Актуальні питання правового регулювання створення і зберігання електронних документів
ЗМІСТ
Вступ………………………………………………5
1. Організація роботи з електронними документами в установі ………………………….5
2. Створення електронних документів……………6
3. Особливості оформлення окремих реквізитів електронного документа …………………………9
4. Особливості зберігання електронних документів..…………………………..…………..13
Післямова (Висновки)…………...……………….16
Додатки ……………………………………………17
Словник основних понять………………………...20
Список використаних джерел….…………………22
Перелік умовних скорочень
ІАС | інформаційна автоматизована система |
КУ | Конституція України від 28.06.1996 |
НПА | Нормативно-правовий акт |
TIFF | Tagged Image File Format - формат файла розміченої растрової графіки; |
Типова інструкція з діловодства | Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 000 |
Перелік форматів | Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затверджени1 наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 000/5, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 000/26199 (далі - Перелік форматів). |
Порядок | Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 000/5,зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 р. за № 000/26198 |
РКК | реєстраційно-контрольна картка |
XML | (eXtensible Markup Language) - розширювана мова розмічання даних |
ВСТУП
Перехід з паперових носіїв інформації на електронні ресурси має ряд переваг серед яких скорочення витрат на придбання паперу, підвищення оперативності роботи з документами, скорочення часу проходження документів на різних етапах діловодства.
1. Організація роботи з електронними документами в установі
Яким чином організовується робота з електронними документами на підприємстві, установі? Хто має відповідати за ведення та організацію електронного документообігу?
Пунктом 4 Порядку встановлено обов’язок установ щодо оформлення одночасно як у паперовій та електронній формах документів, які мають зберігатись постійно або більше 10 років.
В системі організації роботи з електронними документами фігурують декілька сторін:
1) сторона яка забезпечує (організую) роботу з електронними документами (по суті це служби діловодства або секретар установи);
2) сторона яка здійснює технічне забезпечення сектори або фахівці з питань інформаційних технологій (далі - інфосектор установи);
3) структурний підрозділ захисту інформації або фахівець із захисту інформації, які забезпечують захист інформації, тобто контролюють стан захищеності інформації у електронних документах;
4) сторона, яка зберігає електронні архівні документи (архівний підрозділ або особу, відповідальну за ведення архіву установи).
2. Створення електронних документів
| За якою процедурою (алгоритмом) забезпечується створення електронного документа? Які особливості оформлення документа в електронній формі? В чому відмінність між паперовим та електронним документом? |
Зверніть увагу! До номенклатури справ установи в обов’язковому порядку включаються і справи, які ведуться лише в електронній формі.
Перелік таких справ визначається установою у зведеній номенклатурі справ.
Основна відмінність між паперовим та електронним документом полягає у носії інформації та відповідно способі його перегляду. Якщо паперовий документ оформлюється на аркушах паперу відповідного формату, то електронний документ можна переглянути лише через комп’ютер (планшет чи інший гаджет, на якому встановлено відповідне програмне забезпечення).
При цьому паперовий документ не обов’язкового може бути створений шляхом роздрукування проекту електронного документа – а й за допомогою інших технічних засобів в тому числі (друкувальних машин).
Питання у тому, що даний спосіб створення паперових документів є малопоширеним, та неактуальним у зв’язку із створенням інформаційного суспільства.
Зверніть увагу! Поняття електронний документ не слід плутати із поняттям електронного змісту паперового документа, («електронного «тіла» паперового документи, який створюється у текстовому редакторі (програмі) і зберігається у паперовій формі). По - перше, електронний документ може створюватись і в інших форматах, крім того, останній набуває свого статусу лише за наявності такого обов’язкового реквізиту як підпис (в даному випадку – електронний цифровий підпис).
Способи створення електронного документа визначаються технічним завданням інформаційної автоматизованої системи (далі - ІАС) установи.
Створення електронних документів може забезпечуватись із використанням будь-яких технологій, але при цьому мають бути дотриманні наступні умови:
1) створення документу (файлу) постійного і тривалого (більш ніж 10 років) строку зберігання у форматі, визначеному згідно з Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 000/26199 (далі - Перелік форматів) див. додаток до цим методичних рекомендацій.
2) застосування лише ліцензійних примірників програмних засобів для створення електронних документів.
Зверніть увагу! |
Питання щодо створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується з відповідною державною архівною установою (Державним архівом Полтавської області, архівним підрозділом районної державної адміністрації), архівним відділом міської рад. |
Вирішальними при обранні технологій створення текстових файлів є поширеність програмного засобу, що не потребує організації додаткового навчання працівників установи та додаткових фінансових витрат, у тому числі з державного бюджету.
3. Особливості оформлення окремих реквізитів електронного документа
Однією із особливостей електронного документа є спосіб фіксації його дати у реєстраційно-контрольній картці. Якщо у журналі створюваних установою документів при реєстрації паперового документа для фіксації дати його створення застосовується цифровий спосіб зазначення дати згідно вимог п. 33 Типової інструкції з діловодства, то суттєвою особливістю електронного документа є форма фіксації дати його створення, яка відображається у метаданих та імені файла. При цьому застосовується не правила передбачені п. 33 Типової інструкції з діловодства, а ISO 8601:2004 Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times (Елементи даних та формати обміну. Обмін інформацією. Представлення дат і часу). Дата електронного документа формується дзеркально (в оберненому порядку) відносно формату цифрового способу оформлення дати у паперовому документі.
Фіксація дати для паперового документа | Фіксація дати для електронного документа |
20.12.2014 | 20141220 |
Спочатку зазначається день потім місяць потім рік. Складові дати відокремлюються крапками | Спочатку вказується рік потім місяць потім день При цьому елементи дати не відокремлюються розділовими знаками |
Ще однією відмінністю електронного документа від паперового, є спосіб оформленні таких реквізитів, як «Підпис» Резолюція», «Позначка про виконання документа, направлення його до справи» - на паперовому документі ці реквізити проставляються посадовою особою власноруч (від руки), що є неможливим у електронній формі. Тому вказані реквізити у електронному документі оформляються за допомогою засобів електронного цифрового підпису (електронного ключа).
Увага! Сам по собі електронний текст (зміст) електронного документа без цифрового електронного підпису не має статуту електронного документу |
Якщо проект електронного документу створено у форматі відмінному ніж передбачений Переліком форматів, такий проект перед його підписанням (за допомогою електронного цифрового підпису) конвертується у один з форматів, визначений Переліком форматів.
Особливістю електронного документа є також оформлення реквізиту документа «Державний герб»: у паперових документах він відтворюється на верхньому полі документа. Що ж до електронного документу, то зображення Державного герба України додається до форми останнього у форматі файла розміченої растрової графіки (Tagged Image File Format), (скорочено – TIFF).
Оформлення додатків до електронного документа також має свої особливості: і основний документ, і додатки до нього мають бути вміщені у 1 (єдиний) файл.
Зверніть увагу! На додатки, що не є самостійними документами (а лише доповнюють основний документ) електронний цифровий підпис не накладається. |
Для засвідчення електронних документів працівником (який має право проставляти печатку установи на паперових документах) застосовується електронна печатка (спеціально призначений для цього вид електронного цифрового підпису).
Сертифікат електронної печатки має містити інформацію щодо її спеціального призначення, сфери застосування, а також текстову інформацію печатки установи.
«Гриф затвердження документа», «Гриф погодження документа», «Запис про державну реєстрацію» у електронному документі оформлюються аналогічно до паперового документу. Водночас, підпис на цифрових реквізитах проставляється за допомогою електронного ключа.
Після засвідчення вихідного документа служба діловодства створює XML-документ для обміну електронними документами між установами за його еталонною XML-схемою, що відповідає вимогам Формату електронного повідомлення.
3. Особливості зберігання електронних документів
Які особливості зберігання електронних документів та оформлення описів справ постійного зберігання?
Особливістю зберігання електронних документів є те, що службою діловодства в ІАС установи зберігається не лише сам електронний документ (його реквізити) а й метадані електронних документів (відомості про файл електронного документа) – реквізити РКК, в тому числі:
імена файлів електронних документів, з яких складається електронний документ, ім’я файла XML-документа, що об’єднує електронний документ з його додатковими реквізитами та метаданими, та посилання на ці файли в ІАС установи;
ім’я та посилання на файл проекту електронного документа;
строк зберігання електронного документа;
інформація про збільшення тимчасового строку зберігання електронних документів
Строки зберігання електронних документів визначаються згідно з строками зберігання цих видів документів у паперовій формі.
У разі якщо формат електронного документу не відповідає форматам, визначеним Переліком форматів в установі має зберігатися, крім оригіналу електронного файла документу ще й дві його конвертованій інфосектором установи версії (1 – остання, 2- передостання).
Така конвертація (зміна формату файлу) передбачена як обов’язкова для документів постійного і тривалого (більше 10 років) строків зберігання.
Вирішення питання щодо конвертування документів тимчасового строку зберігання здійснюється на розсуд керівника установи.
Конвертування електронних документів здійснються інфосектором на підставі електронного акта про конвертування електронних документів, такий акт фоформляєтьс у текстово-графічний форматі для довгострокового зберігання електронних документів (Portable Document Format/Archival-1 - відкритий міжоперабельний формат для обміну електронними документами/архівний - частина 1).
Знищення електронних документів тимчасового строку зберігання здійснюється на підставі електронного акта про знищення конвертованих електронних документів.
Конвертацію та видалення електронних документів з ІАС (для їх подальшого знищення службою діловодства) здійснює служба/фахівець з інформаційного забезпечення установи.
Структура імені файла електронного примірника описів справ постійного зберігання складається з таких елементів:
ідентифікатор електронних облікових документів;
ідентифікатор електронного примірника описів справ постійного зберігання;
ідентифікатор установи;
ідентифікатор архівної установи;
номер фонду;
номер опису;
дата складання опису;
версія конвертування;
розширення імені файла.
Зразок імені файла електронного акта приймання-передавання справ на постійне зберігання:
Державна установа «Національне агентство України з питань державної служби» (код за ЄДРПОУ 00065672), державна архівна установа «Центральний державний архів вищих органів влади та управління України» (код за ЄДРПОУ 03494349), фонд 120, опис 2, дата опису - 05.11.2012, формат - XML, оригінал.
ВИСНОВКИ
Неодмінною складовою інформаційного суспільна є запровадження електронного документообігу, що значно скорочує час проходження та виконання документа, спрощує його зберігання, ускладнює можливість унеможливлює підробки офіційних документів, оскільки створення електронного документа завершується накладенням електронного цифрового підпису.
ДОДАТКИ
Додаток
ПЕРЕЛІК
форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання
№ з/п | Призначення форматів даних електронних документів | Формати даних електронних документів (розширення) | Обґрунтування | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1 | Для створення текстових електронних документів | PDF/A-1 | 1. Відкрита специфікація. | Формат специфікації |
2 | Для створення фото - електронних документів | TIFF | 1. Відкрита специфікація. | Застосовується у варіанті без стиснення, формат специфікації TIFF 6.0 (ISO 12639:2004) |
3 | Для створення аудіоданих аудіовізуальних електронних документів | FLAC | 1. Відкрита специфікація. | Формат специфікації FLAC Format Specification, 2008 |
4 | Для інкапсуляції даних аудіовізуальних електронних документів | Matroska | 1. Відкрита специфікація. | Формат специфікації The standard of multimedia container formats Matroska (04/11/2011) |
5 | Для створення відеоданих аудіовізуальних електронних документів | Реалізація | 1. Відкрита специфікація. | Застосовується стиснення без втрат, формат специфікацій ISO/IEC 14496-10:2010, ISO/IEC 13818-1:2007/Cor.3:2011, формат рекомендації ITU-T H.264.1 (0 |
Словник основних понять
1. | Електронний документ | - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, уключаючи обов'язкові реквізити документа. |
2. | Електронний документообіг | Сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів |
3. | Метадані | дані, що описують контекст, зміст, структуру електронного документа і процес управління ними у часі. |
4. | Податок | обов'язковий, безумовний платіж до відповідного бюджету, що справляється з платників податку відповідно до цього Кодексу. |
5. | XML-документ | текстовий документ, складений у повній відповідності до стандарту XML. Складається з прологу, одного кореневого елементу XML, коментарів, декларації типів даних і символів. |
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» [Електронний ресурс] – Режим доступу // www. zakon. rada. ;
2. Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 000 [Електронний ресурс] – Режим доступу // www. zakon. rada. ;
3. Порядок використання комп'ютерних програм в органах виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2003 р. N 1433 [Електронний ресурс] – Режим доступу // www. zakon. rada. ;
4. Національнийстандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 [Електронний ресурс] – Режим доступу // www. zakon. rada. ;
5. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 000/5, зареєстрованийв Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 000/20884 [Електронний ресурс] – Режим доступу // www. zakon. rada. ;
6. Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 000/5,зареєстрований в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 р. за № 000/26198 [Електронний ресурс] – Режим доступу // www. zakon. rada. ;
7. Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 000/26199 (далі - Перелік форматів).[Електронний ресурс] – Режим доступу // www. zakon. rada. ;
8. Вимоги щодо найменування файлів електронних документів, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 000/5, зареєстровані у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 000/26201 [Електронний ресурс] – Режим доступу // www. zakon. rada.
