Инструкция об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц, книгой замечаний и предложений, личного приема граждан, их представителей, представителей юридических лиц, обращениями, поступившими в ходе проведения «прямых телефонных линий» и «горячих линий» в администрации Октябрьского района г. Могилева и ее структурных подразделениях (стр. 1 )

УТВЕРЖДЕНО

Решение администрации Октябрьского района г. Могилева

22.01.2016 № 3-28

ИНСТРУКЦИЯ

об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц, книгой замечаний и предложений, личного приема граждан, их представителей, представителей юридических лиц, обращениями, поступившими в ходе проведения «прямых телефонных линий» и «горячих линий» в администрации Октябрьского района г. Могилева и ее структурных подразделениях

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц» (в редакции Закона Республики Беларусь -З) (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., № 83, 2/1852), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 250, 1/8997), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей» (в редакции постановления Совета Министров ) (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 5, 5/35055), постановлением Совета Министров Республики Беларусь 23 июля 2012 г. № 000 «О некоторых вопросах работы с обращениями граждан и юридических лиц» (в редакции постановления Совета Министров Республики Беларусь от 01.01.2001 № 739) (Национальный реестр правовых актов Республик Беларусь, 25.07.2012, № 5/36006). В настоящей Инструкции применяются термины в значениях, определенных в статье 1 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц».

2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения поступивших в администрацию Октябрьского района г. Могилева и ее структурные подразделения (далее – администрация), управление, отделы, сектора администрации (далее – структурные подразделения администрации) индивидуальных или коллективных заявлений, предложений, жалоб граждан Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей, юридических лиц Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, находящихся на территории Республики Беларусь, и представительств иностранных организаций, изложенных в письменной, электронной или устной форме (далее – обращения), порядок ведения делопроизводства по обращениям, порядок организации и проведения личного приема граждан руководством администрации, его структурных подразделений, их представителей, представителей юридических лиц (далее – личный прием), порядок работы с книгой замечаний и предложений, порядок проведения «прямых телефонных линий» и «горячих линий».

3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на обращения, подлежащие рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, обращений работника к нанимателю, а также иных обращений, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения, а также на переписку администрации, ее структурных подразделений при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

4. Ответственность за организацию работы с обращениями в администрации возлагается на главу администрации, в структурных подразделениях администрации – на их руководителей.

5. За нарушение законодательства об обращениях должностные лица администрации, ее структурных подразделений несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

6. Делопроизводство по обращениям граждан, делопроизводство по обращениям юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, делопроизводство по обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений в администрации, ее структурных подразделениях, делопроизводство по обращениям, поступившим в ходе проведения «прямых телефонных линий», ведутся как самостоятельные, отдельно от других видов делопроизводства.

Ведение делопроизводства по обращениям в администрации возлагается на отдел по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации, в структурных подразделениях администрации - на специалистов, ответственных за работу с обращениями.

7. Организацию личного приема граждан, индивидуальных предпринимателей, юридических лиц в администрации, предварительную запись на прием к руководству администрации осуществляет отдел по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации.

ГЛАВА 2

ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ ОБРАЩЕНИЙ И ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ ПО ИХ РАССМОТРЕНИЮ

8. Обращения, поступающие в администрацию, ее структурные подразделения, регистрируются в день их поступления в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Регистрация обращений, за исключением замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений осуществляется:

отделом по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации и структурными подразделениями администрации с использованием одной из регистрационно-контрольных форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной.

Устные обращения, поступающие в ходе личного приема в структурных подразделениях администрации регистрируются в день их поступления в этих структурных подразделениях.

Регистрационно-контрольная форма обращений граждан, обращений юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в том числе устных обращений, поступивших в ходе личного приема, должна содержать реквизиты согласно установленному порядку.

9. По электронным обращениям, поступившим в установленном Законом Республики Беларусь от 01.01.01 года «Об обращениях граждан и юридических лиц» порядке в администрацию, ее структурные подразделения, создается бумажная копия, которая регистрируется в порядке, определенном настоящей Инструкцией для регистрации письменных обращений.

10. Обращения, поступившие в администрацию, ее структурные подразделения в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый, следующий за ним рабочий день.

11. Конверты от поступивших письменных обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заявителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

12. При регистрации письменного обращения в правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

Регистрационный индекс обращений, поступивших в администрацию, состоит из начальной буквы фамилии заявителя (в коллективных и анонимных обращениях – соответственно «Кол» и «Ано», в обращениях юридических лиц и индивидуальных предпринимателей – «Ою»), проставляемого через тире регистрационного порядкового номера обращения.

Например:

М-1, где М – начальная буква фамилии гражданина, 1 – регистрационный порядковый номер;

Кол-2, где Кол - коллективное обращение, 2 – регистрационный порядковый номер;

Ано-3, где Ано - анонимное обращение, 3 – регистрационный порядковый номер;

Ою-4, где Ою - обращение юридического лица (индивидуального предпринимателя), 4- регистрационный порядковый номер.

Регистрационный индекс обращениям, поступившим в структурные подразделения администрации, присваивается в соответствии с принятой в этих структурных подразделениях системой регистрации.

13. Обращение, оформленное на бланке юридического лица, содержащее личную подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращение, заверенную печатью юридического лица и имеющее подписи граждан, регистрируется как обращение юридического лица.

Обращение, оформленное на бланке юридического лица, содержащее личную подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращение, но не заверенную печатью юридического лица и имеющее подписи граждан, регистрируется как обращение граждан.

14. По обращениям, поступившим из вышестоящих и других государственных органов, а также средств массовой информации, в регистрационно-контрольную форму вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма).

15. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в администрацию, ее структурные подразделения, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через знак «/».

Например, для обращений, поступивших в администрацию:

М-156/1, где М – начальная буква фамилии гражданина, 156 – регистрационный порядковый номер, 1 – дополнительный порядковый номер.

16. При подаче заявителем нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.

17. Письменное или электронное обращение, поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу в одну и ту же организацию, в том числе направленное из других организаций, либо замечание и (или) предложение, внесенные в книгу замечаний и предложений одним и тем же заявителем по одному и тому же вопросу одному и тому же индивидуальному предпринимателю, поступившие в течение трех лет со дня поступления в организацию, к индивидуальному предпринимателю первоначального обращения, если на первоначальное обращение заявителю был дан ответ (направлено уведомление), регистрируется как повторное.

Повторным обращениям, поступившим в администрацию, присваивается регистрационный индекс первого обращения.

18. Очередным обращениям одного и того же заявителя в течение календарного года присваивается новый регистрационный индекс.