УТВЪРДИЛ:
/В. Узунов/
03.01.2012 г.
ИНСТРУКЦИЯ
За документооборота на счетоводните документи в Община
БРЕЗНИК
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
1. Документооборота е движението на счетоводните
документи от момента на тяхното създаване или получаване в Община
Брезник до момента на предаването им в архив.
2. Етапи на документооборота.
съставяне и приемане на документите; подготовка за обработка; обработване на документите; предаване и съхраняване в архива.
РАЗДЕЛ I ДОКУМЕНТИ
1. Изисквания към счетоводните документи.
За осъществяване на счетоводната дейност в Община Брезник се ползват само документи за отразяване на стопанските операции, съобразени със изискванията и основните принципи на Закона за счетоводството.
Счетоводните документи, съгласно чл. З от Закона за счетоводството се съставят на български език с арабски цифри и в левове, а в случай на постъпили документи на чужд език се придружават с превод на български език на съдържанието на отразените в тях стопански операции.
При съставяне на първичните документи чрез технически средства, подписите на лицата, отговорни за осъществяването и оформянето на стопанската операция, могат да се заменят с идентификационни цифри или с електронни подписи по смисъла на Закона за електронния документ и електронния подпис /чл.8 от ЗСч./.
2. Съдържание на първичните документи. Първичните счетоводни документи трябва да отразяват правилно
същността на стопанските операции и да съдържат следните задължителни реквизити, съгласно Закона за счетоводството.
наименование и номер на документа;
наименование и адрес на предприятията - издател и получател на документа;
място и дата на съставяне на документа;
основание и предмет на стопанската операция;
натурално и стойностно изражение на стопанската операция;
данъчен номер и БУЛСТАТ на издателя и получателя на документа, а за получатели физически лица се изписва единния граждански номер на лицето.
Подписи на лицата, отговорни за стопанската операция и за правилното оформяне на документа;
Собствено и фамилно име на съставителя и получателя на документа.
3. Видове документи.
Счетоводните документи, съгласно чл.6 от ЗСч. са първични, вторични и регистри.
Първичният документ и носител на информация за регистрирана за първи път стопанска операция.
Вторичният документ е носител на преобразувана /обобщена или диференцирана/ информация, получена от първичните счетоводни документи.
Регистърът е носител на хронологично систематизирана информация за стопански операции от първични и/или вторични счетоводни документи.
3.1. Първични счетоводни документи
3.1.1. Приходни квитанции.
Събирането на местните такси се извършва чрез издаване на приходни квитанции. Приходните квитанции се издават от кочан за всеки вид такса, който се номерира с пореден номер. Получаването и отчитането на приходните квитанции се извършва в счетоводството на общината от касиера срещу подпис, положен в книгата за движение на ценни материали. При получаване на нови кочани в получателите не следва да остава повече от един неотчетен кочан /последния получен/. Отчитането се извършва с опис на издадените приходни квитанции в два екземпляра, като събраните такси се групират по видове. Описите се подписват от предаващия и приемащия. Към първия екземпляр се прилагат описани приходните ордери или заверен екземпляр от платежното нареждане, които се съхраняват в счетоводството на общината. Вторият екземпляр остава в лицето, отчитащо кочаните.
3.1.2. Приходни касови ордери за левове и приходни касови ордери
за валута.
Съставят се от счетоводителя, отговорен за осчетоводяване на касовите операции и се подписват от касиера-получател и гл. счетоводител.
3.1.3. Разходни касови ордери в левове и валута.
Съставят се от счетоводителя, отговорен за осчетоводяването на касовите операции и се подписват от счетоводителя-съставител, касиера, гл. счетоводител и кмета.
Към ПКО и РКО задължително се прилагат всички първични счетоводни документи за постъпилите или изплатени в брой парични средства по съответния ордер. Разходния касов ордер и приложените към него разходооправдателни документи - фактури, фискални бонове, квитанции, складови разписки, заповеди за изплащане на суми и др. се придружават задължително от контролен лист за извършен предварителен контрол, подписан от счетоводителя-съставител на документа, главния счетоводител и финансовия контрольор.
Касовите ордери се регистрират по ред, определен от главния счетоводител и се описват в касовата книга по хронологичен ред на постъпването им в счетоводството. Всеки лист от касовата книга се попълва в два екземпляра, от които първият лист е предназначен за "Отчет на касиера".
Движението на суми, вписани в касовата книга, съответно по приходни и разходни касови ордери се приключва всеки ден, при което върху двата екземпляра се поставят подписите на счетоводителя, издал касовите ордери и касиера.
3.1.4. Авансови отчети в лева и авансови отчети във валута. Отпускането на аванс на подотчетни лица за стопански разходи става с
разрешението на кмета, съответните ресорни зам. кметове и гл. счетоводител в размери, определени от тях. Нов аванс се отпуска само след отчетения, получен преди това аванс. Не се допуска към 31 декември да останат неотчетени аванси, получени за извършване на стопански разходи.
Авансовите отчети се попълват и подписват от подотчетните лица, получили авансовите суми. Към авансовите отчети се прилагат всички разходооправдателни документи с контролен лист за извършен предварителен контрол, след което отчетите се подписват от главен счетоводител и кмет.
Отпускането авансово на командировъчни пари става съгласно разпоредбите на Наредбата за командировките в страната. Командированото лице, независимо от това дали е получило аванс или не, в тридневен срок след завръщането си от командировка прави отчет за извършената работа, а командироващия в петдневен срок трябва да утвърди отчета.
Командировъчните пари се изплащат на командированото лице само когато представи следните документи:
заповед за командировка, заверена и подпечатана с печата на предприятието, където е било командировано; писмен отчет, в случаите, предвидени в заповедта за командировка;
сметка за дължимите суми или авансов отчет, ако преди заминаването в командировка е получен служебен аванс. Към сметката /авансовия отчет/ се прилагат разходооправдателните документи и контролен лист за извършен предварителен контрол.
Към 31 декември не се допуска оставането на неотчетени командировки. Командированите лица в чужбина отчитат командировките си при стриктно спазване изискванията на Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина. Отчитането се прави с авансов отчет за валута, с приложени към него заповед за командировка и първичните разходооправдателни счетоводни документи заедно с контролен лист за извършен предварителен контрол.
3.1.5. Складови разписки.
Складова разписка се издава от МОЛ при приемане на имущество в склада му, в два екземпляра, първият екземпляр се прилага към фактурата, по която е доставено имуществото. Двата първични документа, надлежно оформени в срок от един ден се предават в счетоводството за осчетоводяване от счетоводителят, които води материалните сметки.
3.1.6. Искане за отпускане на материали от склад.
Искането се издава от МОЛ на склад в два екземпляра при изписване на материали и резервни части, като първият екземпляр от него е предназначен за счетоводството, а вторият екземпляр остава в МОЛ и от него МОЛ изготвя месечен отчет за отпуснатите материали, който се представя най-късно до 3-то число на следващия месец за осчетоводяване.
3.1.7. Документи за хранителни продукти в складовете на детските градини и детските ясли.
Закупуваните и безвъзмездно получавани /даренията/ хранителни продукти постъпват в склада за хранителни продукти придружени със складова разписка и протокол /за даренията/, изготвен от доставчика или МОЛ на хранителния склад и подписани от тях съответно за предал и приел в три екземпляра. Първият екземпляр от оформените по посочения по-горе ред складови разписки се предават в счетоводството по график два пъти месечно. Вторият екземпляр остава за МОЛ на хранителния склад. МОЛ води складова картотека, която обхваща всички видове хранителни продукти
В хранителния блок се изготвя седмично меню и се утвърждава от Директора на заведението. Ежедневно се изготвят калкулационни ведомости за различните звена по конкретни рецептури от рецептурник утвърден от МНЗ на база менюто за деня. От калкулациите се изготвят требвателни листове за съответните звена. След което се изготвя общ требвателен лист на база на който се изнасят хранителните продукти от хранителния склад.
Колкулационните ведомости и требвателни листове се подписват от калкуланта, готвача, домакина на хранителния склад и от директора.
В края на месеца се изготвя сборна месечна ведомост /месечен отчет/ за изразходваните хранителни продукти през месеца. Приходът на хранителни продукти се осчетоводява по фактурите, протоколите за дарения и складовите разписки, постъпили в счетоводството приз отчетния период по доставки цени.
Разходът се осчетоводява по месечен отчет, представен в счетоводството в края на месеца от МОЛ на хранителните складове с попълнени графи, както следва:
наименование на продуктите;
разход поотделно за всеки ден, взет от дневните искания; общ разход: количество, единична цена, обща стойност. След извършване на проверка и сравняване на количествата, посочени в отчета с количествата, отразени в дневните искания и отстраняване на евентуалните различия продуктите се остойностяват чрез изчисляване на средна претеглена цена за отчетния период.
3.1.8. Първични счетоводни документи, които се съставят при инвентаризация са: Въпросен лист за МОЛ, декларация на МОЛ,
инвентаризационен опис, сравнителна ведомост за резултатите от
инвентаризацията, протокол за брак на ДМА, протокол за бракуване на
материални запаси и протокол за липси. Подписват се от МОЛ и членовете
на инвентаризационната комисия и се утвърждават от ръководителя, след
което се представят за осчетоводяване в счетоводството.
3.1.9. Първични счетоводни документи, свързани с транспортното
обслужване на общината са:
протокол за приемане и предаване на автомобила - Издава се при зачисляване на автомобила на съответния водач.
пътна книжка или пътен лист. Попълват се от шофьора ежедневно за изминатите през деня километри и маршрут, по отделно за градско и извънградско и се подписва от водача и ст. специалист”Безопастност на движението”.
Маршрута се удостоверява и с подписа на длъжностното лице, ползвало служебния автомобил. Месечен отчет за разхода на гориво и наличността в резервоара на служебния автомобил в края на месеца. Изготвя се от шофьора на база на информацията от пътните листове по дни за изминатите километри и изразходваното през месеца гориво, съобразно разходната норма за съответния автомобил. Подписва се от шофьора и ст. специалист ”Безопастност на движението”. Представя се за осчетоводяване от съответния счетоводител в началото на следващия месец. акт за констатиране на повреди, аварии и катастрофи и констативен акт за повредена или износена гума. Издават се и се подписват от назначена от кмета комисия и шофьора. На база на тези актове се изписват негодните акумулатори и автомобилни гуми.
3.1.9. Първични документи, свързани с изчисляване и изплащане възнагражденията на персонала са:
- по трудови правоотношения: трудов договор, допълнително
споразумение, заповед за прекратяване на трудови правоотношения,
наказание, отпуск и определяне на трудови възнаграждения, граждански
договор.
- по служебни правоотношения: заповед за назначаване, заповед за
прекратяване на служебните правоотношения, заповед за преназначаване, за
наказание, за отпуск;
Изготвят се от отдел "ТРЗ" и отдел "Личен състав и се представят на касиера в срок до два дни от издаването им.
- болничен лист и акт за трудова злополука. Заверяват се от главния
счетоводител и зам. кмета, отговарящ за дейност "Здравеопазване" и се
представят от - сектор "Личен състав" на касиера в срок до три дни от
получаването им.
- ведомост за аванс и заплата.
На база на представените първични документи се изготвят ведомостите за аванс и заплати. Изплащането на аванса и заплатите е безкасово, чрез превод на сумите по дебитни карти, издадени на служителите от обслужващата банка. За зареждането на сумите по сметките се изготвя файл за масово плащане, придружен от списък на хартиен носител, съдържащ следната информация:
Трите имена на лицето, титуляр на сметката;
ЕГН на титуляра;
№ на сметката;
сума на аванса /заплатата/
Списъкът се подписва от главния счетоводител и кмета и заедно с техническия носител се представя в обслужващата банка, най-късно един ден преди превода на общата сума на аванса или заплатата, който се осъществява с платежно нареждане.
Едновременно с изплащането на възнагражденията се извършва и превода на осигурителните вноски, както и удръжките за данъци, запори, по влогове и депозити в банки, чрез платежни нареждания подписани от главния счетоводител и кмета. В случай, че тези преводи се извършват чрез файл за масово плащане, файла се придружава от разпечатка, на всеки лист от която задължително се полагат подписите на гл. счетоводител и кмет.
В определените срокове се представят нужните справки и файлове в данъчните служби, социалното и здравно осигуряване и Националния статистически институт.
От касата на общината се изплащат суми по граждански договори, след надлежно попълнени и подписани от главния счетоводител и кмета хонорарни сметки.
3.1.10. Банкови документи: платежно нареждане, платежно искане, вносна бележка, нареждане разписка.
Подписват се от главния счетоводител и кмета или от техните заместници, които задължително имат спесимен в обслужващата банка. Инкасираните банкови преводи задължително се окомплектоват с първични счетоводни документи - фактури, протоколи за извършена работа /услуга/ и др. и контролен лист за извършен предварителен контрол.
4. Документи, изготвяни във връзка с ДДС.
За облагаемите по смисъла на ЗДДС сделки в община Брезник се издават данъчни документи: данъчна фактура, данъчни известия към данъчна фактура, опростена фактура, известия към опростена фактура, касова бележка от фискално устройство. Издаването на данъчните документи става при стриктното спазване на изискванията на ЗДДС
Главния счетоводител определя лицата, които издават данъчните документи. Получаването на кочани с отпечатани фактури се извършва в отдел
- Регистър на покупките и регистър на продажбите.
- Справка декларация за ДДС - месечна.
- Годишна справка декларация за ДДС.
В счетоводството на общината се обобщават данните от дневниците за покупки и продажби, представени от общинските предприятия, в които се извършват облагаеми сделки по ЗДДС, както и сделките в общинската администрация и се изготвят обобщените дневници и справка-декларация за ДДС. Същите се представят в срок до 14-то число на месеца в Данъчна служба на хартиен носител, надлежно оформен с подписите на гл. счетоводител и кмет, или с електронни подписи.
Договори за поемане на задължение.
В счетоводството се води регистър на всички договори, който съдържа следните реквизити:
- номер и дата;
- наименование на контрагента;
- сума по договора;
- вид на услугата /разходния параграф, към който се отнася/
- функциониране на СФУК в Община Брезник за всяко задължение /договор/ превишаващо сумата от 10000 лева се съставя досие, което съдържа оригиналния екземпляр от договора, придружен от контролния лист за извършен предварителен контрол и копия от всички платежни документи за извършване на плащания по поетото задължение.
5. Периодични и годишни отчети.
5.1. Отчет за касовото изпълнение на бюджета.
Изготвя се собствен отчет за Община Брезник като първостепеннен разпоредител на бюджета и сборен отчет, сумарен от отчетите на второстепенните разпоредители и собствения.
Второстепенните разпоредители представят отчетите за касовото изпълнение в счетоводството на Община Брезник за изготвяне на сборния отчет в следните срокове:
месечен отчет за касовото изпълнение на бюджета — форма 15 Б и справка за просрочените задължения. Представят се до 5-то число на следващия месец.
тримесечен отчет за касовото изпълнение на бюджета — БО - 3. Представя се от второстепенните разпоредители до 10-число на месеца, следващ отчетното тримесечие.
5.2. Оборотни ведомости на трите отчетни групи - "Бюджет", "Извънбюджетни сметки и фондове" и "Други сметки и дейности". Изготвят се от община Брезник и второстепенните разпоредители с бюджетни кредити в сроковете, определени от Министерство на финансите. На база на обобщаване на данните от оборотните ведомости на общината и второстепенните разпоредители се изготвя сборният баланс за цялата система на първостепенния разпоредител.
РАЗДЕЛ II
СЪХРАНЯВАНЕ И ПОЛЗВАНЕ НА СЧЕТОВОДНАТА ИНФОРМАЦИЯ
Редът за съхраняването и ползването на счетоводната документация е определен със Закона за счетоводството - чл.42-45.
Счетоводната информация се съхранява по реда, предвиден в Закона за държавния архивен фонд в следните срокове:
ведомости за заплати - 50 години;
счетоводни регистри и финансови отчети -10 години;
документи за данъчен контрол - до 5 години след изтичане на давпостния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи;
документи за финансов одит - до извършване на следващ вътрешен одит и одит на Сметната палата;
всички останали носигодини;
Счетоводната информация може да се съхранява на хартиен или технически носител. След изтичането на срока за съхранението им носителите /хартиени или технически/ на счетоводна информация, които не подлежат на предаване в Държавния архивен фонд, могат да се унищожат след преглед от назначена от кмета експертна комисия и утвърждаване от Държавен архив.
Гл. счетоводител:
/С. Първанова/
