ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
диспетчера факультета (института)
Омск
201
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Омский государственный университет им. »
|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
диспетчера факультета (института)
Омск
201
1 Общие положения
1.1. Диспетчер факультета (института) относится к категории учебно-вспомогательного персонала.
1.2.Диспетчер факультета (института) осуществляет работу в области организационно-технического сопровождения учебного процесса и выпуска студентов, ведения установленной документации по контингенту обучающихся и их аттестации.
1.3.Диспетчер факультета (института) назначается и освобождается от занимаемой должности приказом ректора университета по представлению декана факультета (директора института).
1.4.Диспетчер факультета (института) непосредственно подчиняется декану факультета (директору института).
1.5.В своей деятельности диспетчер факультета (института) руководствуется законодательством РФ, Уставом ОмГУ, Правилами внутреннего распорядка ОмГУ, приказами и распоряжениями ректора университета и другими локальными нормативными актами университета, настоящей должностной инструкцией.
2 Должностные обязанности
2.1 Работник обязан:
– выполнять порученные функции качественно и в установленные сроки;
– выполнять в случае необходимости в течение рабочего дня отдельные поручения декана (директора) в рамках своей зоны ответственности;
– соблюдать трудовую дисциплину и Правила внутреннего распорядка;
– соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
– обеспечивать сохранность и правильное использование документации, имущества и других материальных ценностей университета;
– информировать непосредственного руководителя о всех выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей недостатках в деятельности университета (его структурных подразделений);
– соблюдать законодательство по защите персональных данных;
– выполнять иные обязанности в соответствии с законодательством РФ.
2.2. Работник обязан выполнять следующие функции[1]:
Зоны ответственности | Функции | Периодичность/ сроки выполнения функций | Документальное оформление |
1. Организационно-техническое сопровождение учебного процесса, в том числе аттестации студентов. | 1. Принимает и обрабатывает заявления студентов в соответствии с принятым в ОмГУ документооборотом. | Постоянно | Бланк заявления, книга регистрации заявлений. |
2. Оформляет и выдает справки студентам, в том числе академические справки. Ведет журнал учета выдачи справок. | По мере необходимости | Журнал регистрации | |
3. Готовит экзаменационные и зачетные ведомости, контролирует их своевременный возврат, | В день проведения контроля, либо накануне | Зачетная, и экзаменационная ведомость, ввод данных в ИИАС «Учебный процесс» | |
4. Выдает, регистрирует и принимает направления студентам, не сдавшим сессию в установленные сроки. | В течение и в период продления сессии | Работа в ИИАС «Учебный процесс» | |
5. Принимает медицинские справки и другие оправдательные документы о пропуске занятий, неявке на зачеты, экзамены. | Постоянно | Оправдательные документы | |
6. Проставляет отметку о допуске к сессии в зачетных книжках.[2] | До и в течение сессии | Отметка в зачетной книжке | |
7. Готовит исходные данные по начислению стипендий по итогам сессий. | По окончании сессии | ||
8. Ведет протоколы стипендиальной комиссии, подготавливает проекты стипендиальных приказов. | Сентябрь, февраль, июль. | Протокол, проект стипендиального приказа | |
9. Оформляет итоговые ведомости по результатам сдачи сессии. | По окончании сессии | Итоговые ведомости, ввод данных в ИИАС «Учебный процесс» | |
10. Осуществляет учет численного состава студентов и показателей успеваемости. | По мере необходимости | ||
11. Контролирует ведение журналов учета посещаемости занятий, предоставляет по поручению декана (директора) информацию об успеваемости, посещаемости студентов. | Постоянно | ||
12. Формирует электронные папки, содержащие учебно-методические материалы и расписание. Осуществляет передачу/рассылку папок студентам. Осуществляет своевременное обновление электронных папок.[3] | Постоянно | Электронные папки | |
2 Ведение документации по учету контингента студентов | 1. Формирует по распоряжениям списки групп и корректирует их в течение всего срока обучения. | До начала учебного периода и по мере необходимости | Работа в ИИАС «Учебный процесс» |
2. Оформляет личные и учебные карточки студентов. | Постоянно | Записи в личных и учебных карточках | |
3. Оформляет и выдает зачетные книжки (заполняет, вносит недостающие данные по ведомостям), студенческие билеты (заполняет, вносит записи о переводах) и их дубликаты. Ведет журналы учета выдачи зачетных книжек и студенческих билетов. | В начале учебного года и по мере необходимости | Зачетные книжки, студенческие билеты, дубликаты, журналы учета выдачи. | |
4. Подготавливает проекты приказов по личному составу студентов в соответствии с правилами документооборота, принятыми в ОмГУ и на факультете/в институте. | Постоянно | Проект приказа | |
5. Оформляет движение контингента по приказам по студенческому составу | Ежемесячно | Работа в ИИАС «Учебный процесс» | |
6.Передает сведения и списки по контингенту студентов в различные подразделения ОмГУ. | По мере необходимости | Копии приказов, выписки и т. д. | |
3. Организационно - техническое сопровождение выпуска студентов | 1. Проверяет зачетные книжки студентов выпускных курсов по всем формам обучения и сверяет их с экзаменационными ведомостями, а также проверяет соответствие рабочим учебным планам. | После преддипломной практики | |
2. Готовит проекты приказов: - о назначении научных руководителей дипломных работ по всем формам обучения в ИИАС «Учебный процесс», - о составе государственной аттестационной комиссии. | Согласно распоряжению | Проект приказа | |
3. Готовит представления на отчисление студентов, не прошедших повторную итоговую государственную аттестацию. | В течение недели после окончания работы ГАК | Представления на отчисление студентов. | |
4. Составляет расписания обзорных лекций, консультаций, графики проведения государственной аттестационных комиссий. | За месяц до начала работы ГАК | Расписания, графики | |
5. Готовит распоряжение о допуске студентов выпускных курсов по специализациям для сдачи государственных экзаменов и защиты ВКР. | За две недели до начала работы ГАК | ||
6. Готовит проведение государственных экзаменов как технический исполнитель. | До и во время работы ГЭК по приказу о составе ГАК | ||
7. Оформляет дипломы и приложения к дипломам и их дубликаты, ведет книги регистрации выдачи дипломов. | По окончании ООП | Дипломы, приложения, дубликаты, книги регистрации выдачи дипломов | |
8. Оформляет дубликаты дипломов о высшем и неполном высшем образовании, приложения к дипломам и выписки из учебного плана выпускников факультета. | По заявлению выпускников | ||
9. Передает учебные и личные карточки, студенческие билеты, зачетные книжки после завершения государственной аттестации в студенческий отдел кадров. | Сентябрь - ноябрь | ||
10. Осуществляет учет текущей и годовой отчетной документации о проведенной государственной аттестации, в том числе отчетов председателей ГАК и ГЭК. | После окончания работы ГАК, ГЭК по приказу о составе ГАК | ||
11. Оформляет и передает в библиотеку выпускные квалификационные работы студентов после защиты. | По приказу о составе ГАК | ||
12. Передает протоколы ГЭК и ГАК в учебный отдел университета. | Сентябрь – ноябрь по приказу о составе ГАК | ||
3 Права
Диспетчер факультета (института) имеет право:
3.1 самостоятельно организовывать выполнение заданий в соответствии с технологией работы подразделения и процедурами университета по организации учебного процесса, составлению учебной документации и обеспечению учебного процесса; правилами организации и регулирования учебного процесса, порядком документооборота;
3.2 вносить руководителю подразделения предложения по усовершенствованию организации работы на своем рабочем месте, в подразделении в целом;
3.3 в случае возникновения конфликтных ситуаций действовать строго в пределах своих полномочий, в иных случаях обращаться к вышестоящему руководству;
3.4 в случае невозможности решить вопрос самостоятельно консультироваться с непосредственным руководителем, другими специалистами подразделения.
4 Ответственность
Диспетчер факультета (института) несет ответственность за:
4.1 несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него должностных обязанностей, в том числе несвоевременное и некачественное исполнение поручений декана факультета (директора института);
4.2 невыполнение приказов, распоряжений, указаний ректора, распоряжений проректоров университета и декана факультета/директора института, несоблюдение нормативных документов по вопросам, относящимся к зонам ответственности и функциям диспетчера факультета (института);
4.3 причиненный университету материальный ущерб;
4.4 распространение информации служебного характера, которая может повлиять на социально-психологические отношения, на имидж университета в целом, отдельных подразделений и работников.
4.5 необъективность и несвоевременность подачи установленной отчетности;
4.6 некачественное обслуживание партнеров, контрагентов и их представителей;
4.7 несоблюдение законодательства по защите персональных данных.
5 Квалификационные требования и компетенции
5.1 Работа по должности диспетчера факультета (института) требует от работника следующей квалификации:
высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 2 лет.
5.2 Диспетчер факультета (института) должен знать[4]:
5.2.1 нормативные документы университета по планированию, организации и регулированию учебного процесса, составлению документации, в том числе учебно-программных документов и документов по планированию учебного процесса, требования образовательного стандарта (ФГОС и ГОС ВПО) по основным образовательным программам;
5.2.2. общие правила эксплуатации оргтехники: компьютера, факса, множительной техники, сканера, принтера;
5.2.3 правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, Интернет;
5.2.4 основы этики и эстетики; правила делового общения;
5.2.5 правила внутреннего распорядка; правила по охране труда и пожарной безопасности.
5.3 Диспетчер факультета (института) должен обладать следующими личными качествами[5]:
клиентоориентированность;
эффективность взаимодействия с людьми;
ориентация на качество;
организованность;
стрессоустойчивость;
аккуратность;
исполнительность.
6 Другие требования
6.1 Диспетчер факультета (института) может направляться на курсы повышения квалификации.
6.2 Диспетчеру факультета (института) без освобождения от работы, определенной трудовым договором, может быть поручена дополнительная работа по исполнению обязанностей временно отсутствующего другого работника из числа учебно-вспомогательного персонала деканата факультета (директората института) в порядке, предусмотренном ТК РФ.
6.3 В период временного отсутствия диспетчера факультета (института) дополнительная работа по исполнению его обязанностей может быть поручена работникам из числа учебно-вспомогательного персонала факультета (института) без освобождения от работы, определенной трудовым договором, в порядке, предусмотренном ТК РФ.
7 Заключительные положения
7.1 Должностная инструкция вводится в действие с момента ее утверждения и становится обязательной для работника после ознакомления с ней с обязательным заполнением Листа ознакомления.
Лист согласования
должностной инструкции
диспетчера факультета (института)
Должность | ФИО | Подпись | Дата |
[1] При разработке должностных инструкций в подразделениях на основе данной примерной должностной инструкции, в рамках указанных зон ответственности перечень функций может быть изменен, т. е. можно убирать те или иные трудовые функции, или добавлять новые в зависимости от специфических особенностей подразделения и от сложившихся традиций.
[2] Функции 1.4, 1.5, 1.6 выполняет диспетчер, обслуживающего учебный процесс по очной форме обучения.
[3] Функция диспетчера, обслуживающего учебный процесс по очно-заочной/заочной/заочной-ускоренной форме обучения.
[4] Данный перечень может быть изменен в зависимости от специфики трудовых функций работника того или иного подразделения.
[5] Могут быть указаны иные личные качества, важные для успешной деятельности с точки зрения руководителя, в количестве 7±2.
