Министерство образования Российской Федерации
Барнаульский государственный педагогический университет
________________________________________________________________
Утверждаю
Ректор БГПУ
________________
"____"_______________ 2004 г.
Технологическая инструкция по созданию аналитического описания на статью из журнала (газеты) в АБИС «Руслан» в справочно-библиографическом отделе НПБ БГПУ
Проректор по инновациям и информационным технологиям
__________
"____"__________ 2004 г.
Директор НБ
________
"____"____________ 2004 г.
2004 г.
Целью работы является создание машиночитаемых библиографических записей в формате RUSMARC на документы аналитического уровня. Работа производится средствами АРМа комплектатора-каталогизатора в программе «Руслан».
Описание документов создается в отделе комплектования, поэтому при создании записи на статью ряд полей уже заполнен, для некоторых полей установлены значения по умолчанию или автоматически.
Задача библиографа – заполнить недостающие поля и подполя необходимыми для описания статьи элементами.
При заполнении полей и подполей следует помнить:
- знаки препинания в конце полей и подполей не ставить;
- для ввода данных описания необходимо активизировать нужное поле (подполе), щелкнув левой клавишей мыши в поле навигатора записи, затем установить курсор в правой части экрана – редакторе записи текущего элемента, щелкнув левой клавишей мыши, ввести нужные сведения, нажать клавишу «Enter», встроенная запись появится в заполняемом поле (подполе);
- для ввода данных из раскрывающегося в правой части экрана списка необходимо выделить нужную строку в списке (одним щелчком левой клавиши мыши) и нажать клавишу «Enter»;
- для удаления поля (подполя) необходимо выделить удаляемое поле (подполе) и нажать клавишу «Delete»;
- для добавления поля необходимо выделить строку любого другого поля, нажать правую кнопку мыши, выбрать из списка открывшегося меню строку «Добавить поле», выбрать из другого открывшегося меню строку с нужным блоком полей, далее выбрать нужное поле и щелкнуть один раз левой клавишей мыши;
- для добавления подполя необходимо выделить строку «Добавить подполе», выбрать нужное подполе и один раз щелкнуть левой клавишей мыши.
Сокращать слова можно только в подполе «е» в 200-м поле в соответствии с ГОСТ 7.12-93. Все остальные поля заполнять без сокращений.
Поступления документов в справочно-библиографический отдел:
Все документы поступают в СБО из отдела комплектования.
Документы в двух экземплярах: 1-ый экземпляр сдается сразу в читальный зал периодических изданий, 2-ой или единственный экземпляр распределяется между сотрудниками отдела согласно должностной инструкции для дальнейшей аналитической обработки.
Аналитическая обработка документа:
Засистематизировать статьи документа по таблицам ББК (Библиотечно-библиографическая классификация).
Определить ключевые слова согласно «Методическим рекомендациям по координатному индексированию».
Создание новой библиографической записи:
Выбрать название нужного шаблона записи из меню главного окна «Запись-Создать новую библиографическую» - «Периодика-аналитика» или воспользоваться кнопкой «Б».
Поля (подполя) шаблона настроены заранее.
Проверить правильность заполнения параметров Маркера.
Маркер записи (указатель) находится в начале каждой записи Российского коммуникативного формата. Сдержит данные, необходимые при обработке записи.
6 Тип записи <а> – текстовые материалы, печатные - установлен по умолчанию.
7 Библиографический уровень <а> – аналитический.
8 Код иерархического уровня <0>.
17 Уровень кодирования <#> – полный уровень – выбрать из списка.
1. Блок кодированной информации.
Блок содержит кодированные элементы данных фиксированной длины.
Данные в этих полях определяются относительной позицией символа, считая первый символ, следующий за идентификатором подполя, нулевым. Если данное поле не является обязательным и библиографическое агентство не предоставляет соответствующей кодированной информации, поле не приводится. Если данные, не являющиеся обязательными, не используются, их позиции в поле содержат символы-заполнители ' | '.
100 Данные общей обработки.
Поле содержит кодированные данные фиксированной длины, применимые к записям о документах, представленных на любых носителях.
0-7 Дата ввода записи в файл устанавливается автоматически.
8 Тип даты публикации <а> - текущее сериальное издание.
9-12 Дата публикации1 -<> - указывается год издания журнала.
13-16 Дата публикации 2 - не заполняется.
17-19 Код целевого назначения <k> - для взрослых, научная.
20 Код правительственной публикации <у> - неправительственная публикация – устанавливается по умолчанию.
21 Код модифицированной записи <0>.
22-24 Язык каталогизации <rus> – устанавливается по умолчанию.
34-35 Графика заглавия (алфавит) <rus> - устанавливается по умолчанию.
101 Язык документа.
Поле содержит кодированную информацию о языке каталогизируемого документа, его частей и заглавия, а также указывает на язык оригинала, если документ является переводом. Обязательное
И 1 Индикатор перевода <0>-документ на языке оригинала - по умолчанию.
$а – язык текста <rus> - по умолчанию.
Повторяется, когда текст написан более чем на одном языке.
Если документ является переводом, следует установить:
И 1 Индикатор перевода <1> - документ является переводом оригинала.
$а - язык текста <rus>;
$c - язык оригинала - выбрать из списка.
102 Страна публикации или производства.
Поле содержит коды одного или более наименований стран публикации или производства документа.
$а - страна публикации <RU> - по умолчанию.
2 Блок описательной информации.
200 Заглавие и сведения об ответственности. Обязательное. Не повторяется.
Поле соответствует области основного заглавия ГОСТ 7.1-84. Поле содержит в форме и последовательности, определяемой Правилами: Основное заглавие, Параллельные заглавия, Сведения, относящиеся к заглавию, Сведения об ответственности.
И1 Заглавие как точка доступа <1> - является точкой доступа. По умолчанию.
$а Основное заглавие – название статьи.
$е Сведения, относящиеся к заглавию - продолжение заглавия. Повторяется.
$f Первые сведения об ответственности - Ф. И. О. - копируется из полей 700, 701 после их заполнения. Заполняется в конце создания записи. Не повторяется.
$g Последующие сведения об ответственности - копируется из поля 702. Заполняется в конце создания записи. Повторяется.
3 Блок примечаний
320 Примечания о наличии в документе библиографии/указателя.
Поле содержит примечания о справочном аппарате (библиографических списках, вспомогательных указателях и т. д.), имеющемся в документе. Факультативное. Повторяется.
4 Блок связи записей.
Каждое поле связи должно содержать поля данных с встроенными метками, индикаторами и идентификаторами подполей, определяющими документ, с которым необходимо осуществить связь. Поле должно содержать достаточное количество данных для идентификации записи (если она существует) о каталогизируемом документе, с которым должна осуществляться связь, или, если запись отсутствует, - для идентификации самого документа.
Техника связи записей:
Выделить в навигаторе записи формируемое поле связи (одним щелчком левой клавиши мыши). Перейти клавишей «Tab» на страницу «Запись» редактора записи. В верхнем правом окне выбрать исходный каталог, с которым устанавливается связь – (Периодика). Ввести поисковый признак (название журнала, газеты). Здесь доступны функции простого поиска с усечением значения слева и справа (используйте символ *). Нажать на рисунок бинокля 
(поиск). После выполнения запроса посмотреть извлеченные записи. Для просмотра полной записи можно использовать окно в нижней части списка. Выделить строку с нужной записью и дважды щелкнуть левой клавишей мыши (или нажать кнопку «Связать записи»). В навигаторе записи появится встроенная запись на документ, с которым устанавливается связь.
Для установления связи применяются следующие поля:
461 Уровень набора – заглавие источника.
Поле применяется для указания на высший уровень иерархически связанных документов (набор). Документ, с которым устанавливается связь, записывается на уровне набора, а запись, которая содержит это поле, имеет уровень "физической единицы" или "поднабора".
И 2 Индикатор примечания <1>.
Поля и подполя заполняются при осуществлении связи записи с документом.
463 Уровень физической единицы.
Поле применяется для идентификации иерархической связи с документом на уровне физически отдельной единицы. Запись, с которой устанавливается связь, имеет уровень физической единицы, а содержащая это поле запись имеет аналитический уровень, уровни набора или поднабора.
Поля и подполя заполняются при осуществлении связи записи с документом.
Заполнить самостоятельно следующие поля :
И 2 Индикатор примечания <1>
200 Заглавие и сведения об ответственности:
И 1 Заглавие как точка доступа <0>
$a Основное заглавие – вставляем <№> журнала, газеты - по технологии составления записи выделить данное поле (одним щелчком левой клавиши мыши). В верхнем правом окне «Запись» выбрать каталог, в котором находится запись (Периодика), с которой устанавливается связь. Ввести поисковый признак (название журнала, газеты). Нажать на рисунок бинокля (поиск). После выполнения запроса просмотреть найденные записи, выбрать искомые год, №. Выделить строку с нужным номером и дважды щелкнуть левой клавишей мыши или нажать кнопку «Связать записи».
$v Обозначение тома - ставим страницы статьи - <С. >
Другие поля и подполя заполняются автоматически после осуществления связи записи.
464 Аналитический уровень.
Данное поле применяется при описании статьи под общим заглавием.
6 Блок определения тематики.
Блок содержит тематические данные, как текстовые, так и представленные в кодированной форме, составленные согласно правилам различных систем предметизации и систематизации.
Значения полей 600-608 можно выбрать из авторитетных/нормативных файлов.
Добавить необходимое поле, если его нет в шаблоне документа. Выделить строку с названием поля (одним щелчком левой клавиши мыши). В верхнем правом окне «Значение» выбрать рубрикатор, в котором находится авторитетная запись, с которой устанавливается связь. Ввести поисковый признак. Нажать кнопку «Выполнить запрос» или рисунок бинокля . После выполнения запроса просмотреть найденные записи. Выделить строку с нужной записью и дважды щелкнуть левой клавишей мыши (или нажать кнопку «Связать записи»). В левой части экрана в выделенном поле появится встроенная авторитетная запись, с которой устанавливается связь.
Поля 600 – 608 могут заполняться и без использования авторитетного файла.
Для этого нужно выделить в навигаторе записи нужное поле, с помощью клавиши «Tab» или курсора мыши переходим на страницу «Значение», в редакторе значения текущего элемента с клавиатуры заносим нужную информацию, которая при нажатии на клавишу «Enter» переносится в поле.
Используются следующие поля определения тематики.
600 Имя лица как предметная рубрика (персона). Факультативное. Повторяется.
Поле содержит в форме точки доступа имя лица, являющегося одним из объектов рассмотрения в документе. Факультативно к имени лица может быть добавлена дополнительная тематическая формальная, хронологическая и географическая информация.
И 2 Способ ввода имени лица <1> - по умолчанию.
$a Начальный элемент ввода – фамилия персоны.
$bЧасть имени, отличная от начального элемента ввода – инициалы персоны.
601 Наименование организации как предмет. Факультативное. Повторяется.
Поле содержит в форме точки доступа наименование организации, являющейся одним из объектов рассмотрения в документе. Факультативно к наименованию организации может быть добавлена дополнительная тематическая формальная, хронологическая и географическая информация.
И 2 Способ ввода имени лица <1> - по умолчанию.
$a Начальный элемент ввода – наименование организации.
610 Неконтролируемые предметные термины (ключевые слова). Факультативное. Повторяется.
Поле содержит в форме точки доступа тематические термины, заимствованные не из контролируемых списков предметных рубрик
И 1 Уровень значимости тематического термина <1> - по умолчанию.
$a Тематический термин. Если есть встроенный справочник, взять нужный термин из справочника. Справочник представляет список значений. Выбор значения из списка производится нажатием клавиши «Enter» или двойным щелчком мыши. Страница «Справочник» имеет свою панель кнопок с операциями добавления новых предметных терминов, редактирования их и удаления.
686 Индексы других классификаций (ББК). Повторяется.
Поле содержит индексы классификационных систем, не используемых в международном масштабе, но имеющие широко распространенные печатные таблицы.
Индексы ББК, разделенные знаком "+", записываются в отдельные повторения поля 686.
$a Классификационный индекс – использование встроенного справочника или набивание с клавиатуры.
$2 Код системы «rubbk»- устанавливается по умолчанию.
7 Блок интеллектуальной ответственности.
Блок содержит имена лиц и наименования организаций, несущих интеллектуальную ответственность за создание документа. Интеллектуальная ответственность распространяется на все личные и родовые имена и на организации, ассоциируемые с документом, в т. ч. издателей, если на них требуется создание точки доступа.
700 Имя лица – первичная интеллектуальная ответственность (автор).
Поле содержит в форме точки доступа имя лица, имеющего первичную интеллектуальную ответственность (первое или единственное лицо в заголовке, содержащем имя индивидуального автора). Обязательное, если должна быть создана точка доступа на имя лица, несущего первичную интеллектуальную ответственность.
Это поле не может присутствовать в той же записи, где есть поле 710 наименование организации - первичная интеллектуальная ответственность или 720 – родовое имя - первичная интеллектуальная ответственность, так как запись может иметь только одну точку доступа с первичной интеллектуальной ответственностью.
Не повторяется.
Если авторов больше трех, то данное поле не заполняется, удаляется, а первый и последующие авторы заносятся в поле 701.
И 2 Индикатор формы представления имени - под <1>
$a Начальный элемент ввода - фамилия автора.
$b Часть имени, кроме начального элемента (инициалы).
701 Имя лица – альтернативная интеллектуальная ответственность(2 и последующие авторы).
Поле содержит в форме точки доступа имя лица, имеющего альтернативную интеллектуальную ответственность. Если библиографическая запись должна выводиться под заголовком индивидуального автора, то альтернативную интеллектуальную ответственность несут соавторы каталогизируемого документа, используемые как точки доступа. Если библиографическая запись должна выводиться под заглавием, то альтернативную интеллектуальную ответственность несут все индивидуальные авторы каталогизируемого документа, используемые, как точки доступа. (Если библиографическая запись должна выводиться под заголовком коллективного автора, то индивидуальный автор может нести только вторичную интеллектуальную ответственность - поле 702).
Обязательное, если должна быть создана точка доступа на имя лица, несущего альтернативную интеллектуальную ответственность. Повторяется для каждого из лиц, несущих альтернативную интеллектуальную ответственность.
И2 Индикатор формы представления имени - под <1>
$a Начальный элемент ввода - фамилия автора.
$b Часть имени, кроме начального элемента (инициалы).
702 Имя лица – вторичная интеллектуальная ответственность.
Поле содержит в форме точки доступа имя лица, имеющего вторичную интеллектуальную ответственность.
Обязательное, если должна быть создана точка доступа на имя лица, несущего вторичную интеллектуальную ответственность. Существование лица со вторичной ответственностью не подразумевает обязательного наличия в записи лица с первичной ответственностью, поэтому поле 702 может присутствовать без полей 700 или 710.
Повторяется для каждого из лиц, несущих вторичную интеллектуальную ответственность.
Индикаторы те же, что в поле 700.
Подполя те же, что в поле 700, за исключением:
4-код отношений. По умолчанию, стоит «340» - редактор (выбрать нужное из списка).
Далее, по заполнении всех необходимых полей и подполей при описании статьи, возвращаемся к полю 200 – «Заглавие и сведения об ответственности», выделяем подполе $а, щелкая правой клавишей мышки, добавляем подполя $f, $g – содержание подполей устанавливается автоматически.
После описания статьи запись сохраняется в каталоге. Щелкая левой клавишей мышки на значок «Сохранить запись» в правом верхнем меню, открываем каталог «Периодика», затем щелкаем на запись «Копировать». Если нужно распечатать карточку на созданную запись, щелкаем мышкой на значок «Карточка» 
меню окна редактора. Далее в окне «Тип карточки» выбираем нужный вариант – «Аналитика (журнал)»
, щелкнув на значок «Печать»
, печатаем нужное количество карточек. При необходимости редактируем карточку вручную. Для перехода в режим редактирования необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши в месте редактирования карточки. При этом в поле карточки должен появиться мерцающий курсор. Дальнейшие действия по редактированию не отличаются от работы с любым текстовым редактором.
Копирование записи.
Запись может быть скопирована в окно редактора (кнопка 
).Это удобно при создании последовательно нескольких записей из одного документа, используя при этом предыдущие данные связи. В этом случае, производя копирование записи после сохранения, можно использовать предыдущую запись в качестве исходной при создании следующей.
Удаление записи.
Удаление записи в окне редактора производится с помощью кнопки 
или пункта меню «Удалить запись». 
При этом выводится окно подтверждения желания пользователя удалить запись.
Редактирование записи.
После подключения к основному серверу НПБ БГПУ щелкнуть на иконку «Выбрать запись из каталога» 
. Выбрать каталог «Периодика» и раскрыть его (двойным щелчком левой клавиши мыши). Ввести поисковый признак документа (автор, заглавие, др.), используя простой или сложный запрос. Нажать кнопку «Выполнить запрос» или картинку бинокля. После выполнения запроса просмотреть найденные записи, выделяя нужную строку щелчком левой клавиши мыши. Для возврата к окну «Поиск в каталоге» нажать кнопку «Запрос». При полном соответствии найденной записи искомому документу щелкнуть на иконку «Редактировать запись» 
и отредактировать нужное поле (подполе).
Приложение .
Шаблон «Периодика – аналитика»
Поле | Инди-катор | Подполе | Значение | Приме-чание |
Маркер | ||||
6 Тип записи | < a > | |||
7 Библиографический уровень | < a > | |||
8 Код иерархического уровня | < 2 > | |||
17 Код кодирования | < # > | |||
001 | Идентификатор записи | <RU\STL_BGPU\prd\… > | ||
035 | Локальный номер | |||
$a Номер | <RU\STL_BGPU\prd\… > | |||
100 | Данные общей обработки | |||
$a Данные общей обработки | ||||
0-7 Дата ввода записи в файл | < > | ставится автомат. | ||
8 Тип даты публикаций | < a > | |||
9-12 Дата публикации 1 | < ≈ 2004 > | год издания журнала | ||
13-16 Дата публикации 2 | < > | |||
17-19 Код целевого назначения | < k > | |||
20 Код правительственной публикации | < y > | |||
21 Код модифицированной записи | < 0 > | |||
22-24 Язык каталогизации | < rus > | |||
34-35 Графика заглавия (алфавит) | < ca > | |||
101 | Язык документа | |||
И1 | Индикатор перевода | < 0 > | ||
$a Язык текста, звукозаписи и т. д. | < rus > | |||
102 | Страна публикации или производства | |||
$a Страна публикации | < RU > | |||
200 | Заглавие и сведения об ответственности | |||
И1 | Заглавие как точка доступа | < 1 > | ||
$a Основное заглавие | < > | (название статьи) | ||
$e Сведения, относящиеся к заглавию | Продолж. заглавия | |||
$f Первые сведения об ответственности | < > | И. О. Ф. | ||
225 | Серия | |||
И1 | Индикатор формы заглавия | < 1 > | ||
$a Основное заглавие серии | < > | Наименова-ние раздела/ рубрики | ||
300 | Общие примечания | |||
$a Текст примечания | < > | |||
320 | Примечания о наличии в документе библиографии/ указателя | |||
$a Текст примечания | < Библиогр.: назв. > | |||
461 | Уровень набора | Связываем с БД «Периодика» | ||
И2 | Индикатор примечания | < 1 > | ||
$1 | Данные связи | |||
001 Идентификатор записи | <RU\STL_BGPU\prd\… > | |||
$1 | Данные связи | |||
011 ISSN | ||||
$a Номер ISSN | < > | |||
$1 | Данные связи | |||
200 Заглавие и сведения об ответственности | ||||
И1 Заглавие как точка доступа | < 1 > | |||
$a Основное заглавие | < наименование журнала > | Авт. | ||
$h Обозначение и номер части | ||||
$i Наименование части | ||||
$e Сведения, относящиеся к заглавию | < > | |||
$f Первые сведения об ответственности | < > | |||
$1 | Данные связи | |||
210 Публикация, распространение и т. Д. | ||||
$a Место издания, распространения и т. д. | < М. > | Авт. | ||
$с Имя издателя, распространения и т. д. | < > | Авт. | ||
$d Дата издания, распространения | < > | Первый год поступления в НБ БГПУ - | ||
$1 | Данные связи | |||
305 Примечания о дате основания издания | ||||
$a Текст примечания | < Издается с г. > | |||
$1 | Данные связи | |||
712 Наименование организации – вторичная интеллектуальная ответственность | ||||
И1 Определяет постоянный или временный характер организации | < 0 > | |||
И2 Определяет способ ввода наименования | < 2 > | |||
$a Начальный элемент ввода | < > | |||
463 | Уровень физической единицы | Связываем БД «Периодика» | ||
И2 Индикатор примечания | < 1 > | |||
$1 | Данные связи | |||
001 Идентификатор записи | <RU\STL_BGPU\prd\… > | |||
$1 | Данные связи | |||
200 Заглавие и сведения об ответственности | ||||
И1 Заглавие как точка доступа | < 0 > | |||
$a Основное заглавие | < № журнала> | Авт. | ||
$b Общее обозначение материала | ||||
$v Обозначение тома | < С. > | Заносим сами | ||
$1 | Данные связи | |||
210 Публикация, распространение и т. Д. | ||||
$d Дата издания, распространения и т. д. | <год издания журнала> | Заносим сами | ||
600 | И1 – # | Имя лица как предмет (персона) | ||
И2 – 0,1 | Индикатор формы представления имени | < 1 > | ||
$a Начальный элемент ввода | < > | Фамилия | ||
$b Часть имени, кроме начального элемента ввода | < > | Инициалы | ||
$c Дополнение к именам, кроме дат | < > | |||
$g Расширение инициалов личного имени | < > | |||
610 | Неконтролируемые предметные термины (ключевые слова) | Список | ||
И1 | Уровень значимости тематического термина | |||
$a Тематический термин | ||||
686 | Индексы других классификаций | Список | ||
$a Классификационный индекс | <74.200> | ББК | ||
$2 Код системы | ||||
700 | Имя лица – первичная интеллектуальная ответственность | Автор | ||
И2 | Индикатор формы представления имени | |||
$a Начальный элемент ввода | Фамилия | |||
$b Часть имени, кроме начального элемента | Инициалы | |||
701 | Имя лица – альтернативная интеллектуальная ответственность | 2,3 авторы | ||
И2 | Индикатор формы представления имени | < 1 > | ||
$a Начальный элемент ввода | < > | Фамилия | ||
$b Часть имени, кроме начального элемента ввода | < > | Инициалы | ||
702 | И1 – # | Имя лица – вторичная интеллектуальная ответственность | ||
И2 – 0,1 | Индикатор формы представления имени | < 1 > | ||
$4 Код отношения | < 460 > | Интервьюируемый | ||
$a Начальный элемент ввода | < > | Фамилия | ||
$b Часть имени, кроме начального элемента ввода | < > | Инициалы | ||
702 | И1 – # | Имя лица – вторичная интеллектуальная ответственность | ||
И2 – 0,1 | Индикатор формы представления имени | < 1 > | ||
$4 Код отношения | < 470 > | Интервьюер | ||
$a Начальный элемент ввода | < > | Фамилия | ||
$b Часть имени, кроме начального элемента ввода | < > | Инициалы | ||
801 | Источник составления записи | Авт. | ||
И2 | Индикатор функции | < 0 > | ||
$a Страна | < RU > | |||
$b Агентство | < STL_BGPU > | |||
$c Дата составления | < > | |||
$g Правила каталогизации | < PSBO > |
Текущая редакция 16.01.2004
Составитель: , зав. СБО НПБ БГПУ
Утверждено на заседании Методического Совета НПБ БГПУ
Протокол № 3 от_6 мая_ 2004 г.
Председатель Методического Совета
____________________
