Оформление дел постоянного хранения

Оформление дел постоянного хранения

Дела постоянного хранения формируются в университете децентрализовано, т. е. в структурных подразделениях.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1.  в дела помещаются только исполненные документы;

2.  распределение документов между делами производится в точном соответствии с номенклатурой дел;

3.  группировка документов в составе дела осуществляется в пределах календарного года, за исключением переходящих дел;

4.  в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики

5.  по объему дело не должно превышать 240 листов, а его толщина, включая обложку (по корешку), - 4 см;

6.  при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «Т.1», «Т. 2» и т. д.;

7.  документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Оформление дела включает в себя:

1.  заполнение ранее незаполненных реквизитов обложки дела;

2.  нумерацию листов;

3.  составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела, формат листа-заверителя А4 (210х297);

4.  подшивку или переплет дела;

5.  проверку полноты и правильности оформления дела.

Оформление дел производится лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях университета. Дела структурных подразделений университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении соответствующего года.

Заполнение реквизитов обложки дела производится по установленной форме (Приложение 1). При первичном оформлении сначала указываются наименование университета и его непосредственная подчиненность, а также структурное подразделение, в котором ведется данное дело. Наименование университета указывается полностью, в именительном падеже, в соответствии с его официальным полным наименованием, сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования, а наименование структурного подразделения – в соответствии с утвержденной организационной структурой университета.

Простановка индекса дела предусматривает нанесение цифрового обозначения дела в соответствии с номенклатурой дел. Для дел, состоящих из нескольких томов (частей), указывается, кроме того, порядковый номер тома (части).

Заголовок дела также указывается в соответствии с номенклатурой дел. Заполняемая при первичном оформлении дата дела (тома, части) является датой заведения дела, при этом число и год в составе даты обозначаются арабскими цифрами, а название месяца – словом. При окончательном оформлении дела указываются дата его окончания (закрытия), срок хранения, количество листов в нем. Сведения о сроках хранения дела указываются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Количество листов в деле указываются на основании их нумерации. Нумерация выполняется в правом верхнем углу каждого листа. При этом соблюдаются следующие правила:

1.  нумерация листов в составе дел выполняется в возрастающем порядке;

2.  листы дел в составе разных томов (частей) нумеруются в пределах соответствующего тома (части);

3.  лист-заверитель не нумеруется;

4.  по окончании нумерации листов дела производится полистная проверка ее правильности. При обнаружении ошибок (в частности, пропусков или повторов номеров) неверно пронумерованные и все последующие листы перенумеровываются.

По окончании процедуры нумерации листов на отдельном листе оформляется заверительная надпись, где указываются сведения о количестве листов в составе данного дела (Приложение 2). Заверительную надпись подписывает ее составитель с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Документы, составляющее дело, подшиваются в твердую обложку из картона на четыре прокола (до 30 листов) или переплетаются (более 30 листов) таким образом, чтобы текст, при открытии дела в любом месте можно было свободно читать. В начало дела подшивается чистый лист, в конец – лист-заверитель дела.

После выполнения всех перечисленных процедур в обязательном порядке производится проверка полноты и правильности оформления дела. При этом особое внимание следует обратить на полноту и правильность заполнения реквизитов лицевой стороны обложки, содержание заверительной надписи.

Оформленные дела постоянного хранения передаются в архив университета для последующей сдачи на постоянное хранение в Центральный государственный архив Республики Мордовия.

До утверждения новой номенклатуры дел руководствоваться номенклатурой дел 2003 г.

Наименование вышестоящей организации и Университета по годам:

1987 г. – 1990 г.

Министерство высшего и среднего специального образования РСФСР

Мордовский Ордена дружбы народов государственный университет имени

1991 г. - 1992 г.

Государственный комитет РСФСР по делам науки и высшей школы

Мордовский Ордена дружбы народов государственный университет имени

1993 г.

Министерство науки, высшей школы и технической политики Российской Федерации

Мордовский Ордена дружбы народов государственный университет имени

1994 г. - 1996 г.

Государственный комитет Российской Федерации по высшему образованию

Мордовский государственный университет имени

1997 г. – 1999 г.

Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации

Мордовский государственный университет имени

2000 г. – 01.09.2002 г.

Министерство образования Российской Федерации

Мордовский государственный университет имени

02.09.2002 г. – 2004 г.

Министерство образования Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мордовский государственный университет имени »

2005 г. – 2010 г.

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мордовский государственный университет имени ёва»

01.01.2011 г.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мордовский государственный университет им. »

с 18.07.2011 г.

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мордовский государственный университет им. ёва»

5 см

Приложение 1

Название вышестоящей организации (на момент ведения дела)

3 см

Полное название вуза (на момент ведения дела)

______________________________________

(наименование структурного подразделения, индекс подразделения)

1,5 см

______________________________________

(кафедра, индекс )

Дело №_индекс дела по номенклатуре__

Том____________

________________________________________________________

________________________________________________________

________________________________________________________

(заголовок дела)

Начато: 00 января 0000 г.

Окончено: 00 декабря 0000 г.

На _(цифрами и прописью)__ листах

Хранить постоянно (или 75 лет)

2 см

Саранск 0000 г.

Приложение 2

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано __________________________ листов

(цифрами и прописью)

с № ___________________ по № __________________

в том числе:

литерные номера листов ________________________________________

пропущенные номера листов________________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование

должности

работника Подпись Расшифровка подписи