УТВЕРЖДЕН приказом Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Краснодарскому краю |
РЕГЛАМЕНТ
работы Координационного совета при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Краснодарскому краю
I. Общие положения
1. Регламент работы Координационного совета при Управлении Министерства юстиции Российской Федерации по Краснодарскому краю (далее – Регламент, Совет, Управление) устанавливает порядок планирования, подготовки и проведения заседаний Совета, иные вопросы организации его деятельности.
2. Соблюдение Регламента обязательно для членов Совета и других лиц, принимающих участие в его работе.
Контроль за соблюдением Регламента осуществляют председатель и ответственный секретарь Совета.
3. Совет является постоянно действующим в пределах Краснодарского края совещательным органом, созданным для выработки согласованных действий Управления, территориальных органов подведомственных Минюсту России федеральных служб и федеральных бюджетных учреждений Минюста России (далее – территориальные органы и учреждения).
II. Планирование работы Cовета
4. Планирование работы Совета осуществляется в соответствии с требованиями к организации планирования в системе Министерства юстиции Российской Федерации.
5. План работы Совета (далее – План) формируется Управлением на полугодие по форме, установленной Положением о порядке организации планирования деятельности Министерства юстиции Российской Федерации», утвержденным приказом Минюста России , на основании предложений членов Совета, согласовывается с ними, утверждается приказом Управления и представляется в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области (далее - Главное управление) ежегодно до 15 июля и 30 декабря.
Заседания Совета проводятся не реже одного раза в полугодие.
При необходимости могут проводиться внеплановые заседания Совета.
6. В Плане указываются:
1) точные формулировки вопросов, вносимых на рассмотрение Совета;
2) дата и место проведения заседания Совета;
3) члены Совета, ответственные за подготовку вопросов, обсуждаемых на заседании Совета;
4) структурные подразделения Управления, территориальных органов и учреждений, ответственных за подготовку информационно-аналитических справок, проектов решений и других материалов к заседаниям Совета (далее – подразделения-исполнители).
7. Члены Совета вносят предложения в проект Плана в письменной форме на имя председателя Совета не позднее 15 дней до проведения заседания Совета, на котором будет рассматриваться вопрос о Плане работы Совета на очередное полугодие.
Руководители структурных подразделений Управления представляют предложения в письменной форме и в электронном виде ответственному секретарю Совета.
Обоснование целесообразности рассмотрения вопросов, выносимых на заседание Координационного совета, излагается в форме краткого письменного пояснения.
8. Ответственным секретарем Совета осуществляется рассылка копий утвержденного Плана в Главное управление, членам Совета и подразделениям-исполнителям.
По решению председателя Совета копии утвержденных планов могут быть направлены руководителям территориальных органов и учреждений, не входящим в состав Совета, иным заинтересованным лицам.
9. По решению председателя Совета в повестку заседания могут включаться вопросы, не предусмотренные планом работы Координационного совета.
III. Подготовка вопросов к заседанию Координационного совета
10. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании Совета включает глубокий и всесторонний анализ существа проблемы, оценку эффективности ранее принятых на заседаниях управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков, условий и причин, их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел, прогнозируемые результаты от их реализации.
11. К заседаниям Координационного совета по обсуждаемому вопросу подразделением-исполнителем готовятся следующие материалы:
информационно-аналитическая справка по обсуждаемому вопросу;
проект решения Совета;
список лиц, приглашенных на заседание Совета;
список докладчиков (содокладчиков) и выступающих на заседании Совета;
регламент заседания Совета;
информационные и иные материалы для участников заседания по указанию председателя Совета.
12. Информационно-аналитическая справка должна содержать краткое и объективное изложение существа рассматриваемого на заседании Совета вопроса, имеющиеся недостатки на данном направлении работы и их причины, проблемы и способы их разрешения.
Предлагаемые меры, направленные на совершенствование деятельности, должны иметь комплексный характер.
13. Предложения в проекты решений Совета запрашиваются у руководителей (начальников) территориальных органов и учреждений, структурных подразделений Управления, принимавших участие в их подготовке и интересы которых затронуты.
14. При наличии замечаний у членов Совета и участников заседаний по проектам решений они вправе вносить свои предложения в виде собственных проектов, записок, которые приобщаются к материалам заседания Совета.
15. Согласованные в установленном порядке материалы представляются в Управление не позднее, чем за 10 рабочих дней до дня проведения заседания совета, на котором запланировано рассмотрение соответствующего вопроса.
16. Материалы, подготовленные с нарушением предъявляемых к ним требований, или представленные не в полном объеме, не принимаются.
Полученные материалы могут быть возвращены подразделениям-исполнителям на доработку, для устранения недостатков, о чем докладывается лицам, ответственным за подготовку вопросов.
17. В случае если материалы к заседанию Совета по каким-либо причинам не могут быть представлены в указанный срок, об этом письменно докладывается председателю Совета (заместителю председателя Совета).
18. Ответственность за качество разработки, своевременность представления проектов материалов к заседаниям Координационного совета и достоверность содержащихся в них сведений несут руководители подразделений-исполнителей и лица, отвечающие за подготовку вопроса.
19. Для изучения вопросов, подлежащих рассмотрению на заседании Совета, подготовки или доработки проектов решений Совета и других материалов, а также для проверки исполнения принятых решений могут создаваться рабочие группы. Результаты их деятельности докладываются на заседании Совета.
IV. Порядок подготовки и проведения заседаний
Совета
20. Информация о предполагаемых дате, месте проведения и рассматриваемых на заседании Совета вопросах представляется на согласование в Минюст России не менее чем за 30 дней до даты проведения заседания Совета.
После уточнения повестки дня, даты и места проведения очередного заседания Совета в установленном порядке издается распоряжение Управления о подготовке к проведению очередного заседания Совета. В распоряжении формулируются конкретные задачи структурным подразделениям Управления, ответственным за подготовку вопросов, рассматриваемых на очередном заседании Совета и сроки их исполнения.
21. Ответственный секретарь Совета организует тиражирование и рассылку подготовленных материалов к очередному заседанию Совета, членам Совета, руководителям территориальных органов и учреждений.
Направление материалов другим заинтересованным лицам осуществляется по поручению председателя Совета.
22. Не менее чем за 7 рабочих дней до даты проведения заседания Совета по Председатель Совета обеспечивает предоставление в Главное управление следующих документов:
проекта повестки дня заседания Совета;
проекта регламента заседания Совета;
списка участников заседания Совета;
информационно-аналитических справок по рассматриваемым на заседании Совета вопросам;
проекта протокола заседания Совета;
краткой справки об исполнении решений, принятых на предыдущем заседании Совета.
23. В заседаниях Совета по согласованию могут принимать участие представители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, действующих на территории Краснодарского края, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, находящихся в пределах Краснодарского края, а также органов прокуратуры, правоохранительных и судебных органов, общественных организаций, средств массовой информации и другие лица.
Вопрос об участии указанных лиц в заседаниях Совета решается в каждом конкретном случае.
24. Оповещение лиц, приглашаемых на заседания Координационного совета, осуществляется ответственным секретарем Совета согласно списку, утвержденному председателем Совета.
25. Организация взаимодействия с представителями средств массовой информации (далее – СМИ) по вопросам освещения в СМИ информации о работе Совета, осуществление оповещения представителей СМИ об очередных заседаниях Совета, подготовка пресс-релизов возлагается на отдел ресурсного обеспечения и бухгалтерского учета Управления и ответственного секретаря Совета.
26. Ответственным секретарем Совета перед заседаниями Совета организуется регистрация участников заседания. После окончания регистрации, не позднее 10 минут до начала заседания, докладывается председателю Совета о явке участников заседания.
27. Председатель Совета открывает и закрывает заседания, информирует членов Совета о лицах, приглашенных на заседание, организует обсуждение вопросов (предоставляет слово для выступлений, следит за соблюдением регламента, ставит на голосование проекты подготовленных документов, предложения по рассматриваемым вопросам и объявляет результат голосования), оглашает запросы, справки, заявления и предложения участников заседания Совета.
28. Заседание Координационного совета начинается с уточнения и утверждения повестки дня и порядка его проведения.
29. Приглашенные на заседание Координационного Совета лица присутствуют при обсуждении вопросов в части, их касающейся. С разрешения председателя Совета они могут выступать в прениях, высказывать замечания и предложения, давать справки по существу обсуждаемых вопросов и проектов подготовленных документов.
30. Докладчиками на заседании Совета, как правило, являются его члены, ответственные за подготовку запланированного к рассмотрению вопроса. По согласованию с председателем Совета, докладчиками на заседании могут быть также руководители (начальники) территориальных органов и учреждений, другие лица.
31. Время для докладов устанавливается, как правило, в пределах до 30 минут, для содокладов - до 20 минут, для выступлений в прениях - до 10 минут, для сообщений и справок - до 5 минут. В необходимых случаях председатель Совета (председательствующий) может изменить время для докладов (содокладов) и выступлений.
32. На заседании Координационного совета должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопросов принципиальные замечания и предложения по проектам документов. Результаты обсуждения по указанию председательствующего отражаются в протоколе заседания.
V. Порядок принятия решений Совета
33. Заседание Координационного совета считается правомочным при участии в нем не менее половины его членов.
34. Члены Координационного совета обладают правом решающего голоса. Приглашенные на заседание Совета лица обладают правом совещательного голоса.
35. По каждому обсуждаемому вопросу простым большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов Совета принимаются решения путем открытого голосования.
При равенстве голосов в процессе принятия решения голос председателя Совета является решающим.
36. Все решения оформляются протоколом, который подписывает председатель Совета в течение 7 рабочих дней с момента проведения заседания Совета.
37. При наличии замечаний у присутствующих на заседании Совета, они вправе вносить свои предложения в виде собственных проектов, записок, которые приобщаются к материалам заседания Совета.
38. Председатель Совета обеспечивает предоставление протоколов заседаний Совета в Минюст России и Главное управление.
VI. Документационное оформление заседаний Совета
39. По итогам заседания Координационного совета составляется протокол по полной форме, установленной Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденной приказом Минюста России .
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего) секретаря, лиц, присутствующих на заседании и лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, во водной части протокола делается ссылка на прилагаемый к протоколу список. Вводная часть заканчивается повесткой дня: перечнем рассматриваемых вопросов, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. Решение в тексте протокола печатается полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Протоколу присваивается порядковый номер в пределах календарного года по соответствующей группе протоколов.
Ответственный секретарь Совета тиражирует протоколы и (или) оформляет выписки из протоколов и рассылает их через отдел ресурсного обеспечения и бухгалтерского учета Управления заинтересованным организациям и должностным лицам.
40. Ведение протокола в ходе заседания Совета осуществляется ответственным секретарем Совета. В отдельных случаях председателем Совета для ведения протокола может назначаться протокольная группа из числа сотрудников структурных подразделений аппарата Управления. Руководство протокольной группой возлагается на ответственного секретаря Совета.
41. Звукозапись и стенографирование, кино-, видео - и фотосъемка заседаний Координационного совета осуществляются по согласованию с председателем Совета.
Организация звукозаписи, ведение стенограммы, кино-, видео - и фотосъемки возлагается на ответственного секретаря Совета.
Расшифровка и распечатка аудиозаписи заседаний Совета осуществляется в течение 5 дней со дня проведения заседания Совета.
42. Тексты докладов и выступлений после окончания заседаний Совета передаются участниками заседаний ответственному секретарю Совета.
VII. Порядок доработки проектов решений и иных документов
Координационного совета
43. Непосредственная доработка проектов решений, иных документов, рассмотренных на заседании Совета, их согласование, возлагается на подразделения-исполнители. Сроки для доработки документов, как правило, не должны превышать 6 рабочих дней, если этот срок не установлен отдельно.
Проекты документов подлежат повторному согласованию, если в процессе доработки в них внесены существенные изменения.
Дополнительно к установленному порядку доработанные проекты документов проходят согласование и визирование у членов Совета, выступивших с замечаниями и предложениями, которые были рассмотрены в ходе заседания Совета.
44. Ответственным секретарем Совета осуществляется контроль за полнотой реализации поступивших замечаний и предложений.
VIII. Исполнение планов работы и решений
Координационного совета
45. Общий контроль выполнения планов работы и исполнения решений Совета организует председатель Совета. Он организует анализ и обобщение материалов заседаний Совета, осуществляет координацию и взаимодействие Управления, территориальных органов федеральных служб и учреждений Минюста России при выполнении планов работы и решений Совета.
46. Контроль выполнения планов работы и исполнения решений Координационного совета по форме и срокам организует и осуществляет ответственный секретарь Совета.
47. Совет регулярно рассматривает на своих заседаниях вопросы о ходе реализации принятых им решений, заслушивает лиц, ответственных за контроль по их выполнению, руководителей структурных подразделений Управления, руководителей (начальников) территориальных органов и учреждений Минюста России о результатах проделанной работы.
48. По решению председателя Совета, в целях реализации решений Совета структурными подразделениями Управления, издаются приказы Управления.
В приказе формулируются конкретные задачи структурным подразделениям Управления, ответственным за реализацию принятых на заседании Совета решений и сроки их исполнения.
49. Руководители структурных подразделений Управления, территориальных органов и учреждений Минюста России принимают меры по исполнению решений Совета, определяют ответственных исполнителей и организуют контроль исполнения решений, относящихся к сфере их деятельности.
