Проблемы интеграции в сфере управления электронными документами в рамках Евразийского экономического союза
, исполнительный директор общественной организации «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией»
«Гильдия Управляющих Документацией» – единственная в России общественная организация, объединяющая специалистов в сфере управления документами. В составе организации помимо ведущих специалистов в области документационного и информационного обеспечения управления представлены наиболее успешные производители систем электронного документооборота.
Сфера компетенции профессионального сообщества - продвижение прогрессивных технологий в деятельности делопроизводственных служб органов власти, бизнеса, высших учебных заведений, формирование современной законодательной базы, стандартов в сфере документационного и информационного обеспечения органов управления.
В настоящее время законодательная деятельность в России, относящаяся к сфере документационного обеспечения управления, в первую очередь органов государственной власти, развивается весьма продуктивно. Появились новые законы, приняты несколько национальных стандартов, регламенты. Один из них получил недавно статус национального стандарта и регламентирует взаимодействие систем электронного документооборота, автором ГОСТ Р стала «Гильдия Управляющих Документацией». Появились типовые требования к системам управления электронными документами, применяемые в органах исполнительной власти и ряд других законодательных актов.
Выделены два, на наш взгляд краеугольных документа в связи с тем, что именно они укрепят фундамент настоящих и будущих работ по формированию единого информационного пространства для органов государственных власти.
Реализация подобных задач не актуальна для отдельных государств, например, для Казахстана, поскольку там, в органах власти применяется единая система управления электронными документами, что упрощает решение задачи взаимодействия органов власти. Однако в целом для стран участниц Евразийского экономического союза проблема взаимодействия различных систем будет весьма актуальна. Проделанные в России работы могли бы быть использованы при формировании единого информационного пространства стран, входящих в Евразийский экономический союз.
Электронный документооборот в России существует не менее 30 лет, однако узаконенных правил его построения до последнего времени не существовало, не были регламентированы необходимые функции систем управления электронными документами (СУЭД), которые должны присутствовать для решения необходимого перечня задач сегодня, и те, которые потребуется решать завтра. Однако пользоваться утвержденными ранее правилами весьма сложно: во-первых, потому, что их качество оставляет желать много лучшего; во-вторых, применять их разработчики программных продуктов не спешат, поскольку бездействует система контроля качества программных продуктов.
Состояние национального рынка СУЭД напоминает восточный базар, где каждый торговец сам оценивает качество своего товара. Как правило, торговля идет бойко у того, кто громче кричит. Все выглядит пристойно, пока покупатель не начал использовать купленный товар, который внешне выглядит вполне пристойно, а внутри оказывается совсем не тем, что обещал производитель. Потребители устанавливают программное обеспечение, не имея возможности получить объективную оценку его качества от независимых экспертов и, столкнувшись со скрытыми проблемами, сознают, что большие деньги потрачены зря, а исправить, сложившееся положение дел, практически не возможно, не поменяв СУЭД. А это весьма трудоёмкое и затратное дело.
Примеров, когда в ходе эксплуатации выявляются существенные технологические просчеты той или иной системы в настоящее время предостаточно. Среди пользователей, которых постигла неудача при выборе СУЭД: Министерство связи и массовых коммуникаций России, ТНК BP, Газпром, Газпромбанк и многие другие. По самым скромным подсчетам порядка 40% из числа эксплуатируемых СУЭД были заменены.
В настоящее время в России функционирует более ста различных систем электронного документооборота, сконструированы они на разных платформах, и несовместимых принципах построения. Последствия такого состояния дел не заставляют себя ждать: весьма проблематично взаимодействие различных систем; непредсказуемо качество установленных, в частности, в органах власти СУЭД; размыты требования к технологиям делопроизводства, поскольку системы управления электронными документами – это в первую очередь определенный порядок, последовательность действий и операций.
Не применение типовых требований мешает созданию единого информационного пространства в сфере управления государством. С бессистемной автоматизацией вертикали власти раньше всех обеспокоились в регионах. В большинстве случаев для обеспечения взаимодействия различных властных структур принимается решение об унификации программного обеспечения во всех аппаратах управления по вертикали и горизонтали, т. е. они пошли путем решения проблемы братского Казахстана. Однако в масштабе государства установить единую систему пока признано нецелесообразным, поскольку этот процесс весьма затратный с учетом того, что системы электронного документооборота уже установлены в аппаратах управления, отлажены и функционируют не один год, служащие обучены, и переделывать все долго, хлопотно и весьма дорого.
Выход из сложившегося положения существует: создать более совершенные, удобные в применении единые требования к системам управления электронными документами и сформулировать принципы их взаимодействия. Наша позиция отнюдь не оригинальна, страны Европейского Союза, которые так же столкнулись с настоящей проблемой, занимаются задачей стандартизации типовых требований к СУЭД уже более 10 лет. Идет работа над четвертой версией Европейской спецификации «Типовые требования к управлению электронными документами» MoReq, разработана межрегиональная система сертификации.
Аналогичная проблема существует для информационного пространства стран, входящих в Евразийский экономический союз. Системы управления электронными документами у нас схожи, но всё же отличаются, поэтому требования о межгосударственном информационном взаимодействии, если сейчас не стоят остро на повестке дня, то спустя определенное время обязательно станут весьма актуальными. Потребуется прямое общение экспертов четырех стран по формированию единого информационного пространства, разработке единых стандартов и требований к системам электронного документооборота.
Процесс гармонизации требований к СУЭД в России в настоящее время приобретает второе дыхание и, видимо, если смотреть в будущее, эти задачи в рамках экономической интеграции наших стран могли бы решаться совместными усилиями. Что мы знаем о стандартах в области электронного документооборота в Казахстане или Белоруссии? Если такие стандарты формируются сейчас то, необходимо знать о работах наших ближайших партнеров в этом направлении. Видимо следует объединить усилия и, используя национальные разработки, создавать единые стандарты и требования.
Помимо отсутствия общих стандартов имеет место другая проблема. Предположим, ГОСТы и необходимые требования с СУЭД разработаны и утверждены, но будут ли они полноценно работать? Российский Закон «О техническом регулировании», например, сделал применение стандартов в нашей стране добровольным. Это означает, что требования по применению стандартов носят рекомендательный характер.
Я об этом говорю как о «проблеме» поскольку в России система добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ» существует несколько лет, однако большой популярностью не пользуется, т. е. требования к системам электронного документооборота существуют, а применять их на практике не спешат.
Это обстоятельство существенно влияет на качество продукции, и сегодня, по существу, отсутствуют действенные рычаги, которые могли бы заставить производителей программного обеспечения применять стандарты для выпуска качественной продукции.
Для создателей СУЭД это дополнительные расходы, и без требования заказчиков программного обеспечения СУЭД не будут подвергаться экспертной оценке. Заказчики не требуют сертификации, поскольку государство не настаивает на этом. Если отсутствуют требования к проведению сертификации, зачем разработчикам тратить деньги, силы, нервы? Однако вопросы качества программных продуктов, применяемых в органах государственной власти, не могут не быть в поле зрения государства. Государство редко даёт прямые указания рынку, но при этом вправе создавать необходимые условия для решения тех или иных экономических задач. В нашем случае было бы целесообразно, при бюджетных торгах отдавать предпочтение сертифицированным товарам, или при формировании технического задания, ставить условие о соответствии программных продуктов определенным ГОСТам или установленным требованиям.
Гармонизации подлежат десятки, а может быть сотни различных систем. Сможет ли такую работу осуществить каждый субъект межведомственного взаимодействия самостоятельно. Наверное, сможет, но, безусловно, должен быть третейский орган, который даст заключение о готовности той или иной системы функционировать в едином информационном пространстве. Традиционно в мировой практике эти задачи решаются путем сертификации.
Хочу привести любопытный пример, когда руководитель компании, разрабатывающей программное обеспечение, попросил без экспертизы подписать, подготовленное своими силами заключение о соответствии своей разработки требованиям MoReq, и наотрез отказался от услуг сторонней экспертной организации, которая могла провести независимую экспертизу.
Еще об одной проблеме, которая связана с качеством. До сих пор, по крайней мере, в российской практике отсутствует требования к уровню квалификации персонала, работающего как бумажными, так и электронными документами.
Как правило, при приеме на работу таких специалистов кадровые службы ограничиваются устным собеседованием. Заключение о профессионализме сотрудника канцелярии, как в органах государственной власти, так и в коммерческих структурах, делается достаточно формально. Основным критерием оценки квалификации сотрудника – наличие свидетельства об образовании, о дополнительном обучении и повышении квалификации. Качество знаний и уровень квалификации в этом случае не подвергается тестированию. Не созданы условия, когда сам сотрудник заинтересован в наличии документа об уровне своей квалификации. Наличие сертификата об уровне профессиональной подготовки позволит работодателю не допустить ошибки при подборе специалиста, а соискателю быстро найти новое место работы.
Аттестация специалистов в сфере управления электронными документами поможет заполнить вакуум в системе образования. Ведь до сих пор высшая школа России, например, не выпускает специалистов по управлению системами электронного документооборота. Документоведов готовят, специалистов по информационным технологиям готовят, а специалистов, разбирающихся в двух сферах деятельности одновременно, высшая школа не готовит. Как правило, такими специалистами сегодня становятся только в результате практической деятельности.
«Гильдия Управляющих Документацией» сформировала систему аттестации персонала по управлению как бумажными, так и электронными документами. С помощью интернет-технологий заинтересованному лицу предоставлена возможность пройти тестирование, находясь в любой точке страны и даже за рубежом. Безусловно, такая система аттестации может быть доработана с учетом требований в каждом отдельном случае, но взять её за основу, вполне, допустимо.
Думается, выработка единых требований к управляющим электронными документами помогла бы в решении проблемы мониторирования уровня квалификации таких специалистов в рамках экономического союза. Это был бы реальный шаг в сторону гармонизации требований к персоналу, к пониманию специалистами наших пяти стран общих проблем делопроизводства и автоматизации делопроизводственных процессов. Несколько лет назад учебный центр «Гильдии Управляющих Документацией» выполнял заказ по повышению квалификации специалистов в сфере ДОУ, секретарей и помощников руководителей Карачаганак Петролиум Оперейтинг, известной Казахстанской нефтегазовой компании в городе Аксай. Мы убедились, что проблемы переподготовки кадров у нас абсолютно идентичные и система аттестации специалистов могла бы способствовать повышению качества их подготовки для нужд союзных государств. Думаю целесообразно сделать так, чтобы переподготовка кадров и их аттестация позволяла ответить на вопрос готовности трудиться в едином информационном пространстве Евразийского экономического союза.
Позвольте выразить надежду на то, что поднятые проблемы контроля качества программных продуктов в сфере управления электронными документами, профессиональной подготовки персонала, управляющего документацией и информацией, и предлагаемые пути их решения, позволят сделать очередной шаг к гармонизации отношений, которые должны присутствовать в сфере межгосударственного документационного и информационного обеспечения управления в странах Евразийского экономического союза.
