Обзор систем электронного документооборота (СЭД), внедренных на предприятиях в РФ
– Руководитель транзакционных систем, -консультационная группа РБС»
1. Обзор рынка СЭД, внедрения СЭД на крупных предприятиях
Российскому рынку автоматизированных систем электронного документооборота уже более 10 лет. Потребность российских предприятий в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает расти. За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся как собственной разработкой систем электронного документооборота, так и поставкой зарубежных СЭД.
Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, получивших наибольшую известность в России:
§ Используется СУБД Microsoft SQL: Directum, DocsVision: Делопроизводство, Грандок;
§ Используется СУБД Lotus Notes: CompanyMedia, Босс-Референт, Эскадо;
§ Используется СУБД собственной разработки: Евфрат – Документооборот, Эффект-Офис;
§ Возможность использования различных платформ (MS SQL, Oracle): Дело, Кодекс-Документооборот, LanDocs, Documentum, Hummingbird Enterprise.
По результатам 2007 года в государственном секторе по количеству успешных проектов внедрения автоматизированных систем электронного документооборота лидируют следующие системы:
1. CompanyMedia – более 1200 проектов;
2. Дело – более 1000 проектов;
3. Dis – системы – более 800 проектов;
4. Босс – Референт – более 200 проектов;
5. Гран-Док – более 120 проектов;
6. Documentum – более 50.
Потребители АСЭД — это в основном крупные и средние организации: на предприятия численностью работающих более 500 человек приходится почти половина всех внедрений, в том числе почти треть рынка — на компании с количеством сотрудников выше 1000. Доля малых компаний (до 50 человек) в общей структуре рынка составляет 14%. В то же время основной спрос сконцентрирован на проектах, в ходе которых автоматизируется от 31 до 200 мест, на их долю суммарно приходится более половины всех внедрений.
Если говорить о внедрении систем на крупных предприятиях государственного сектора, то следует выделить следующие внедрения:
1. CompanyMedia©-Делопроизводство, «ИнтерТраст»: Администрация муниципального образования Тазовский район ЯНАО; Министерство имущественных отношений Московской области и д. р.
2. Дело, «Электронные офисные системы»: Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (с 1999 по настоящий день); Органы местного самоуправления Московской области; ЦБ РФ (1996 – по сей день) и. т.д.
3. Босс-Референт, Компания Аплан («Дочка» компании АйТи): общее число инсталляций БОСС-Референт на сегодняшний день превышает несколько десятков тысяч - Администрация г. Якутска, Администрация Воронежской области, Администрация г. Казань, Краснодарский краевой суд, Красноярский краевой суд, МВД РФ, г. Москва, Министерство по налогам и сборам, г. Москва, Министерство Природных Ресурсов, г. Москва, Пенсионный фонд РФ, Москва, Представительство республики Башкортостан, г. Москва и др.
4. DocsVision «Делопроизводство», Компания «DocsVision»: Министерство экономического развития и торговли России, Владивостокский Морской Торговый Порт, Академия Государственной службы при Президенте Казахстана, Управление Октябрьской ЖД, Администрация городского округа Самара, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, ГУ «Информационно-аналитический центр Федерального дорожного агентства» (ГУ «Росдоринформсвязь») и др.
5. Кодекс, Документооборот Информационно-правовой консорциум «Кодекс»: Министерство юстиции Российской Федерации, Главные управления Минюста России по Федеральным округам, Подведомственные Минюсту России Федеральные службы с их территориальными управлениями, Федеральное агентство по энергетике (бывшее Минэнерго), Территориальное управление Роспотребнадзор по Санкт-Петербургу, различные органы власти субъектов федерации и местного самоуправления. Конец формы
2. Проблемы предприятий при внедрении систем электронного документооборота и пути их решения
При внедрении СЭД предприятиям приходится сталкиваться со следующими основными проблемами:
Объективные факторы:
§ слабая регламентация и формализация бизнес – процессов, отсутствие корпоративных стандартов;
§ постоянные структурные изменения;
Человеческий фактор:
§ наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия;
§ недостаточное количество сотрудников и отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД;
Фактор руководства:
§ недостаточное участие или отсутствие воли руководителя при внедрении СЭД;
Проектные факторы:
§ слабое или неэффективное управление проектом;
§ недостаточный, неэффективный обмен (передача) знаний между участниками проекта, отсутствие необходимых по частоте и длительности коммуникаций между участниками проекта;
Если говорить конкретно о государственных ведомствах, то тут присутствует своя специфика, которую так же следует учитывать при внедрении СЭД. Так для государственных ведомств обычно характерны большая территориальная разобщенность (региональная структура), сложная иерархия управления с множеством ступеней, необеспеченность электронными коммуникациями, слабая стандартизация уже имеющихся информационных технологий. Вместе с тем государственные органы всегда предъявляют высокие требования к обеспечению безопасности данных и ограничения доступа.
Десять приемов преодоления общих проблем внедрения СЭД:
1. Необходимо осуществлять переход к системе электронного документооборота постепенно, для этого для начала запускают «пилотный» проект. «Пилот» – это прототип системы, который не реализует всю требуемую функциональность и стоит до 10% от конечной стоимости системы. Например, сначала можно внедрить только электронную почту или автоматизировать процесс обработки входящей/исходящей корреспонденции.
2. На этапе подготовительной работы найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать "отстающим" осваивать новую безбумажную технологию работы.
3. Сделать руководителя предприятия убежденным сторонником внедрения системы документооборота.
4. При постоянных структурных изменениях на предприятии, необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны такому его состоянию. Например, даже при наличии достаточно неформализованной организационной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив.
5. В случае слабой регламентации бизнес – процессов и отсутствия корпоративных стандартов необходимо начать проект с анализа деятельности предприятия и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел.
3. Глубина внедрения СЭД: распределение рабочих мест, организация электронного документооборота в удаленных подразделениях
Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной.
При этом переход к системе электронного документооборота необходимо осуществлять постепенно. Распределение рабочих мест между сотрудниками и подразделениями определяется по составу первоочередных задач. Как правило, в первую очередь СЭД обязательно устанавливается на рабочие места сотрудников Канцелярии (делопроизводители, секретари, работники архива), руководителей предприятия и структурных подразделений, а также на рабочие места 2-3 исполнителей в каждом подразделении, задействованном в данном процессе. По мере наращения функциональности к работе с системой подключаются остальные сотрудники.
Очень часто при внедрении СЭД отдельным вопросом, требующим рассмотрения, является организация электронного документооборота в удаленных подразделениях. Ответом на данный вопрос является организация единого пространства СЭД. Данные при этом могут храниться как на одном сервере, так и распределяться по нескольким серверам. Но логика работы (список справочников, маршрутов документов и т. д.) остается единой для всех пользователей системы. Вариантами такой организации работ могут служить: репликация; терминальный доступ; веб-доступ.
4. Статистика охвата СЭД различных отраслей
По данным аналитического агентства CNews в 2008 наибольшее количество автоматизированных мест приходится на госсектор - 32%, услуги, включая финансы и страхование - 22%, производство и промышленность - 16%, ТЭК/нефтегаз - 11%, торговля – 8%, прочее – 8%, телеком – 3%.
Такая доля внедрений систем электронного документооборота в государственном секторе не случайна. Принятие Федеральной целевой программы «Электронная Россия» на 2002-2010, а также запуск проекта создания Электронного правительства явились мощным посылом для органов власти по внедрению систем электронного документооборота.
Необходимость реализации государственной программы приводит к тому, что госструктуры активно внедряют СЭД, обеспечивая таким образом значительные по сравнению с другими годами темпы развития и объемы рынка СЭД.
5. Перспективы развития СЭД на предприятиях
В сегодняшних условиях финансового кризиса и экономического спада перед руководством всех предприятий стоят задачи быстрого сокращения затрат, поиска «узких мест» в управлении, снижающих его эффективность. Принимаемые с этой целью управленческие решения требуют жесткого контроля исполнения, а ситуация в управлении требует большей прозрачности.
Внедрение программного обеспечения, способного решить обозначенные задачи позволит прямо сейчас получить значительное сокращение непроизводительных затрат в основной деятельности предприятия, снизить общий уровень накладных расходов.
При этом все большее количество предприятий ориентируются на решения, способные быстрее давать отдачу на критичных для предприятия в условиях кризиса функциях и процессах. Традиционные компоненты хорошо интегрированных корпоративных информационных систем интегрированы между собой по справочным и учетным данным, но обработка связанных с задачами документов и объединение всех операций в единый управляемый бизнес-процесс остается, как правило, за рамками таких систем. Именно системы электронного документооборота восполняют этот пробел, предоставляя средства управления документами и бизнес-процессами, а также механизмы интеграции ИТ-систем.
Наиболее яркими тенденциями сегодня являются автоматизация именно управленческого документооборота, развитие технологии WorkFlow, сближение автоматизации общего и внутреннего документооборота и интеграция его со смежными информационными системами — в том числе с такими системами как ERP, CRM и бизнес-аналитикой, разработка «заточенных» под бизнес-процессы Предприятия решений. При этом все более популярными становятся системы класса ECM, решающие задачи не только традиционного документооборота, но и «способные» организовать единое информационное пространство для предприятий, имеющих территориально-распределенную сеть.
