Приложение № к договору №__ от _____ 2012 года
Техническая спецификация
на научно-техническую обработку документации
ГУ «Департамент статистики Павлодарской области»
1. Общие требования
1.1. Технические и качественные характеристики работ не должны противоречить обязательным требованиям, устанавливаемым «Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» от 21 декабря 2011 года, «Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами» от 22 декабря 2011 года, «Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» от 26 декабря 2011 года, «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» от 01.01.01 года.
1.2. Научно-техническая обработка документации должна осуществляться согласно номенклатуре дел ГУ «Департамент статистики Павлодарской области». Научно-технической обработке документации подлежат документы за период с 2006 по 2009 годы, всего составляют: дел постоянного хранения – 1270 дел; по личному составу – 21 дело; временного хранения – 2375 дел.
1.3. Составленные после обработки Описи дел постоянного хранения и дел по личному составу, Акты о выделении к уничтожению документов и дел не подлежащих хранению должны быть предварительно согласованы с экспертной комиссией ГУ «Департамент статистики Павлодарской области», утверждены и согласованы с Областной экспертно-проверочной комиссией без замечаний.
1.4. Место производства научно - технической обработки документации в помещении ГУ «Департамент статистики Павлодарской области» по адресу без вывоза за его пределы. Время выполнения работ: в рабочие дни с 900 часов до 1800часов.
1.5. Потенциальный Поставщик в обязательном порядке должен иметь:
- в штате дипломированных специалистов по архивному делу, архивистов и специалистов, имеющих опыт работы в архивном деле не менее 2-х лет;
- опыт работы с управленческой документацией государственных учреждений по подготовке и сдаче их на хранение в Государственный архив не менее 2-х лет.
1.6. Канцелярские принадлежности и оборудование, необходимое для производства работ по научно-технической обработке документов за счет потенциального Поставщика.
1.7. Срок окончания работ устанавливается 15 декабря 2012 года.
2. Требования к выполняемым работам
Научно-техническая обработка документации | |
Кол-во дел всего – 4024 шт. | |
Наименование видов работ | |
2.1 | составление исторической справки на фонд организации областного уровня |
2.2 | составление плана упорядочения документов и дел организации областного уровня |
2.3 | разработка схем систематизации дел фондов организации областного уровня |
2.4 | систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов и дел внутри фондов по годам, по видам, по алфавиту |
2.5 | проведение экспертизы научной и практической ценности управленческой документации с полистным просмотром и без полистного просмотра документов |
2.6 | проведение экспертизы научной и практической ценности документов по личному составу (в т. ч. личных дел) с полистным просмотром и без полистного просмотра документов |
2.7 | формирование дел из россыпи документов и переформирование дел управленческой документации и из дел по личному составу |
2.8 | составление внутренних описей документов в делах управленческой документации и комплексах личных дел |
2.9 | систематизация карточек на дела с заголовками по структурному или предметно-тематическому признакам и по номинальному, хронологическому признаку или по алфавиту |
2.10 | редактирование заголовков дел с частичным просмотром дел и без просмотра дел |
2.11 | простановка архивных шифров на карточках |
2.12 | подшивка дел управленческой документации и личных дел |
2.13 | нумерация листов в делах объёмом свыше 50 листов |
2.14 | оформление обложек дел или титульных листов при отсутствии типографской обложки или титула организации |
2.15 | вклеивание титульных и заверительных листов |
2.16 | систематизация дел внутри фондов организации по годам |
2.17 | простановка архивных шифров на обложках дел с простановкой штампов |
2.18 | написание ярлыков |
2.19 | составление описей дел |
2.20 | оформление описей |
2.21 | составление актов о выделении к уничтожению документов и дел не подлежащих хранению |
Составлен:
Ведущий специалист
