ПОРЯДОК
приемки выполненных работ (этапов работ) / оказанных услуг по соглашениям на предоставление гранта, заключенным в рамках реализации федеральной целевой программы «Научные и научно-педагогические кадры инновационной России»
на 2009-2013 годы (далее - Порядок)
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок устанавливает состав отчетной документации, нормы и процедуры, определяющие процесс приемки Министерством образования и науки Российской Федерации (Далее – Министерство) выполненных работ (этапов работ) / оказанных услуг (далее – Работы / Услуги) по соглашениям на предоставление гранта (далее – Соглашения) по мероприятиям 1.1, 1.2.1, 1.2.2, 1.3.1, 1.3.2, 1.4 и 1.5 федеральной целевой программы «Научные и научно-педагогические кадры инновационной России» на 2009-2013 годы (далее – Программа).
1.2. Участниками процесса приемки работ являются:
Министерство;
Департаменты Министерства, отвечающие за реализацию мероприятий Программы;
Комиссии по приемке работ (далее – Комиссии) – коллегиальные органы, сформированные Министерством для приемки выполненных Получателями грантов Работ / Услуг;
Оператор – организация, осуществляющая организационно-техническое и информационное сопровождение конкурсных процедур, в том числе действия по организации содержательной экспертизы отчетных материалов ( К»);
Монитор – организация, осуществляющая подготовку проектов соглашений и техническую экспертизу отчетов (по мероприятиям 1.1, 1.2.1, 1.2.2, 1.4, 1.5 – НФПК-Национальный фонд подготовки кадров; по мероприятиям 1.3.1 и 1.3.2 - ФГБОУ ДПО «ГИНФО»);
Получатель – организация, заключившая Соглашение.
1.3. Приемка работ завершает каждый этап работ по Соглашению. Приемка работ в целом осуществляется одновременно с приемкой заключительного этапа работ.
1.4. Процесс приемки работ включает процедуры:
предъявления научной и иной отчетной документации Получателем;
предварительного рассмотрения отчетной документации Монитором;
организация проведения независимой экспертизы отчетных материалов Оператором;
рассмотрения результатов экспертизы на заседании Комиссии;
подписания протокола заседания комиссии по итогам приемки работ.
2. Комиссии по приемке выполненных Работ / Услуг
2.1. Количество Комиссий и их персональный состав утверждаются приказом Министерства с учетом объема и графика приемки работ.
2.2. Комиссия принимает решения на заседаниях, созываемых председателем Комиссии.
2.3. Заседание Комиссии правомочно, если в нем принимает участие не менее половины от назначенных членов Комиссии.
2.4. Решения принимаются открытым голосованием, большинством не менее двух третей голосов от числа присутствующих на заседании членов Комиссии.
3. Состав и форма представления отчетной документации и документов, подлежащих составлению в ходе приемки
3.1. Отчетная документация, подлежащая представлению Получателем Заказчику для приемки Работ / Услуг, включает в себя:
· Итоговый отчет о НИР, оформленный в соответствии с Методическими рекомендациями (Приложение 1);
· Промежуточный / Итоговый аннотированный научно-технический отчет, оформленный в соответствии с Методическими рекомендациями (Приложение 1);Промежуточный / итоговый Отчет о расходах, источником финансового обеспечения которых является грант, в том числе:
- Отчет о расходовании средств гранта из федерального бюджета (Приложение 2),
- Справка о затратах внебюджетных средств (при наличии требований привлечения внебюджетных средств в Соглашении (Приложение 3);
· Промежуточный / итоговый Отчет о достижении значений показателей результативности предоставления гранта (Приложения 4а-4ж), заполненный в соответствии с Методическими рекомендациями (Приложение 5).
3.2. Документы, оформляемые в ходе предварительного рассмотрения и приемки отчетной документации:
· Заключение Монитора на отчетную документацию (Приложение 6);
· Справка об устранении замечаний Получателем (при наличии замечаний в Заключении Монитора и/или эксперта) (Приложение 7);
· Протокол заседания Комиссии (Приложение 8).
3.3. В соответствии с п.2.1.10 Соглашения при получении охраноспособного результата интеллектуальной деятельности Получатель направляет в Министерство:
· Уведомление о полученном при выполнении проекта результате интеллектуальной деятельности, способном к правовой охране
· Копии:
o заявок на выдачу правоохранного документа;
o полученных правоохранных документов;
o приказов на установление режима коммерческой тайны.
· форму 1 по учету сведений о результатах научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения, выполняемых за счет средств федерального бюджета, заполненную в режиме удаленного доступа согласно приложению № 2 к МУ, утвержденным приказом Минобрнауки РФ от 22.03.06 № 63.[1]
· форму 2 «Сведения об использовании объекта учета», заполненную в режиме удаленного доступа согласно приложению № 10 к МУ, утвержденным приказом Минобрнауки РФ от 22.03.06 № 63. Копии документов, подтверждающие сведения, приведенные в Форме 2.[2]
3.4. Порядок предоставления промежуточного/итогового отчет о расходах, источником финансового обеспечения которых является Грант:
3.4.1. В соответствии с условиями Соглашения, Получатель вправе перераспределять расходы по статьям Сметы расходов средств гранта при выполнении научно-исследовательской работы (проекта) (далее – Смета) при условии, что увеличение объёма расходов по соответствующей статье Сметы не превысит 10 %. В случае указанного перераспределения (до 10%) Получатель предоставляет отчет о расходовании средств гранта из федерального бюджета по факту расходования средств.
3.4.2. В случае, если перераспределение расходов по статьям превышает 10%, Получатель вместе с отчетными материалами предоставляет уточненную смету, пояснительную записку с обоснованием причин перераспределения средств по статьям сметы (в произвольной форме за подписью руководителя организации и главного бухгалтера) и отчет о расходовании средств гранта из федерального бюджета в соответствии с уточненной Сметой.
3.5. При необходимости Заказчик или его представители имеют право запрашивать у Получателя дополнительные отчетные материалы или подтверждающие документы, необходимые для приемки Работ / Услуг.
3.6. Электронные версии отчетных материалов размещаются в информационной компьютеризированной системе (далее – ИКС) в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Порядком.
3.7. Итоговая версия отчетной документации, оформленной Получателем в соответствии с п. 3.1 и 3.2 настоящего Порядка по форме, предусмотренной Приложениями №№1-4, представляется Получателем в бумажной форме и на электронном носителе. При этом приложения к Отчету о выполнении показателей результативности предоставления гранта в соответствии с Приложением № 4ж заполняются только в электронной форме в ИКС.
4. Представление отчетной документации
4. 1. Получатель не позднее чем за 25 календарных дней до окончания срока выполнения Соглашения (этапа работ по Соглашению)[3] размещает проект полного комплекта отчетной документации в ИКС (в закладке «Файлы» на отчетном этапе, не ограничивая при этом функции редактирования документов), а также вносит необходимые сведения в ИКС в соответствии с формами, размещенными в ИКС, и уведомляет об этом Монитора по электронной почте.
4.2. В случае неразмещения Получателем проекта полного комплекта отчетной документации в ИКС в установленные сроки и отсутствия соответствующего информационного сообщения Монитор готовит уведомление о нарушении сроков представления отчетности по Соглашению и направляет его по электронной почте в уполномоченное структурное подразделение Министерства с копией Получателю.
4.3. Монитор в течение 7 календарных дней после получения информационного сообщения о размещении проекта полного комплекта отчетной документации в ИКС проводит техническую экспертизу: проверяет комплектность, правильность оформления отчетной документации и соответствие содержания требованиям Соглашения, готовит заключение на представленную отчетную документацию, размещает его в ИКС и ставит об этом в известность Получателя.
4.4. При наличии замечаний Монитор контролирует процесс внесения Получателем исправлений в отчетную документацию и размещения ее откорректированной версии в ИКС в течение 3-х календарных дней.
4.5. Получатель после получения заключения Монитора на отчетную документацию в течение 3 календарных дней:
в случае отсутствия замечаний формирует комплект отчетной документации в бумажном виде и направляет в адрес Монитора;
в случае наличия замечаний вносит исправления, размещает исправленную отчетную документацию в ИКС, уведомляет об этом Монитора, формирует комплект отчетной документации в бумажном виде и направляет в адрес Монитора.
4.6. В течение одного рабочего дня после формирования Получателем комплекта отчетной документации (в случае отсутствия замечаний у Монитора) или после формирования Получателем комплекта исправленной отчетной документации (в случае внесения исправлений по итогам согласования с Монитором) Монитор оповещает Оператора о готовности отчетной документации к содержательной научно-технической экспертизе.
4.7. В случае неразмещения Получателем в ИКС в установленные сроки отчетной документации с учетом исправлений и неполучения информационного сообщения о внесенных исправлениях, Монитор готовит уведомление о нарушении сроков представления отчетности и направляет его по электронной почте в уполномоченное структурное подразделение Министерства с копией Получателю.
5. Проведение экспертизы
5.1. В случаях, предусмотренных нормативными актами Министерства, Оператор осуществляет организацию содержательной научно-технической экспертизы отчетной документации по Соглашениям.
5.2. Оператор организует научно-техническую экспертизу отчетной документации в течение 7 календарных дней после получения от Монитора извещения о ее готовности.
5.3. После проведения экспертизы Оператор передает Монитору сводную информацию с результатами содержательной научно-технической экспертизы отчетной документации (в части рекомендаций по приемке работы).
5.4. После проведения организованной Оператором содержательной экспертизы Получатель знакомится с экспертным заключением в ИКС и при наличии замечаний в течение 3 календарных дней вносит исправления в отчетную документацию, готовит справку об устранении замечаний, размещает ее в ИКС и направляет в адрес Монитора.
6. Рассмотрение отчетной документации на заседании Комиссии
6.1. Приемка работ осуществляется Комиссиями Министерства.
6.2. Не позднее чем за 3 календарных дня до даты заседания Комиссии Монитор направляет сводную таблицу с результатами содержательной экспертизы отчетной документации в Комиссию.
6.3. Комиссия имеет право поручить Оператору проведение дополнительной экспертизы качества полученных результатов выполненных Работ / Услуг.
6.4. Комиссия на своем заседании на основании сводной таблицы с результатами содержательной экспертизы отчетной документации выносит решение об утверждении результатов экспертизы и о признании результатов выполненных Работ / Услуг удовлетворяющими (не удовлетворяющими) условиям Соглашения.
6.5. По Соглашениям, в отношении которых Комиссия утвердила результаты экспертизы отчетной документации и признала результаты выполненных Работ / Услуг удовлетворительными, принимается решение о продолжении финансирования, если срок Соглашения еще не завершился.
6.6. По Соглашениям, в отношении которых Комиссия признала результаты, представленные в отчетной документации, неудовлетворительными, финансирование сокращается или прекращается в зависимости от решения Комиссии.
6.7. Протокол, составленный по результатам заседания Комиссии, подписывается всеми присутствующими на заседании членами Комиссии.
6.8. Уполномоченный представитель Заказчика в течение одного рабочего дня от даты заседания Комиссии в установленном порядке утверждает протокол.
6.9. Подписанный протокол передается Оператору, который размещает его в формате pdf-файла на сайте Программы.
7. Хранение отчетной документации
Оператор обеспечивает хранение принятой Заказчиком отчетной документации по Соглашениям в установленном порядке.
[1] На этапе, на котором получен (оформлен) документ.
[2] В период действия Гранта представляется в составе Отчетной документации этапа, на котором произошло изменение режима правовой охраны. По окончании действия Гранта представляется по факту изменения режима правовой охраны.
[3]Если условиями конкурсной документации не предусмотрен иной срок. Для проектов 2012 года срок сдачи отчетности по этапам 2012 года продлен до 31.01.2013 года (за исключением отчета о расходах, источником финансового обеспечения которых является Грант, по мероприятию 1.4, срок предоставления которого – 20.12.2012 года).
