Дорожное картирование, продолжаем стандартизировать процессы проверки
Федеральным казначейством регламентированы все этапы проведения проверки:
- стандартизированы процессы планирования и проведения проверок, оформления материалов проверок;
- систематизированы вопросы программы проверки и перечень нарушений.
На результат проверки влияют несколько факторов. К ним нужно отнести степень подготовки специалистов отделов внутреннего контроля и аудита, образование, стаж, повышение квалификации по конкретному направлению деятельности территориального органа Федерального казначейства.
Сотрудники функциональных отделов имеют ежедневный опыт практической работы и вопрос программы проверки – это их каждодневный труд, включающий в себя доскональное знание вопроса, а также «узких мест».
С целью повышения эффективности процессов проверок отделом внутреннего контроля и аудита совместно с функциональными отделами разрабатываются Дорожные карты. Проведение проверок с применением Дорожных карт позволяет сформировать единый подход у всех специалистов подразделений внутреннего контроля и выйти на более высокий уровень подготовки.
Один мудрый китайский философ сказал: если хочешь получить хороший результат работы, сначала заточи инструменты. Применение Дорожных карт позволит повысить качество контрольных мероприятий за счет сокращения времени, затрачиваемого специалистами на изучение соответствующих нормативно – правовых актов.
Понятие «дорожное картирование» пришло к нам из зарубежного опыта.
Дорожная карта (с англ. Roadmap) является наглядным представлением пошагового сценария по проверке того или иного вопроса с опорой на нормативно ‑ правовую базу. Для России это относительно новый тип документа, который увязывает стратегию, цели, планы, заодно позволяя систематизировать и скоординировать действия разных участников процесса.
Эффект от реализации Дорожной карты очевиден, это:
- сокращение временных затрат на проведение проверки (т. к. карта систематизирует весь процесс: определена цель, указано мероприятие, показан источник, путь, фильтр);
- упрощение самой процедуры проверки;
- в процессе проверки может быть задействован любой специалист (без специальной подготовки по направлению деятельности), так как все вводные составляющие присутствуют.
Процесс создания Дорожных карт не носит строго регламентированного характера, процесс скорее творческий, зависящий от взаимодействия сотрудника внутреннего контроля и аудита с сотрудником профильного отдела. И в этом тоже есть свои преимущества! Знание стандартов, программы проверки, перечня нарушений и требований нормативно – правовых актов с одной стороны и практических деталей от внедрения технологических регламентов с учетом особенностей и сложившейся практики с другой, в итоге позволяют создать Дорожную карту с учетом контроля всех рисков.
Рассмотрим создание карты на примере Дорожной карты по реализации мероприятий контрольной деятельности по исполнительным документам.
Приступая к работе над созданием Дорожной карты, в первую очередь формируем нормативно – правовую базу, которой необходимо руководствоваться в данном вопросе. Проведя необходимый анализ нормативно – правовых актов, приходим к выводу, что вопросы проверки деятельности по исполнительным документам регламентированы с разбивкой по типам учреждений:
- по казенным учреждениям - БК РФ Глава 24.1; Приказ Минфина РФ от 01.01.2001 № 99н; Приказ Федерального казначейства от 01.01.2001 № 5н; Приказ Федерального казначейства от 01.01.2001 № 230.
- по бюджетным учреждениям - Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.2001 № 83-ФЗ часть 20 статьи 30; Приказ Федерального казначейства от 01.01.2001 № 8н; Приказ Федерального казначейства от 01.01.2001 № 230.
- по автономным учреждениям ‑ Федеральный закон от 03.11. 2006 № 174-ФЗ
«Об автономных учреждениях»: Федеральный закон РФ от 01.01.2001 № 83-ФЗ часть 20 статьи 30.
Отражаем полученную информацию в Дорожной карте (Рисунок 1 – Рисунок 3).
Рисунок 1
Рисунок 2
Рисунок 3
Следующий шаг ‑ получение Журнала учета и регистрации исполнительных документов за проверяемый период в определенном территориальном органе. Описываем источник, путь, фильтр. Таким образом, получаем список конкретных исполнительных документов, которые необходимо проработать в данном вопросе.
Разбиваем направление деятельности на отдельные административные процедуры при организации исполнения государственной функции и конкретизируем следующим образом, например для казенных учреждений:
- определяем цель (что мы хотим получить в конечном результате) (Рисунок 4);
Рисунок 4
- описываем мероприятие (пошагово, в доступной форме определяем, что мы должны проверить в этом вопросе, в течение какого времени, с указанием конкретного пункта или статьи, регламентирующего этот вопрос) (Рисунок 5);
Рисунок 5
- указываем источник (откуда мы можем получить нужную информацию ‑ программа, документ), путь, фильтр (как правильно наложить фильтр для получения той или иной информации) (Рисунок 6);
Рисунок 6
- в примечании указываем дополнительную полезную информацию (Рисунок 7).
Рисунок 7
Обращаем внимание на особенности исполнения исполнительных документов, выплаты по которым имеют периодический характер, с учетом каждого типа учреждения (Рисунок 8).
Рисунок 8
После того, как материал собран, обобщен и систематизирован, разработчик Дорожной карты согласовывает ее с профильным отделом. Сотрудник, курирующий направление по исполнительным документам, по необходимости вносит поправки и рекомендации.
Следует обратить внимание на то, что процесс составления Дорожной карты будет выполнен более правильно и грамотно, при условии привлечения большего количества специалистов при тестировании для получения реакции разных групп, задействованных в процессе.
С целью выявления как можно большего количества вопросов тестирование Дорожной карты осуществляется сотрудником, не имеющим опыта в проверке данного направления. В ходе проведения тестирования сотрудник делает отметки в карте: где у него возникли трудности, отмечает неясные моменты, дополнения. После окончания проверки сотрудник, тестирующий Дорожную карту, передает ее разработчику со своими замечаниями. Разработчик дорожной карты корректирует ее и карта готова к эксплуатации.
После того, как Дорожная карта запущена в эксплуатацию, ее может использовать любой специалист при проведении проверки. Дальнейшая задача разработчика – поддерживать Дорожную карту в актуальном состоянии, поскольку нормативно – правовая база может меняться, что соответственно потребует корректировки документа. Дорожная карта ‑ документ, который позволяет быстро вносить какие-либо изменения и уточнять необходимые мероприятия, что позволяет документу не утратить своей актуальности.
В заключении следует отметить, что Дорожные карты направлены на совершенствование и оптимизацию системы проведения проверок.
Этот опыт подразделение внутреннего контроля и аудита УФК по Саратовской области успешно применяет на практике. Использование Дорожных карт обеспечивает равный подход к проверке конкретного вопроса разными специалистами, оптимизирует процесс проверки, за счет стандартизации шагов проверки, обеспечивает экономию времени на проверку вопроса, что в конечном итоге обеспечит сопоставимые результаты.
, заместитель начальника отдела внутреннего контроля и аудита УФК по Саратовской области
, специалист – эксперт отдела внутреннего контроля и аудита УФК по Саратовской области
