Управление документацией как вектор развития
профессии документоведа
Документы составляют основу функционирования различных социальных структур и институтов: организаций, предприятий, государства. В настоящее время подготовка специалистов по работе с документами осуществляется в ряде вузов страны. Документоведы получают обширные познания в области архивоведения, информатики, документационного обеспечения управления, менеджмента, секретарского обслуживания, документной лингвистики.
Подготовка высококвалифицированных специалистов невозможна без постоянного пересмотра и совершенствования образовательных программ и стандартов с целью обеспечения их соответствия последним научным разработкам, а так же современным экономическим и социальным условиям.
В организациях и учреждениях основными обязанностями специалистов по работе с документами являются: создание, получение, регистрация документов, информационно-справочная работа с документами, контроль за исполнением документов, оптимизация документооборота, поэтому знания и практические навыки по документационному обеспечению управления (ДОУ) могут рассматриваться как важнейшая составляющая обучения документоведов.
ГОСТ Р 51141–98 определяет ДОУ как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, и закрепляет термины делопроизводство и ДОУ в качестве синонимов.
В 80-е годы XX века в России появляется новый термин, обозначающий сферу работы с документами – управление документацией, который в настоящее время находит все большее применение и распространение. Это обуславливает актуальность решения следующих вопросов: как соотносятся термины делопроизводство, ДОУ и управление документацией; в чем заключаются особенности, принципы, признаки управления документацией и что нового может привнести данное понятие в развитие специальности документоведа.
История развития терминов делопроизводство, ДОУ и управление документацией показывает, что значение каждого вводимого понятия расширялось, дефиниции включали себя все больше новых признаков.
Во время своего появления (ХVII в.) термин делопроизводство трактовался как «решение вопросов». В ХХ веке под делопроизводством понимают процесс создания документов и основные этапы работы с документами в организации.
Основой значения термина ДОУ послужило значение термина делопроизводство, к которому прибавились новые признаки: контроль за качеством и количеством создаваемых документов; упрощение процессов работы по работе с документами; обеспечение хранения и передачи на уничтожение или постоянное хранение документов; обеспечение функционирования технических средств; оптимизация и автоматизация работы с документами.
Значение термина управление документацией можно разложить на следующие составляющие:
1. Характерные для терминов ДОУ и делопроизводство создание документов и организация документооборота;
2. Свойственные именно данному термину признаки: надежное хранение документации, своевременная ликвидация ненужных документов; экономное и эффективное создание, использование и хранение документов в течение их жизненного цикла; правовое обоснование всех аспектов управления документацией.
Сферу фиксации терминов обычно составляют словари, нормативно-правовые акты, стандарты. В соответствие с ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 управление документами – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
Управление документами включает: принятие политики и стандартов в сфере управления документами, распределение ответственности и полномочий по управлению документами, установление и распространение процедур и руководящих указаний, предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов, проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами, интегрирование управления документами в системы и процессы деловой деятельности, обучение пользователей управлению документами и применение документных систем в индивидуальной практической деятельности, а также создание аутентичных, достоверных, целостных, пригодных для использования документов.
Сфера функционирования термина управление документацией представлена статьями и монографиями, посвященными проблемам документационного обеспечения управления и автоматизации делопроизводства. Исследователи по-разному понимают сферу деятельности управления документацией. Во-первых, управление документацией определяют как составную часть управления информационными ресурсами организации (Ф. Хортон, К. Леннон, К. Хар, Д. Макленд, Дж. Саммервиль). Во-вторых, управление документацией представляется особой отраслью (областью) деятельности организации (М. Баккленд, ). В-третьих, управление документацией воспринимается как основная функция менеджмента любой организации (, , ).
В первой части международного стандарта ISO 15489 «Information and documentation – Records management», содержащего общие требования и четкую методологию управления любыми документами на всех видах носителей и во всех форматах, создаваемых и получаемых разнообразными организациями в процессе их деятельности, сформулированы принципы управления документацией: установление и документальное закрепление основных правил и стандартов работы с документацией в организации; распределение ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации; документирование делопроизводственных процессов и технологий.
Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 определяет принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, обеспечивающим непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость создания и сохранения аутентичных, достоверных и пригодных для использования документов, а также защита целостности этих документов в течение требуемого времени.
выделяет четыре основные составляющие управления документацией, которые позволяют организовать работу с документами на предприятии и способствуют его эффективному функционированию и развитию: создание документов, хранение и использование документированной информации, передача документов на постоянное (государственное) хранение, управление архивами [Ларин 2000, 38–39].
Рассмотрение основных компонентов и принципов позволяет выделить следующие признаки содержания понятия управление документацией:
· является функцией управления / практической областью деятельности;
· осуществляется в государственных, коммерческих и общественных организациях;
· распространяется на документы всех форматов на всех носителях, создаваемых или получаемых организациями в процессе их деятельности;
· применимо к традиционным бумажным и современным автоматизированным технологиям;
· включает в себя создание системы документационного обслуживания, организацию работы службы, разработку важнейших организационных документов (положение о службе ДОУ, инструкция по делопроизводству), создание систем управления документами, обеспечение соответствия документов установленным характеристикам;
· входит составной частью в систему управления качеством, базирующуюся на требованиях стандартов ИСО 9001 и ИСО 14001;
· упрощает проведение комплексного аудита международными компаниями, сертификацию менеджмента по стандарту ISO:9000;
· приближает отечественное делопроизводство к международным требованиям к организации работы с документами.
Таким образом, управление документацией представляет собой более широкую область деятельности, чем делопроизводство и ДОУ. Увеличивается значение информатизации на всех этапах документооборота, неотъемлемой частью делопроизводства становиться соблюдение требований менеджмента качества, работа с документами перестает восприниматься как техническая или обеспечивающая функция управления, управление документацией становиться полноценной функций менеджмента. Изменение границ и содержания сферы работы с документами необходимо учитывать в процессе обучения документоведов, а также при разработке и совершенствовании образовательных программ и стандартов, поэтому можно сказать, что управление документацией является новым вектором развития специальности.
_______________________________________________________________________
1. ISO 15489:2001, Information and documentation – Records management.
2. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и Архивное дело. Термины и определения.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
4. Ларин, документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001: Метод. пособие / , ; ВНИИДАД. – М., 2005. – 110 с.
5. Ларин, документацией в организациях: проблемы истории и методологии: Автореф. дис. ... док. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. – М, 2000.
