Управлением Федерального казначейства по Удмуртской Республике разработан Порядок обмена электронными документами при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России. Порядок вступил в силу с 01 июля 2007 года.
ПОРЯДОК
обмена электронными документами
при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России
(далее – Порядок)
Общие положения
1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии со следующими документами:
- Положение об Управлении Федерального казначейства по Удмуртской Республике, утвержденное приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 33н;
- Положение об операционном отделе Управления Федерального казначейства по Удмуртской Республике;
- Договор об обмене электронными документами при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России от 23 августа 2000 г. № 92 в редакции доведенных Уведомлений о внесении изменений (далее – договор);
- Порядок взаимодействия структурных подразделений УФК по Удмуртской Республике по обслуживанию лицевых счетов распорядителей и получателей средств и по обработке выписок банка по балансовым счетам 40101, 40105, 40116, 40201, 40204, 40302, 40503, утвержденный приказом Управления от 28 июня 2006 г. № 000 (далее – Порядок взаимодействия).
1.2. Настоящий Порядок определяет:
- требования и правила работы по обмену электронными документами при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России;
- организацию документооборота между Управлением Федерального казначейства по Удмуртской Республике (далее – Управление) и Головным расчетно-кассовым центром Национального банка Удмуртской Республики Банка России г. Ижевска (далее – банк);
- порядок отправки электронных документов в банк, приема и обработки электронных документов из банка о проведенных операциях по счетам;
- обязанности специалистов, осуществляющих подготовку и направление в банк электронных документов, а также прием и обработку электронных документов из банка.
1.3. При работе с использованием электронного документооборота электронные документы передаются Управлением в подразделение, выполняющее информационно-вычислительное обслуживание Банка – центр обработки информации (далее – ЦОИ) и не требуют предоставления в банк подтверждения на бумажном носителе.
1.4. При электронном обмене между банком и Управлением используются следующие типы электронных документов - электронные платежные документы (далее – ЭПД), электронные служебно-информационные документы (далее – ЭСИД), пакеты электронных документов, включающие группы ЭПД и ЭСИД.
1.5. Работа с использованием электронного документооборота не исключает возможности передачи в банк и получения из банка части платежных документов на бумажном носителе. При этом документы, поступающие на бумажных носителях (выписки банка по счетам Управления, ордера к объявлениям на взнос наличными и другие документы) обрабатываются в обычном порядке.
2. Требования и правила работы по обмену электронными документами при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России
2.1. Для обмена электронными документами при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России в Управлении оборудовано автоматизированное рабочее место обмена электронными документами (далее – АРМ обмена) с установленным программным комплексом «Автоматизированное рабочее место клиента Банка России» (далее – АРМ КБР). Доступ сотрудников Управления в помещение, где оборудовано АРМ обмена, ограничен.
2.2. Электронные документы передаются в банк только после подписания их электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП).
2.3. Приказом Управления определяются пользователи ЭЦП, имеющие право подписи электронных документов от имени Управления для проведения электронных расчетов и отправки указанных документов в банк, администраторы АРМ обмена, администраторы ключевой системы для создания ключей ЭЦП.
2.4. Каждый сеанс работы на АРМ обмена должен завершаться пользователем во избежание доступа к АРМ обмена под его индивидуальным паролем другого пользователя.
2.5. При обмене электронными документами при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России необходимо обязательное соблюдение следующих требований:
- автоматизированная подготовка электронных документов;
- обеспечение соответствия ЭПД платежным документам на бумажных носителях (в случае наличия аналогичного документа, оформленного на бумажном носителе);
- разграничение и установление персональной ответственности на разных стадиях подготовки и обработки ЭПД;
- контроль соответствия данных в пакетах, содержащих ЭПД, реестрам электронных платежных поручений непосредственно перед отправкой ЭПД в банк;
- соблюдение сроков подготовки и отправки электронных документов;
- соблюдение правил хранения и эксплуатации ключевых носителей.
2.6. О неисправностях в работе программ или оборудования, задействованных при осуществлении обмена электронными документами через расчетную сеть банка России, а также при обнаружении случаев нарушения требований и правил работы, установленных настоящим Порядком пользователи ЭЦП должны сообщать администратору АРМ обмена и администратору ключевой системы.
3. Организация документооборота между банком и Управлением
3.1. Подключение Управления к обмену электронными документами при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России осуществляется на основании договора.
3.2. Документооборот между банком и Управлением осуществляется путем обмена по телекоммуникационным каналам связи структурированными файлами, содержащими электронные документы.
Ежедневно Управлением направляются в банк:
- пакеты (файлы) электронных документов, содержащие одно или группу электронных платежных поручений на списание средств со счетов Управления (далее – файл ЭПП);
- ЭСИД, содержащие запрос выписки из лицевого счета Управления.
3.4. Подготовка ЭПД, подготовка и формирование файлов ЭПП осуществляется специалистами отделов Управления с использованием ППО «Центр-КС» в соответствии с Порядком взаимодействия.
3.5. Основанием для отправки файла ЭПП в банк является реестр электронных платежных поручений (далее – реестр ЭПП) на бумажном носителе (Приложение 1). Каждая страница реестра ЭПП при этом должна быть подписана исполнителем и начальником отдела, сформировавшего реестр; последняя страница должна быть подписана собственноручными подписями руководителя и главного бухгалтера или других лиц, имеющих право первой и второй подписи документов, направляемых в банк, а также заверена гербовой печатью Управления. Файл ЭПП, подписанный ЭЦП и направляемый в банк, имеет равную юридическую силу с реестром ЭПП на бумажном носителе.
3.6. Структура имен файлов, передаваемых Управлением в ЦОИ строится по следующим правилам:
IDD01100.NNN, где
I – постоянный символ в имени файла
DD – порядковый день месяца
01 – условный номер ГРКЦ (5,6-ой знаки БИК ГРКЦ)
100 – уникальный код Управления как Клиента банка
NNN – уникальный номер электронного документа (пакета электронных документов), в течение дня допускаются символы 0,1,…,9, a, b,…, z.
3.7. Ежедневно из банка поступают файлы:
- ЭПД на поступление средств на счета Управления;
пакеты (файлы) электронных документов, содержащие группу ЭПД на поступление средств на счета Управления;
- ЭСИД, содержащие подтверждение совершения операции списания со счетов Управления;
- ЭСИД, содержащие выписку из лицевого счета Управления.
3.8. Структура имен файлов, получаемых Управлением из банка, строится по следующим правилам:
оDD01100.NNN, где
DD – порядковый день месяца
01 – условный номер ГРКЦ (5,6-ой знаки БИК ГРКЦ)
100 – уникальный код Управления как Клиента банка
NNN – уникальный номер электронного документа (пакета электронных документов), в течение дня допускаются символы 0,1,…,9, a, b,…, z.
4. Порядок отправки в банк файлов ЭПП, ЭСИД
4.1. Специалист операционного отдела Управления, ответственный за отправку и наделенный согласно приказа Управления правом проставления ЭЦП на электронных документах, направляемых в банк, осуществляет следующие действия:
- осуществляет контроль соответствия общей суммы и количества ЭПД, указанных в реестре ЭПП на бумажном носителе, итоговой строке каждого файла ЭПП, созданного пользователями ППО «Центр-КС» и помещенного в сетевую папку DIS1/UFK/BANK/N;
- копирует созданные файлы ЭПП из сетевой папки DIS1/UFK/BANK/N на сетевую папку DIS1/UFK/BANK/V_BANK;
- начинает сеанс работы на АРМ обмена;
- активирует АРМ КБР, копирует файлы ЭПП из сетевой папки DIS1/UFK/BANK/V_BANK на локальный диск, созданный на АРМ обмена для отправки, проставляет на каждом файле ЭЦП;
- создает ЭСИД с помощью АРМ КБР (при необходимости создания ЭСИД), проставляет на нем ЭЦП;
- просматривает результаты логического контроля файлов, осуществляющегося автоматически в АРМ КБР;
- загружает справочник сертификатов;
- с помощью файлового менеджера FAR начинает отправку файлов в банк;
- контролирует результаты следующих действий, осуществляющихся в автоматическом режиме:
- проверка ЭЦП;
- подключение к серверу банка (REMART);
- передача файлов ЭПП на сервер банка в случае успешного подключения; Передача каждого файла должна завершаться сообщением «Успешная пересылка»;
- проставляет на реестре ЭПП штамп с датой отправки файла и своей подписью, а также время отправки файла, зафиксированное банк-терминалом;
- регистрирует отправленные файлы в Журнале регистрации файлов, отправленных в банк и принятых из банка, через АРМ обмена (Приложение 2).
4.2. Отправка файлов ЭПП в банк осуществляется в соответствии с графиком отправок файлов ЭПП в банк (Приложение 3). График отправок разработан в соответствии с Графиком работы сторон по приему/передаче информации в системе обмена электронными документами (приложение к договору).
5. Порядок приема из банка ЭПД, пакетов электронных документов, ЭСИД
5.1. Специалист операционного отдела Управления, ответственный за отправку, после каждого сеанса отправки файлов в банк осуществляет следующие действия:
- начинает сеанс работы на АРМ обмена;
- с помощью файлового менеджера FAR начинает прием файлов из банка;
- контролирует результаты следующих действий, осуществляющихся в автоматическом режиме:
- подключение к серверу банка (REMART);
- загрузка файлов в случае успешного подключения и наличия непрочитанной почты. Загрузка каждого файла должна завершаться сообщением «Успешная пересылка»;
- контролирует результаты работы программы по проверке ЭЦП;
- все принятые файлы копирует в сетевую папку DIS1/UFK/BANK/REEST;
- регистрирует принятые файлы в Журнале регистрации файлов, отправленных в банк и принятых из банка, через АРМ обмена;
- распечатывает на бумажном носителе ЭСИД, содержащий извещение банка об отказе в приеме электронного документа (в случае поступления из банка данного ЭСИД).
5.2. Специалист операционного отдела Управления, ответственный за отправку, осуществляет указанные в п.5.1. действия по приему:
- в течение дня ЭСИД с подтверждением совершения операции по каждому отправленному файлу ЭПП, а также по приему ЭПД (пакетов электронных документов) на поступление средств;
- в начале каждого дня ЭСИД, содержащих выписки из лицевых счетов Управления за предыдущий операционный день, а также ЭПД (пакетов электронных документов) на поступление средств.
6. Обязанности специалистов, задействованных в процессе обмена
электронными документами с банком
6.1. Специалисты отдела расходов Управления обязаны предоставлять реестры расходных платежных документов, подлежащих списанию с б/с 40105, 40503, 40302, 40201 в сроки, предусмотренные Порядком взаимодействия и графиком отправок.
6.2. Специалисты операционного отдела Управления обязаны формировать файлы ЭПП на списание средств с б/с 40105, 40503, 40302, 40201, 40116, 40204, реестры ЭПП к каждому файлу и передавать их на отправку специалисту отдела, ответственному за отправку файлов в банк, в сроки, предусмотренные графиком отправок.
6.3. Специалисты отдела доходов Управления обязаны формировать файл ЭПП на списание средств с б/с 40101, реестр к файлу ЭПП и передавать его специалисту операционного отдела, ответственному за отправку файлов в банк, в сроки, предусмотренные Порядком взаимодействия и графиком отправок.
6.4. Специалист операционного отдела, ответственный за отправку файлов в банк, обязан контролировать соответствие файла ЭПП реестру ЭПП (итоговое количество документов и сумму) и своевременно отправлять файлы ЭПП в банк в соответствии с п.4 настоящего Порядка.
6.5. Специалист операционного отдела, ответственный за отправку файлов в банк, обязан осуществлять прием входящих файлов из банка в соответствии с п.5 настоящего Порядка.
6.6. Специалисты отдела доходов Управления обязаны ежедневно осуществлять загрузку входящих файлов из банка в ППО «Центр-КС» (доходная часть) и контролировать исполнение банком ЭПД на списание средств с б/с 40101.
6.7. Специалисты операционного отдела Управления обязаны ежедневно осуществлять загрузку входящих файлов из банка в ППО «Центр-КС» (расходная часть всех уровней бюджетов) и контролировать исполнение банком ЭПД на списание средств с б/с 40105, 40503,40302, 40201, 40204, 40116.
6.8. Администраторы АРМ обмена обязаны обеспечить бесперебойное функционирование АРМ обмена.
6.9. Администраторы ключевой системы для создания ключей ЭЦП обязаны своевременно проводить генерирование и тестирование ключей ЭЦП.
Приложение к
Порядку обмена электронными документами при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ | ||||||||
Реестр электронных платежных поручений к файлу IDD01100.NNN от «__» ___ 2007 | ||||||||
в ГРКЦ НБ УДМУРТСКОЙ РЕСП. БАНКА РОССИИ | ||||||||
№ | № плат. док. | Дата док. | Счет плательщика | БИК банка получателя | Счет получателя | Сумма | ||
|
| |||||||
| ||||||||
_____________________________________рублей ________копеек | ||||||||
| ||||||||
Руководитель | ||||||||
М. П. | ||||||||
Гл. бухгалтер | ||||||||
| ||||||||
Начальник отдела__________ Дата Время Номер страницы 1 из N,
Исполнитель______________ где N-количество страниц
Приложение к
Порядку обмена электронными документами при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России
ЖУРНАЛ
регистрации файлов, отправленных в банк и принятых из банка,
через АРМ обмена
№ п\п | Имя принятого файла | Имя отправленного файла | Время | Сумма отправленного файла |
** | * | |||
* - после каждого сеанса отправки файлов в банк ответственный исполнитель, осуществивший отправку, проставляет количество отправленных за сеанс файлов и свою подпись в строке, последующей за той, в которой указан последний отправленный файл;
** - после каждого сеанса приема файлов из банка ответственный исполнитель, осуществивший прием, проставляет количество принятых за сеанс файлов и свою подпись в строке, последующей за той, в которой указан последний принятый файл;
Приложение к
Порядку обмена электронными документами при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России
Г Р А Ф И К
отправки файлов с электронными платежными поручениями в ГРКЦ НБ Удмуртской Республики Банка России
№ п/п | Время отправки файлов в ГРКЦ НБ Удмуртской Республики Банка России | Примечание |
1 | 850-915 | п/п на подкрепление счетов, открытых на б/с 40116. |
2 | 1015-1030 | Для отправки пакетов ЭПД в указанное время, необходимые документы представляются отделами Управления за 15-20 минут |
3 | 1115-1130 | |
4 | 1415-1430 | |
5 | 1515-1530 | |
6 | 1600-1615 | |
7 | 1630-1645 |
