Практика внедрения единой системы электронного документооборота в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления в Нижегородской области
В настоящее время в Органах исполнительной власти (далее - ОИВ) и Органах местного самоуправления Нижегородской области (далее - ОМСУ) внедрено около 600 автоматизированных рабочих мест (далее - АРМ) различного функционала с целью автоматизации документооборота.
Разработчиком данного программного обеспечения является открытое акционерное общество «Центр компьютерных разработок» консорциума «Кодекс» (далее – ОАО «ЦКР»). Соисполнителем проекта по внедрению Единой системы электронного документооборота и делопроизводства Нижегородской области (далее - ЕСЭДД) является Государственное предприятие Нижегородской области «Нижегородский Территориальный центр информатизации» - авторизованный дистрибьютор (далее – ГП НО «НТЦИ»).
Самыми распространенными АРМ ЕСЭДД в ОИВ и ОМСУ являются:
1. АРМ «Служебная корреспонденция», позволяющая осуществлять регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, ее рассмотрение и обработку, движение документов по руководителям и исполнителям, оперативный контроль за исполнением входящих служебных документов.
2. АРМ «Контроль исполнения» предназначено для автоматизации процесса регистрации контролируемых документов и обработки данных о них. Назначение АРМ - обеспечить полный компьютерный учет всех заданий по контролируемым документам и оперативное предоставление информации о ходе их исполнения.
3. АРМ «Система оперативного контроля руководителя» может одновременно подключаться к базам данных функциональных модулей «Служебная корреспонденция», «Письма и обращения граждан», «Контроль исполнения документов» (или их произвольной комбинации) и отображать сводную информацию по всем документам, зарегистрированным в подключенных базах данных.
4. АРМ «Письма и обращения граждан» дает возможность регистрировать устные и письменные обращения граждан, учитывать ход рассмотрения обращений, ставить обращения на оперативный контроль.
5. АРМ «Управление персоналом» предназначено для ведения кадрового учета в соответствии с установленным порядком ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности и должности государственной службы в органах власти, а также для создания и ведения реестра государственных служащих.
Для упорядочения действий в ЕСЭДД, регламентирования действий в самых разных ситуациях был разработан «Регламент администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления», утвержденный Распоряжением Правительства Нижегородской области от 01.01.2001 г. «О внедрении системы электронного документооборота».
На данный момент в единый механизм, действующий на территории всей области, объединены АРМ «Служебная корреспонденция», внедренные как во всех ОИВ, так и во всех районных администрациях области.
Базы данных пользователей, подключенных к корпоративной вычислительной сети органов власти (далее - Сеть), организованной посредством оптического волокна, находятся на сервере Microsoft SQL. Удаленные пользователи (неподключенные к Сети) работают локально (Microsoft ACCESS). Если ОИВ не включен в Сеть, устанавливается так называемый агент обмена - почтовая программа, работающая через Интернет с использованием электронной почты, позволяющая принимать и отправлять служебную корреспонденцию в электронном виде.
В районах области (а их у нас 51) обмен электронными документами с ОИВ и другими ОМСУ работает также либо через агент обмена, либо - через канал ГАС «Выборы».
Для обучения пользователей работе в подсистемах постоянно организуются обучающие семинары (в управлении информатизации есть компьютерный класс), передаются руководства по работе с программами, налажена «горячая линия» для оперативных консультаций либо по телефону, либо «вживую» - с выходом специалистов на место. На Интранет-сайте размещены рекомендации по установке рабочих мест, руководства по работе, демонстрационные версии программ. Есть возможность задать свой вопрос на форуме и оперативно получить ответ.
Еженедельно сотрудники управления информатизации оказывают методическую помощь ОИВ – с выходом на рабочее место сотрудников, проводят обучающие семинары в ОИВ, выезжают в районы области для оказания методической помощи главам городских и сельских поселений, - в рамках графика, утвержденного руководителем аппарата Губернатора и Правительства.
Периодически от ОИВ приходят заявки на установку новых АРМ, предложения по их функциональному развитию. Поэтому было принято решение о приобретении неограниченной лицензии на АРМы.
Благодаря заключенным с Разработчиком соглашениям мы получили право безвозмездной передачи программного обеспечения в составе функциональных подсистем «Кодекс: Служебная корреспонденция», «Кодекс: Письма и обращения граждан», «Кодекс: Контроль исполнения документов» в ОИВ и ОМСУ. В настоящий момент данное программного обеспечение передано в 3 ОИВ и 68 ОМСУ (14 из них – сельские администрации, а всего в Нижегородской области 662 ОМСУ) для внедрения программного обеспечения силами местных специалистов.
Подобное же соглашение заключено на 5 других модулей ЕСЭДД, но только в отношении органов исполнительной власти Нижегородской области.
В течение 2006 г. во всех ОИВ и ОМСУ внедрена электронно-цифровая подпись (далее - ЭЦП) согласно Распоряжению Правительства Нижегородской области от 01.01.2001 г. «Об организации проведения опытного использования электронной цифровой подписи в электронном документообороте органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления».
Правила обращения с ЭЦП содержатся в Регламенте использования электронной цифровой подписи в единой системе электронного документооборота органов исполнительной власти Нижегородской области, утвержденном Постановлением Правительства Нижегородской области от 7 июля 2006 года № 000. Схема работы с ЭЦП на период опытной эксплуатации в общих чертах такова.
Исполнители документов, после подписи документов руководителями, передают делопроизводителю, регистрирующему входящую/исходящую корреспонденцию в программе «Служебная корреспонденция», документы в электронном виде через сетевые папки. Делопроизводитель сверяет бумажный оригинал с электронным, и, в случае их эквивалентности, удостоверяет электронный образ ЭЦП согласно Инструкции по работе со средствами ЭЦП в ЕСЭДД. Если эквивалентность отсутствует, сотрудник возвращает документ исполнителю с пояснением причины возвращения. Вместо сверки бумажного и электронного документов делопроизводитель может отсканировать бумажный оригинал. При наличии эквивалентности или отсканированного образа документа делопроизводитель регистрирует документ в программе «Служебная корреспонденция» и прикрепляет имеющийся текстовый образ документа, после чего регистрационная карточка документа с текстовыми образами документов, заверенными ЭЦП, уходит адресату.
Один из залогов превращения ЕСЭДД в многофункциональную корпоративную систему - грамотно организованное внедрение и повседневное, скурпулезное сопровождение внедрения. Потому данные услуги – предмет отдельного контракта, заключаемого по результатам запроса котировок каждые полгода.
Общеизвестно, что внедрение программного обеспечения – процесс сложный и трудоемкий и, поскольку в схеме задействованы Заказчик, Разработчик, Соисполнитель, Пользователь, успех внедрения во многом зависит от слаженности и оперативности действий всех Сторон. Поэтому в рабочем порядке был принят Регламент работы по внедрению и сопровождению ЕСЭДД в ОИВ и ОМСУ, определяющий порядок действий каждой из Сторон в самых разных ситуациях.
В первом квартале 2008 г. во все ОИВ были установлены АРМ «Система согласования проектов документов» - новый для нас функциональный модуль, позволяющий автоматизировать процедуру согласования документов, отнимающую у сотрудников большое количество времени и сил.
Данный модуль предназначен для автоматизации работы с проектами и с зарегистрированными нормативными и правовыми документами.
Процесс согласования проектов нормативных и правовых документов с использованием данной подсистемы включает регистрацию проектов, рассылку информации о проекте по согласующим инстанциям, контроль сроков согласования, отчет и анализ результатов согласования, регистрацию проекта как нормативного или правового документа.
Помимо внедрения АРМ «Система согласования нормативных документов», в наших планах на 2008 год - внедрение электронного хранилища документов, системы поточного сканирования и штрих-кодирования документов – на стадии тестирования необходимые для этого программное обеспечение, компьютерная и оргтехника.
Изменения процедуры обработки документов, связанные с развитием ЕСЭДД, нашли отражение в Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях, утвержденной постановлением Правительства Нижегородской области от 16 апреля 2007 года № 000.
Постановлением Правительства Нижегородской области от 19 февраля 2008 г. № 46 утверждены изменения Регламента Правительства Нижегородской области, касающиеся, в частности, и первичности электронного документа по отношению к бумажному оригиналу.
В заключение следует подчеркнуть, что на данном этапе внедрения ЕСЭДД наша главная цель - в непростых условиях постепенного перехода от бумажного документооборота к электронному окончательно перейти от частичной автоматизации, когда компьютерные технологии применяются на отдельных, зачастую не связанных между собой участках работы, к единому информационному пространству, объединяющему все исполнительные органы власти и органы местного самоуправления Нижегородской области.
