Объем оказываемых услуг

Приложение

Наименование заказчика: АО «Национальные информационные технологии»;

Наименование исполнителя:

Объем оказываемых услуг

№ п/п	Наименование Услуг	Ед. измер.	Кол-во	Описание	Срок оказания Услуг	Место оказания Услуг	Стоимость услуги, с/без учета НДС, тенге
1	2	3	4	5	6	7	8
11	Распространение и настройка Системы электронного документооборота в АО «Казына Капитал Менеджмент» с технической возможностью интеграции с Единой системой электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан в части подключения к Системе электронного документооборота и обеспечению лицензиями на Систему электронного документооборота	Услуга	1	Подключение к СЭД (30 пользователей)	С момента заключения договора в течение 3 рабочих дней	г. Астана, район Есиль, ул. Достык, д. 18, БЦ «Москва», 16 этаж
Обеспечение лицензиями на СЭД (на 30 пользователей)	С момента заключения договора по 31 декабря 2015 года
	Итого:

Приложение

Техническая спецификация

по распространению и настройке Системы электронного документооборота в АО «Казына Капитал Менеджмент» с технической возможностью интеграции с Единой системой электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан в части подключения к Системе электронного документооборота и обеспечения лицензиями на Систему электронного документооборота

1.  Общие положения

Настоящая техническая спецификация предназначена для определения технических требований к закупаемым услугам по распространению и настройке Системы электронного документооборота в АО «Казына Капитал Менеджмент» с технической возможностью интеграции с Единой системой электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан в части подключения к Системе электронного документооборота и обеспечения лицензиями на Систему электронного документооборота.

2.  Основные понятия и сокращения

Понятие, сокращение	Определение, расшифровка
Заказчик	АО «Национальные информационные технологии»
АО «ККМ»	АО «Казына Капитал Менеджмент»
Пользователи	Сотрудники АО «ККМ»
Холдинг	АО «Национальный управляющий холдинг «Байтерек»
СЭД	Система электронного документооборота с технической возможностью интеграции с Единой системой электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан
ИС	Информационная система
Вычислительные системы	Совокупность аппаратных средств вычислительной техники и программного обеспечения, предназначенная для обработки информации АО «ККМ».
ЦОЭД	Центр обмена электронными документами Холдинга
ЕСЭДО	Единая система электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан

3.  Задачи

№ п/п	Наименование услуги	Техническая характеристика (спецификация)	Сроки оказания услуг	Форма завершения	Стоимость услуги в тенге с/без НДС
1	Подключение к СЭД (30 пользователей)	В услугу по подключению к СЭД включены: -  инсталляция Системы на вычислительных системах; -  настройка Системы; -  настройка справочников; -  настройка печатных форм; -  настройка регистрационных номеров; -  настройка интеграции с почтовым сервером/ Active Directory; -  настройка интеграции с ЦОЭД; -  обеспечение технической возможности интеграции СЭД с ЕСЭДО; -  обучение 30 пользователей; -  обучение 1 администратора; -  документация.	С момента заключения договора в течение 3 рабочих дней	Акт выполненных работ. Ведомость обучения. Руководство пользователя. Руководство администратора.
2	Обеспечение лицензиями на СЭД (на 30 пользователей)	Обеспечение лицензиями на использование СЭД (на 30 пользователей). Услуга включает в себя: - пользование СЭД, установленной на вычислительных системах Заказчика, соответствующей требованиям, указанным в Приложении 1 к технической спецификации; - техническую поддержку 3-й линии (исправление программных ошибок, доработка функционала); - администрирование работы программного обеспечения СЭД, его вспомогательного программного обеспечения на вычислительных системах, системно-технического обслуживания (только в части обслуживания операционной системы) вычислительных систем СЭД.	С момента заключения договора по 31 декабря 2015 года	Акт выполненных работ (ежеквартально)
ИТОГО

Приложение 1

к технической спецификации на оказание услуг по распространению и настройке Системы электронного документооборота в АО «Казына Капитал Менеджмент» с технической возможностью интеграции с Единой системой электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан в части подключения к Системе электронного документооборота и обеспечения лицензиями на Систему электронного документооборота

Требования к Системе электронного документооборота

1.  Общие положения

Распространяемая Система электронного документооборота (далее – Система (СЭД)) предназначена для организации безбумажного делопроизводства, и корпоративного документооборота, и обеспечивает движение документов АО «ККМ» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в Единую систему электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (далее - ЕСЭДО) (при наличии нормативно-правовых актов) или СЭД других организаций.

Система должна обеспечивать автоматизацию основных контуров документооборота входящих, исходящих и внутренних документов, автоматизированной системы делопроизводственных процедур, контроля исполнения поручений, архивации документов.

Описанные ниже требования включают в себя функциональные требования к соответствующим подсистемам, а также общесистемные технические требования к внедряемой платформе автоматизации. Все требования, приведенные ниже в настоящем документе, имеют следующую кодировку: M –обязательное требование.

2.  Цели и задачи

Заказчик осуществляет закуп услуг по предоставлению системы электронного документооборота (далее – СЭД), включающих в себя:

·  услуги по аренде лицензионного программного обеспечения на 30 пользователей.

3. Общие требования к Системе

Наличие уровней прав доступа

	Уровень прав доступа	Что разрешается
М1	НЕТ	Нет доступа к данному документу;
М2	ЧТЕНИЕ	Пользователь может просматривать содержимое документа;
М3	РЕДАКТИРОВАНИЕ	Пользователь может делать все вышеназванное, а также изменять свойства документов и записывать новые версии со старыми номерами;
М4	УДАЛЕНИЕ	Пользователь может делать все вышеназванное, а также удалять документы.

Права доступа для конкретного пользователя и конкретного документа должны определяться в зависимости от статуса документа и от того, какое отношение имеет пользователь к документу на данном этапе процесса (роли пользователя).

Параметры прав доступа

М5	субъекты	кому предоставляется доступ, конкретному пользователю, группе или структурному подразделению;
М6	объекты	на документы каких пользователей предоставляется доступ.

1.1.  Замещение

В Системе должен быть реализован механизм замещения. Данный механизм должен обеспечивать следующие функции:

М7	Направление на исполнение задач, адресованных замещаемому, замещающим;
М8	Передача задач, ранее направленных замещаемому, замещающему;
М9	Замещение сотрудника должно производиться как администратором Системы;
М10	Отмена замещения.

1.2.  Передача дел

В Системе должен быть реализован механизм передачи дел. Данный механизм должен обеспечивать следующие функции:

М11	Передача задач замещающему;
М12	Передача дел сотрудника должна производиться администратором Системы.

2.  Функциональные требования к Системе

М13	В составе Системы должен присутствовать инструмент для настройки и моделирования бизнес-процессов (далее – БП), типов документов, номенклатуры дел, маршрутов и жизненного цикла документов в графическом виде без программирования. Кроме того, должна быть предусмотрена возможность самостоятельного изменения существующих или создания новых типов документов, справочников без участия разработчика Системы;
М14	Система должна обеспечивать средства создания и модификации справочников без программирования;
М15	Система должна обеспечивать возможность создания справочника организационной структуры организации;
М16	Система должна обеспечивать возможность разграничения доступа ко всем объектам системы (базам данных документов, карточкам, элементам карточек документов, файлам, записям справочников, поисковым запросам, конфигурационным компонентам);
М17	Система должна использовать встроенную систему полнотекстовой индексации и возможность поиска по всему объёму хранящихся в ней документов и данных, в соответствии с правами доступа, а также на различных подмножествах базы, данных;
М18	Система должна обеспечивать поиск по отдельным атрибутам документов и служебным словам. Система должна обеспечивать возможность расширенного поиска по различным атрибутам (Заголовок, Номер, Дата, Адресат, Текущий исполнитель, Срок исполнения, Состояние и т. п.);
М19	Система должна обеспечивать работу с электронной цифровой подписью Национального удостоверяющего центра РК, в частности возможность интеграции Системы с соответствующими средствами криптозащиты. Электронная цифровая подпись в Системе должна быть реализована с возможностью дальнейшего использования при взаимодействии Системы с ЕСЭДО государственных органов без дополнительной доработки Системы. Формат электронной цифровой подписи должен быть определен рекомендациями RFC 3852 «Cryptographic Message Syntax (CMS)»;
М20	Система должна предоставлять развитые средства построения отчетов о состоянии обработки документов и заданий по ним для оперативного мониторинга и анализа процессов прохождения документов; Система должна поддерживать выгрузку отчетности в разрезе по датам, исполнителям, получателям, просроченным письмам и т. д. по созданным шаблонам в формате MS Excel;
М21	Система должна обеспечивать рассылку уведомлений пользователям о необходимости выполнения действий над документами, сроках и др. Параметры отправки уведомлений должны настраиваться администратором без программирования.
М22	Система должна обеспечивать возможность работы с интерфейсом на казахском и русском языках. При этом переключение между языками интерфейса должно быть возможным во время работы Системы и на странице авторизации;
М23	В Системе должен быть реализован текстовый редактор со стандартным набором функций;
М24	В Системе должен быть реализован предварительный просмотр файлов, прикрепленных к карточкам документов, справочникам и письмам;
М25	Система должна обеспечивать возможность создания бизнес процессов без программирования, которые автоматизируют различные рутинные процедуры обработки документов, в частности автоматизацию обработки событий;
М26	Работа в Системе должна производиться посредством WEB-интерфейса. При этом весь функционал Системы должен полноценно работать в браузерах Internet Explorer, FireFox, Opera, Safari, Chrome;
М27	Система должна соответствовать современным ИТ - стандартам (обязательно: SOA), и иметь возможность интеграции с распространенными бизнес-системами от 1С, IBM, Microsoft, Oracle, SAP;
М28	Система должна позволять открывать прикрепленные к карточке документа файлы формата docx через приложение MSWord, предоставляя возможность комментировать, маркировать текст в режиме рецензирования с последующим автоматическим сохранением файлов в Системе;
М29	Система должна предоставлять возможность сканирования документов;
М30	Система должна иметь возможность настройки ограничений по размеру и количеству вложенных в документ файлов;
М31	Система должна иметь возможность выгружать печатные формы карточек документов в файлы формата docx, pdf;
М32	Система должна позволять формировать связи документа с другими электронными документами Системы. Поддерживать возможность указания типа связи при связывании документа (является ответным, на основании), а также возможность просмотра всех связанных документов.
М33	Система должна обеспечивать отображение в отдельном журнале индивидуально для каждого пользователя документов, требующих каких-либо действий от соответствующего пользователя.
М34	Система должна позволять пользователям добавлять комментарии к документу с возможностью ведения иерархии «вопрос-ответ».

3.  Требования к подсистеме документов пользователя «Мои документы»

М35	Система должна отображать индивидуально для каждого пользователя список документов, требующих каких-либо действий от него.
М36	Система должна отображать индивидуально для каждого пользователя список документов, над которыми пользователь выполнил какие-либо действия.
М37	Система должна отображать индивидуально для каждого пользователя список документов, созданных им с отображением статуса.

4.  Требования к пользовательскому интерфейсу

М38	Под пользовательским интерфейсом понимается совокупный набор средств взаимодействия пользователя с системой, включая средства отображения информации и средства восприятия и обработки действий пользователя. Введение и выполнение данных требований к пользовательским интерфейсам позволит упростить эксплуатацию и улучшить эргономику системы в целом, т. е. повысить уровень юзабилити.
М39	Меню • Верхний уровень меню должен иметь следующую структуру: Мои документы, Справочники, Отчеты.
М40	Требования к шаблону карточек документов: ·  Результаты согласования/подписания и ход исполнения документа должны отображаться в карточке документа в одной области шаблона при просмотре документа.

4.1.  Требования к возможности модификации пользовательского интерфейса

Система должна позволять следующие модификации пользовательского интерфейса без внесения изменений в программный код (т. е. на уровне настроек):

М41	Внесение изменений в формы карточек, печатные формы документов, журналов документов;
М42	Возможность задавать различные фильтры типов документов. Должна быть возможность создавать несколько фильтров одного типа документа;
М43	Возможность настройки для одного типа документа нескольких шаблонов карточки и печати в разрезе ролей, групп пользователей.
М44	Возможность настройки отображения фильтров документов для пользователей в подсистеме «Мои документы».
М45	Возможность настройки цветов некоторых элементов интерфейса в соответствии с имиджевой тематикой Пользователя.

5.  Требования к подсистеме делопроизводства

5.1.  Требования к типам документов

Система должна обеспечивать автоматизацию обработки нижеперечисленных типов документов:

М46

-  Внутренний документ – документы, созданные внутри организации для внутреннего распространения и использования. К внутренним документам относятся служебные записки, приказы, протоколы, докладные записки, объяснительные записки и пр.; -  Входящий документ – информационные запросы, письма, просьбы; -  Исходящий документ – тип документа, отправляемый во внешние организации; -  Поручение – средство выдачи руководителем руководящих указаний сотрудникам; -  Обращения лиц – информационные запросы, письма, просьбы, жалобы граждан; -  Резолюция – средство выдачи руководителем руководящих указаний сотрудникам.

5.2.  Проекты документов

М47	Пользователь должен иметь возможность создавать проекты документов;
М48	При создании проекта документа Система должна предлагать пользователю шаблоны маршрутов, специфичных для данного типа документов;

5.3.  Согласование/подписание документов

Система должна обеспечивать следующие возможности по согласованию документов:

М49	Поддержка согласования документов в электронном виде: последовательное, параллельное и смешанное согласование;
М50	Возможность выдавать поручения на этапах согласования и подписания и отслеживать все дерево (цепочку) поручений;
М51	Возможность передать задачу по согласованию/подписанию другому сотруднику;
М52	Возможность доработать документ в случае получения отрицательной визы.

5.4.  Доработка документа

В Системе должна существовать возможность доработать документ при наличии отрицательной визы по согласованию/подписанию.

М53	Создание новой версии проекта документа, отслеживание всех версий, возможность просмотра любой версии проекта;
М54	Корректировка маршрута согласования и отправка на новый круг согласования;
М55	Отзыв документа с обработки.

5.5.  Регистрация документов

Система должна обеспечивать следующие возможности регистрации документов:

М56	Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;
М57	Автоматическое формирование регистрационных номеров с возможностью ручного редактирования регистрационных номеров для определенных типов документов по заданному шаблону любой сложности;
М58	Отслеживание уникальности регистрационного номера в момент регистрации. Если регистрационный номер, сформированный системой, совпадает с номером, введенным вручную или скорректированным, Система должна предложить скорректировать регистрационный номер;
М59	Проверка на наличие повторных документов при регистрации входящих документов;
М60	Автоматическая нумерация документов по настраиваемым правилам (отдельная нумерация по типам документов и подразделениям).

5.6.  Формирование поручений/резолюций и контроль исполнения

Система должна обеспечивать следующие возможности по формированию поручений/резолюций (заданий) по исполнению документов и контроля их исполнения:

М61	Формирование поручений/резолюций по документу с фиксацией исполнителей, контролера и сроков исполнения;
М62	Постановка и снятие поручений с контроля;
М63	Уведомление исполнителя о новых поручениях/резолюциях по электронной почте и/или другими способами;
М64	Возможность передачи исполнения поручения (создание перепоручений) с поддержкой отслеживания истории обработки поручения (дерево поручений);
М65	Контроль сроков исполнения поручений путем отбора документов, находящихся на контроле, с истекающим и истекшим сроком исполнения, исполненных в срок;
М66	Возможность сохранения шаблонов типовых резолюций;
М67	Получение статистических отчетов о состоянии исполнительской дисциплины в разрезе подразделений, сотрудников, важности, периоду времени, отправителям.

5.7.  Рассылка документов на ознакомление

М68	Система должна позволять осуществлять рассылку документов на ознакомление с записью события ознакомления в историю документа;
М69	Возможность отправки напоминаний исполнителям о приближении сроков исполнения документов;
М70	Возможность создавать группы для рассылки сообщений (например, по структурным подразделениям, по направлениям деятельности и т. п.).

6.  Требования к маршрутизации документов

В Системе должны быть предусмотрены механизмы формирования жизненных циклов документов. Движение документа с одной стадии жизненного цикла на другую должно сопровождаться изменением его определенных реквизитов (в частности, изменение статусов), а также прав доступа.

На основании значений реквизитов документов определенных видов Система должна направлять данные документы соответствующим адресатам и позволять выполнять следующие операции:

·  отправка документа на рассмотрение;

·  отправка проекта документа на согласование (визирование);

·  сохранение и одновременная отправка документа на согласование;

·  отправка проекта документа на доработку;

·  отправка проекта документа на подписание (утверждение);

·  отправка документа на регистрацию;

·  отправка документа на исполнение;

·  отправка отчета по исполнению документа.

При согласовании документов должны быть доступны параллельный, последовательный и смешанный варианты маршрутизации.

7.  Требования к средствам администрирования Системы

М71	Система должна обладать специальным интерфейсом, который поддерживается стандартными веб-обозревателями и предоставляет сетевому администратору доступ ко всем административным функциям, связанным с техническим обслуживанием Системы, изменением ее конфигурации, запуску регламентных технических процедур;
М72	Администратор Системы должен иметь возможность создавать новые права пользователям с возможностью настройки элементов пользовательского интерфейса в разрезе этих ролей.

8.  Требования к безопасности и надежности

М73	Требования к безопасности Системы определяются действующим законодательством Республики Казахстан;
М74	Система должна обеспечивать возможность быстрого (в течение 24 часов) восстановления информации хранилища данных при программно-аппаратных сбоях;
М75	Уровень доступа каждого пользователя к функциям Системы и данным должен определяться его правами в Системе. Система должна обеспечивать безопасный доступ к данным, а также адресную доставку информации соответствующим целевым группам. Система должна позволять настраивать целевые группы пользователей;
М76	Механизм защиты должны иметь развитые средства регистрации критических системных событий в электронных журналах и средства оперативного оповещения об этих событиях администратора;
М77	Система должна поддерживать ограничения доступа индивидуально для каждого объекта;
М78	Разграничение доступа должно осуществляться по типу выполняемых операций (чтение, модификация, создание, удаление, нет доступа);
М79	Система должна иметь возможность включать пользователей Системы в различные группы, обеспечивающие доступ к тем или иным ролевым и системным функциям - пользователь, настройка и конфигурирование системы, управление бизнес процессами, администрирование и пр.
М80	Система должна иметь возможность просмотра всех событий и логов.

9.  Требования к необходимому количеству пользовательских лицензий

М81	В предлагаемом программном продукте должны быть включены не менее 37 (тридцати семи) лицензий (рабочих мест) для одновременного доступа к программному решению авторизированных пользователей с ограничением полномочий в соответствии с их ролями.

10.  Требования к возможностям развития Системы

М82	Архитектура Системы должна предусматривать дальнейшее поэтапное масштабирование;
М83	Система должна предусматривать простое масштабирование, как в территориальном плане (обеспечение возможности подключения удаленных рабочих мест), так и с целью расширения возможностей по хранению больших объемов данных и повышения быстродействия;
М84	В рамках развития Системы должна быть обеспечена возможность расширения функциональности за счет добавления новых функциональных блоков (подсистем) без изменения архитектуры ядра Системы.
М85	Система должна обеспечивать возможность интеграции с внешними системами в рамках как уже автоматизированных, так и новых процессов без изменений архитектуры ядра Системы, а только за счет наращивания дополнительной функциональности;
М86	Должна быть предусмотрена возможность интеграции справочников Системы с внешними источниками данных. Должна быть обеспечена возможность организации процедур импорта плоских справочных данных из внешних систем с помощью настроек, без внесения изменений в программный код Системы;
М87	Система должна иметь возможность интеграции с почтовым сервером Пользователя;
М88	Должна быть обеспечена возможность организации уведомлений пользователей о полученных документах либо действиях, уведомлениях и прочих событиях Системы посредством электронной почты;
М89	Система должна иметь возможность интеграции с Активным Каталогом (Active Directory) или другой доменной структурой Пользователя с возможностью настройки NTLM-аутентификации.
М90	Обмен данными между Системой и СЭД Холдинга должен осуществляться с учетом требований по информационной безопасности в соответствии с законодательством РК;
М91	Для обеспечения возможности отслеживания хода исполнения документов и гарантированной доставки и отправки электронных документов Система должна выполнять следующие функции: 1)  отправка уведомлений об изменении статуса документа для автоматической обработки и передачи отправителю первоначального документа информации о состоянии работы с документом; 2)  получение уведомлений об изменении статуса документа для автоматической обработки и доставки к отправителю первоначального документа информации о состоянии работы с документом.

11.  Требования к технической поддержке, гарантийные обязательства

М92

Исполнитель должен обеспечить техническую поддержку Системы в течение всего срока действия Договора. В рамках технической поддержки должны осуществляться следующие работы: -  устранение программных ошибок и сбоев, вызванных в процессе эксплуатации ПО не по вине Заказчика и Пользователей; -  обновление ПО новыми версиями и конфигурациями продукта; -  консультация и помощь администратору системы в разрешении всех видов запросов по работе в системе через службу технической поддержки, по электронной почте [e-mail] или по телефону 702-000 (вн.35-28).