«Роль юридически значимого электронного документооборота в построении эффективной работы органов Федерального казначейства Российской Федерации»
, главный казначей Отделения по Центральному округу г. Комсомольска-на-Амуре УФК по Хабаровскому краю, Советник государственной гражданской службы Российской Федерации 2-го класса
С принятием Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2002 года «Об электронно-цифровой подписи» в Российской Федерации появился реальный механизм обеспечения правовых условий использования электронно-цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронно-цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Был дан существенный толчок к повсеместному внедрению электронного документооборота в деятельности органов исполнительной власти Российской Федерации, в том числе Федерального казначейства.
В настоящее время электронный документооборот находит все более широкое применение в различных областях деятельности современных учреждений и предприятий. В деятельности органов Федерального казначейства электронный документооборот используется в следующих направлениях:
- обмен электронными документами между отделами внутри территориальных органов федерального казначейства;
- обмен электронными документами между самими территориальными органами федерального казначейства, включая центральный аппарат;
- сдача налоговой и бухгалтерской отчетности через телекоммуникационную сеть;
- обмен электронными документами между органами федерального казначейства и администраторами доходов Федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и фондами;
- обмен электронными документами между органами Федерального казначейства и органами Федеральной налоговой службы;
- обмен электронными документами между органами Федерального казначейства и клиентами на обслуживаемой территории.
Подробнее остановлюсь на электронном документообороте между органом Федерального казначейства и его клиентами.
Для того чтобы рассмотреть электронный документооборот на данном направлении, необходимо дать определения электронного документа, непосредственно электронного документооборота и электронно-цифровой подписи:
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
Электронный документооборот – обмен электронными документами, обеспечение их хранения в централизованной базе данных;
Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Отделениями и Управлением Федерального казначейства по Хабаровскому краю проводится кропотливая каждодневная работа по повсеместному переводу клиентов органов Федерального казначейства на использование системы электронного документооборота, т. е. полного отказа от бумажных носителей при обмене необходимой информацией.
Основными преимуществами использования данной системы, и это отмечается самими пользователями, являются:
- ускорение обмена информацией на всех стадиях, начиная с подготовки и визирования документа, заканчивая его передачей и обработкой в органе федерального казначейства;
- возможность постоянного контроля за состоянием и движением документа;
- снижение рисков, связанных с утратой, порчей, несанкционированным доступом;
- снижение затрат на изготовление, копирование, передачу, доставку, хранение документов;
- удобство пользования различными справочниками, напоминаниями, окнами при подготовке документа, повышающее его качество;
- удобство при поиске необходимого документа, его доступности сотрудникам при наличии определенных прав доступа.
В сравнении с преимуществами данной системы, ее отдельные недостатки выглядят несущественными и к тому же оперативно отслеживаются и устраняются разработчиками программного обеспечения.
Гораздо сложнее побороть, так называемый, человеческий фактор. К нему можно отнести некоторую консервативность руководства и сотрудников ряда учреждений низкую компьютерную грамотность пользователей. Но и в этом направлении органами казначейства, разработчиками и сопровождающими программный продукт организациями, ведется постоянная каждодневная работа, направленная на более полный охват клиентов с целью дальнейшей популяризации новых методов работы, которыми как раз и являются процессы системы электронного документооборота.
И как результат - все более возрастает популярность системы электронного документооборота среди клиентов органов федерального казначейства. Преимущества данной системы в полной мере оценили не только клиенты расположенные непосредственно на территории г. Комсомольска-на-Амуре, но и конечно же, в значительной степени, удаленные от него. Для отдаленных клиентов, прежде всего отпала необходимость непосредственного присутствия в органе казначейства при проведении операций. Для органа казначейства в разы сокращается время отработки документов, существенно повышается качество работы и производительность труда.
С 01.01.2009 вступают в силу нормативно-правовые акты Министерства финансов и Федерального казначейства направленные на полную реализацию положений Бюджетного Кодекса Российской Федерации. Для клиентов, не перешедших на систему электронного документооборота, существенно усложнятся процедуры подготовки необходимых документов. Одновременно вступит в силу требование о параллельном представлении в орган Федерального казначейства электронных аналогов бумажных документов в необходимых форматах.
Главный казначей отделения
по Центральному округу г. Комсомольска-на-Амуре
УФК по Хабаровскому краю
Советник государственной гражданской службы
Российской Федерации 2-го класса
