Электронный документооборот |
Архив документов (v. 2.2)
Модуль электронного документооборота ELMA позволяет организовать безопасный архив электронных документов с ограничением прав доступа и возможностью поиска по различным параметрам.
Типовой процесс работы с договорами:
1. Организация архива документов
2. Версии документов
3. Постановка задачи по документу
4. Редактирование документов на веб-сайте «одним кликом»
5. Поиск документов по архиву
Во многих организациях архив документов организован с помощью файлового хранилища на сервере. Это простой, понятный и надежный способ организации хранилища документов. Однако для ряда документов, таких как регламенты, стандарты, договоры, приказы, входящая и исходящая корреспонденция использование архива электронных документов представляется гораздо более удобным и эффективным.
Организация архива документов
Сравним файловое хранилище и архив электронных документов.
Критерии | Файловое хранилище | Архив электронных документов в ELMA |
Безопасность | Доступ к документу изначально есть только у автора. Доступ выдается по мере необходимости. | |
Вирусы | При «заражении машины» пользователя все файлы, к которым есть доступ на сервере будут заражены | Будут заражены только те файлы, которые пользователь открывал |
Поиск по документам | Только по имени | Поиск по реквизитам документа |
Версии документов | Есть возможность смотреть историю изменения документа. Повышается эффективность в договорной работе, при работе с регламентирующими документами, приказами, распоряжениями | |
История работы с документом | История работы с документом записывается в журнале аудита системы. |
Как организована работа с электронными документами в системе ELMA
Для добавления договора необходимо выбрать тип документа «договор» и заполнить реквизиты на открывшейся форме добавления документа. Также необходимо присоединить файл к документу или сгенерировать его на основе шаблона, данный файл будет 1-й версией документа. На основе введённых данных сформируется карточка документа, в которую будет записываться вся информация о документе и работе с ним.
На рисунке ниже видим карточку документа. Для документа доступен ряд операций:
· отправить на согласование – используется для согласования документа сотрудниками организации (например, проекта договора и т. п.), в документе создаётся лист согласования;
· отправить на ознакомление – используется в случае необходимости проконтролировать прочтение данного документа, в документе создаётся лист ознакомления;
· рассылка документа – документ отправляется простой рассылкой без отслеживания его прочтения;
· вложить в задачу – документ прикладывается к задаче, используется для поручений связанных с данным документом;
· отправить по маршруту – документ отправляется по выбранному маршруту, маршрут документа моделируются в дизайнере, и является одним из типов процессов (бизнес-процессов организации).
Постановка задачи по документу
В системе можно создавать поручения (задачи) с вложенными документами (вкладывать документы в задачи). При сохранении поручения на документы можно определить права доступа для участников (исполнителей, контролёров и т. п.). К поручению можно прикладывать несколько документов, если это необходимо.
В карточке документа доступна таблица прав доступа на документ, которая описывает, какие пользователи, элементы орг. структуры, группы пользователей имеют права на документ.
Выделяют следующие права на документ: чтение/загрузка, редактирование, полные. Управлять правами доступа на документ может только пользователь с полными правами доступа. Из данной таблицы можно: изменять размер прав, удалять права, добавлять права (см. рисунок ниже).
Для возможности редактирования документа пользователю необходимо обладать правами на редактирование или полными правами данного документа.
Редактирование документов на веб-сайте "одним кликом"
Для редактирования документа сразу в соответствующем приложении, работающим с ним, можно открыть документ через ELMA Агент, который будет отслеживать загрузку документа и его изменения. Для этого версию документа необходимо открыть на изменение или создание новой версии через агент (см. рисунок).
Версии документов
По каждому документу в процессе работы с ним может создаваться несколько версий. Версии могут быть устаревшими, черновыми и текущими. Также пользователи системы с соответствующими правами могут подписывать версии документа. Для подписанной версии фиксируется лицо её подписавшее. Подписанная версия недоступна для изменения. Например: черновая версия проекта договора, текущая версия после согласований, подписанная генеральным директором версия (основа оригинала документа) и т. п.
По документу ведётся история работы с ним (аудит документа) в которой фиксируются все действия с версиями документа: пользователь, дата, действие.
audit_doc.png" width="624" height="332"/>
Поиск документов по архиву
По архиву документов пользователь может осуществлять поиск: быстрый и расширенный. В результате поиска пользователь увидит все документы удовлетворяющие условиям поиска, и на которые у него есть права. Поиск можно использовать из любой папки системы. Таким образом, пользователь может быстро найти интересующие документы.
Примечание: доступно в редакциях ELMA: Управление бизнес-процессами и ELMA: Задачи+Документы
