Функции

Функции

Календарь

Система ELMA содержит модуль "Календарь", который позволяет пользователям планировать свой рабочий день: назначать совещания, встречи, события и оставлять различного рода заметки. Другими словами, модуль "Календарь" заменит сотрудникам ежедневники, предоставив новые возможности по планированию коллективной работы и периодически повторяющихся событий.

 Планирование событий

Календарь системы ELMA позволяет планировать различного рода события: совещания, встречи и иные мероприятия.

При создании события пользователь указывает дату и время планируемого события, краткий комментарий, при необходимости определяет периодичность события (см. ниже), а также список участников планируемого события. С помощью календаря в системе ELMA удобно организовывать совещания и иные коллективные мероприятия, т. к. в календаре каждого из участников, отмеченных в событии, появляется соответствующая информация.

Зачастую в своем ежедневнике сотрудники предприятий отмечают ежедневные или еженедельные совещания. В системе ELMA предусмотрен механизм планирования событий с определенной периодичностью. К примеру, в ELMA достаточно один раз запланировать совещание и указать, что данное событие выполняется с периодичностью один раз в неделю.

Для удобства использования календарь в системе Elma имеет несколько режимов отображения: на один день, на неделю и на месяц.

При завершении события пользователь имеет возможность ввести определенный комментарий к событию, что в дальнейшем позволит проводить их анализ.

 Отображение звонков, встреч, писем, задач. Пометка о выполнении

Кроме того, календарь в системе ELMA отображает запланированные в модуле "Работа с клиентами" взаимоотношения: звонки, встречи и письма.

Звонки, встречи, письма и события отображаются в календаре с использованием различных иконок, что упрощает визуальное восприятие информации и значительно облегчает работу пользователей.

В календаре имеется возможность поставить отметку о выполнении взаимоотношения. Для этого пользователю необходимо нажать на название необходимого взаимоотношения и поставить отметку о выполнении.

 Портлет Календарь на главной странице

Ежедневное расписание встреч, звонков и иных мероприятий является очень важной информацией для сотрудника. Для того, чтобы он становился немедленно доступен при входе в систему, календарь в системе ELMA отображен на главной странице.

Для удобства использования имеется возможность настройки количества дней, отображаемых в календаре на главной странице.

После завершения соответствующего события, мероприятия или взаимоотношения, пользователь с главной страницы может поставить отметку о его выполнении. После этого соответствующее событие, мероприятие или взаимоотношение будет зачеркнуто в календаре, указывая пользователю, что оно завершено.

При большом количестве встреч и выполняемых задач, сотрудники могут забыть о каких либо запланированных ими на сегодняшний день делах. Для таких случаев в системе ELMA предусмотрен механизм отслеживания просроченных задач. На главной странице в календаре предусмотрен раздел "Просроченные", в котором собрана вся информация о невыполненных пользователем в срок поручениях и взаимоотношениях. Используя данный раздел, пользователь может вернуться к просроченному поручению, событию или взаимоотношению и завершить его.

 Просмотр календаря через PDA (SmartPhone)

Не остались без внимания и мобильные пользователи системы. В системе ELMA предусмотрен специальный интерфейс для мобильных пользователей. Все, что надо: это телефон (или КПК) с веб-браузером и подключением к сети Интернет.

Используя только телефон (или КПК) можно планировать события, встречи, звонки, просматривать список дел, запланированных не сегодня, на неделю вперед и так далее.

При этом в памяти телефона или КПК не хранится никакой информации - все данные находятся на сервере ELMA, к которому происходит подключение. Таким образом, в случае, например, потери телефона менеджером, конфиденциальная информация не попадет в чужие руки.

Системные требования: На телефоне или КПК должен быть установлен веб-браузер и должна быть связь через GPRS (EDGE).

Примечание: доступно в редакциях ELMA: Управление бизнес-процессами и ELMA: Задачи+Документы