Анализ проведения последующего внутреннего контроля по Отделению по Духовщинскому району Управления Федерального казначейства по Смоленской области
Отделение по Духовщинскому району УФК по Смоленской области (далее Отделение) в соответствии с приказом «Об утверждении Временного положения по осуществлению внутреннего контроля в отделениях Управления Федерального казначейства по Смоленской области и внутреннего аудита в Управлении Федерального казначейства по Смоленской области» осуществляет ежедневный последующий внутренний контроль.
Приказом по Отделению закреплен сотрудник, ответственный за внутренний контроль и аудит, осуществляющий ежедневный последующий контроль.
Обязанности по проведению контроля закреплены в должностном регламенте этого сотрудника. Для проведения контроля документов операционного дня согласно Приказа УФК по Смоленской области разработаны и утверждены руководителем Отделения программы проверок по каждому балансовому счету. Также по каждому балансовому счету были заведены журналы последующего контроля, которые занесены в номенклатуру дел Отделения.
Целью проверок является:
а) контроль за соблюдением порядка формирования и размещения в установленных каталогах локальной вычислительной сети Отделения электронных документов за операционный день;
б) наличием электронно-цифровых подписей ответственных исполнителей отделов электронных документов, размещаемых в электронных архивах локальной вычислительной сети;
в) правильностью оформления платежных документов и их соответствием документам, отраженным в электронном виде в ППО «Центр-КС»;
г) соответствие кодов бюджетной классификации, указанных в платежных документах, содержанию проводимой операции;
д) своевременность разблокировки средств, поступивших без права расходования;
е) соответствие данных операционного дня данным документов по бюджетному учету.
Согласно действующего приказа Отделения от 01.01.2001 №3а документы операционного дня от отдела расходов и отдела бюджетного учета и отчетности передаются на проверку сотруднику, ответственному за внутренний контроль своевременно. В «Журнале проведения последующего контроля» регистрируется дата предоставления документов операционного дня.
При выявлении нарушений замечания регистрируются в журнале, документы с замечаниями возвращаются начальнику соответствующего отдела на доработку. После исправления ошибок в журнале делается отметка об исправлении. При отсутствии замечаний делается отметка «Замечаний нет».
При осуществлении внутреннего контроля самыми распространенными ошибками являются отсутствие подписей должностных лиц и исполнителей, отсутствие штампа или проставлен не тот штамп в части документов, хранящихся на бумажных носителях. При проверке электронных архивов распространенными ошибками являются такие, как: файлы заархивированы архиватором arj, а не rar; файлы не подписаны ЭЦП главным бухгалтером, руководителем; отсутствие в электронном архиве электронных документов операционного дня, иногда несоответствие учетных данных с выходными формами. Ежеквартально составляется Отчет о результатах ежедневного контроля и проводится совещание Отделения по результатам последующего внутреннего контроля, на котором подводятся итоги контроля и принимаются решения об устранении и недопущении ошибок в дальнейшем.
Анализ выявленных ошибок в Отделении.
Наименование типичных ошибок | Количество ошибок за 2009 г. | Количество ошибок 2010 г. |
Отсутствие подписи должностных лиц и исполнителей | 19 | 8 |
Отсутствие штампа | 5 | 2 |
Файл заархивирован архиватором arj, а не rar | - | 9 |
Файлы не подписаны ЭЦП руководителя, гл. бухгалтера | - | 15 |
Отсутствие в архиве электронных документов операционного дня | - | 9 |
Неверно сформированы документы операционного дня | - | 3 |
Данные журнала №8 не соответствуют главной книге | 1 | - |
Итого | 25 | 46 |
Из данных таблицы видим, что общее количество ошибок в 2010 году выросло по сравнению с 2009 годом. Это объясняется тем, что в 2010 году Отделение перешло на ведение электронного архива и в основном ошибки допущены в части ведения электронного архива. Что касается документов на бумажных носителях процент выявленных ошибок снизился более чем на 50%.
Исп. старший казначей
И
