Приложение
к Договору оказания услуг № __
от «___» ______________ 201__ г.
Аккредитация сотрудников, водителей и транспортных средств
Аккредитацию на период монтажа/демонтажа проходят те сотрудники, водители и транспортные средства подрядных организаций, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения ВЭФ с 08:00 15 августа 2016 г. до 07:00 31 августа 2016 г. и с 23:00 3 сентября 2016 г. до 24:00 7 сентября 2016 г.
Аккредитацию на период Форума проходят те сотрудники, водители и транспортные средства подрядных организаций, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения ВЭФ с 07:00 31 августа 2016 г. до 23:00 3 сентября 2016 г.
Исполнитель обязан после заключения договора с Фондом «Росконгресс»:
1. Согласовать с руководителем направления Фонда «Росконгресс» квоты на сотрудников по зонам (количество сотрудников, которые могут находиться на территории проведения ВЭФ в период проведения Форума в Красной, Синей, Зеленой зонах соответственно).
2. Заполнить карточку организации (Приложение .1 к настоящему Приложению), поставить подпись руководителя и печать организации, завизировать ее:
· у руководителя направления Фонда «Росконгресс»;
· у руководителя дирекции аккредитации Фонда «Росконгресс»;
· если есть сотрудники, которым необходим доступ в Красную зону, — у директора Форума.
3. Передать завизированную карточку организации в Отдел аккредитации техперсонала, ТС и водителей (далее «Отдел аккредитации») не позднее 5 июля 2016 г.
4. Получить лично, по электронной почте от менеджера Отдела аккредитации, курирующего вашу организацию, индивидуальное имя пользователя (логин) и пароль для входа в Личный кабинет на официальном сайте Форума http://forumvostok. ru.
Для аккредитации сотрудников, водителей и транспортных средств необходимо:
1. На официальном сайте Форума, используя свой логин и пароль, войти в Личный кабинет.
2. Заполнить анкеты на сотрудников по указанной форме (по каждой зоне количество анкет, доступных для заполнения, соответствует согласованным квотам на сотрудников по зонам).
3. Если необходимо аккредитовать транспортные средства и водителей, заполнить анкеты на транспортные средства и водителей по указанной форме.
Обращаем ваше внимание на то, что:
· если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно.
· если сотрудник/водитель и транспортное средство зарегистрированы в заявке на период Форума, то вносить их повторно в список на аккредитацию на период монтажа/демонтажа не нужно.
· заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.
4. Загрузить фотографии сотрудников.
Фотографии на бедж требуются только тем сотрудникам, которые в силу производственной необходимости будут находиться в Синей и Красной зонах территории проведения ВЭФ.
Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:
· размер фотографии 480×640 pixels;
· фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
· разрешение 300 dpi (качество фотографии);
· изображение должно быть анфас, без головного убора;
· изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.
Прием заявок на аккредитацию сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется с 16 мая 2016 г. по 5 августа 2016 г.
5. После заполнения анкет на всех сотрудников, водителей и транспортные средства в Личном кабинете сторонней организации распечатать:
· контрольный список сотрудников на период монтажа/демонтажа;
· контрольный список транспортных средств на период монтажа/демонтажа;
· контрольный список сотрудников на период Форума;
· контрольный список водителей на период Форума;
· контрольный список транспортных средств на период Форума.
6. В печатном виде списки с подписью руководителя организации и печатью передать в Отдел аккредитации не позднее 5 августа 2016 г.
Изменения и дополнения к спискам согласовываются с руководителем направления Фонда «Росконгресс» и могут быть произведены до 10 августа 2016 г.
Изменения и дополнения после 10 августа 2016 г. согласовываются только с директором Форума.
7. Изменения данных:
· сотрудников или их состава в рамках квот,
· транспортных средств,
· водителей
производятся самостоятельно ответственным представителем подрядной организации с учетом того, что:
· после сохранения данных сотрудников / водителей / транспортных средств их редактирование из Личного кабинета сторонней организации становится невозможным;
· внесение любых изменений производится путем удаления записи сотрудника / водителя / транспортного средства из списка и повторного заполнения анкеты;
· в случае замены одного сотрудника/водителя/транспортного средства на другого(-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого сотрудника / водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового;
· после выдачи беджа / транспортного пропуска самостоятельное удаление сотрудника / водителя / транспортного средства невозможно;
· после выдачи временного пропуска самостоятельное удаление данных сотрудника / водителя / транспортного средства невозможно;
· замена или удаление таких сотрудников/водителей/транспортных средств, а также замена сотрудников / водителей / транспортных средств, которым было отказано в аккредитации, производится через менеджера Отдела аккредитации.
8. Для того чтобы получить беджи/пропуска по доверенности, необходимо:
· распечатать доверенность и список сотрудников на получение беджей на период Форума (в список включаются только те сотрудники организации, которые прошли проверку и еще не получили беджи);
· распечатать доверенность и список водителей на получение беджей на период Форума (в список включаются только те водители организации, которые прошли проверку и еще не получили беджи);
· распечатать доверенность и список транспортных средств на получение пропусков на транспортные средства на период Форума (в список включаются только те транспортные средства организации, которые прошли проверку и на которые еще не получены транспортные пропуска);
· распечатать доверенность и список сотрудников/водителей на получение временных пропусков на период монтажа/демонтажа (в список включаются только те сотрудники организации, которые еще не получили временные пропуска);
· распечатать доверенность и список транспортных средств на получение временных пропусков на транспортные средства на период монтажа/демонтажа (в список включаются только те транспортные средства организации, на которые еще не получены временные пропуска).
9. Получение беджей/пропусков представителем организации возможно только пакетно по доверенности с паспортом в период с 10 августа 2016 г. по 22 августа 2016 г. в пункте аккредитации ДВФУ (Корпус C) после предварительного согласования времени получения с менеджером Отдела аккредитации, который будет курировать вашу организацию.
Получение беджей/пропусков сотрудниками/водителями лично не предусматривается!
10. В случае наличия ошибки в напечатанном бедже/пропуске его замена производится после заполнения заявления на замену персонифицированных данных.
11. В случае потери беджа/пропуска его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимает руководитель дирекции аккредитации Фонда «Росконгресс» в индивидуальном порядке.
В случае возникновения вопросов по аккредитации сотрудников, транспортных средств и водителей вашей организации, пожалуйста, обращайтесь в Отдел аккредитации.
Приложения:
1. Приложение .1. Карточка подрядной организации.
Исполнитель: | Заказчик: Фонд «Росконгресс» |
Директор _____________________ _____________________ | Директор _________________ |
