Специалист кадровой службы: от делопроизводителя до директора

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 5

СПЕЦИАЛИСТ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ:

ОТ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ ДО ДИРЕКТОРА

Сегодня в теме номера мы подготовили для наших читателей интервью с руководителями подразделений по работе с персоналом российских компаний. Основное внимание мы уделили составу основных направлений деятельности руководителей такого уровня, их полномочиям и статусу должности.

Размер и структура службы управления персоналом организации зависят от многих факторов, основными из которых являются численность занятых, сфера деятельности организации, степень централизации ее организационной структуры. Чем крупнее по численности персонала организация, тем традиционно крупнее и структурированнее в ней служба управления персоналом. Масштабами и задачами бизнеса определяются также задачи, которые должна решать служба управления персоналом.

Ключевое значение имеют, конечно, полномочия, которыми наделен руководитель службы - директор по персоналу. Сегодня директор по персоналу - это не просто работник подразделения, обеспечивающего функционирование компании, это значимая бизнес-фигура, топ-менеджер, полноправный партнер и доверенное лицо руководителя компании. Об этом свидетельствует наименование и статус должности директора по персоналу, уровень и состав полномочий, которыми наделено должностное лицо, занимающее эту должность. Полномочия - это составная часть компетенции и статуса должностного лица, выполняющего функции управления персоналом в организации, которая представляет собой право (и одновременно обязанность) соответствующего субъекта действовать в определенной ситуации способом, предусмотренным законом или иным правовым актом.

Каков спектр основных направлений деятельности, статус должности и состав полномочий директоров по персоналу и других должностных лиц подразделений по работе с персоналом современных российских компаний, каким образом формально закреплены эти полномочия, читатели могут узнать из интервью.

Вопросы участникам интервью:

1. Есть ли у вас подчиненные? Если да, то сколько человек находится у вас в подчинении?

2. Какие направления вашей деятельности являются основными?

3. Каким образом формально закреплены ваши полномочия?

4. Было ли в вашей деловой практике, что в процессе работы ваши полномочия существенно изменились? Если да, то в связи с какой ситуацией такое изменение произошло?

5. Кто в вашей компании работает с кадровыми документами и ведет кадровое делопроизводство?

6. Если в вашей практике случались некоторые ошибки, связанные с оформлением документов по кадрам, расскажите, пожалуйста, об этом опыте: в чем состояла ошибка, к каким последствиям привела, как вы ее устранили, что делаете для того, чтобы больше этого не повторялось?

И. Анисимова, директор по персоналу ООО "Издательский Дом ИНФРА-М"

- В нашей компании у директора по персоналу находятся в подчинении три менеджера.

Основными направлениями деятельности директора по персоналу является формирование кадровой политики в соответствии со стратегией организации, планирование персонала, обеспечение компании кадрами, адаптация персонала, организация труда и планирование рабочего времени, организация обучения и профессионального развития персонала, контроль и управление трудовой дисциплиной, организация деловой оценки (аттестации) персонала, стимулирование персонала и оплата труда, формирование и развитие корпоративной культуры, правовое обеспечение кадровой работы, бюджетирование и контроль затрат на персонал, консультирование руководителей всех уровней по вопросам управления персоналом и сотрудников организации в сфере трудовых отношений, а также изменений, происходящих в компании.

Формально полномочия директора по персоналу закреплены в должностной инструкции, положении о подразделении и приказе (о распределении полномочий между руководителями), и в моей деловой практике не случалось, чтобы в процессе работы мои полномочия существенно изменились, но, несмотря на это, всегда остаются актуальными вопросы: повышения качества управления персоналом в организации, эффективного использования трудовых ресурсов, доведения сущности мероприятий по совершенствованию работы с персоналом до руководителей всех уровней и рядовых сотрудников.

В ООО "Издательский Дом ИНФРА-М" директор по персоналу осуществляет организацию и контроль ведения кадрового делопроизводства в соответствии с действующими стандартами и законодательством; работу с кадровыми документами и кадровое делопроизводство ведут директор по персоналу и менеджеры службы персонала.

В нашей компании работа по кадровому учету ежегодно подвергается независимому аудиту. Существенных ошибок, связанных с оформлением кадровых документов, не выявлено.

М. Розин, начальник управления компенсаций и льгот ОАО "Нордеа Банк"

- У меня в подчинении три человека.

Задачи, которые мы решаем, четко соответствуют профилю деятельности нашего подразделения - мы проводим мониторинг рынка труда, контролируя колебания уровня оплаты труда, компенсаций и льгот по должностям финансовой сферы деятельности, а также обеспечиваем решение всех задач в области стимулирования персонала и организации оплаты труда сотрудников банка.

Мои полномочия как начальника управления компенсаций и льгот формально закреплены в должностной инструкции и положении о подразделении.

Могу отметить, что ситуации, в которых мои полномочия и, соответственно, задачи, которые решает управление компенсаций и льгот, существенно изменились, были. И связано это было с изменением кадровой политики компании, сменой руководства, которое определило новое направление развития бизнеса в целом и управления персоналом в частности, с появлением в этой связи новых проблем и задач, которые требовали своего решения. Также ряд ситуаций были связаны с изменением статуса должности руководителя управления компенсаций, повышение которого было необходимо в связи с все возрастающей ролью задач, решаемых вверенным мне управлением, деятельность которого очень важна для успешной реализации кадровой политики, и руководство банка это, безусловно, понимает, поддерживает и развивает.

Работу с документами по кадрам ведут инспектор по кадрам и специалист по кадровому учету и/или делопроизводству. Расскажу в связи с деятельностью по кадровому делопроизводству интересный случай, который, очевидно, увязывает задачи, решаемые моим подразделением, с задачами грамотного и аккуратного кадрового документооборота. При очередном ежемесячном расчете заработной платы кадровая база данных выдала неверную информацию, в связи с чем у сотрудника был неверно удержан НДФЛ (больше на 350 руб.). Для сотрудника сумма была несущественной, однако его беспокоило то, что система дает ошибки при расчетах. После того как ошибку устранили, сделали перерасчет заработной платы сотруднику в следующем месяце. Данный случай подтверждает, что прозрачность и точность в расчетах любой системы материального стимулирования - это важнейший мотивационный элемент для сотрудников, так же как и само наличие этой системы.

С. Титова, начальник управления по работе с персоналом ЗАО "Страховая группа "УралСиб"

- Управление по работе с персоналом нашей компании весьма крупное структурное подразделение, и, конечно, подчиненные у меня есть.

Управление по работе с персоналом и я как руководитель этого подразделения решают весь спектр задач управления персоналом компании: начиная с персонал-маркетинга и заканчивая правовым и документационным обеспечением кадровой работы. Среди моих основных задач можно отметить стратегическое планирование, разработку кадровой политики, организацию найма и адаптации персонала, обучение и развитие персонала компании, деловую оценку и управление трудовой дисциплиной, стимулирование и организацию оплаты труда, развитие корпоративной культуры, организацию охраны труда и соблюдения техники безопасности.

Полномочия начальника управления закреплены в должностной инструкции и положении о подразделении. Изменение полномочий по должности, которую я занимаю, происходило в основном в связи с изменением направления и приоритетов кадровой политики компании и появлением в этой связи новых важных задач в сфере управления персоналом, которые необходимо было своевременно и профессионально решать. Для решения новых задач, конечно, требовались новые полномочия (расширение зон ответственности).

Вопросами кадрового делопроизводства в управлении по работе с персоналом занимается менеджер по персоналу и специалист по кадровому учету и/или делопроизводству.

Самые грубые ошибки, связанные с оформлением документов по кадрам, состояли в нарушении сроков ознакомления сотрудников с документами. Это приводит к отмене приказов, обидно, когда все оформлено правильно и в срок, а ознакомление сводит всю работу к нулю. Для устранения усиливаем контроль за ознакомлением.

А. Софиенко, директор по персоналу ООО "Управляющая компания "Бизнес-Логистик"

- У меня нет подчиненных, поскольку численность компании небольшая.

В рамках обязанностей директора по персоналу я веду маркетинговые исследования рынка труда, осуществляю стратегическое планирование и формирование кадровой политики, провожу планирование персонала, обеспечиваю компании, входящие в группу, кадрами. Также в мои задачи входит организация труда и планирование рабочего времени, адаптация персонала, организация деловой оценки (аттестации) персонала, стимулирование персонала и оплата труда, формирование и развитие корпоративной культуры, охрана труда и техника безопасности. Я разрабатываю показатели результативности труда и критерии их оценки для каждой должности, систему контроля их выполнения, провожу аудит персонала в компаниях, входящих в группу. Документационное и правовое обеспечение кадровой деятельности тоже моя задача.

Полномочия директора по персоналу формально закреплены в положении о персонале. Ситуация, в которой они изменились, была связана с изменением организационной структуры компании и появлением новых проблем, решения которых в прежних условиях не требовалось.

Кроме директора по персоналу, работает с кадровыми документами и ведет кадровое делопроизводство сотрудник бухгалтерии.

В моей практике случались некоторые ошибки, связанные с оформлением документов по кадрам. Даже не ошибки, а скорее проблемы. Например, в одной из компаний нашей группы был сильно запущен кадровый документооборот, который выполнялся на условиях аутсорсинга. Это выяснилось после аудита кадровых документов. Пришлось взять работу на себя и восстановить учет за последний год. Во избежание подобных ошибок принято решение проводить аудит документооборота не 1 раз в год, а ежеквартально.

Г. Горишняя, руководитель департамента управления персоналом ООО "Мобильный ритейл" - официальный дилер ОАО "МТС"

- В моем подчинении работают 15 человек.

Я как руководитель департамента управления персоналом организую маркетинговые исследования рынка труда, осуществляю стратегическое планирование и формирование кадровой политики, планирование персонала, организую деловую оценку персонала, отвечаю за формирование и развитие корпоративной культуры.

Мои полномочии формально закреплены в должностной инструкции, и в процессе работы они существенно не изменялись.

Работу с кадровыми документами и кадровое делопроизводство ведут менеджер по персоналу и специалист по кадровому учету и/или делопроизводству. Некоторые ошибки, связанные с оформлением документов по кадрам, безусловно, случаются, особенно если сотрудник новый. Чаще всего ошибки бывают при формировании кадровых документов в программе "1С 8.2 ЗУП". Чтобы их избежать, во-первых, новый сотрудник перед началом самостоятельной работы проходит стажировку у опытного менеджера по персоналу в области работы в базе и правил оформлению кадровых документов; во-вторых, один раз в месяц в HR-службе проводятся совещания, где разбираются ошибки работы в "1С", даются полные ответы на самые часто задаваемые вопросы, еще раз проговариваются инструкции и стандарты оформления кадровых документов.

М. Абраменкова, руководитель департамента по работе с персоналом ЗАО "Новое Качество"

- У меня один подчиненный, правда, в настоящее время он не работает.

Как руководитель департамента по работе с персоналом я провожу маркетинговые исследования рынка труда, обеспечиваю компанию кадрами, провожу адаптацию и обучение персонала, стимулирование персонала, занимаюсь вопросами оплаты труда, развития корпоративной культуры, охраны труда и техники безопасности. Обеспечиваю контроль и управление трудовой дисциплиной, а также документационное обеспечение кадровой деятельности.

Полномочия руководителя департамента формально закреплены в должностной инструкции и приказе о распределении полномочий между руководителями. Когда сменилось руководство компании, которое определило новое направление развития бизнеса в целом и управления персоналом в частности, мои должностные полномочия существенно изменились.

Кроме меня, работает с кадровыми документами и ведет кадровое делопроизводство менеджер по персоналу нашей компании.

Л. Алферова, начальник кадровой службы ООО "Бизнес Технологии"

- Мне подчиняется один человек.

В своей работе как начальник кадровой службы компании я решаю такие вопросы, как исследование рынка труда, кадровое планирование, формирование и реализация кадровой политики, наем и адаптация персонала, организация труда и планирование рабочего времени, контроль и управление трудовой дисциплиной. Также в мои задачи входит стимулирование персонала и организация оплаты труда, формирование и развитие корпоративной культуры, правовое и документационное обеспечение кадровой работы.

Формально мои полномочия обозначены в должностной инструкции, положении о кадровой службе и закреплены соответствующим приказом.

Когда изменилась структура компании, потребовались изменения в кадровой политике и, конечно, появились новые задачи и проблемы, которые потребовалось решать кадровой службе. В связи с этим и были откорректированы полномочия, которыми я наделена.

У нас в компании кадровое делопроизводство ведет (контролирует) директор по персоналу, оперативную техническую работу по оформлению и хранению кадровой документации ведет сотрудник бухгалтерии. Существенных проблем в ведении кадровых документов вспомнить в своей практике не могу, но отмечу, что, как правило, случались в основном технические ошибки, описки, которые исправлялись стандартно.

М. Довгалюк, менеджер по персоналу ГК "Консалтинговые услуги"

- У меня нет подчиненных, поскольку численность компании небольшая.

Основными направлениями деятельности являются маркетинговые исследования рынка труда, формирование кадровой политики, планирование персонала, обеспечение компании кадрами, адаптация персонала, организация обучения и профразвития персонала, организация деловой оценки (аттестации) персонала, формирование и развитие корпоративной культуры, правовое обеспечение кадровой работы.

Полномочия менеджера по персоналу формально закреплены в таких организационных документах, как положение об организации, положение о персонале и должностная инструкция. В моей деловой практике были ситуации, когда мои должностные полномочия существенно изменились, и связано это было с изменением кадровой политики и появлением новых проблем, которые ранее перед управлением персоналом нашей компании не стояли.

В нашей компании работает с кадровыми документами и ведет кадровое делопроизводство бухгалтер.

Анализируя практику, могу сказать, что серьезных ошибок, связанных с оформлением документов по кадрам, у нас в компании не было. Были незначительные ошибки, связанные с техникой оформления документа, но на содержание, как правило, они не влияли.

М. Магонова, начальник отдела по работе с персоналом ЗАО "НТЦ Приводная Техника"

- Мне подчиняются три сотрудника.

Среди основных задач, которые я как начальник отдела по работе с персоналом решаю в своей деятельности, можно назвать исследования рынка труда, планирование персонала, наем, адаптацию, деловую оценку и развитие персонала, организацию труда и планирование рабочего времени, контроль и управление трудовой дисциплиной, стимулирование персонала и оплату труда, формирование и развитие корпоративной культуры.

Полномочия по занимаемой должности закреплены в соответствующей должностной инструкции, положении о подразделении, зафиксированы в приказе о распределении полномочий между руководителями и подтверждены устным распоряжением руководства компании. Изменение полномочий имело место, и было это в связи с изменением организационной структуры компании, а также в связи со сменой руководства, которое определило новое направление развития бизнеса в целом и управления персоналом в частности.

Вопросами кадрового документооборота ведает специалист по кадровому учету и/или делопроизводству. Проблемы, как и у всех, наверное, случались в этой сфере и у нас. Например, у нас есть филиалы в Новосибирске и Иркутске. Открыты они были в 2003 г. и в 2005 г. При заключении трудовых договоров с сотрудниками не был учтен районный коэффициент. Во время внутреннего кадрового аудита в 2010 г. было выявлено данное нарушение. Никаких последствий на данный момент нет. Мы ввели новую форму трудового договора. У работающих сотрудников изъяли старые трудовые договоры и заменили их на оформленные по новой форме.

С. Волк, ведущий специалист по обучению и развитию персонала ОАО "СИТРОНИКС"

- Как ведущий специалист по обучению и развитию персонала я отвечаю за формирование кадрового резерва компании, за ежегодную оценку (аттестацию) сотрудников, курирую учащихся нашего корпоративного университета, созданного ОАО "СИТРОНИКС" совместно с Московской финансово-промышленной академией (МФПА), Бизнес-школой "Синергия" и Школой менеджеров "Арсенал".

Полномочия по должности, которую я занимаю, формально закреплены положением о подразделении, приказом (о распределении полномочий между руководителями) и профилем компетенций, и так уж сложилось, что в процессе работы не было ситуаций, в которых мои полномочия подверглись бы существенным изменениям.

В нашей компании с кадровыми документами работает специалист по кадровому делопроизводству. Ошибки в оформлении кадровых документов случаются достаточно часто, и это не всегда вина специалиста по кадровому делопроизводству. Например, может некорректно быть составлена служебная записка на командировку, отпуск, а также другие документы, в подготовке которых данный сотрудник не принимает участия. На основании указанных документов специалист по кадровому делопроизводству уже готовит приказ (в зависимости от масштаба компании процедуры подготовки кадровой документации могут отличаться). Что делать, чтобы ошибок было меньше? На внутреннем портале (если он есть) размещать образцы, чтобы каждый из сотрудников мог ознакомиться с тем или иным документом/положением.

О. Малинина, начальник отдела подбора и адаптации персонала ООО "ТД "Эгопласт"

- У меня двое подчиненных.

В рамках своих обязанностей я решаю следующие задачи: формирование кадровой политики компании, исследование рынка труда и заработных плат, стратегическое планирование, планирование потребности и обеспечение компании персоналом, адаптацию персонала, организацию обучения и профессионального развития персонала, разработку методов и проведение оценки персонала, стимулирование персонала и оплаты труда, формирование и развитие корпоративной культуры.

Полномочия начальника отдела подбора и адаптации персонала в нашей компании формально закреплены должностной инструкцией и устными распоряжениями руководства компании.

В течение работы в компании мои полномочия и сама должность претерпели некоторые изменения в связи с изменениями структуры службы персонала. Полномочия по данной должности были расширены и дополнены более значимыми управленческими компетенциями.

В мои функции не входит работа по оформлению кадровой документации и ведению кадрового делопроизводства. В нашей компании эти функции возложены на менеджера по персоналу отдела кадрового администрирования.

* * *

Подводя итог, можно отметить несколько современных тенденций:

Во-первых, чем выше в организационной структуре компании размещается служба управления персоналом, тем больше у нее возможностей акцентировать внимание топ-менеджмента компании на человеческих ресурсах, привнести связанные с ними аспекты в процессы планирования и принятия решений, на равноправных основах с другими направлениями бизнеса участвовать в формировании стратегических задач развития организации в целом.

Во-вторых, в компаниях, где все функции по работе с персоналом выполняет один сотрудник - менеджер по персоналу, - он реализует полный спектр кадровых функций (от найма и оформления документов до мотивации и развития персонала). Это требует от него широкой квалификации, многофункциональности, опыта работы во всех сферах кадрового менеджмента.

И еще одна тенденция состоит в том, что, чем выше позиционируется служба управления персоналом, тем быстрее происходит обеспечение ее деятельности информацией, необходимой для формирования кадровой политики. Однако службы, расположенные на более низком уровне организационной иерархии, более сильны в выполнении своих задач на оперативном и менее - на стратегическом.

Интервью подготовлены

М. Ловчевой

Зам. главного редактора

журнала "Кадровик"

Подписано в печать

08.04.2011