Тезисы выступления на всероссийском совещании по теме:
«Согласование и внедрение технологических регламентов
в органах Федерального казначейства Хабаровского края»
В своем выступлении я хочу остановиться на двух вопросах – согласование технологических регламентов, а также их внедрение в органах Федерального казначейства Хабаровского края.
Вот уже третий год Федеральным казначейством определяются приоритетные основные задачи на соответствующий год. Так в 2005 году это было внедрение единого программного продукта «Центр-КС», в 2006 году – внедрение системы электронного документооборота с главными распорядителями, распорядителями и получателями средств бюджетов, администраторами поступлений в бюджеты и финансовыми (уполномоченными) органами, и наконец, в текущем году - разработка технологических регламентов Федерального казначейства при использовании прикладного программного обеспечения. В настоящее время достигнута задача работы всех территориальных органов Федерального казначейства на единых прикладных программных продуктах. Специалисты органов Федерального казначейства сопровождая ППО используют в своей работе Порядок сопровождения и технического обслуживания. Для айтишников Порядок все равно, что для платежников 142н. Кроме того, в этом году выпуск новых версии ППО стал более управляемый. От еженедельного выпуска версий в 2005 году к выпуску версии раз в два месяца, что должно позволить значительно снизить количество ошибок в ППО. Выпуск версии не значит, что при каждом выходе новой версии не будет вместе с ней выпускаться многочисленное количество патчей и хотфиксов. А ведь установка всех обновлений иногда достигает несколько часов, причем эту работу надо проводить во внерабочее время, чтобы не останавливать процесс исполнения бюджетов. И здесь я внесу предложение, которое уже озвучивал сотрудникам ОТР – это реализовать возможность автоматизированной установки всех обновлений, может это будет напоминать некий инсталлятор, но насколько это облегчит работу айтишников.
Теперь же перед всеми нами стоит другая тяжелая и сложная задача - разработать и внедрить технологические регламенты.
В этой связи центральный аппарат Федерального казначейства взял на себя задачу по организации работ по разработке технологических регламентов в соответствии с «Методикой разработки технологических регламентов органов Федерального казначейства». В рамках выполнения данной задачи был определен перечень технологических регламентов, которые необходимо разработать в текущем году. Общее их количество составляет – 32 регламента, В настоящее время внедрены только два технологических регламента «Доведение ЛБО и ОФР до распорядителей и получателей бюджетных средств через органы Федерального казначейства» и «Проведение кассовых расходов по обеспечению наличными денежными средствами получателей бюджетных средств». Остальные регламенты находятся в стадии согласования или пилотного внедрения.
Наше управление не попало в число восьми управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации, которым было поручено провести согласование и пилотное внедрение технологических регламентов. Но это не значит, что мы были в стороне от этого процесса, в первом полугодии 2007 года. Нашему управлению было поручено в марте текущего года провести согласование перечня контролей по полям платежного поручения при приеме в «Центр-КС», а также в июле согласование технологического регламента по обработке невыясненных поступлений. Именно на этих двух эпизодах я хочу остановиться, освещая тему согласования технологических регламентов.
Готовясь к выступлению, я попытался найти в сети Интернет определение слова «регламент». Регламент – свод правил (Краткий словарь видов и разновидностей документов/Главархив, Всероссийского научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, М., 1974). В принципе нам это определение подходит. Вот только надо договориться об этих правилах, которые позволяли бы полноценно и качественно подготавливать технологические регламенты и проводить их согласование, а в дальнейшем и внедрение.
Что я имею ввиду говоря о правилах. Часть правил определена в виде нормативных документов, которые мы ежедневно используем в работе, это приказы Минфина России, Федерального казначейства, Бюджетный кодекс, Закон о федеральном бюджете и так далее. Но кроме всего вышесказанного есть и другие правила, которые на наш взгляд также должны быть учтены. Пускай они на прямую не будут влиять на процесс отраженный в технологическом регламенте, но без этих правил нельзя будет получить хороший документ.
Во первых, как должен выглядеть документ, из каких разделов состоять, какая информация должна содержаться в разделах и так далее. Это все описано в «Методике разработки технологических регламентов органов Федерального казначейства». В Методике все предельно ясно по этому поводу расписано, бери читай и подготавливай соответствующий технологический регламент.
Во вторых, это работа центрального аппарата Федерального казначейства (ОТР - 2000) с замечаниями и предложениями, представляемыми ТоФК по результатам рассмотрения или согласования технологических регламентов. Зачастую подав замечания или предложения мы не знаем их дальнейшую судьбу. Получив потом уже утвержденный документ мы видим, какие из замечаний вошли или не вошли в итоговый документ. А ведь именно на этой стадии путем консультаций и переговоров можно найти компромиссное решение, или же получить обоснованный отказ. Именно эту картину мы наблюдали сейчас при внедрении технологических регламентов. Когда на форуме по теме «Технологические регламенты» был размещен вопрос сотрудника ОТР -2000 «отзовитесь те территории, которые проводили согласование и тестирование регламентов» и только управление Федерального казначейства по Приморскому краю написало, что все поданные ими замечание не были включены в итоговую редакцию технологического регламента. Здесь можно много размышлять по этому поводу, может замечания были направлены не по адресу, может они вообще не направлялись, а может их вообще не рассматривали. Сейчас время упущено, и мы получаем именно тот результат, который, как правило, отражает первый шаги внедрения. Как говориться – первый блин всегда комом. С такой же ситуацией столкнулись и мы, когда направили свои замечания и предложения по контролю полей платежного поручения. В итоге через несколько недель я случайно узнал судьбу нашего письма (результат рассмотрения замечаний со стороны ОТР) и был недоволен их иногда не обоснованными отказами. Да и мы просим реализовать, то, что не предусмотрено законодательными или нормативными актами, но это требует жизнь. Здесь целесообразно внедрять обратную связь. Да, это может затянуть процесс согласования (внедрения), но зато мы получим результат, который будет соответствовать всем нормам. А ведь именно это необходимо нам, чтобы в дальнейшем избежать трудностей при внедрении.
В третьих, это перечень настроек, которые должны быть установлены для корректной работы в рамках данного технологического регламента. По этому поводу на форуме Федерального казначейства много идет обсуждений. Кроме того, было уже не раз отмечено, что в «Центр-КС» очень много настроек, которые были сделаны в период 2003 – 2005 годах. Коль речь идет о минимизации настроек и приведению к единообразию выполняемых операции и функций, то целесообразно на мой взгляд придерживаться следующей позиции. Если в нормативном документе, согласно которому выполняется та или иная операция, жестко прописаны формы и виды контроля, то они должны быть реализованы в полном объеме в соответствующем ППО, а при необходимости сразу прописаны в виде кода программы, не давая пользователю вывода. Если же норма контроля не определена нормативным документом, а по согласованию сторон (ОТР, ЦАФК, ТоФК) реализована в ППО, то необходимо говорить о том, что настройка определяется пользователем. В качестве примера можно привести контроль полей платежного поручения со 101 по 110.
В четвертых, это четкое распределение выполняемых задач между отделами. Приказом Федерального казначейства «Об организационно-штатной структуре управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации» утверждена организационно-штатная структура и задачи и функции структурных подразделений ТоФК. У документа не может быть два хозяина, один из которых отвечает за «левую сторону» документа, а другой за «правую». Считаю, что со стороны ЦА ФК должны поступить рекомендации в части применения отдельных форм регистров бюджетного учета. Так Справка формы 0504833 в соответствии с технологическими регламентами должна формироваться специалистом отдела расходов, в тоже время эта Справка является первичным учетным документом. За формирование регистров бюджетного учета в соответствии с вышеназванным приказом отвечает отдел бюджетного учета и отчетности по операциям бюджетов. Это же касается и ведомости невыясненных поступлений, которая опять же судя по регламентам не должна формировать в отделе бюджетного учета и отчетности. Но тогда надо либо изменять форму документа, исключая оттуда бухгалтерские проводки, либо находить компромисс в части ее формирования, например, ввести системный документ, который формировался отделами и передавался в отдел бюджетного учета и отчетности. Очень важным моментом в этой связи могли бы быть разъяснения со стороны ЦА ФК, которые раз и навсегда урегулируют этот вопрос.
В этой связи хочу отметить, что сломать хорошо отстроенный механизм гораздно проще, чем его выстроить заново. Поэтому именно на стадии разработки и согласования технологических регламентов должны быть урегулированы и сняты все вопросы и замечания. От того, как будет это сделано будет и зависеть дальнейший процесс внедрения технологический регламентов и в целом работа всех территориальных органов Федерального казначейства.
В пятых, это возможное несогласованность технологических регламентов. Это может возникнуть в части проведения настроек.
От разработки и согласования хочу перейти к внедрению технологических регламентов. Внедрение проводиться в соответствии с «Методикой внедрения технологических регламентов». Процесс внедрения начался настолько неожиданно и быстро, что времени на подготовку практически не было. Даже если бы оно было все равно ничего на мой взгляд не изменилось.
Как уже говорил Алексей Юрьевич на расширенном заседании коллегии Федерального казначейства у нас отсутствуют выделенные подразделения технологов. Функции этого подразделения на уровне ЦА ФК взяло на себя управление информационных систем, а на уровне ТоФК эта работы возложена на отделы информационных технологий. Это большая ответственность и серьезная работа. Но насколько отдела ИТ готовы к такой работе. Да за последние три года уровень значимости айтишников значительно выросла. Поэтому роль ИТ-подразделений в этом процесс в принципе понятно (руководящая и направляющая роль – ЦА ФК, исполнительная – отдел ИТ ТоФК).
Рассказывать о том, как проходило внедрение на нашей территории я думаю, нет смысла, у всех практически все единообразно: издали приказ о создании рабочей группы, почитали методику внедрения, технологические регламенты, оформили необходимые документы, одновременно проводили внедрение в соответствии с методикой и т. д. Большим помощником во внедрении оказался форум Федерального казначейства, на котором можно отследить весь процесс внедрения. Форум напоминал сводки с поля боя. Прочитав сообщения в соответствующем разделе форума можно не вдаваясь в подробности сделать срезы по дням и понять, в какой стадии находится внедрение технологических регламентов.
Я лишь остановлюсь на отдельных моментах внедрения, на основе которых можно сделать определенные выводы, дать предложения и замечания.
Внедрение технологических регламентов должно одновременно проводиться как на уровне управления, так и на уровне отделений. Опыт внедрений прошлых лет показал, что внедрение проходит намного проще на уровне отделений, если к моменту начала внедрения в управлении уже все внедрено. Кроме того, методикой внедрения предусмотрено, что внедрение регламентов в отделениях осуществляют специалисты управления. На мой взгляд отделения должны проводить самостоятельное внедрение технологических регламентов, так как и управления. Единственно, что здесь надо предусмотреть это облегченное оформление пакета документов по внедрению. Предлагаю для отделений предусмотреть только отчет о внедрении регламентов. Что еще здесь можно предложить так это одновременное участие в обсуждении регламентов поступивших для внедрения, и направление замечаний по результатам рассмотрения в управление для свода и обобщения.
Взаимодействия для ВЛВС, перенос документов в структурированном виде, работа через НЕИЗВЕСТНОГО КОРРЕСПОНДЕНТА, идет приспосабливание к ситуации, а вот как должно быть правильно никто не знает.
Доработка должностных регламентов, матрица доступа, частая смена регламентов, последние версии регламентов были размещены на Интернет ресурсе Федерального казначейства 30.07.2007.
Сроки внедрения. Внедрение всех регламентов в текущем году это смелый шаг, но насколько это будет правильно, ведь объем работ при внедрении очень большой, а тем более количество внедряемых регламентов. Я считаю, что необходимо работу по внедрению продолжить в 2008 году.
Своевременное информирование о невозможности внедрения регламентов или приостановки их внедрения.
Как быть если не согласны с распределением ролей и операций.
Опять повторюсь в части настроек – обязательные и на пользователя.
Размещение документов в ФАПе без даты утверждения.
В заключении своего выступления я хочу сказать, что работа которая проводится в настоящее время по регламентации бизнес процессов в органах федерального казначейства это наша общая задача
Спасибо за внимание.
