Использование электронного документооборота и гибридной почты для расширения возможностей клиентов

- Заместитель директора, УФПС Нижегородской области - филиал ФГУП "Почта России"

Система гибридной почты — достаточно молодое понятие, включающее в себя не только традиционную услугу почты — доставку, но и процедуры предварительной подготовки доставляемых документов. В частности, такая система призвана:

·  ускорить и удешевить доставку счетов получателям коммунальных и иных видов услуг;

·  осуществлять обработку и доставку различного вида социальных пособий (пенсии, социальные выплаты).

В услуге такого вида нуждаются многие структуры, в частности пенсионные фонды, налоговые службы, банки — все, кому нужно доносить информацию до конечных потребителей. У целого ряда компаний серьезные проблемы заключаются в том, что их счета доставляются не в том виде, какой требуется законом (в открытом виде или не доставляются вообще).

Гибридная почта успешно развивается во многих странах. Одна из передовых в этом плане — Италия. В свое время создание гибридной печати там дало толчок к росту многих рынков, и теперь почти 25% всей итальянской почты — гибридные. Еще одна из развитых стран с этой точки зрения — Финляндия.

На технологиях гибридной почты основан проект по доставке пенсий и социальных пособий жителям Нижегородской области, осуществляемый в течение нескольких лет Управлением федеральной почтовой связи (УФПС) по Нижегородской области совместно с Пенсионным фондом России (ПФР), Целями данного проекта являются:

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

·  автоматизация обработки электронных поручений и снижение объема бумажного документооборота;

·  полная детализация сумм, периодов и видов начислений в Поручениях как для получателей выплат, так и для Почты России;

·  повышение эффективности контроля и оперативное получение достоверной информации о выплатах;

·  автоматизированное формирование внешней и внутренней отчетности в соответствии с требованиями ПФР;

·  создание условий для передачи услуги доставки пенсий и других социальных выплат от альтернативных структур Почте.

Для достижения данных целей были решены следующие задачи:

·  централизация функций структурных подразделений УФПС при доставке пенсий и формировании отчетности для ПФР и создание выделенного центра обработки информации — Информационно-Выплатного Центра (ИВЦ);

·  обеспечение в доставочных участках почтамтов автоматизации процессов обработки поручений (ф. П-2) и подготовки данных для ИВЦ о выплаченных суммах;

·  связывание высокоскоростной вычислительной сетью участков доставки пенсий и ИВЦ;

·  организация защищенного канала связи между подразделениями ПФР и ИВЦ;

·  обеспечение формализации взаимодействия (организационное, информационное, логистическое) между ПФР, ИВЦ и участками доставки пенсий почтамтов, с целью создания в рамках Почты России единой технологии.

Подразделение ПФР, ИВЦ и доставочные участки охвачены единой системой электронного документооборота. Массивы поручений на выплату в виде файлов, подписанных ЭЦП, поступают по защищенному каналу связи из подразделения ПФР в ИВЦ. В ИВЦ производится обработка, печать поручений и сортировка по доставочным участкам. Отчеты по произведенным выплатам через доставочные участки аккумулируются в ИВЦ и далее, в виде файлов, подписанных ЭЦП, поступают из ИВЦ в подразделение ПФР.

Положительные результаты реализация проекта выгодны для всех его участников -

Для ПФР:

Снижение объема бумажного документооборота при сохранении его полной прозрачности.

Для Почты:

Централизованная технология выплат, мониторинг и управляемость.

Для пенсионера:

Повышение культуры обслуживания и детализация выплатных сумм.