Должностные обязанности

Должностные обязанности

7. Начальник отдела выполняет следующие обязанности:

1) осуществляет общее руководство деятельностью отдела, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и осуществление им своих функций, состояние производственной и трудовой дисциплины в отделе, распределяет должностные обязанности между работниками отдела, дает им поручения;

2) планирует работу отдела;

3) самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности отдела;

4) представляет отдел в отношениях с другими работниками структурных подразделений, органами исполнительной и законодательной власти, государственными и негосударственными организациями, муниципальными учреждениями и предприятиями;

5) вносит в установленном порядке предложения о совершенствовании структуры отдела и изменении штатного расписания отдела;

6) вносит в установленном порядке на рассмотрение руководства проекты нормативных правовых актов администрации города по вопросам, входящим в сферу деятельности отдела;

7) участвует в заседаниях и совещаниях;

8) осуществляет контроль и методическое руководство организацией делопроизводства в органах администрации города (далее - структурных подразделениях);

9) контролирует своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции главы города, заместителей главы города;

10) обеспечивает контроль организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения;

11) организует систему контроля за исполнением поручений главы города по документам, направленным для исполнения;

12) организует прием, регистрацию и выпуск документов администрации города, их рассылку, создание фонда бумажных и электронных копий для формирования базы данных;

13) организует работу по рассмотрению и исполнению обращений граждан в администрации города, приему граждан по личным вопросам главой города, заместителями главы города. Осуществляет контроль за сроками исполнения обращений граждан, анализом поступающих обращений, составлением отчетов и справок;

14) организует работу по оформлению командировок работникам администрации города;

15) организует формирование и ведение баз данных учетно-информационной работы по документам с применением компьютерной техники в СДОУ «БОСС-Референт» работниками отдела;

16) организует своевременное и качественное выполнение машинописных и копировально-множительных работ в соответствии с требованиями руководства;

17) организует работу по ознакомлению заинтересованных лиц предприятий, учреждений, организаций города, должностных лиц и граждан с документами администрации города (постановления, распоряжения), выдаче копий, выписок и справок;

18) осуществляет контроль за сохранностью документов текущего и архивного делопроизводства;

19) оказывает методическую и практическую помощь исполнителям и заинтересованным лицам по вопросам организации работы с документами, проводит консультации по вопросам своей деятельности;

20) организует и проводит семинары, совещания по вопросам ведения делопроизводства;

21) разрабатывает мероприятия по совершенствованию работы с документами, Инструкции, Положения и методические материалы по делопроизводству;

22) обеспечивает контроль за трудовой и исполнительской дисциплиной;

23) ставит отметку о заверении копии документа;

24) организует подписку периодических изданий для работы отдела;

25) ведет табель учета рабочего времени работников отдела, высших руководителей администрации города;

26) осуществляет контроль за разработкой сводной номенклатуры дел администрации города;

27) отвечает за охрану труда и пожарную безопасность в отделе делопроизводства;

28) выполняет требования охраны труда и профилактики травматизма, мероприятия, программы, планы по улучшению условий и охраны труда, разделы коллективного договора, касающиеся вопросов охраны труда;

29) принимает меры по устранению причин, вызвавших несчастный случай на производстве, выполняет предписаний органов надзора и контроля за соблюдением требований охраны труда;

30) сохраняет конфиденциальность служебной информации, сведений содержащих государственную или иную, охраняемую законом тайну, а также персональных сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе после прекращения муниципальной службы;

31) представляет в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи, сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также своей супруги(а) и несовершеннолетних детей (в соответствии с Перечнем должностей муниципальной службы администрации города Магнитогорска, замещение которых связано с коррупционными рисками);

32) соблюдает обязанности, ограничения и запреты, связанные с прохождением муниципальной службы и установленные законодательством о противодействии коррупции;

33) соблюдает требования к служебному поведению, установленные законодательством о муниципальной службе и противодействии коррупции;

34) руководствуется Правилами обработки персональных данных.