Журнал "Наш Бухгалтер"
Дополнительные материалы для подписчиков
Методология учета
Личное имущество в служебных целях: учет компенсаций
Штатные сотрудники могут существенно выручить своего работодателя, если в нужный момент «пустят» в работу собственное имущество. Однако, как говорится, одним «спасибо» сыт не будешь. В предлагаемой нами статье речь пойдет о том, как отражается в учете выплачиваемая в таких случаях работникам компенсация.
Если сотрудник с согласия и ведома работодателя использует личное имущество в служебных целях, то ему должна выплачиваться денежная компенсация. Вдобавок к этому должны возмещаться износ (амортизация) «вещей», а также расходы, связанные с их эксплуатацией. Таковы требования статьи 188 Трудового кодекса.
Конкретный размер возмещения издержек работника определяется по письменной договоренности между «штатной единицей» и фирмой. Соответствующие положения необходимо зафиксировать либо непосредственно в трудовом договоре, либо путем оформления дополнительного соглашении к нему.
«Ограниченный» расход
Чаще всего у фирмы возникает необходимость воспользоваться легковым автомобилем или мотоциклом сотрудника. Оно и неудивительно, ведь приобрести транспортное средство может себе позволить далеко не каждая организация.
В целях налогообложения прибыли выплачиваемая сотрудникам компенсация за использование личного «железного коня» считается разновидностью затрат на содержание служебного транспорта. Это прямо предусмотрено подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.
Подчеркнем, что «компенсационные» расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль в пределах норм, установленных постановлением правительства от 8 февраля 2002 года № 92 (далее – постановление № 92). Для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно может учитываться максимум 1200 рублей в месяц, а для более мощных ТС – не более 1500 рублей ежемесячно. В то же время за использование любых мотоциклов каждый месяц в расходы разрешено списывать сумму в пределах 600 рублей.
Естественно, фактически выплачиваемый размер компенсаций может быть выше, чем установлено постановлением № 92. Однако на выплату «повышенного возмещения» придется потратить чистую прибыль, остающуюся после налогообложения (п. 38 ст. 270 НК).
Условия и порядок выплаты компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях установлены письмом Минфина от 21 июля 1992 года № 57. Хотя этот документ и был издан задолго до появления Налогового и Трудового кодекса, он не потерял свою актуальность и по сей день. Итак, необходимо оформить приказ руководителя фирмы, в котором указать размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования). К слову сказать, в законодательно установленных размерах данной выплаты уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Значит, дополнительные расходы на содержание таких автомобилей не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли. Такого мнения придерживаются эксперты Минфина в письме от 16 мая 2005 года № 03-03-01-02/140.
Кроме того, для получения компенсации работники должны передать в бухгалтерию фирмы копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах. Об этом говорится в письме МНС от 2 июня 2004 года № 04-2-06/419@.
В свою очередь судьи не считают, что путевой лист так уж нужен для подтверждения расходов на выплату компенсации. Ведь соответствующее требование попросту отсутствует в действующем законодательстве (НК, ТК, постановление № 92). К такому выводу пришли судьи ФАС Центрального округа в постановлении от 25 мая 2009 года по делу.
Также не стоит забывать о том, что за время нахождения сотрудника в отпуске или на больничном «возмещение» выплачивать запрещено. Ведь в данные временные промежутки автомобиль фактически не используется. На этом акцентируют внимание финансисты в письме от 3 декабря 2009 года № 03-04-06-02/87. К слову сказать, высказывались подобным образом чиновники и раньше, свидетельством чему письмо Минфина от 01.01.01 года № 03-03-01-02/140 и письмо УФНС по г. Москве от 22 февраля 2007 года № 20-12/016776.
Однако работник может использовать на благо компании и иные виды личного транспорта, например микроавтобус или грузовик. В подобной ситуации сослаться на положения подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса никак не получится. Дело в том, что в данной норме речь идет именно о легковых ТС и мотоциклах. По мнению Минфина, вариант списания затрат – это заключение договора аренды транспортного средства согласно правилам гражданского законодательства. В таком случае все понесенные фирмой издержки в рамках «арендного» контракта могут быть списаны в целях налогообложения прибыли. Именно такой вывод следует из содержания письма финансового ведомства от 24 апреля 2008 года № 03-03-06/1/293.
Как быть с внебюджетными фондами
К счастью для фирм, пополнять бюджеты ПФР, ФСС и фондов ОМС с «возмещения» за использование личного авто не нужно. Ведь страховыми взносами не облагаются все виды предусмотренных действующим законодательством компенсаций (в пределах установленных норм), связанных с исполнением физлицами трудовых обязанностей. Это прямо предусмотрено подпунктом 2 пункта 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 года (далее – Закон ).
В то же время в Законе содержится упоминание о том, что льгота действует в пределах норм, установленных законодательством. Впрочем, каких-либо лимитов для целей уплаты взносов на обязательные виды страхования не установлено. При этом следует иметь в виду, что за чиновниками водится привычка применять ограничения, что называется, «по аналогии». Однако в настоящее время никаких разъяснений Минздравсоцразвития или внебюджетных фондов по данному поводу не издано.
Взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний уплачивать также не нужно. Основание для таких действий – пункт 10 Перечня, утвержденного постановлением правительства от 7 июля 1999 года № 000 (далее – Перечень). Согласно данной норме «несчастные» взносы не начисляются на компенсационные выплаты, производимые в возмещение затрат, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей. «Поблажка» применяется в пределах норм, установленных действующим законодательством. Однако конкретных ограничений для «несчастных» платежей никаким НПА не установлено. Значит, и льгота действует независимо от размера выплачиваемого «возмещения». К слову сказать, широко распространенной арбитражной практики, свидетельствующей о спорах с ФСС по поводу «лимитирования» освобождения от «несчастных» взносов, попросту нет. Отсутствуют и разъяснения чиновников по данному поводу.
Вариации на тему обложения НДФЛ
Что касается «подоходного» налога, то здесь все несколько сложнее. В пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса закреплено правило, идентичное изложенному в статье 9 Закона . Проще говоря, НДФЛ не облагаются все виды предусмотренных действующим законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением «физиками» трудовых обязанностей. Льгота действует в пределах установленных норм. Так как лимитов для целей главы 23 Кодекса ни в одном нормативно-правовом акте не прописано, то и от обложения НДФЛ, по идее, должна освобождаться вся сумма «возмещения» за использование личного автомобиля или мотоцикла.
Однако чиновники рассуждают иначе. Так как трудовое законодательство не устанавливает конкретных ограничений, то финансисты и налоговики предлагают руководствоваться лимитами, прописанными в постановлении № 92. Иными словами, нужно удерживать НДФЛ с суммы выплаты, превышающей нормативы для налога на прибыль. Об этом говорится в письме МНС от 2 июня 2004 года № 04-2-06/*****@***Аналогичным образом рассуждает и Минфин (письма от 1 июня 2007 г. № 03-04-06-01/171; от 26 марта 2007 г. № 03-04-06-01/84 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192). К слову сказать, периодически поддерживают чиновников и служители Фемиды. Свидетельство тому – постановления ФАС Дальневосточного округа от 20 апреля 2005 года № Ф03-А73/05-2/461 и ФАС Поволжского округа от 24 ноября 2006 года по делу-СА2-34.
Впрочем, гораздо чаще арбитры рассуждают иначе. Сторонники «либерального» подхода считают, что предельные нормы компенсаций, предусмотренные постановлением № 92, установлены для налогообложения прибыли и не могут применяться в целях главы 23 Кодекса. Значит, выплаты работнику за использование личного транспорта в служебных целях не облагаются НДФЛ независимо от их размера. При этом конкретная величина «возмещения» должна быть прописана в договоре между работодателем и сотрудником. К такому выводу пришел Президиум ВАС в постановлении от 30 января 2007 года № 000/06. Взяли данную позицию «на вооружение» и нижестоящие суды (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17 апреля 2007 г. /2006-2035А и ФАС Поволжского округа от 10 апреля 2007 г. по делу-7/283).
Вроде бы пошел на попятную и Минфин. В письме от 15 октября 2008 года № 03-03-07/24 эксперты финансового ведомства указали, что нормирование расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов применяется не при выплате такого «возмещения» работнику, а в целях определения базы по налогу на прибыль организации-работодателя. Как видим, чиновники формально согласились с позицией Президиума ВАС.
Как бы не так! В письме от 3 декабря 2009 года № 03-04-06-02/87 Минфин опять завел «старую песню»: специальные нормы компенсации работникам за использование личного транспорта для целей НДФЛ Кодексом не предусмотрены. А раз так, то, по мнению финансистов, использование лимитов постановления № 92 для расчета налоговых обязательств по «подоходному» налогу нисколько не противоречит пункту 3 статьи 217 главного налогового закона.
Иные личные вещи
В заключение – пару слов об иных ценностях, кроме транспортных средств. Отметим, что статья 188 Трудового кодекса не содержит запрета на использование любого имущества работников. Следовательно, необходимо выплачивать компенсацию и в случае, когда сотрудник эксплуатирует в служебных целях свой мобильный телефон, ноутбук или иной предмет.
Ни для кого не секрет, что перечень прочих расходов для целей налогообложения прибыли фирмы является открытым. Следовательно, затраты на компенсацию за использование «вещей» сотрудников (кроме легковых ТС и мотоциклов) вполне могут быть учтены при налогообложении прибыли в полном объеме (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК). Конкретный размер «возмещения» необходимо прописать в соглашении с работником. Естественно, расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Об этом говорится в письме Минфина от 8 декабря 2006 года № 03-03-04/4/186.
Подчеркнем, что для обоснования затрат пригодятся бумаги (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество. Не помешают также письменный расчет суммы компенсации и иные документы, подтверждающие, например, стоимость мобильного телефона и время телефонных разговоров в служебных и личных целях. Именно такой вывод следует из содержания письма Минфина от 17 июня 2009 года № 03-04-06-01/138.
Вполне логично, что со взносами на пенсионное, социальное, медицинское и «несчастное» страхование проблем у фирмы-работодателя не возникает. Иными словами, перечислять средства во внебюджетные фонды попросту не нужно. Основания для таких действий – упомянутые подпункт 2 пункта 1 статьи 9 Закона и пункт 10 Перечня.
В силу пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса с выплачиваемой компенсации удерживать НДФЛ не нужно. Главное – зафиксировать размер выплаты в трудовом договоре или допсоглашении к нему. Правомерность данного подхода подтвердил Минфин в письмах от 17 июня 2009 года № 03-04-06-01/138 и от 2 марта 2006 года № 03-05-01-04/43.
К сожалению, налоговики «на местах» иногда пытаются доначислить «подоходный» налог и оштрафовать фирму за неисполнение обязанностей налогового агента. Впрочем, судьи регулярно отклоняют претензии контролеров подобного рода (постановления ФАС Поволжского округа от 19 августа 2008 г. по делу и ФАС Северо-Западного округа от 17 июля 2007 г. по делу).
Роман Тимохин, ведущий эксперт экономической информации»
