Мобильные решения - свобода, скорость, независимость

Мобильные решения - свобода, скорость, независимость

Современный мир неумолимо диктует свои условия бизнесу: мобильность в работе, оперативность принятия управленческих решений – это не дань моде, а объективная реальность, ставшая в последнее время наиболее значимой тенденцией развития корпоративных информационных систем (КИС) и систем электронного документооборота (СЭД). Анализ показал: следование новым условиям крайне затруднительно без корректировок принципов и подходов к работе, которые в свою очередь требуют внедрения инновационных инструментов и технологических новшеств. К таким новшествам можно смело отнести разработку и внедрение мобильных решений для организации автономной работы пользователей на базе планшетных компьютеров, позволяющих решать производственные задачи вне стен офиса.

Планшетные компьютеры перестали быть просто устройством для досуга. Они уверенно вошли в корпоративную культуру и сегодня предлагают новые технологии по трансформации и оптимизации подходов к управлению бизнесом.

Можно выделить три основных критерия, которые выступают драйвером подобных внедрений:

Статистический. В частности, согласно статистике, представленной агентством Yankee Group, внедрение мобильных решений в управлении бизнес-процессами компании приводит в среднем к росту эффективности управления порядка 27% , в том числе: исключение избыточных активностей, увеличение количества полученных заказов от клиентов, снижение стоимости сопровождения заказов, увеличение точности планирования, уменьшение времени, необходимого на администрирование и сопровождение заказов.

Управленческий. Руководители высшего звена, являясь ключевыми участниками бизнес-процессов, часто находятся вне стен своего рабочего кабинета – в командировках, на совещаниях, переговорах и других мероприятиях. В то же время в условиях высококонкурентной среды им жизненно необходимо сохранять возможность оперативно реагировать на ситуацию: рассматривать документы, поступившие на их имя, вносить резолюции, утверждать и т. п. Частично с этим требованием коррелируется еще одна проблема, которая остро стоит в крупных компаниях - вопрос оперативного согласования массивных документов большим количеством согласующих. Мобильные клиенты нацелены на оптимизацию и решение обеих этих задач.

Экологический. Корпоративный сектор вполне оправданно ассоциируется со сложными и неповоротливыми информационными системами. Мобильные решения на базе планшетных компьютеров привносят в корпоративную среду не только инновационную технологическую составляющую, но и новую философию здорового минимализма в области взаимодействия пользователя с корпоративными информационными системами или СЭД: пользователю необходимо минимальное количество простых, интуитивно понятных действий, чтобы выполнять свои повседневные функции, при этом привычная функциональность КИС или СЭД практически полностью сохраняется.

Компания IBA, имея богатый опыт в области разработки корпоративных информационных систем и систем электронного документооборота (www. ) и стараясь адекватно реагировать на стремительный рост популярности планшетных компьютеров в корпоративной среде, разработала мобильное рабочее место для планшета iPAD. Это решение нацелено, прежде всего, на руководителей и позволяет им гибко взаимодействовать с корпоративной информационной системой.

Игорь Петрик, директор отделения систем электронного документооборота IBA, рассказал, что приложение позволяет организовать полнофункциональную работу с документами в любом удобном месте и в любое удобное время: обрабатывать входящие, исходящие, распорядительные, договорные документы, в жизненный цикл которых входят этапы рассмотрения, согласования, утверждения и др. «Также в приложении реализованы механизмы поиска нужных документов и работы с поручениями и резолюциями, а именно: передача их на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. Особо хочется отметить возможность ввода визуальных, графических и голосовых комментариев, помимо текстовых, которые добавляются с помощью сенсорной клавиатуры» - подчеркнул И. Петрик.

Владимир Банкович, заместитель начальника отдела разработки СЭД, поясняет: «Весь новый функционал удобен и прост в использовании. В рамках мобильного клиента для удобства навигации документы категоризированы по типу и статусу документов. Для их просмотра достаточно выбрать категорию в навигаторе и в открывшемся списке документов нажать на требуемый. В открывшейся карточке отобразятся основные реквизиты. Здесь же доступны комментарии, в том числе и звуковые, предыдущих пользователей по выполненным ранее действиям в процессе работы над документом. Кроме того, пользователь получает возможность просмотреть электронный образ оригинала документа в секции «Прикрепленные файлы», которые сохранены в одном из распространенных форматов - MS Office, iWorks, PDF, RTF, а графические изображения - в JPG и TIFF».

Перечисленные возможности типичны для работы пользователя с КИС или СЭД. В рамках мобильного рабочего места IBA пользователь в полном объеме обладает ими, но решения компании IBA привносят ряд инновационных возможностей, которые достойно раскрывают потенциал планшетных компьютеров в интересах корпоративных пользователей.

Остановимся на них подробнее.

Онлайн и офлайн режимы

Сергей Акулич, первый заместитель генерального директора IBA, убежден: «Современному топ-менеджеру важно иметь возможность полноценной работы с документами как в офисе, так и вне стен рабочего кабинета. Среди ключевых преимуществ решений IBA на базе мобильного клиента - реализация функций работы с СЭД или КИС в режимах онлайн и офлайн, которые позволяют руководителю работать с документами вне зависимости от их местоположения: в командировке, на совещаниях, переговорах, в дороге, дома, - и независимо от наличия Интернет».

Здесь важно акцентировать внимание на следующем факте: внедрение мобильных решений создает не только преимущества, но и вносит потенциальные риски. Прежде всего, это неспособность мобильного приложения обмениваться данными с центральной системой в отсутствии интернет-соединения. Именно для таких условий компанией IBA в дополнение к онлайн был реализован офлайн режим работы с документами. Схема взаимодействия мобильного клиента с информационной системой предприятия такова: руководитель получает на свое мобильное устройство все документы, поступившие на его имя в системе, и в дальнейшем имеет возможность продолжить работу с ними в офлайн режиме, иными словами, его работа никак не зависит от наличия интернет-соединения, что очень важно. Затем мобильный клиент, при подключении к Интернет, обеспечит синхронизацию обработанных документов с центральной системой. Такой подход не только снижает риски и зависимость от наличия интернет-соединения, но и создает дополнительный комфорт. Например, предоставляет возможность руководителям продолжить работу с документами во время авиаперелетов.

Безопасность и мобильность

«Главная ценность любого мобильного приложения - возможность его использования в любом удобном месте, - поясняет И. Петрик, - зачастую входит в противоречие с корпоративными стандартами в области безопасности. Для разрешения этой проблемы в мобильных решениях, разработанных компанией IBA, используется весь спектр индустриально признанных средств по обеспечению безопасности: VPN-соединения с корпоративной сетью, защищенные HTTPS-соединения, штатные средства шифрования для безопасного хранения данных на устройстве, подключаемые модули для шифрования и контроля целостности данных, в том числе модули ЭЦП, поставляемые криптопровайдерами». Таким образом, мобильный клиент IBA обеспечивает надежную, безопасную работу и защищенный доступ к системе в соответствии с корпоративными стандартами.

Пользовательский интерфейс интуитивен и естественен

Использование инновационного потенциала планшетных компьютеров позволило реализовать стандартный функционал систем электронного документооборота в значительно более удобной для пользователя форме. «Концепция современного мобильного интерфейса пользователя удовлетворяет 3-м простым правилам, считает Владимир Банкович. - Во-первых, в рамках приложения все действия пользователя разделены всего на несколько базовых и интуитивно понятных шагов. Во-вторых, в рамках каждого шага вся необходимая для пользователя информация находится в пределах одного экрана. И, наконец, в-третьих, действия, которые пользователь может выполнить в рамках каждого шага, выполняются одним нажатием. А для управления приложением используются естественные жесты, которыми мы пользуемся в реальной жизни, например, «листание» - для перехода между документами в списке и страницами в рамках электронной версии документа. Для вызова той или иной функции достаточно одного нажатия. Области экрана, в которых находится важная для руководителя информация, соответствующим образом выделены на общем фоне, что делает приложение совершенно простым в использовании».

Необходимо отметить, что приложение поддерживает как портретный, так и ландшафтный режим iPAD. В портретной ориентации устройства приложение предоставляет всю область экрана для отображения документа, а масштабирование документа осуществляется при помощи стандартных для планшета iPAD жестов.

Функциональность и простота

Еще одним жизненно важным компонентом любой информационной системы является качественно реализованный модуль поиска. Этот модуль позволяет ориентироваться среди имеющихся документов и быстро находить необходимые. В мобильном клиенте компании IBA режим поиска чрезвычайно прост: строка поиска автоматически доступна по касанию для использования и ввода поискового запроса в любом из списков документов. Кроме того, поиск осуществляется в режиме реального времени, результаты поиска отображаются и уточняются мгновенно по мере ввода пользователем поискового запроса.

Отличительной особенностью приложения при работе непосредственно с документами, считает С. Акулич, является возможность оставлять комментарии, а также принимать решение по документу. «Руководитель для каждого из документов, который находится на рассмотрении, может оставить печатные комментарии при помощи сенсорной клавиатуры либо аудиорезолюции, то есть озвучивать свои распоряжения и комментарии голосом, что является привычным для работы как секретаря-референта, так и других сотрудников. Кроме того, руководителю, да и любому другому сотруднику, доступны аудиокомментарии предыдущих пользователей, которые работали с документом ранее. Это особенно полезно в случае согласования документов большим количеством сотрудников, а также тогда, когда руководитель делегирует изучение документа своим помощникам, а затем, прослушав записанные комментарии, принимает по документу окончательное решение», - добавляет Сергей Акулич.

Гибкость интеграции и настраиваемость

Мобильный клиент IBA обменивается информацией с системами с помощью веб-сервисов, что предопределяет надежность при передаче данных и высокую степень адаптируемости при интеграции решения с различными корпоративными информационными системами.

Решение обеспечивает гибкость и с точки зрения изменения бизнес-процессов: набор действий, которые пользователь может выполнить при работе с документом, передается посредством веб-сервиса и формируется для пользователя на «лету» индивидуально для каждого документа. Действия, доступные пользователю, могут варьироваться в зависимости от типа документов. Например, действия «Утвердить», «Отвергнуть» для одного типа документов и действия «Согласовать», «Отправить на доработку» - для другого. Более того, данный подход позволяет мобильному клиенту «переваривать» существенные изменения бизнес-процессов в рамках СЭД или корпоративной системы без изменений кода мобильного клиента и даже без его перенастройки. Процесс полностью автоматизирован.

Таким образом, Мобильные решения от компании IBA отвечают всем актуальным требованиям повышенной мобильности, гибкости и оперативности в принятии управленческих решений, которые стоят перед современным руководителем, а также значительно облегчают и повышают эффективность его работы, в итоге ускоряя бизнес-процессы компании. «Кроме того, создание в СЭД или корпоративной информационной системе мобильного автоматизированного рабочего места руководителя, - констатирует Игорь Петрик, - усиливает интерес к работе в системе не только со стороны руководителей, но и неизбежно приводит к увеличению вовлеченности в процесс всех сотрудников организации. Таким образом, мобильное приложение повышает эффективность использования самой СЭД».