Контент по дисциплине «Лабораторный практикум по бухгалтерскому учету»
Тема 9. Учет расчетов с подотчетными лицами
1.Цель и задачи
Цель изучения темы – систематизировать и закрепить знания, полученные студентами при изучении правил документального оформления и отражения в учете операций с готовой продукцией.
Задачи:
- углубленное изучение положений нормативных документов, определяющих правила документального оформления и отражения в учете и отчетности расчетов с подотчетными лицами;
- углубленное изучение порядка формирования распорядительных документов, определяющих перечень лиц, которым предоставлено право получения денежных средств под отчет, приказа, определяющего срок возврата неизрасходованных подотчетных сумм;
- углубленное изучение правил документального оформления операций, связанных с расчетами с подотчетными лицами, отражению их в учете.
2. Оглавление
9.1 Документальное оформление выдачи подотчетных сумм и представления отчетности по их использованию.
9.2 Учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии организации.
3.Контент
9.1 Документальное оформление выдачи подотчетных сумм и представления отчетности по их использованию
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные или командировочные расходы.
Выдача подотчетных сумм и представление отчетности по их использованию осуществляются в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров ЦБ России .
Подотчетные суммы выдаются работникам в размерах и на сроки, определяемые руководителем организации.
Основанием для выдачи подотчетных сумм являются приказы руководителя организации или командировочные удостоверения.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданным ему суммам.
Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам. По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих факт расходования и целевого использования денежных средств.
Порядок направления в командировки установлен Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 года № 000.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9. При направлении группы работников оформляется приказ (распоряжение) по форме № Т-9а.
Направление работника в командировку оформляется командировочным удостоверением. Командировочное удостоверение составляется по форме № Т-10 и служит документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).
При зарубежных командировках командировочное удостоверение не оформляется. Время фактического пребывания работника в заграничной командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении государственной границы РФ.
После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет по форме № АО-1 с приложением документов, подтверждающих произведённые расходы. Авансовый отчет составляется не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки
Авансовый отчет составляется по установленной унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет». На основании данных, отраженных в авансовом отчете, бухгалтерия списывает с подотчетного лица фактически израсходованные денежные средства.
Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу организации, что оформляется приходным кассовым ордером.
В случае перерасхода (когда работник истратил сумму, большую, чем полученный аванс) работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса, что оформляется расходным кассовым ордером.
9.2 Учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии организации
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В соответствии с ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Для целей бухгалтерского учета все виды командировочных расходов для работников коммерческих организаций не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т. п.).
С 1 января 2009 года суточные, выплаченные в соответствии с локальными нормативными актами организации, учитываются в составе прочих расходов при исчислении налога на прибыль в полном объеме (пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ), (Письмо Минфина РФ г.)
При этом при исчислении налога на доходы физических лиц в налогооблагаемый доход работника не включаются суточные в пределах 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и в пределах 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п.3 ст. 217 НК РФ).
В бухгалтерском учете документально подтвержденная сумма командировочных расходов без налога на добавленную стоимость включается в состав производственных затрат
Бухгалтерский и налоговый учет расходов по загранкомандировке производится в том же порядке, как и при командировках в пределах РФ.
При этом бухгалтерский учет операций ведется в рублях на основании- пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ России на дату совершения операции.
Курсовые разницы, возникающие при изменении курса валют за время командировки, отражаются в составе прочих расходов и доходов.
Организация должна проводить инвентаризацию подотчетных сумм, в ходе которой проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами приведена в таблице.
Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
№ п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | |
Дебет | Кредит | ||
1. | Выданы денежные средства из кассы под отчет на приобретение материалов | 71 | 50 |
2. | Выданы денежные средства из кассы под отчет на командировочные расходы | 71 | 50 |
3. | Отражена стоимость приобретенных подотчетным лицом и оприходованных на склад материалов (без НДС) | 10 | 71 |
На основании авансового отчета списаны фактические расходы по командировке | 26 | 71 | |
Выдана из кассы сумма перерасхода по авансовому отчету | 71 | 50 | |
Внесена в кассу подотчетным лицом неизрасходованная сумма | 50 | 71 | |
Отражена в учете сумма неизрасходованного остатка денежных средств, ранее выданных сотруднику под отчет и не возвращенная им своевременно в кассу организации | 94 | 71 | |
Удержан из заработной платы должника остаток денежных средств, ранее выданных ему под отчет и не возвращенных им своевременно в кассу организации | 70 | 71 |
4.Выводы
Денежные средства выдаются под отчет работникам организации из кассы. По истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет. Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу организации. В случае перерасхода работнику выплачивается разница между фактически потраченной суммой и суммой аванса.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
5. Вопросы для самопроверки
1. Каков порядок оформления получения и расходования подотчетных сумм?
2. Как ведется синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами?
3. На какой счет списываются не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов?
6.Библиография
1 . Гражданский кодекс Российской Федерации (Ч. I – принят ГД ФС РФ 30.11.1994г. в ред. Федерального закона от 01.01.2001 г. №7-ФЗ; Ч. II – принят ГД ФС РФ 22.12.1995г. в ред. Федерального закона от 01.01.2001 г. ).
2 . Налоговый кодекс Российской Федерации (Ч. I – принят ГД ФС РФ 16.07.1998г. в ред. Федерального закона от 01.01.2001 г. ; Ч. II – принят ГД ФС РФ 19.07.2000г. в ред. Федерального закона от 01.01.2001 г. ).
3 . Закон РФ «О бухгалтерском учете» от 01.01.2001г. (ред. от 01.01.2001г.).
4 . Постановлением Правительства РФ «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. 13.10.2008 года № 000.
5 . Приказ МФ РФ «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» от 01.01.2001г. № 34н (ред. от 01.01.2001г.).
6 . Приказ МФ РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению» от 01.01.2001г. № 94н (ред. от 01.01.2001г.).
7 . Приказ МФ РФ «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 01.01.2001г. № 49.
8 . Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40);
9 . Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации: Установлен, письмом ЦБ России (с учетом последующих изменений и дополнений).
10 , , Кемтер учет с элементами налогообложения: Учебник. – СПб.: Издательство «Юридический центр Пресс», 2007.
11 Захарьин с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение. Налоговый вестник, 2008
12 Каморджанова финансовый учет: - СПб.: Питер, 2009
13 А Амортизируемое имущество: Основные средства и нематериальные активы. Налоговый вестник, 2007
14 Кондраков учет: Учебник. – М.: ИНФА-М, 2006.
15 Сергеева средства: Бухгалтерский и налоговый учет: Омега-Л, 2010
16 , Гетьман финансовый учет: Учебник (ГРИФ) - Издательский дом «Дашков и К», 2009
17 Тумасян учет: учебно-практическое пособие. – М.: Омега-Л, 2006.
18 Финансовый учет: Учебник/Под ред. Проф. .-М.: Финансы и статистика, 2008.
