Инструкция по работе с формой «Потребность в СЭД»
В целях определения потребности в подключении работников ОИВ, подведомственных администрации области и ОИВ учреждений (предприятий), органов местного самоуправления, подведомственных органам местного управления учреждений (предприятий) к системе электронного документооборота (далее – СЭД) вводится в эксплуатацию форма отчета «Потребность в СЭД».
Информация для ОМСУ:
Органы местного самоуправления должны вносить информацию о потребности только за себя и за те структурные подразделения, которые отсутствуют в системе РИАС. Структурные подразделения, зарегистрированные в системе, независимо от того, являются они юридическими лицами или нет, заполняют сведения о потребности в СЭД самостоятельно.
Пример: в структуре каталогов Тамбовского района в системе РИАС заведены следующие структурные подразделения:
Примечание. Под контрагентами Тамбовский_01–03 подразумеваются структурные подразделения: организационный отдел, отдел культуры и архивного дела и отдел ЗАГС администрации Тамбовского района.
Соответственно при формировании сведений, администрация Тамбовского района данные по этим структурным подразделениям учитывать не будет, поскольку каждое из них самостоятельно сформирует сведения о потребности в СЭД.
Для начала работы необходимо выбрать нужную форму отчета (в данном случае это форма «Потребность в СЭД») из имеющегося списка на нужный отчетный период.
Открытие формы производится двойным кликом по ней левой клавишей мыши. Внешний вид формы представлен на скриншоте ниже.
Поля, недоступные для редактирования имеют фоновое выделение, у полей, предназначенных для ввода данных, фон отсутствует.
Важно! Данные на отчетную дату «01.01.2016» должны отличаться от данных на дату «01.01.2015» только в том случае, когда планируются какие-либо изменения (например, кадровые). Если никаких изменений не планируется, значения по графам «01.01.2015» и «01.01.2016» дублируются.
На скриншоте ниже приведен пример заполнения отчета в ситуации, когда никаких кадровых или организационных изменений в ближайший год не предвидится.
Внимание! Все показатели отчета должны быть заполнены, иначе при проверке система выведет ошибку. По всем строкам, кроме последней, значения должны быть также больше нуля, поскольку как минимум 1 работник в учреждении имеет право подписи (например, руководитель), присутствует как минимум 1 рабочее место по регистрации документов и соответственно как минимум 1 рабочее место нуждается в подключении к СЭД.
После заполнения формы, значения необходимо сохранить и проверить (о том, что в отчете присутствуют несохраненные значения, свидетельствует красный цвет заголовка формы). Все указанные манипуляции производятся вызовом контекстного меню (нажатием правой клавиши мыши), путем выбора нужной пиктограммы пиктографического меню или выбором соответствующей функции кнопки «Действия».
или
Типичные ошибки:
1. Пустые ячейки.
Все показатели отчета должны быть заполнены, в противном случае система выдаст следующую ошибку при проверке значений.
Сообщение об ошибке:
2. Нулевые значения по каким-либо строкам, за исключением последней.
Логическая ошибка: очевидно, что как минимум 1 человек в учреждении присутствует и уполномочен подписывать исходящую корреспонденцию (например, руководитель), соответственно как минимум одно рабочее место нуждается в подключении к системе электронного документооборота.
Системное сообщение при проверке данных:
3. Превышение значений по строкам «в том числе» общего количества работников (рабочих мест).
Логическая ошибка, значения по строкам «в том числе» не могут превышать значений, из общего числа которых производится выборка.
Сообщения об ошибках в этих случаях следующие:
