Учет в операционных кассах

Операционные кассы обслуживаются кассирами-операцио­нистами, которые получают наличные средства за проданные ценности. Оформляются данные расчеты с применением кассовых аппаратов. Наличные расчеты по Закону РФ от 01.01.2001 г. № 54 ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов с использованием платежных карт” производятся с обязательным применением ККМ (о чем говорилось раньше, см. раздел 1.2).

ККМ является инструментом контроля со стороны государства за налично-денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходова­ния наличной денежной выручки.

К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изу­чившие Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Подготовку касси­ров-операционистов по вопросам применения ККМ осуществляют Цен­тры технического обслуживания с выдачей документа о том, что данный кассир прошел курс обучения и подготовлен к работе на данной модели машины.

На каждую ККМ администрация организации должна завести Жур­нал кассира-операциониста по форме № КМ-4. Форма журнала, действу­ющая с 1 января 1999 г., приводится в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов.

Журнал по форме № КМ-4 применяется для учета операций по при­ходу и расходу наличных денег по каждой ККМ организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Он должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен под­писями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бух­галтера организации и печатью.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без пома­рок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главно­го (старшего) бухгалтера организации.

В журнале кассира-операциониста указываются:

- дата (число, месяц, год);

- номер счетчика – номера секционных счетчиков;

- показания контролирующего счетчика, регистрирующего перевод суммирующих денежных счетчиков – счетчика в режиме “Z”, кото­рый увеличивается на единицу при переводе суммирующих денеж­ных счетчиков на нули;

- показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);

- подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на начало дня (смены);

- показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);

- сумма выручки за день (смену) по показаниям суммирующих де­нежных счетчиков;

- сумма денежной наличности, сданной директору (кассиру, старше­му кассиру);

- сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупате­лями покупок расчетными чеками и другими платежными сред­ствами);

- общая сумма выручки;

- денежный остаток на конец дня в кассе;

- сумма недостачи (излишков), выявленной в результате проверки;

- сумма возвращенных покупателям денег по неиспользованным чекам (в случае возврата товара покупателем или ошибочно пробито­го кассиром-операционистом чека) с приложением акта;

-подписи на конец дня кассира и администрации о том, что деньги и оплаченные документы сдал (кассир); показатели снимал, деньги оплаченными документами принял (представитель администрации).

В организациях, где имеется несколько ККМ, на каждую из них должен быть заведен отдельный журнал кассира-операциониста.


Учет денежных документов и хранение денежных средств

К денежным документам относят марки государственных пошлин и сборов, почтовые и вексельные марки, оплаченные, но не выданные авиабилеты, путевки в дома отдыха и санатории, извещения о денежных переводах, не поступивших на счета в банке или в кассу, и др. Акционерные общества собственные акции, выкупленные у акционеров для их последующей перепродажи или аннулирования, учитывают на специальном счете 81 “Собственные акции (доли)”.

Денежные документы хранятся обычно в кассе организации и учитываются на отдельном субсчете к бухгалтерскому счету Кассы. Аналитический учет этих ценностей ведется по их видам.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

Руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организаций не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Все наличные деньги и ценные бумаги в организациях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условлен­ных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и т. п. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

Кассир – должностное лицо, на которое возложена обязанность учета, приема, хранения и выдачи денег из кассы. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитыва­ются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии ру­ководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии ко­миссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результа­тах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда, выпла­ты пособий по социальному страхованию, стипендий могут произво­диться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми за­ключается договор о материальной ответственности и на которых рас­пространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при усло­вии заключения с ним договора о материальной ответственности.

Инвентаризация и ревизия кассы

Инвентаризация наличия финансовых средств в кассе производится согласно положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся. Результаты инвентаризации оформляются актом по форме № ИНВ-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации – решение по результатам инвентаризации. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации:

Дебет счета 50 “Касса”

Кредит счета 99 “Прибыли и убытки”

В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью:

1. Дебет счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”

Кредит счета 50 “Касса”

2. Дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”

Кредит счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых опе­раций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалте­ров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассо­вой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассо­вых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).

Практическая часть.

1.  Что относится к денежным документам?

2.  Какие функции выполняет кассир?

3.  Что означает ККМ?