующего режима ППО «Центр-КС» расходные расписания в одном экземпляре. Оформляет документы личной подписью и именным штампом с указанием даты провода документа. Распечатанные расходные расписания являются приложением к делу «Лицевой счет».
7.2. Ответственный исполнитель отдела расходов Управления передает бюджетополучателю принятые к учету ЭД расходные расписания (структурированные файлы). Передача расходных расписаний осуществляется через СЭД ФК не позднее времени передачи выписки из лицевого счета, содержащей записи о проводе расходных расписаний.
7.3. Ответственный исполнитель отдела расходов Управления, по принятым к учету расходным расписаниям на передачу за текущий операционный день, формирует на бумажном носителе и передает в отдел бюджетного учета и отчетности по операциям бюджетов Управления опись расходных расписаний, скрепленную личной подписью и именным штампом с указанием даты провода документов. Опись расходных расписаний является приложением к делу «Документы дня».
8. Прием и передача ЭД при осуществлении операций по учету средств, полученных во временное распоряжение
8.1. Ответственный исполнитель операционного отдела Управления по мере загрузки платежных поручений на поступление средств, полученных во временное пользование, формирует и распечатывает платежные поручения на поступление средств в двух экземплярах. Оформляет документы личной подписью и именным штампом с указанием даты провода документа. Распечатанные платежные поручения являются приложением к делу «Лицевой счет» и «Документы дня». Один экземпляр с отметками ответственных исполнителей передается операционным отделом в отдел расходов. Допускается печать платежных поручений в виде реестра, скрепленного на каждой странице личной подписью и именным штампом ответственного исполнителя с указанием даты провода документа
8.2. По результатам обработки первичных учетных документов за операционный день, ответственный исполнитель отдела расходов Управления формирует в ППО «Центр-КС» и передает бюджетополучателю через СЭД ФК:
- выписку из лицевого счета по учету средств, поступающих во временное распоряжение;
- Справку ф.0504833, по оформлению на учет возврата по объявлению на взнос наличными;
- платежные документы на поступление средств в безналичном порядке.
8.3. При отсутствии технической возможности автоматического формирования структурированных файлов выписки из лицевого счета, Справки ф.0504833 и платежных поручений на поступление средств, ответственный исполнитель отдела расходов Управления формирует указанные документы в ППО «Центр-КС» в формате xls для передачи бюджетополучателю через СЭД ФК.
9. Прием и передача ЭД по операциям, связанным со сдачей в аренду имущества, находящегося в федеральной собственности
Оформление на учет ЛБО
9.1. Оформление на учет лимитов бюджетных обязательств производится ответственным исполнителем отдела расходов Управления на основании Уведомления о лимитах бюджетных обязательств по дополнительному бюджетному финансированию за счет арендных платежей (далее – Уведомления о ЛБО), представленного арендодателем днем поступления документа.
9.2. Уведомления о ЛБО направляются бюджетополучателями в Управление через СЭД ФК в виде ЭД. При отсутствии установленного нормативными документами Министерства Финансов России или Федерального Казначейства формата Уведомления о ЛБО, документ формируется и предоставляется арендодателем в формате xls.
9.3. ЭД Уведомлений о ЛБО, поступившие от арендодателей в формате xls, распечатываются ответственным исполнителем отдела расходов Управления из СЭД ФК в двух экземплярах.
9.4. Ответственный исполнитель отдела расходов Управления осуществляет проверку распечатанных Уведомлений о ЛБО, поступивших от арендодателей в формате xls, на правильность оформления. При отрицательном результате контроля, ответственный исполнитель отдела расходов Управления изменяет статус ЭД в СЭД ФК на отрицательный. При положительном результате сверки, Уведомления о ЛБО вводятся вручную в ППО «Центр-КС» ответственным исполнителем отдела расходов Управления днем поступления Уведомления о ЛБО в Управление.
9.5. ЭД Уведомлений о ЛБО, поступившие от арендодателей в структурированном виде, с положительным статусом подлежат загрузке из СЭД ФК в базу данных ППО «Центр-КС» ответственным исполнителем отдела расходов Управления днем поступления Уведомления о ЛБО в Управление.
9.6. Ответственный исполнитель отдела расходов Управления осуществляет проверку экспортированных в базу данных ППО «Центр-КС» ЭД Уведомлений о ЛБО, поступившие от арендодателей в структурированном виде, на правильность оформления. При отрицательном результате контроля, ответственный исполнитель отдела расходов Управления удаляет Уведомление о ЛБО из базы данных ППО «Центр-КС» с одновременным изменением статуса ЭД на отрицательный в СЭД ФК, с указанием причины отказа в приеме ЭД. Обоснование отказа указывается по соответствующему документу в СЭД ФК.
9.7. ЭД Уведомлений о ЛБО, поступившие от арендодателей в структурированном виде, распечатываются ответственным исполнителем отдела расходов Управления из СЭД ФК в двух экземплярах.
9.8. Распечатанные Уведомления о ЛБО скрепляются ответственным исполнителем отдела расходов Управления личной подписью и именным штампом с указанием даты провода документа. Один экземпляр Уведомления о ЛБО является приложением к делу «Лицевой счет», второй передается в отдел бюджетного учета и отчетности Управления к делу «Документы дня».
Оформление на учет источников дополнительного финансирования
9.9. Ответственный исполнитель отдела расходов Управления распечатывает из ППО «Центр-КС» платежные поручения на поступление источника дополнительного финансирования в одном экземпляре. Оформляет документы личной подписью и именным штампом с указанием даты провода документа. Распечатанные платежные поручения являются приложением к делу «Лицевой счет». Допускается печать платежных поручений в виде реестра, скрепленного на каждой странице личной подписью и именным штампом ответственного исполнителя с указанием даты провода документа.
9.10. После осуществления процедуры контроля ответственный исполнитель отдела расходов Управления оформляет на учет поступление источников дополнительного бюджетного финансирования на лицевые счета арендодателей.
9.11. Одновременно с выпиской из лицевого счета арендодателя, ответственный исполнитель отдела расходов Управления формирует в ППО «Центр-КС» и передает арендодателю через СЭД ФК:
- Справку ф.0504833, по оформлению на учет возврата по объявлению на взнос наличными;
- платежные документы по оформлению на учет возврата от контрагента;
- платежные поручения на поступление источников дополнительного финансирования.
9.12. При отсутствии технической возможности автоматического формирования структурированных файлов платежных документов подтверждающих возврат средств на лицевой счет и Справки ф.0504833, ответственный исполнитель отдела расходов Управления формирует указанные документы в ППО «Центр-КС» в формате xls для передачи бюджетополучателю через СЭД ФК.
10. Прием и передача ЭД при обеспечении наличными деньгами уполномоченных подразделений
10.1. Заявки на получение наличных денег передаются уполномоченными подразделениями через СЭД ФК накануне дня получения наличных денег.
10.2. Заявки на получение наличных денег, поступившие от уполномоченного подразделения, распечатываются ответственным исполнителем отдела расходов Управления из СЭД ФК.
10.3. Ответственный исполнитель отдела расходов Управления осуществляет проверку распечатанных заявок на получение наличных денег:
- на правильность оформления;
- на наличие свободного остатка для выдачи наличных денег (по ведомости операций уполномоченного подразделения получателя средств с наличными деньгами).
При отрицательном результате контроля, ответственный исполнитель отдела расходов Управления изменяет статус ЭД в СЭД ФК на отрицательный. При положительном результате сверки, ответственный исполнитель отдела расходов Управления вручную вводит в ППО «Центр-КС» чек на получение наличных денег без ввода заявки на получения наличных денег.
10.4. После получения из обслуживающего банка выписки, подтверждающей списание со счета 40116 по денежным чекам, отдел бюджетного учета и отчетности по операциям бюджетов Управления формирует на бумажном носителе Справку ф. 0504833, в которой указываются номера, даты и суммы денежных чеков, указанных в заявках.
10.5. По результатам провода операций по обеспечению наличными деньгами уполномоченных подразделений, ответственный исполнитель отдела расходов Управления, формирует в ППО «Центр-КС» ведомость операций уполномоченного подразделения получателя средств с наличными деньгами на бумажном носителе в одном экземпляре.
10.6. Сформированные заявки на получение наличных денег и ведомости операций уполномоченного подразделения получателя средств с наличными деньгами с отметками ответственного исполнителя являются приложением к делу «Лицевой счет».
10.7. Ведомость операций уполномоченного подразделения получателя средств с наличными деньгами, сформированная в ППО «Центр-КС», передается уполномоченному подразделению ответственным исполнителем отдела расходов Управления через СЭД ФК.
10.8. При отсутствии технической возможности автоматического формирования структурированных файлов ведомости операций уполномоченного подразделения получателя средств с наличными деньгами, ответственный исполнитель отдела расходов Управления формирует указанные документы в ППО «Центр-КС» в формате xls, с последующей загрузкой в СЭД ФК.
(2006_5.doc)
Приложение 2
Информация по правилам работы в условиях системы электронного документооборота для бюджетополучателя
1. В процессе обмена информацией в условиях системы электронного документооборота (далее - СЭД) между Управлением и бюджетополучателем, используются форматы электронных документов (далее - ЭД), определенные соответствующими нормативными документами Федерального казначейства. Перечень документов, подлежащих передаче бюджетополучателем, а также формат их передачи (структурированный файл, неструктурированный файл, файл, полученный путем сканирования) согласовываются с Управлением.
2. При корректной передаче ЭД посредством СЭД, бюджетополучатель не предоставляет в Управление платежные поручения на бумажном носителе.
3. Бюджетополучатель несет полную ответственность за содержание ЭД.
4. При сбое программного обеспечения или других форс-мажорных обстоятельствах, допускается предоставление бюджетополучателем платежных поручений и других документов, необходимых для осуществления операций, на бумажном носителе. Правила оформления платежных документов, а также количество экземпляров регулируются нормами действующего законодательства, требованиями Банка России и Управления.
5. Обмен документами между Управлением и бюджетополучателями, лицевые счета которым открыты в Управлении, производится через систему электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП).
6. ЭД подписываются ЭЦП должностных лиц, на которых возложена обязанность и предоставлено право подписи этих документов на бумажном носителе. ЭД, бумажные экземпляры которых оформляются первой и второй подписью, сопровождаются ЭЦП лиц, указанных в карточке образцов подписей, представленной бюджетополучателем в Управление.
7. Документы, скрепленные подписями лиц сторонних организаций (накладная, акт приемки-передачи, акты выполненных работ, счета, счета фактуры и т. д.), передаются посредством СЭД графическими копиями, полученными путем сканирования (формат jpg). При наличии технической возможности, графические копии документов прикрепляются к документам, к которым они прилагаются.
8. После отправления ЭД на исполнение в Управление, бюджетополучатель ожидает в СЭД ФК информацию о принятии к исполнению платежных документов. Результат приема определяется статусом, проставленным отдельно на каждый документ.
9. Отрицательный статус приема (за исключением статусов конкретно сообщающих об ошибках, например, «ЭЦП неверна» или «ЭЦП неправомочна») подкрепляется Управлением обоснованием причин отказа в приеме ЭД к исполнению. Обоснование отказа указано в соответствующем поле документа с отрицательным статусом, либо отдельным ЭД произвольного формата.
10. По запросу бюджетополучателя ответственный исполнитель отдела расходов Управления после сверки с информацией БД проставляет на учтенных и представленных на бумажном носителе платежных документах личную подпись и именной штамп с указанием даты провода документа.
11. Платежные документы считаются проведенными после получения по СЭД ФК выписки по лицевому счету бюджетополучателя с отметками о проводе представленных ЭД.
12. Бюджетополучатель обеспечивает в установленном порядке хранение всех документов, отправленных на исполнение в Управление в электронном виде.
Приложение 3
Характеристика статусов документов,
используемых при работе в условиях СЭД
ЭЦП не верна – статус присваивается, если при проверке ЭЦП на принимающей стороне возникла ошибка (изменение полей документа, сбой передачи и т. д.). Документ нужно создать заново и повторить отправку.
ЭЦП не правомочна – статус присваивается, если эта подпись реальна, но у её владельца нет права подписывать этот документ. Этот статус также будет присваиваться в случае неправильной настройки программы.
Принят – статус присваивается, если документ получен и принят к исполнению.
Отказан – статус присваивается документу, если он получен, но не принят к исполнению (не соответствует правилам оформления документов или исполнение документа там невозможно). Обоснование отказа можно увидеть в поле Сообщение при просмотре документа.
Исполнен – статус присваивается, если документ исполнен.
Приложение 4
Возможные варианты работы Отделений Управления в части отдельных пунктов настоящего порядка
1. При поступлении в Отделение Управления заявок на получение наличных денежных средств через СЭД ФК, ответственный специалист Отделения Управления может самостоятельно выписать чек на получение наличных и передать его в обслуживающий банк на исполнение. В этом случае, бюджетополучателю не приходится приносить в Отделение Управления на исполнение заполненный чек (практически полностью исключается присутствие бюджетополучателя в Отделении Управления). При большом документообороте с наличными средствами использование данного варианта рекомендуется только в исключительных случаях.
2. Использование варианта с выпиской чеков Отделением Управления возможно и для уполномоченных подразделений. Кроме того, возможен вариант принятия к учету заявок на получение наличных средств от уполномоченного подразделения в день получения наличных.
3. Печать ЭД возможна как из СЭД ФК, так и из ППО «Центр-КС». Отделение вправе выбрать форму печати документов (отдельные документы или реестры платежных документов), а также способ хранения документов (бумажный или электронный носитель). Документы, распечатанные в СЭД ФК и непрошедшие входной контроль, не подлежат загрузке в ППО «Центр-КС». Все документы в электронном виде хранятся с ЭЦП лиц, которым предоставлено право подписи этих документов на бумажном носителе. Право подписи ЭЦП регламентируется Приказом руководителя Отделения. Хранение документов в электронном виде является приоритетным для Отделений с большим документооборотом. Документы и реестры документов с небольшим объемом информации лучше хранить на бумажных носителях. Формы и способ хранения документов должны быть утверждены внутренними документами Отделения.
Приложение 5
График работы Управления с бюджетополучателями
Операция | Время предоставления документов на бумажном носителе | Время предоставления ЭД |
1. Предоставление в Управление платежных поручений на осуществление кассового расхода ФБ, ВБС, средств, поступивших во временное распоряжение | ||
- для оплаты «на завтра» | 12-30 | 14-00 (13-00) |
- для оплаты «на послезавтра» | После 14-00 (13-00) | |
2. Предоставление в Управление заявок на получение наличных средств (накануне дня получения наличных) | 12-30 | До 14-00 |
3. Предоставление в Управление расшифровок к договорам для принятия на учет БО | ||
- для оформления на учет текущей датой | 12-30 | До 16-00 |
- для оформления на учет «на завтра» | После 16-00 | |
4. Предоставление в Управление расходных расписаний | ||
- для оформления на учет текущей датой | 12-30 | 15-30 (14-30) |
- для оформления на учет «на завтра» | До 17-00 | После 15-30 (14-30) |
5. Предоставление в Управление уведомлений на доведение ЛБО (аренда) | ||
- для оформления на учет текущей датой | 12-30 | До 16-00 |
- для оформления на учет «на завтра» | После 16-00 | |
6. Предоставление в Управление Уведомлений об уточнении КБК | ||
- для оформления на учет текущей датой | 12-30 | До 16-00 |
- для оформления на учет «на завтра» | После 16-00 |
