СТБ 1221-2000
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ Беларусь
_______________________________________________________________________
Документы электронные
Правила выполнения, обращения и хранения
Дакументы электронныя
Правiлы выканання, абарачэння i захавання
Electronic Records
Regulations of Implementation, Use and Preservation
Дата введения 1999-00-00
Издание официальное
Госстандарт
Минск
СТБ
 |
УДК
Ключевые слова: документы электронные; документы электронные официальные; документа электронного жизненный цикл; документа электронного идентификация; архив; хранение архивное документов электронных; документы сопроводительные.
ОКС 35.240.01
 |
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Государственным научно-производственным предприятием «Агат-Систем» (ГНПП «Агат-Систем»), Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) и Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации (БелНИЦЭД).
ВНЕСЕН Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
2 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 1999 г.
3 ПРИМЕНЯЕТСЯ СОВМЕСТНО С ГОСТ 28388-89.
Настоящий стандарт не может быть тиражирован и распространен без разрешения Госстандарта Республики Беларусь
 |
Издан на русском языке
Содержание
1 Область применения........................................................................................................................................... 1
2 Нормативные ссылки........................................................................................................................................ 1
3 Определения.............................................................................................................................................................. 2
4 Обозначения и сокращения......................................................................................................................... 4
5 Общие требования................................................................................................................................................. 4
6 Планирование жизненного цикла........................................................................................................... 5
7 Идентификация электронных документов..................................................................................... 6
8 Удостоверение подлинности электронных документов................................................... 7
9 Защита электронных документов.......................................................................................................... 7
10 Порядок внесения изменений..................................................................................................................... 7
11 Учет и хранение электронных документов в ведомственном архиве................. 8
12 Передача электронных документов в государственный архив............................... 9
СТБ -99
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
_____________________________________________________________________
Документы электронные
Правила выполнения, обращения и хранения
_______________________________________________________________
Дата введения 1999-00-00
1 Область применения
1.1 Настоящий стандарт распространяется на документы, выполняемые на машинных носителях, в том числе создаваемые в соответствии с требованиями на конструкторскую, программную, технологическую, проектную и другую научно-техническую документацию или в соответствии с требованиями унифицированных систем документации.
1.2 Настоящий стандарт устанавливает требования к порядку создания, оперативного обращения и архивного хранения электронных документов.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:
СТБ 982-94 “Информационная технология. Термины и определения”;
СТБ 6.10.1-95 “Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения”;
СТБ –99а “Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи”;
СТБ –99б “Информационная технология. Защита информации. Функция хэширования”;
ГОСТ 16487-83 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”;
ГОСТ 12.1.004 “ССБТ. Пожарная безопасность. Общие требования”;
Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».
3 Определения
В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
Архив - по ГОСТ 16487.
Архивный фонд – по Закону Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».
Ведомственный архив – по ГОСТ 16487.
Ведомственное хранение документов – по ГОСТ 16487.
Государственный архив – по ГОСТ 16487.
Государственное хранение документов – по ГОСТ 16487.
Данные – информация, представленная в формализованном виде, пригодном для автоматизированной обработки.
Документирование – по ГОСТ 16487.
Документ – по ГОСТ 16487.
Документ электронный – идентифицированная информация, записанная на магнитно-оптическом носителе и отвечающая определению документа.
Жизненный цикл электронного документа - стадии создания, оперативного обращения, архивного хранения и/или утилизации электронного документа.
Идентификация – определение объекта в ряду подобных с помощью уникальных имен и реквизитов.
Информационная система – по СТБ 982.
Информационная технология; технология информационного процесса – по СТБ 982.
Информационно-поисковая характеристика – совокупность реквизитов, позволяющих идентифицировать, учитывать и использовать электронный документ на стадии архивного хранения.
Информация – по СТБ 982.
Контрольная характеристика электронного документа – данные (значение хэш – функции), вырабатываемые средствами хэширования в соответствии с СТБ –99б и предназначенные для подтверждения целостности электронного документа.
П р и м е ч а н и е. Целостность электронного документа означает, что в него не были внесены несанкционированные изменения и он не был искажен в результате повреждений машинных носителей и сбоев программно-технических средств при обработке электронного документа или передаче его по каналам связи.
Личный ключ электронной цифровой подписи – число, используемое при выработке электронной цифровой подписи и определяемое в соответствии с СТБ –99а.
Материальный носитель информации – по СТБ 982.
Машинный носитель информации (машинный носитель) – материальный носитель, предназначенный для записи и воспроизведения информации средствами вычислительной техники, а также сопрягаемыми с ними устройствами.
Опись электронных документов – архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков электронных документов архивного фонда (далее по тексту опись).
Открытый ключ проверки электронной цифровой подписи - число, используемое при проверке электронной цифровой подписи и определяемое в соответствии с СТБ –99а.
Официальный документ – по ГОСТ 16487.
Официальный электронный документ – электронный документ, отвечающий определению официального документа.
Программные средства (информационной технологии) – по СТБ 982.
Сменный машинный носитель информации (сменный машинный носитель) –- машинный носитель информации, который можно хранить отдельно от технических устройств чтения/записи информации, заменять на другой носитель того же типа, использовать в разных информационных системах.
Средства электронной цифровой подписи – программные или программно-технические средства, которые обеспечивают выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеют сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в национальной системе сертификации Республики Беларусь.
Средства хэширования – программные или программно-технические средства, которые обеспечивают расчет значения контрольной характеристики электронного документа и имеют сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в национальной системе сертификации Республики Беларусь.
Технические средства (информационной технологии) – по СТБ 982.
Файл – идентифицированный объект хранения информации на машинном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание файла и/или обеспечивается доступ к нему.
Формат файла – способ организации элементов информации (битов, байтов) в файле.
Удостоверяющий лист – документ, предназначенный для подтверждения подлинности одного или нескольких электронных документов.
Унифицированная система документации – по СТБ 6.10.1.
Электронная цифровая подпись – данные, вырабатываемые средствами электронной цифровой подписи и предназначенные для подтверждения подлинности электронных документов.
Экспертиза ценности электронных документов – определение ценности электронных документов в целях отбора их для хранения или установления сроков их хранения (далее по тексту экспертиза ценности).
4 Обозначения и сокращения
ЕСКД – Единая система конструкторской документации.
ЕСПД – Единая система программной документации.
ЕСТД – Единая система технологической документации.
ИПХ – информационно-поисковая характеристика.
ОКУД – Общегосударственный классификатор “Унифицированные документы”.
УД – удостоверяющий лист документа.
УСД – Унифицированные системы документации.
ЭД - электронные документы.
ЭЦП - электронная цифровая подпись.
5 Общие требования
5.1 При проектировании или внедрении информационных систем, в среде которых происходит создание и/или обращение ЭД, должно осуществляться планирование жизненного цикла ЭД.
5.2 ЭД на протяжении всего жизненного цикла должны иметь реквизиты, позволяющие их идентифицировать.
5.3 Подлинность официальных ЭД должна быть удостоверена.
5.4 ЭД должны быть защищены от несанкционированного доступа к информации и случайного или преднамеренного разрушения.
5.5 ЭД, созданные в соответствии с требованиями на конструкторскую, программную, технологическую и другую проектную документацию или в соответствии с требованиями УСД, должны быть оформлены согласно действующим нормативным документам на эти виды документов.
5.6 ЭД, вышедшие из оперативного обращения, должны храниться в ведомственном архиве или в подразделении, выполняющем функции ведомственного архива.
Для отбора ЭД на архивное хранение должна проводиться экспертиза ценности. Порядок проведения экспертизы ценности регламентируется нормативно-методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
По истечении срока хранения в ведомственном архиве ЭД с временным сроком хранения уничтожаются, ЭД с постоянным сроком хранения передаются на государственное хранение. Срок хранения ЭД в ведомственном архиве определяется законодательными актами Республики Беларусь.
6 Планирование жизненного цикла
6.1 Планирование жизненного цикла ЭД предусматривает определение требований к ЭД таким образом, чтобы они были доступными и воспроизводимыми на всех стадиях жизненного цикла.
6.2 Планирование осуществляется на основании перечня типовых ЭД, образующихся в процессе деятельности организации. Перечень должен быть согласован с государственным органом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь и утвержден вышестоящим органом государственного управления.
6.3 В процессе планирования должны принимать участие:
- специалисты по проектированию или внедрению информационных систем, в среде которых происходит создание и/или обращение ЭД;
- специалисты службы нормоконтроля и специалисты, ответственные за хранение ЭД в организации;
- специалисты государственного органа по архивам и делопроизводству или уполномоченной им организации.
6.4 Процесс планирования включает:
- установление порядка согласования, утверждения и регистрации ЭД, включая выработку ЭЦП;
- классификацию ЭД в соответствии с перечнем типовых ЭД;
- предварительную экспертизу ценности ЭД по видам документов в соответствии с классификацией ЭД и определение сроков их хранения;
- выработку требований по защите ЭД и определение порядка доступа к ним;
- определение порядка резервного копирования и хранения резервных копий ЭД;
- установление порядка хранения, внесения изменений и тиражирования ЭД, а также уничтожения ЭД, не подлежащих постоянному хранению;
- определение процедур передачи ЭД на ведомственное хранение и создания сопроводительных документов, согласование форматов данных ЭД и дополнительных реквизитов ИПХ;
- определение порядка ведомственного хранения и передачи ЭД на государственное хранение.
7 Идентификация электронных документов
7.1 Для идентификации ЭД должны использоваться следующие обязательные реквизиты:
- обозначение и наименование документа;
- даты создания, утверждения и последнего изменения;
- сведения о создателях;
- сведения о защите ЭД;
- сведения о средствах ЭЦП или средствах хэширования, необходимые для проверки ЭЦП или контрольной характеристики данного ЭД ;
- сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения ЭД;
- сведения о составе ЭД.
П р и м е ч а н и е. Под датой создания ЭД понимается дата записи на машинный носитель окончательной версии ЭД. Под датой изменения ЭД понимается дата записи на машинный носитель измененной части ЭД.
7.2 Обозначения ЭД присваиваются организацией-разработчиком.
ЭД, созданным в соответствии с требованиями на конструкторскую, программную, технологическую и другую проектную документацию, обозначения должны присваиваться согласно требованиям соответствующих нормативных документов на эти виды документов.
ЭД, созданным в соответствии с требованиями УСД, обозначения должны присваиваться в соответствии с классификацией, принятой в ОКУД.
7.3 Для идентификации сменного машинного носителя с записанными ЭД должна использоваться этикетка. Этикетка должна содержать обязательные сведения: имя владельца, идентификатор и номер сменного машинного носителя, даты записи на данный носитель. Этикетка может содержать дополнительные сведения: наименования ЭД, идентификатор головного или справочного файла и др. Форма и размеры этикетки определяются типом машинного носителя.
8 Удостоверение подлинности электронных документов
8.1 Удостоверение подлинности ЭД осуществляется посредством ЭЦП или УД.
8.2 Для удостоверения подлинности ЭД посредством ЭЦП применяют процедуры выработки и проверки ЭЦП. Лицо, создавшее ЭД, удостоверяет их путем выработки ЭЦП по данным, составляющим ЭД, с применением личного ключа подписи. При проверке ЭЦП используется открытый ключ проверки подписи, принадлежащий лицу, удостоверившему ЭД.
8.3 УД выполняется на бумаге и должен содержать:
- обозначения ЭД;
- даты создания и утверждения ЭД;
- контрольные характеристики ЭД или их частей;
- подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование и утверждение ЭД.
9 Защита электронных документов
9.1 Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки ЭД, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию собственники, владельцы и пользователи ЭД должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по защите ЭД.
9.2 Объектами защиты наряду с ЭД являются их обязательные реквизиты и электронные подписи.
9.3 Средства защиты ЭД должны быть сертифицированы согласно требованиям по защите информации уполномоченными на это органами национальной системы сертификации Республики Беларусь.
10 Порядок внесения изменений
10.1 Изменения могут вноситься в ЭД только на стадиях создания и оперативного обращения.
10.2 Изменения в ЭД, созданные в соответствии с требованиями на конструкторскую, программную, технологическую и другую проектную документацию или в соответствии с требованиями УСД, вносятся согласно действующим нормативным документам на эти виды документов.
10.3 Изменение ЭД можно осуществлять путем замены документа или его части.
10.4 При замене ЭД в целом изменяемые ЭД аннулируют.
10.5 При любых изменениях ЭД, заверенных ЭЦП, изменяемые ЭД аннулируют.
10.6 При изменениях частей ЭД, заверенных УД, должен составляться новый УД. Прежний УД при этом должен сохраняться.
10.7 Все изменения ЭД подлежат учету и регистрации.
10.8 Изменения в ЭД вносятся подразделениями организаций, отвечающими за разработку или сопровождение информационных систем, в среде которых осуществляется создание ЭД.
11 Учет и хранение электронных документов в ведомственном архиве
11.1 Порядок учета, хранения, уничтожения и утилизации ЭД определяется организацией, осуществляющей ведомственное хранение ЭД, и согласовывается с государственным органом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
11.2 Ведомственный архив должен хранить ЭД в специализированном хранилище или в специально выделенных помещениях, предназначенных для длительного хранения информации, записанной на машинных носителях. Регламентом работ ведомственного архива должно предусматриваться создание резервных копий ЭД, которые должны храниться отдельно (территориально) от ЭД, с которых были сделаны копии.
Ответственным за обеспечение сохранности ЭД должно быть лицо, назначаемое руководством организации.
11.3 Форматы хранения ЭД должны обеспечивать доступ к ЭД, их визуализацию, распространение и сохранение во времени. Для хранения ЭД с постоянным сроком хранения должны использоваться форматы файлов, согласованные с государственным архивом. В противном случае ЭД должны быть преобразованы в требуемый формат к моменту передачи в государственный архив.
11.4 На ЭД постоянного хранения в ведомственном архиве должны составляться описи и сопроводительные документы.
11.5 В хранилище или специально выделенных помещениях должны соблюдаться требования пожарной безопасности, предусмотренные ГОСТ 12.1.004 "ССБТ. Пожарная безопасность. Общие требования" и типовыми правилами пожарной безопасности для промышленных предприятий.
11.6 Основными параметрами, определяющими надежность хранения машинных носителей в ведомственном архиве, являются:
- загрязненность среды;
- температурные условия хранения;
- относительная влажность среды;
- воздействие электромагнитных полей;
- продолжительность хранения машинных носителей до перезаписи информации.
Допустимые значения параметров определяются техническими условиями на машинные носители.
12 Передача электронных документов в государственный архив
12.1 Передача ЭД на государственное хранение должна осуществляться специалистами ведомственного архива совместно с представителями государственного архива на основании графика и согласно требованиям, разработанным государственным архивом.
12.2 В государственный архив принимаются ЭД, состоящие из одного или нескольких файлов, размещенных на машинных носителях различных типов. Форматы файлов и типы машинных носителей должны соответствовать требованиям государственного архива и обеспечивать доступ к ЭД и их визуализацию. В отдельных случаях допускается прием ЭД вместе с программными средствами визуализации ЭД.
12.3 ЭД должны передаваться в государственный архив согласно описи с сопроводительными документами.
12.4 Сопроводительные документы должны описывать ЭД и подтверждать их подлинность.
12.4.1 Сопроводительные документы должны включать:
- УД (при отсутствии ЭЦП);
- ведомость машинного носителя;
- ИПХ.
12.4.2 Ведомость машинного носителя должна содержать сведения о машинном носителе и составе файлов ЭД, записанных на машинном носителе.
12.4.3 ИПХ должна содержать:
- обозначение и наименование документа;
- даты создания, утверждения и последнего изменения;
- сведения о создателях;
- сведения о защите ЭД;
- сведения о средствах ЭЦП или средствах хэширования ЭД;
- сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения ЭД;
- сведения о файлах ЭД (имена, типы, форматы, контрольные характеристики).
12.5 Формы описи и сопроводительных документов, порядок их согласования и утверждения определяются нормативно-методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
12.6 ЭД, описи и сопроводительные документы должны передаваться в государственный архив с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме, подготовленном на бумажном носителе, приводится перечень описей, ИПХ, машинных носителей, ведомостей машинных носителей и ссылка на УД.
12.7 В государственном архиве должна производиться перезапись ЭД с машинных носителей организации на машинные носители архива.
12.8 При передаче ЭД в государственный архив должностные лица государственного архива должны осуществлять контроль комплектности и подлинности ЭД согласно сопроводительным документам. ЭД, не прошедшие контроль, должны возвращаться в ведомственный архив.
12.9 Порядок приема, учета и хранения ЭД в государственном архиве должен регламентироваться нормативно-методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
12.10 В государственном архиве должна обеспечиваться защита прав собственности на информацию.
Защита прав собственности и порядок доступа к архивной информации определяются законодательными актами Республики Беларусь и нормативно-методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
12.11 Для учета и идентификации ЭД в государственном архиве должен использоваться архивный шифр ЭД.
Архивный шифр ЭД является составным кодом, состоящим из номера архивного фонда, номера описи, порядкового номера ЭД в описи. Структура кода архивного шифра определяется нормативно-методическими документами государственного органа по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
Директор ГНПП “Агат-Систем”
Руководитель службы стандартизации
ГНПП “Агат-Систем”
Руководитель темы,
начальник лаборатории ГНПП “Агат-Систем”
Соисполнители
Директор БелНИИЦЭД
Заведующий отделом БелНИИДАД
