УТВЕРЖДЕНО: Ученый Совет СКАГС Протокол № 10 3 марта 2011г. | УТВЕРЖДАЮ: Ректор СКАГС «___» ______________ 2011г. |
.
Управление записями системы качества
СИСТЕМА КАЧЕСТВА
Определяет порядок управления записями и данными о качестве,
ответственность сотрудников за его соблюдение
СКАГС-СК-ДП-2-02
Версия 1.0
Ростов-на-Дону, 2011
Предисловие
1. РазработанО специалистами отдела автоматизации и контроля качества обучения.
2. утвержденО И введенО в действие ректором СКАГС в 2011г.
3. Положение о рейтинге кафедр Северо-Кавказской академии государственной службы соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и «Руководящим указаниям по применению стандартов ИСО 9001–2001 в образовании».
4. введено впервые.
Содержание
1. Общие положения. 4
2. Нормативные материалы.. 4
3. Записи системы качества, состав, структура. 5
4. Управление записями и данными о качестве. 7
5. Ответственность и полномочия. 9
6. Термины, определения, обозначения и сокращения. 11
Приложение 15
Лист регистрации изменений. 17
1. Общие положения
1.1. Настоящая документированная процедура (ДП) является локальным нормативным актом Северо-Кавказской академии государственной службы (далее Академия) и устанавливает порядок управления записями и данными по качеству, ответственность сотрудников академии за документирование и хранение записей и данных по качеству СКАГС.
1.2. Настоящая ДП определяет единый порядка управления записями, связанными с результатами и качеством процессов СК, качеством образовательных программ и действиями по созданию и функционированию СК и ее процессов (далее записи СК), определения ответственности сотрудников академии за документирование и хранение данных и записей о качестве. Документированная процедура реализует требования раздела 4.4.3 «Руководства по качеству СКАГС» и раздела 4.2.4 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования».
1.8. Настоящая документированная процедура обязательна к применению всеми структурными подразделениями академии с момента ее утверждения.
1.9. Общий контроль за исполнением настоящей ДП осуществляет первый проректор.
2. Нормативные материалы
ДП разработана на основе следующих законодательных и нормативных правовых актов:
- ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения»;
- ГОСТ Р ИСО 9001-2008;
- «Руководящие указания по применению стандартов ИСО 9001–2002 в образовании» ГОСТ Р 52614.2-2006;
- Постановление Правительства РФ от 14 февраля 2008г. № 71 «Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении)»;
- Федеральный закон РФ от 10 июля 1992г. № 000-1 «Об образовании» с последующими изменениями и дополнениями;
- Федеральный закон РФ от 22 августа 1996г. «О высшем и послевузовском образовании» с последующими изменениями и дополнениями.
3. Записи системы качества, состав, структура
3.1. Записями и данными о качестве являются документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности в рамках СК академии, характеристики входов и выходов процессов и измеряемые параметры процессов.
3.2. Записи составляют информационную основу СК и используются для подтверждения:
- соответствия СК установленным требованиям и эффективности ее функционирования;
- соответствия образовательной услуги установленным требованиям;
- соответствия процессов установленным требованиям.
3.3. Руководителем процесса управления записями о качестве является представитель руководства по качеству академии (ПРК).
3.4. Управление записями СК направлено на осуществление следующих требований к СК:
- регистрация и контроль причин несоответствий в СК, анализ и предупреждение их появления в дальнейшем;
- контроль состояния процессов деятельности, разработка необходимых корректирующих и предупреждающих действий;
- наличие необходимой информации для представления объективных свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования СК и ее процессов.
3.5. Записи СК подразделяются на:
- обязательные, требуемые в обязательном порядке ГОСТ Р ИСО 9001-2008;
- записи, которые ведутся, исходя из потребностей академии и ее подразделений.
3.6. Требования к записям СК. Записи должны быть:
- быть четкими (понятными всем работникам академии и потребителям);
- легко идентифицируемыми (содержать информацию о принадлежности к подразделению, подпись, дату, Ф. И.О. исполнителя, наименование);
- восстанавливаемыми (например, путем издания нескольких копий).
3.7. Структура записей СК академии включает записи и данные, содержащие:
- первичную информацию о качестве;
- обработанную информацию по качеству;
- систематизированную информацию по качеству.
3.8. Записи СК могут быть выполнены на бумажном и/или электронном носителе и являются внутренними документами академии.
3.9. Записи СК могут быть представлены в виде:
- форм, определяемых документами СК;
- форм, определяемых внешними нормативными документами;
- отдельно используемых форм записей о качестве.
3.10. Разработка, пересмотр и изменение форм записей СК производится в плановом порядке.
3.11. Виды записей и данных о качестве приведены в приложении.
Различают внутренние и внешние нормативные документы.
Внутренние документы системы менеджмента качества:
- Руководство по качеству;
- Политика и цели в области качества;
- документированные процедуры;
- Термины и сокращения.
Внешние документы СМК:
- законы РФ, указы, постановления, регламентирующие деятельность образовательных учреждений высшего профессионального образования;
- международные стандарты и директивы;
- государственные стандарты, отраслевые стандарты;
- организационно-распорядительные документы вышестоящих организаций.
3.12. Вся используемая информация на тех или иных носителях в виде записей и данных о качестве подразделяется на исходную, обработанную и систематизированную.
3.12.1. Исходную информацию получают в первый раз в ходе выполнения того или иного процесса.
Примерами исходной информации могут быть результаты зачетов, экзаменов, записи в журналах, анкеты с результатами опросов потребителей образовательных услуг СКАГС, перечень средств измерения и т. п.
3.12.2. Обработанная информация создается в результате тех или иных действий для получения дополнительной информации из уже имеющихся данных.
Примерами обработанной информации могут быть расчет рейтинговых показателей кафедр академии, расчет рейтинга студентов, результаты обработки данных анкетирования и т. п.
3.12.3. Систематизированная информация – приведенная в какую-либо систему (структуру) исходная и/или обработанная информация.
Примерами систематизированной информации о качестве являются: отчет о результатах рейтинга кафедр, годовой отчет об анализе СК, данные о сотрудниках академии, результаты отбора абитуриентов и т. п.
4. Управление записями и данными о качестве
4.1. Управление записями СК включает:
4.1.1. Определение перечня и форм записей о качестве.
4.1.2. Распределение форм между исполнителями.
4.1.3. Ведение записей.
4.1.4. Сбор и распределение записей.
4.1.5. Анализ записей заинтересованными сторонами.
4.1.6. Хранение записей и установление срока их хранения.
4.1.7. Сохранность и защиту записей, включая:
- определение необходимости защиты;
- способы их зашиты;
- обеспечение защиты;
4.1.8. Восстановление записи, включая:
- определение необходимости восстановления;
- способы восстановления;
- обеспечение восстановления.
4.1.9. Изъятие записей с рабочих мест, их уничтожение или сдача в архив.
4.2. Ответственные лица обеспечивают реализацию всех стадий управления записями СК. Распределение ответственности по этапам процесса управления записями СК приведено в таблице распределения ответственности (таб.2 раздела 5 настоящей ДП).
4.3. Требования к составу, содержанию и оформлению записей СК устанавливают внешние нормативные документы (НД), документы СК (РК, ДП, Ф), а также разработчики форм записей СК.
4.4. Формы записей СК должны быть удобными для заполнения, понятными исполнителям и пользователям.
4.5. Конкретный перечень записей СК для подразделения определяется на основе требований ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и документированных процедур СК, положения о подразделении и должностных инструкций.
4.6. Изменения в форму записи СК вносит при необходимости разработчик формы при пересмотре документа, содержащего форму, или по результатам проверок, анализа и предложений пользователей, а также при изменении регламентирующего форму записи внешнего НД.
4.7. Идентификация записей СК производится по их обозначению и наименованию. Обозначение и наименование форм записей СК присваивает разработчик формы.
4.8. Ответственные за качество подразделений организуют ведение перечня действующих форм записей СК, сбор и хранение форм.
4.9. Ведение записей или регистрация записей СК может осуществляться в виде следующих документов: протокол, постановление, решение, акт, сертификат, журнал, ведомость, отчет, справка, анализ, программа, план улучшения качества, план корректирующих и предупреждающих действий и т. п.
4.10. Сбор, регистрацию и обработку информации о качестве осуществляют исполнители, которые обязаны знать:
- требования к оформлению записей;
- методы (способы) идентификации записей;
- сроки передачи записей;
- пользователей информации, содержащейся в записях СК.
Записи должны вестись в логической последовательности и иметь упорядоченный вид, позволяющий проводить обобщение и анализ этих записей.
Записи СК должны регистрироваться в соответствии с требованиями документов СК в формах установленного образца.
Все необходимые исправления должны производиться зачеркиванием ошибочно указанной информации и написанием необходимой, сопровождаться фамилией лица, производившего исправление, его подписью и датой.
Контроль ведения записей СК осуществляет ответственный за качество подразделения.
4.11. Требования к условиям хранения записей:
- рациональное размещение;
- быстрое нахождение;
- исключение порчи и утери.
Распоряжением по структурному подразделению назначается лицо, ответственное за хранение записей, Как правило, это – ответственный за качество данного подразделения.
В подразделениях записи хранятся в местах, специально отведенных для этих целей: шкафах, стеллажах, папках и т. п.
Хранящиеся документы должны быть систематизированы. Систематизацию документов осуществляют при текущей регистрации записей, при формировании дел, при подготовке дел к передаче в архив, в архиве. Систематизация записей должна быть удобной для последующего их поиска.
Записи при хранении группируются с учетом следующих признаков:
- функционального (в соответствии с процессом или тематикой);
- хронологического (по периодам, датам);
- структурного (в соответствии со структурной схемой подразделения).
4.12. Сроки хранения записей устанавливаются, исходя из их назначения, таким образом, чтобы эти записи можно было своевременно получить при проведении анализа тенденции изменения показателей качества и эффективности корректирующих/предупреждающих мероприятий.
4.13. Защита записей, выполненных на электронных носителях, обеспечивается введением пароля для разграничения доступа. Регламентированный доступ к записям СК обеспечивается ограничением права копирования и ограничением права пользования документами. Регламент доступа обеспечивается ответственным за хранение записей в подразделении.
4.14. Изъятие и уничтожение записей производится после окончания срока их хранения с оформлением акта о сборе и уничтожению документов, не подлежащих хранению. Срок хранения указывается в перечне действующих форм записей СК подразделения (номенклатура дел подразделения).
4.15. Контроль процедуры управления записями осуществляется при проведении внутренних аудитов структурных подразделений.
Контроль предусматривает проверку:
- достоверности и правильности ведения записей;
- своевременности заполнения и передачи записей пользователям;
- условий хранения записей.
Критерием результативности процесса является наличие и систематизированное хранение записей СК, установленных СК для подразделения.
5. Ответственность и полномочия
5.1. Ответственным за организацию разработки и введение процедуры в действие является представитель руководства академии по качеству.
5.2. Ответственность за разработку и поддержание в рабочем состоянии документированной процедуры несет начальник отдела автоматизации и контроля качества обучения.
5.3. Ответственность за ведение и поддержание в рабочем состоянии записей СК в подразделениях несут ответственные за качество структурного подразделения, утверждаемые приказом ректора.
5.4. Ответственность за достоверность и своевременность ведения записей СК, использование в подразделении установленных форм, правильность заполнения форм, организацию хранения первичной и систематизированной информации, передачу записей пользователям в установленные сроки несут ответственные за ведение документации в структурном подразделении.
Распределение ответственности должностных лиц по этапам процесса управления записями приведено в таб. 2.
Таблица 2
Распределение ответственности по управлению записями СК СКАГС
Этап процесса | Разработчик записи | Ответственный за документооборот в подразделении | Пользователь записи |
1. Определение перечня и форм записей по качеству. | О | И | у |
2. Распределение форм записей по качеству между исполнителями | О | И | И |
3. Ведение записей | И | У | И |
4. Сбор и распределение записей | И | О | И |
5. Анализ записей заинтересованными сторонами | – | – | О |
6. Оценка возможности улучшения СК, потребности в изменениях СК | – | – | О |
7. Хранение записей | И | О | И |
8. Сохранность записей | – | О | И |
9. Восстановление записей (при необходимости) | – | О | У |
10. Изъятие записей с рабочих мест, их уничтожение или сдача в архив. | У | О | И |
Принятые обозначения:
О – ответственный за этап процесса;
У – участник выполнения этапа процесса;
И – информируется о ходе выполнения процесса.
Примечание:
1. Разработчиком записи СК является, как правило, разработчик соответствующей документированной процедуры, который определяет перечень и формы записей СК с учетом требований ГОСТ Р ИСО 9001-2008.
2. Ответственными за подготовку и оформление записи являются лица, готовящие запись и/или производящие заполнение форм записей первичной и/или систематизированной и/или обработанной информацией в соответствии с требованиями к записи.
3. Ответственным за хранение записей, как правило, является ответственный за качество структурного подразделения.
4. Пользователями записей являются лица, которые используют записи СК для анализа со стороны руководства и выработки корректирующих и предупреждающих мероприятий, а также передачи данных на вышестоящие уровни.
6. Термины, определения, обозначения и сокращения
В настоящей ДП использованы термины и определения по ГОСТ Р ИСО 9000-2008.
Сокращения
АиКК – отдел автоматизации и контроля качества обучения;
ДП – документированная процедура;
КД – корректирующие действия;
КЭ – контрольный экземпляр документа;
НД – нормативный документ;
ОУ – образовательное учреждение;
ПД – предупреждающие действия;
ПРК – представитель руководства по качеству;
РК – руководство по качеству;
СК – система качества академии;
СКАГС – Северо-Кавказская академия государственной службы;
УЭ – учтенный экземпляр документа;
Ф – формы документов.
Термины и определения
Аудит – 1) систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств о результатах деятельности ОУ и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев, устанавливаемых программой и планом аудита;
2) процесс экспертизы ОУ, его подразделений, процессов или отдельных образовательных программ на основе представленных документов и установление соответствия объекта исследования определённым критериям аудита, целям и задачам (объекты исследования: подразделения ОУ, процессы, образовательные программы, учебные планы, персонал, инфраструктура и т. д.).
Внешние аудиты включают аудиты, обычно называемые «аудиты второй стороной» или «аудиты третьей стороной». Аудиты второй стороной проводятся сторонами, заинтересованными в деятельности ОУ, например потребителями или другими лицами от их имени. Аудиты третьей стороной проводятся внешними независимыми организациями. Эти организации осуществляют аттестацию или аккредитацию на соответствие требованиям, например требованиям Стандартов и Директив ENQA, ГОСТ Р ИСО 9001 и др.
Внешний нормативный документ – нормативный документ, разработанный другими (национальными или международными) организациями и применяемый в деятельности академии
Внутренние аудиты (проверки), иногда называемые «аудиты первой стороной», проводятся обычно самим ОУ или от его имени для внутренних целей и могут служить основанием для декларации о соответствии образовательным стандартам.
Высшее руководство вуза – это ректор и проректоры по различным направлениям деятельности, а также, деканы факультетов, начальники управлений.
Государственный образовательный стандарт – ГОС – документ, определяющий обязательный минимум содержания основных образовательных программ, максимальный объём учебной нагрузки обучающихся, требования к уровню подготовки выпускников.
Документированная процедура – документ, устанавливающий единый для всего ОУ порядок описания процессов, полномочия и ответственность должностных лиц, информационные потоки, включая регистрацию данных и записей по качеству.
Заключения по результатам аудита – выходные данные аудита, предоставленные группой по аудиту (проверке) после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита.
Запись системы качества (запись СК) – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.
Идентификационный номер – номер документа, указывающий на его место в единой системе нормативных документов.
Изменение – модификация, дополнение или исключение фрагментов нормативного документа.
Информационная карта процесса – документ, содержащий информацию об основных атрибутах процесса, а именно о входах и выходах процесса, включая:
- цели процесса;
- измерение и анализ процесса;
- мероприятия для достижения целей (улучшения) процесса;
- взаимодействие процесса (поставщики/потребители);
- ресурсы процесса;
- документы управления процессом.
Качество – степень соответствия совокупности присущих характеристик требованиям.
Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.
Наблюдения аудита – результат оценки свидетельства аудита (проверки) в зависимости от критериев аудита (проверки). Наблюдения аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможности улучшения.
Несоответствие – невыполнение требования.
Несоответствие услуги. Следует различать:
- несоответствие требованиям отдельных единиц услуги – при этом осуществляется управление несоответствующей услугой;
- характеристики услуги используются в качестве показателей процесса, и здесь несоответствие услуги интерпретируется как несоответствие процесса.
Нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.
Образовательный процесс – процесс формирования нового уровня теоретических знаний, практических умений, навыков и компетенций, осуществляемый путем организации активной познавательной деятельности обучающихся.
Пересмотр документа – внесение всех необходимых изменений в содержание и оформление документа.
Политика в области качества – общие намерения и направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством.
Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.
Продукция – результат процесса.
Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.
Постоянное улучшение – повторяющаяся деятельность по увеличению способности выполнить требования.
Результативность – степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.
Система качества ОУ – СК ОУ – система для разработки политики, целей и достижения гарантий качества ОУ.
Соответствие – выполнение требования.
Требование – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.
Улучшение качества – часть менеджмента качества, направленная на увеличение способности выполнить требования к качеству.
Услуга – образовательная услуга, предоставляемая высшим учебным заведением.
Приложение
Перечень записей СК
Пункт ГОСТ Р ИСО 9001:2008 | Виды записей и данных о качестве |
4.2 Требования к документации | 1. Перечень НД |
2. Номенклатура дел подразделения | |
3. Перечень видов записей и данных о качестве (определены в положениях о подразделениях) | |
5.2 Ориентация на потребителя | 4. Список организаций, с которыми заключены договора на практику студентов |
5.3 Политика в области качества | 5. Лист ознакомления персонала с политикой в области качества |
6. Цели в области качества (стратегические цели) на факультетах и кафедрах | |
5.4 Планирование | 7. План работы Совета по качества, Ученого Совета, планы структурных подразделений на год |
8. Положение о структурном подразделении (ПСП) | |
9. План внутреннего аудита на год | |
10. Приказы о назначении представителя руководства по качеству, внутренних аудиторов и ответственных за качество в подразделениях | |
5.6 Анализ со стороны руководства | 11. Отчет Отдела автоматизации и контроля качества обучения, выслушанный на заседании Совета по качеству |
12. Свидетельства о повышении квалификации, удостоверения, сертификаты, дипломы (об образовании, ученых степеней и званий) | |
6.2 Людские ресурсы | 13. Личное дело сотрудника |
6.3 Инфраструктура | 14. Акты состояния зданий, сооружений, транспорта, связи и т. д. |
15. Планы проверок, ремонта помещений. Результаты проверок | |
6.4 Производственная среда | 16. Перечень нормативных документов |
7.1 Планирование процессов жизненного цикла продукции | 17. Планы: план работы кафедры на учебный год, план работы подразделения на год, учебный план, индивидуальный план работы преподавателей. |
18. Перечень видов записей, свидетельствующих о соответствии процессов жизненного цикла продукции установленным требованиям (основная образовательная программа требованиям ГОС и ФГОС ВПО) | |
7.2 Процессы, связанные с потребителем | 19. Перечень документов, содержащих требования к образовательному процессу (ГОС ВПО) |
20. Результаты мониторинга удовлетворенности потребителей (отчеты, анкеты, благодарности и т. п.) | |
7.3 Проектирование и разработка | 21. Входные данные (ТЗ) и требования к их составу: ГОС и комментирующие его положения, Инструктивные Письма Минобрнауки РФ, методические разработки, материалы предыдущих разработок |
22. Лист согласования | |
23. Сведения о валидации проекта и разработки: гриф утверждения | |
24. Записи по изменениям проекта и разработки: отметка о согласовании и утверждении изменений к учебным планам, программам дисциплин, планам занятий, расписаниям и т. д. | |
25. Результаты аттестации персонала | |
7.4 Закупки | 26. Критерии оценки и выбора поставщиков |
27. Результаты оценки поставщиков | |
7.5 Производство и обслуживание | 28. Требования к формам документов для их идентификации и контроля движения приведены в Инструктивных Письмах Минобрнауки РФ (студенческому билету, зачетным книжкам) |
29. Ведомости учета выдачи студенческих билетов и зачетных книжек | |
7.6 Управление устройствами для мониторинга и измерений | 30. Сведения о поверке средств измерений |
31. Сведения о подтверждении статуса используемых компьютерных программных средств и их регулярных проверках | |
8.1 Измерения, анализ и улучшение | 32. Перечень применяемых методов измерений, мониторинга и анализа |
8.2 Мониторинг и измерение | 33. Данные об удовлетворенности потребителей: анкеты, отчеты по анализу удовлетворенности потребителей |
34. Протоколы несоответствий | |
35. Отчеты о результатах внутренних аудитов | |
36. Контроль выполнения КД и ПД | |
37. Свидетельства мониторинга, измерений процессов: протоколы совещаний, заседаний - | |
38. Журналы и протоколы регистрации результатов проверки качества, полученных студентами знаний, умений и навыков с целью проверки соблюдения установленных требований на соответствующих этапах образовательного процесса: зачетные и экзаменационные ведомости, допуски, журнал учета посещаемости студентов, сводные ведомости успеваемости студентов, итоговая сводка результатов сессии по факультетам, протоколы государственных экзаменационных комиссий (ГЭК); протоколы заседаний комиссии по приему кандидатских экзаменов; протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии (ГАК); ведомости учета выдачи студенческих билетов и зачетных книжек | |
39. Планы КД и ПД | |
40. Отчет о работе кафедры и подразделения | |
8.3 Управление несоответствующей продукцией | 41. Результаты повторного контроля после дополнительной подготовки |
42. Отчет с анализом данных | |
8.4 Анализ данных | 43. Планы КД и ПД |
Лист регистрации изменений
Номер изменения | Номера листов | Основание для внесения изменений | Подпись | Ф. И.О. | Дата | Дата введения изменения | ||
замененных | новых | аннулированных | ||||||
