Політики у сфері корпоративної етики міжнародного фонду “Відродження”

Attachment 4

Затверджено

рішенням Правління МФВ

від “__”__________ 2013 р.
№ _____

ПОЛІТИКИ У СФЕРІ КОРПОРАТИВНОЇ ЕТИКИ

МІЖНАРОДНОГО ФОНДУ “ВІДРОДЖЕННЯ”

ПРЕАМБУЛА

Статус благодійної організації, який має Міжнародний фонд “Відродження” (далі – МФВ), з одного боку, передбачає здійснення МФВ суспільно важливої діяльності, яка звільняється від оподаткування, а з іншого, – зобов‘язує до формування та підтримки позитивного іміджу МФВ, підвищення рівня прозорості, підзвітності та суспільної довіри до його діяльності.

Ці засадничі Політики мають на меті поінформувати і скерувати працівників і працівниць (далі – працівників) МФВ, залучених до його діяльності незалежних експертів – членів експертних органів МФВ, зокрема програмних / експертних / дорадчих рад (далі – незалежні експерти), а також членів Правління МФВ, задля запобігання ситуацій, які можуть завдати шкоди іміджу МФВ.

Нові працівники, незалежні експерти, а також члени Правління МФВ мають бути ознайомлені із змістом цих Політик директором із розвитку персоналу одночасно із виникненням їх стосунків із МФВ, а працівники, незалежні експерти та члени Правління МФВ, які перебувають у правовідносинах на момент затвердження цих Політик – у тижневий термін із моменту його затвердження, шляхом підписання окремої заяви із зобов’язанням неухильно дотримуватися Політики у сфері корпоративної етики МФВ. (Автори: цей абзац можна використати у тексті рішення Правління)

Працівники, незалежні експерти, а також члени Правління МФВ повинні дотримуватися політик МФВ, механізм реалізації яких передбачений процедурами МФВ, а також цим документом.

1. АНТИКОРУПЦІЙНА ПОЛІТИКА

1.1. Працівники, незалежні експерти та члени Правління МФВ мають уникати конфлікту інтересів, не отримувати незаконну особисту вигоду матеріального та нематеріального характеру від займаних посад чи виконуваної експертної діяльності, діяти в особистих інтересах чи інтересах пов’язаних із ними осіб, а також зобов’язані дотримуватися Процедур щодо конфлікту інтересів, які затверджуються Правлінням МФВ.

1.2. Працівники, незалежні експерти та члени Правління МФВ не мають права вимагати чи приймати від грантоотримувачів або потенційних аплікантів МФВ кошти, інші предмети, роботи або послуги, що мають грошову вартість, за свої витрати, пов’язані із відрядженнями, експертною, консультативною або іншої діяльністю, яка стосується діяльності МФВ, в тому числі в процесі виконання підтриманих МФВ проектів.

1.3. Дія п. 1.2. не поширюється на:

а) подарунки для МФВ як організації, які передаються через працівників, незалежних експертів або членів Правління МФВ з метою подальшої доставки до МФВ, за умови, що вартість подарунку не перевищує в еквіваленті... доларів за курсом НБУ на дату отримання подарунку;

б) подарунки працівникам, незалежним експертам або членам Правління МФВ особистого характеру виключно в знак щирого ставлення до них від окремої сім‘ї чи особи (декількох осіб) за умови, що вони ніяким чином не пов‘язані з виконанням посадових обов‘язків представником МФВ, а також що їх вартість не перевищує в еквіваленті... доларів за курсом НБУ на дату отримання подарунку.

Незалежно від того, кому адресуються такі подарунки, одержувач має прикласти всі зусилля, щоб відмовитися від їх отримання. Виключення можуть становити ситуації, коли така відмова може розцінюватися як неввічливість з боку одержувача подарунку.

2. ПОВЕДІНКА ТА ЕТИКА СТОСУНКІВ В МФВ

2.1. Працівники МФВ у робочий час мають неухильно дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку та не можуть залучатися до інших видів робіт поза межами МФВ, які не передбачені їхніми посадовими обов‘язками (наприклад: надання консультацій, здійснення приватного підприємництва, освітньо-просвітницької діяльності тощо), без отримання письмової згоди Виконавчого директора МФВ. Така можливість може бути надана за умов, якщо додаткова зайнятість не йде врозріз з посадовими обов‘язками працівників і поточними завданнями, а також не шкодить або не впливає на судження працівників від імені МФВ.

2.2. Працівники МФВ можуть прийняти індивідуальне запрошення іншої організації стати експертом / членом її експертно-дорадчих / керівних органів за попереднім узгодженням із Адміністрацією МФВ та надалі у співпраці з цією організацією керуватися Політикою МФВ щодо конфлікту інтересів.

2.3. Працівники МФВ не повинні брати плату за членство у керівних органах інших організацій, а також за надання консультацій грантоотримувачам чи потенційним аплікантам МФВ. Проте допускається, за узгодженням з Адміністрацією МФВ, прийняти відшкодування прямих витрат (витрат на проїзд, проживання, добові тощо), що обумовлені участю у роботі керівних органів інших організацій, за умови, що вони не є грантоотримувачами МФВ.

2.4. Публічні коментарі й виступи, публікації інформаційних повідомлень або статей, що стосуються експертного поля діяльності працівників МФВ, мають бути узгоджені відповідно до Медіа-регламенту МФВ.

2.5. Працівники, незалежні експерти, а також члени Правління МФВ не повинні брати плату за власні експертно-інформаційні матеріали від грантоотримувачів МФВ.

2.6. Працівники, незалежні експерти, а також члени Правління МФВ мають право бути залученими у політичну діяльність відповідно до власних політичних переконань, якщо така діяльність не йде в розріз із обов‘язками та зобов‘язаннями перед МФВ. При цьому, оскільки МФВ не є політичним утворенням, будь-які судження, дії тощо осіб, які мають відношення до МФВ, мають бути чітко відокремлені від діяльності, яка здійснюється в МФВ.

Будь-яка політична діяльність працівників МФВ може здійснюватися виключно у позаробочий час. При цьому використання будь-яких матеріальних та нематеріальних ресурсів МФВ забороняється.

2.7. Працівники, незалежні експерти, а також члени Правління МФВ мають керуватися Політикою конфіденційності під час виконання своїх обов‘язків і завдань, які пов’язані із МФВ. Конфіденційна інформація не повинна використовуватися в особистих цілях.

2.8. Працівники, незалежні експерти, члени Правління МФВ при здійснені фінансових операціях та фінансовому звітуванні мають дотримуватися Фінансових процедур МФВ.

2.9. Працівники, незалежні експерти, члени Правління МФВ мають дотримуватися вимог законодавства України, а також тих країн, в яких вони перебувають у відрядженні чи за дорученням МФВ.

3. АНТИДИСКРИМІНАЦІЙНА ПОЛІТИКА МФВ

3.1. МФВ дотримується політики поваги і визнання гідності стосовно кожної особи, що є працівниками, незалежними експертами або членами Правління МФВ.

Кожна особа, що долучена до діяльності МФВ, має право виконувати свої функції в атмосфері професійності, що забороняє дискримінацію, утиски або помсту через будь-яку ознаку (національність, віросповідання, стать, гендер, сексуальну орієнтацію, соціальний статус, вік, стан здоров‘я, наявність малолітніх дітей тощо) та у будь-який спосіб (фізичні чи словесні образи, домагання, образливі жарти чи коментарі тощо).

Проявами дискримінації, утиску або помсти вважається дії з боку як працівником, незалежним експертом або членом Правління МФВ, так і осіб, прямо дотичних чи залучених до діяльності МФВ під час роботи в офісі МФВ та виконання виробничих завдань поза офісом.

3.2. Особа, яка має підстави вважати, що проти неї вчинено дії, які мають прояви дискримінації, утиску або помсти, повинна попередити сторону, яку вважає кривдником, що відповідна поведінка порушує антидискримінаційну політику МФВ та може мати наслідком подання скарги Виконавчому директору МФВ. Така скарга може бути подана у тижневий термін з дати, коли особі стало відомо про порушення щодо неї антидискримінаційної політики МФВ. Якщо скаргу було подано пізніше визначеного терміну, вона не підлягає розгляду.

3.3. Скарга щодо наявності фактів, які суперечать антидискримінаційній політиці МФВ, розглядається особисто Виконавчим директором МФВ або за його дорученням заступником виконавчого директора або / та директором з розвитку персоналу у тижневий термін із дня її надходження.

3.4. Враховуючи чутливість ситуації, під час розгляду скарги до прийняття рішення відповідальними за розгляд особами має дотримуватися повна конфіденційність. У процесі розгляду скарги Виконавчий директор МФВ або уповноважена ним особа звертається за письмовими роз‘ясненнями до обох сторін оскарженої дії, що мала характер дискримінації, утиску або помсти.

3.5. Незалежно від результатів розгляду скарги по суті, остаточне рішення щодо її обґрунтованості чи необґрунтованості ухвалює особисто Виконавчий директор МФВ, але не пізніше, ніж у двотижневий термін після її надходження. У разі, якщо факт порушення антидискримінаційної політики МФВ було підтверджено, Виконавчий директор вживає до її порушника (-ів) заходи, передбачені розділом 7 цих Політик.

Якщо сторона-скаржник або звинувачувана сторона не задоволена прийнятим рішенням, кожна зі сторін має право вимагати перегляду ухваленого рішення. З цією метою незадоволена сторона має надати свої аргументи у письмовій формі до Правління МФВ.

4. ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ

4.1. Працівникам МФВ забороняється розкривати конфіденційну інформацію поза межами МФВ. Конфіденційною вважається інформація для внутрішнього ділового користування (в т. ч. внутрішня кореспонденція); приватна інформація, що стосується співробітників, партнерів, аплікантів та грантоотримувачів МФВ, а також інша інформація, розголошення якої може завдати шкоди репутації, діяльності та безпеці МФВ.

4.2. Захист інтересів і репутації МФВ, а також поширення позитивного, професійного іміджу є повсякчасним обов‘язком усіх працівників, незалежних експертів та членів Правління МФВ. Внутрішні проблеми, що стосуються діяльності МФВ, повинні оскаржуватися і вирішуватися всередині МФВ.

4.3. Оскільки діяльність МФВ носить публічний характер, працівники, незалежні експерти та члени Правління МФВ мають оприлюднювати обдумані, професійні судження на заходах та зустрічах із грантоотримувачами, потенційними аплікантами, іншими донорськими структурами, представниками органів влади, бізнесу, а також під час публікації статей, доповідей, ведення блогів, використання соціальних мереж тощо. У разі публічного обговорення справ МФВ, необхідно дотримуватися розумної обережності, утримуючись від зазначення деталей, які можуть призвести до витоків конфіденційної інформації.

Політики щодо конфіденційності слід також дотримуватися під час комунікації в Інтернеті.

4.4. Допуск до конфіденційної інформації здійснюється і контролюється згідно із посадовими обов‘язками працівників МФВ. Зберігання, архівування та знищення конфіденційної інформації відбувається у порядку, визначеному процедурами з архівування МФВ.

5. ПОЛІТИКА ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ РОДИЧІВ ПРАЦІВНИКІВ МФВ

5.1. Родичі працівників МФВ (чоловік, дружина, діти, батьки, рідні брати та сестри), що зацікавлені у працевлаштуванні в МФВ (далі – родичі), проходять звичайну процедуру подачі та розгляду відповідних заяв, а також беруть участь у відкритих конкурсах на вакантні посади на загальних засадах на рівні з іншими кандидатами.

5.2. У разі, якщо працевлаштування в МФВ родича може зашкодити інтересам МФВ (наприклад, пряме підпорядкування посад, яку обіймають родичі), кандидату на вакантну посаду має бути відмовлено у прийнятті на роботу.

5.3. Якщо під час роботи в МФВ між працівниками виникли родинні стосунки, і їхні посади є у прямому підпорядкуванні, Адміністрація МФВ спільно із відповідними посадовими особами у тижневий термін після вступу цих працівників до шлюбу вирішує питання про переведення одного з них на іншу посаду з метою уникнення конфлікту інтересів.

6. ПОЛІТИКА ЩОДО КУРІННЯ, АЛКОГОЛЮ, НАРКОТИЧНИХ ЗАСОБІВ, ПСИХОТРОПНИХ РЕЧОВИН АБО ЇХ АНАЛОГІВ ТА ПРЕКУРСОРІВ

6.1. Забороняється куріння в усіх приміщеннях МФВ. Куріння дозволяється виключно у призначених для цього місцях за умови дотримання правил пожежної безпеки. Місця для куріння мають бути позначені відповідними знаками інформаційного характеру (табличками, написами тощо).

6.2. Забороняється вживання алкогольних напоїв у приміщеннях МФВ та на прилеглій території у робочий час.

6.3. Забороняється незаконне виробництво, виготовлення, придбання, зберігання, перевезення, пересилання, споживання чи збут наркотичних засобів, психотропних речовин або їх аналогів та прекурсорів працівниками, незалежними експертами, а також членами Правління МФВ.

7. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПОРУШЕННЯ ПОЛІТИК
У СФЕРІ КОРПОРАТИВНОЇ ЕТИКИ МФВ

7.1. За порушення Політик у сфері корпоративної етики працівники МФВ можуть бути притягненині до дисциплінарної відповідальності у вигляді догани чи звільнення.

7.2. Порушення цих Політик незалежними експертами або членами Правління МФВ може бути підставою для позбавлення винної особи членства у Правлінні МФВ, у програмних / експертних / дорадчих радах або інших експертних органах, що утворені в МФВ.

7.3. У разі, якщо своїми діями чи бездіяльністю працівники, незалежні експерти або члени Правління завдали матеріальної шкоди Міжнародному фонду “Відродження”, останній має право звернутися до суду із вимогою щодо компенсації завданої шкоди особою, що припустила відповідне порушення.