Комитет государственной архивной службы

Республики Саха (Якутия)

Методические рекомендации

по работе с фотодокументами

в улусных (районных) архивах

Республики Саха (Якутия)

2008

Составитель – к. и.н.

Методические рекомендации по работе с фотодокументами в улусных (районных) архивах Республики Саха (Якутия)/ Комитет гос. арх. службы РС(Я); сост. . – Якутск, 2008. с.

Оглавление

Введение

1. Систематизация фотодокументов

2.  Комплектование улусных (районных)

архивов и экспертиза ценности фотодоку­ментов

3.  Учет фотодокументов

4.  Обеспечение сохранности фото документов.

Создание оптимальных условий хранения фотодокументов

5. Система научно-справочного аппарата

6.  Организация использования фотодокументов

Приложения:

1. Акт сдачи-приёма фотодокументов на постоянное хранение

2.  Опись негативов фотодокументов

3.  Опись фотоальбома

4.  Акт о выделении фотодокументов к уничтожению

5.  Карточка учета технического состояния фотодокументов

6.  Лист проверки наличия и состояния фотодокументов

7.  Акт проверки наличия и состояния фотодокументов

8.  Внутренняя опись фотоальбома

Фотодокументы - специфический исторический источник, отражающий различные стороны развития общества - экономику, политику, культуру, социальные и бытовые отношения. Важной особенностью фотодокументов является то, что они всегда создаются в момент событи и в них отмечаются детали которые не могут быть зафиксированны в других видах источников.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Фотодокументы составляют неотъемлемую часть национального куль­турного достояния Республики Саха/Якутия/ их важность и значение трудно переоцепить. Сохранность этого вида документации как памятников истории и кулыпуры, является одной из задач архивов и других государственных и общест­венных организаций. Основой для этого является Закон Республики Саха/Якутия/ об Архивном фонде РС/Я/ и архивах.

Работа с фотодокументацией достаточно специфична и требует знаний и навыков. Данное методическое пособие имеет своей целью ознакомить работников улусных и ведомственных архивов с основами работ с фотодокументами и привести в систему работу с ними. Пособие содержит описание всего комплекса работ с фотодокументами и является руководством к организации этой работы.

1.Систематизация фотодокументов

Фотодокументом называется изобразительный документ фиксирующий посредством фотографической техники предметы, события, явления действительности в виде отдельных изображений.

Оригиналами фотодокументов являются документы, полученные на светочувствитель­ной плёнке и других носителях информации в результате авторской съёмки и химико-фотографической обработки.

Оригиналы фотодокументов;негатив, позитив, слайд/диапозитив/.

Негатив-оригинал фотодокумента. предназначенный для изготовления позитива.

Позитив-оригинал фотодокумента. предназначенный для непосредственного воспроизведения информации.

Диапозитив/слайд/-оригинал фотодокумента на обращаемой или специальной диапозитивной плёнке или фотопластинке. предназначенный для непосредственного воспроизведения информации.

Фотодокументы/хроникальные. портреты. пейзажи/ классифицируются по

-формам организации снятого материала/отдельные фотодокументы имеющие самостоятельное смысловое значение. фотоочерки/.

-носителям информации/негативы на фотопленке и стекле;позитивы на фотоплёнке, стекле, фотобумаге/

Хроникальные фотодокументы классифицируются по тематике-обществен-но-политическая, народохозяйственная, научная, культурная, спортивная и др. Портреты классифицируются по объекту - индивидуальные, гругшовые Пейзажи классифицируются по объекту и месту съёмки-сельские. городские, индустриальные и др.

Систематизация фотодокументов осуществляется по видам. негативы. пози-тивы. фотоальбомы. диапозитивы/слайды/.Внутри видов негативы, диапозитивы /слайды/располагаются по цветности/цветные. черно-белые/.негативы по размерам. Принято восемь основных размеров негативов. которые обозначаются цифрами от 0 до 7 и буквами от А до 3.

размер

0[А] негатива 2,5 см х 3,5 см

ЦБ] 6 см х 6 см или 6 см х 9 см

2[В] 9 см х 12 см

3[Г] 10 см х 15 см

4[Д] 13 см х 18 см

5[Е] 18 см х 24 см

6[Ж] 24 см х 30 см

7[3] 30 см х 40 см

при систематизации небольших объёмов негативов фотодокументов 3[Г]-7[3] размеров допускается их объединение в одну группу.

Под видом фотодокумента следует понимать негативы определенной цветности и раз-мера, диапозитивы[слайды] определенной цветности. позитивы и фотоальбомы.

За единицу хранения фотодокументов принимается негатив, контр атип/ду б ль-негатив/.поступивший на правах оригинала или несколько негативов одной па­норамной съёмки. позитив поступивший на правах оригинала;фотоальбом, сос-тоя"цш из группы позитивов ;диапозитив/слайд/.

2. Комплектование улусных архивов и экспертиза ценности фотодокументов.

Процесс комплектования улусного архива фотодокументами складывается из определения источников комплектования архива. состава документов .подлежащих передаче на хранение и организации приёма документов.

К основным источникам комплектования улусных архивов фотодокументами относятся специализированные учреждения - улусные отделения информационных агенств;редакции местных газет и журналов ;постоянно действующие выставки;фотоотделы и лаборатории общественных организаций. науно-исследовательстких учреждений, учебных заведений, пред­приятий и др.

Возможными источниками комплектования улусного архива фотодокументами являются учреждения, для которых создания фотодокументов не является профилирующим и носит эпизодический характер. Возможные источники комплектования улусного архива фотодо­кументами - музеи, обьединения фотолюбителей, фотолюбители и коллекцинеры.

Фотодокументы принимаются в улусный архив в виде негатива с приложением контроль­ного отпечатка/фотоснимка/ или позитива при отсутствии негатива. Следует заметить, что с случае отсутствия подлинника - негатива на постоянное хранение принимается контратип /дубль-негатив/на правах оригинала или в случае отсутствия позитива - репродукция /дубль-позитив/ если данный материал представляет цееность для хранения в государствен­ном архиве. Например; Обязательному приёму подлежат репродукции - портреты участников Великой

Отечественной войны на правах оригинала в связи и их уникальностью и невозмож­ностью розыска негатива и позитива.

Текстовая сопроводительная документация к фотодокументам включает;текстовки, очерки, статьи и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым фотодо­кументам.

Все работы, связанные с передачей фотодокументов в улусный архив/изготовление конт­рольных отпечатков. подготовка текстовой сопроводительной документации. транспорти-ровка/.проводятся силами и средствами учреждений сдающих фотодокументы в улусный архив.

Приём фотодокументов в улусный архив оформляется актов сдачи-приёма фотодоку­ментов на постоянное хранение, в котором фиксируется общий объём принимаемых документов./прил.1/.

Медотологическими принципами экспертизы ценности фотодокументов являются прин­ципы исторической значимости и всесторонней и комплексной оценки. Применение при оценки документов принципа историзма предполагает изучение отраженных в них событий, явлений, предметов, а также анализ развития фотожурналистики и условий создания фото­документов в определенный исторический период. Принцип всесторонней и комплексной оценки фотодокументов предусматривает анализ одних и тех же событий и явлений в совокупности с другими событиями и явлениями во всех их проявлениях, в комплексе с дру­гими видами документации.

Экспертиза ценности фотодокументов предполагает комплексное использование общих и специфицеских/характерных только для фотодокументов/ критериев экспертизы ценности.

Общие критерии происхождения';время и место создания фотодокументов;авторство;обстоя-тельства появления документов;значение учреждения, лица создавшего документ;оригиналь-ность/подлинность/документа. Общие критерии содержания;значения объекта, зафиксирован­ного в документе;полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений. Общие критерии внешних особеннстей;физическое состояние документов и степень их сохранности.

Специфические критерии содержания фото документов, определяющие ценность фотодо­кументов как произведений искусства.

При проведении отбора фотодокументов на государственное хранение учитывается пол­нота и степень сохранности комплекта. наличие и качество текстовой сопроводительной документации, возможности научного и практического использование фотодокументов.

При экспертизе ценности фотодокументов решаются вопросы повторяемости информации в фотодокументах;дублетности и вариантности документов.

Дублетные фотодокументы - документы, размноженные в нескольких экземплярах.

Варианты фотодокументов - два/или более/ документа различающиеся деталями, не изменяю­щими смысла и содержания документа.

При отборе дублетных и вариантов фотодокументов необходимо обращать внимание на следующие общие моменты;

-значение информации, повторяющейся в фотодокументах

-степень полноты повторяемости информации в фотодокументах

-периодичность создания фотодокументов

-физическое состояние фотодокументов.

Из дублетных фотодокументов отбираются на государственное хранение документы, имеющие более высокое качество изображение.

Из нескольких вариантов фотодокументов, имеющих научно-историческую и культурную ценность, принимаются на государственное хранение документы, отличающиеся более пол­ным содержанием, лучшими композиционными и цветовыми решениями и удобным для исполь­зования размером.

Решение о приёме фотодокументов, отобранное на государственное хранение и о выделении к уничтожению фотодокументов не подлежащих хранению, принимают работники улусных архивов по согласованию с учреждением/лицом/сдающим фотодокументы и ЭПК Комитета государственной архивной службы при Правительстве Республики Саха/Якутия/.Заседения ЭПК оформляются протоколом утверждаемым руководством Комитета ГАС при Правительст­ве РС/Я/.

Фотодокументы, отобранные на государственное хранение подлежат включению в описи фотодокументов постоянного хранения/прил.2-3/.

Описи составляются в трех экземплярах, подписываются руководителем организации/ли­цом/сдающей фотодокументы. работником улусного архива и отправляются на ЭПК Комитета ГАС для утверждения. После чего первый экземпляр описи остается в материалах ЭПК, второй в улусном архиве, а третий передаётся учреждению/лицу/,сдавшему документ.

Эксперная комиссия улусного архива проводит экспертизу ценности фотодокументов не подлежащих дальнейшему хранению. К уничтожению отбираются дублетные документы, различные варианты фотодокументов, а также документы имеющие физические повреждения. Отбор фотодокументов к уничтожению в улусном архиве оформляется актов о выделении к уничтожению фотодокументов/прил.4/.Акт о выделении к уничтожению фотодокументов рассматривается ЭК улусного архива.

З. Учет фотодокументов.

Учет фотодокументов закрепляет данные об их объёме и составе в учетных доку­ментах.

Учет фотодокументов в государственном архиве ведется по описям и их разновидностям /книгам учета и описания/.внутренним описям фотоальбомов.

Для учета документов предназначаются;

- опись, книга учета и описания - для поединичного учета единиц хранения и раскры­
тием их содержания, закреплением порядка сиситематизации единиц хранения. учета измене­
ний в составе и объеме документов. ,

- внутренняя опись - для учета позитивов, входяших в состав фотоальбома.

Описи фотодокументов составляются раздельно на негативы и позитивы. поступившие на правах оригинала. даипозитивы/слайды/ и фотоальбомы.

Единицам хранения присваиваюся номера в валовом порядке внутри описи.

Опись негативов фотодокументов учитывает негативы оригиналы и контратипы/дубль-негативы/.поступившие на правах оригинала. Описи позитивов фотодокументов учитывают позитивы и репродукции/дубль-позитивы/.поступившие на правах оригинала.

Для учета фотоальбомов предназначена опись фотоальбомов/прил. З/.Если фотоальбом состоит из нескольких частей/томов/.то каждая часть учитывается как отдельная единица хранения.

Опись состоит из описательных статей и иготовой записи. Уничтожение описей даже после их пересоставления запрещается. В случае пересоставления описей делается отметка; "Опись пересоставлена. Дата. См. опись под номером ".

В государственном архиве составлятся реестр описей фотодокументов с целью учета общего количества описей. В реестре описей указываются следующие сведения по каждой описи в отдельности; порядковый номер. номер описи. наименование вида фотодокументов /негативы, позитивы, фотоальбомы/,объём фотодокументов, годы документов. количество экземпляров описи.

Документами, служащими основанием для снятия фотодокументов с учета в улусном архиве являются акты о выделении к уничтожению фотодокументов/прил.4/;акты пере­дачи фотодокументов в другой государственный архив. На всех названных документах должны быть письменные указания директора/заведующего/улусного архива.

4. 0беспечение сохранности фото документов. Создание оптимальных условий хранения фотодокументов.

Фотодокуметы в целях обеспечения сохранности размещаются в специально пост­роенных или приспособленных для хранения этого вида документов зданиях/поме­щениях/ ;желательно с регулируемым климатам.

В улучсных архивах должны стого соблюдаться требования правил противопожар­ной безопасности.

Во всех помещениях улусных архивов где хранятся фотодокументы предусматри­вается приточно-вытяжная вентиляция и кондиционирование воздуха.

Фотодокументы/при невозможности хранения в специальном фотохранилище/ должны быть отделены от других видов архивной документапии, изолированны от попадания на них солнечного света. Хранение фотодокументов должно осуществлят-ся в ящиках или шкафах в вертикальном положении. В помещении где хранятся фотодокументы необходимо иметь приборы для контроля температуры и влажности /термометры и психрометры/.

Каждый фотодокумент/негатив, позитив, контратап, репродукция/ должен быть вложен в пакетик из полиэтиленовой пленки или в конверт из кальки и уложен в конверт из светонепроницаемой бумага. Для склеивания конвертов применяется поли-винилацетатная эмульсия/клей ПВА/.Воспрещатся при работе с фотодокументами пользоваться другими видами клеев в том числе и канцелярским. Температурно-влажностные, параметры воздуха ремомендуемые в помещениях для хранения фотодокументов.

ч/б цветные

Температура не выше +15 не выше -5

Влажность 45+5 45+5

Оригиналы фотодокументов выдаются только с особого разрешения директора улусного архива. Выдача фотодокументов оформляется заявлением с визой дирек­тора улусного архива и заносится в книгу учета выдачи фотодокументов из архива.

При необходимости транспортирования вне помещений улусного архива фото­документы должны быть упакованы в коробки жесткой конструкции соответст­вующего размера в вертикальном положении. При транспортировке должна быть исключена возможность перемещения отодокументов внутри упаковки. ударов и различных сотрясений, проникновение влага, пыли и солнечных лучей. а также образование конденсационной влаги внутри упаковки.

При работе с фотодокументами необходимо выполнять следующие требования;

-  стол для работы с фотодокументами должен быть сухим. чистым и свободным от посторонних предметов

-  брать негативы и диапозитивы/слайды/ следует только за противоположные края, не касаясь поля изображения

-  запрещается делать на фотодокументах какие-либо отметки чернилами, краской или карандашей, а также производить негативную ретушь

-  во время работы с фотоальбомами запрещается делать отметки на полях, остав­лять между страницами листы бумаги, закладки и т. д.

-  не следует оставлять фотодокументы/особенно цветные/ продолжительное время не защищеннными от солнечного света.

При приёме фотодокументов на хранение в государственный архив должен быть осуществлен контроль их физического и технического состояния. Контроль фото­документов проводится путем просмотра негативов, позитивов, контратипов, репро-дукций. При этом определяется техническое состояние поверхности - отсутствие царапин, грязи, потертости и других дефектов. фотографическое качество - резкость, контрастность, отсутствие вуали. наличие пропечатывающихся дефектов и т. д.В тех случаях. когда визуально бывает трудно определить разновидности дефектного обра­зования, фото документ рассматривается под лупой или микроскопом. Результаты контроля фотодокумента фиксируются в карточке учета технического состояния фотодокумента/прил.5/. В графах"Фотографическое качество"и"Техническое сос­тояние поверхности" дается оценка качества и состояния/хорошее, удовлетворительное, неудовлетворительное/.

Проверка наличия и состояния фотодокументов как действенное средство контроля за их сохранностью является постоянной плановой работой государственного архива. Проверка наличия и состояния проводится не реже одного раза в 5 лет. Проверка наличия включает в себя выверку описей фотодокументов и сверку факти­ческого наличия фотодокументов с данными описи. Выверка описей фотодокументов подразумевает - выявление правильности нумерации документов, соответствие ито­говой записи фактически числившимся по описи номерам документов, литерные и пропущенные номера. Сверка фактического наличия с данными описи - сверяется описательная статья описи и изображением. Проверка наличия фотоальбомов включает в себя сверку фактического наличия в них фотодокументов с описью фотоальбомов и сопоставление содержащихся в фотоальбоме фотодокументов с внутренней описью фотоальбома.

В ходе проверки наличия и состояния исполнители обязаны строго сохранять установленный порядок расположения документов, а также поставить на место обна­руженные во время проверки неправильно размещенные документы. изъять фотодо­кументы не внесенные в описи, изъять документы снятые с учета и не изъятые из храни-лища, выявить фотодокументы имеющие физические дефекты.

Итоги проверки наличия и состояния фиксируются в листе проверки наличия и сос-тояния/прил.6/ и акте проверки наличия и сотояния фотодокументов/прил.7/ на основании которых вносятся изменения в учетную документацию.

5. Система научно-справочного аппарата.

Описи фотодокументов/книги учета и описания/.внутренние описи являются архивными справочниками. выполняющими учетные и информационно-поисковые функции. Описи, книги учета и описания создаются в процессе описания каждой единицы хранения фото документов. Описание фотодокументов в описях и книгах учета и описания прово­дятся на основании данных текстовой сопровительной документации и сведений содер­жащихся на титульном листе фотоальбома. В необходимых случаях проводится просмотр фотодокументов.

Описание фотодокумента в описи дается в виде аннотации.

Аннотация фотодокумента представляет собой краткое изложение сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на документе. При составлении аннотаций необходимо руко­водствоваться следующими правилами;

- в аннотации необходимо указывать название события, явления, фамилии и инициалы всех
изображенных на фотодокументе лиц, их общественное и служебное положение, почетные звания и т. д.В отдельных случаях можно не перечислять все данные о широко известных
государственных и общественных деятелях, а указывать сведения, являющиеся определяющи­ми для конкретного фотодокумента.

Например; "Председатель Советского комитета защиты мира писатель на митинге солидарности со странами Азии" "Писатель в президиуме 2 съезда советских писателей"

-аннотацию к портрету следует начинать с инициалов и фамилии лица, затем указать

должность, звание и т. д.

Например; ;;/р.1926/Уроженец Усть-Алданского района/Участник Великой Отечественной войны. В армию призван в 1944 .Служил в составе Забайкальс­кого фронта. участвовал в освобождении Китая от японских захватчиков. Ра­ботал трктористом. шофером. Награжден Орденом Отечественной войны 11 степени и медалью ;;3а победу над Японией; ;/Портрет/.

- при составлении аннотаций на фотодокумент, отражающий событие с участием конкрет­
ных лиц, берется во внимание основное содержание изображения/событие. лицо/
Например; "Торжественное собрание работников аппарата Президиума Верховного

Совета ЯАССР. посвященное 70-летию Октябрьской реврлюции;выступает /стоит/секретарь Президиума Верховного Совета ЯАССР .

или "Выступление секретаря Президиума Верховного СрветаЯАССР на торжественном собратий работников аппарата Президиума Верховного Совета ЯАССР. посвященного 70-летию Октябрьской революции''.

- перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последователь­
ности их размещения (слева направо сверху вниз. При необходимости выявления

одного лица из всей группы или при наличии сведений только об одном или нескольких лицах их расположение на фотодокументе указывается следующим образом;"второй справа сфодный поэт Якутии " или"...в центре группы Президент РС7Я/ " и т. д.

- в аннотацию включаются следующие сведения о месте съёмки события;название
города, села. Название района/улуса/, о б ласти указывается в соответствующей графе
описи фотодокументов/графа 5/.При изменении административно-территориального
деления или названия населенного пункта к моменту описания фотодокумента в анно­
тации указывается название существовавшее во время съёмки.

В графе описи "Производственные номера" проставляется номер .присвоенный фотодокументу в ведомственном архиве. Для фото документов, поступивших от учреждений или лиц эта графа остаётся свободной.

В графе "Дата съёмки" указывается дата фотоснимка или в случае когда дату устано­вить не представляется возможным данная графа остаётся свободной.

В графе "Место съёмки" указывается название района/улуса/,города. При невозмож­ности установления места съёмки данная графа остаётся свободной.

В графе "Автор съёмки" указывается фамилия и инициалы лица создавшего фото­документ/Иванов АА. и т. д./ или если автор не установлен графа остаётся свободной.

В графе "Оригинальность, вид основы" должен указыватся вид документа - цвет или ч/б. Вследствии небольшого количества приёма фотодокументов на хранение и включение в одну опись цветных и черно-белых фотоматериалов. указание на вид фотодокумента/цвет, ч/б/ является обязательным. Если в описи представлены только цветные или только ч/б документы эта графа заполняется один раз, а далее делается прочерк.

В графе "Количество единиц хранения" указывается арабскими цифрами количество негативов или позитивов. составляющих единицу хранения.

Графа "Примечания" испльзуется для указания на различные виды фотодокументов; контратип. репродукция и для сведений в выбытии единиц хранения из улусного архива.

При описании значительного объёма фотодокументов/свыше 200 единиц хранения/ аннотации могут составлятся на группы фото документов, обьединенных по тематическому, хронолочическому или по другим признакам.

Описание фотоальбома в описи даётся в виде названия/прил. З/ В графе "Название альбомов" указывается название каждого фотоальбома взятое с титульного листа. В заголовочной части проставляется номер альбома, его название, крайние даты фотодокументов альбома. Автор и место съёмки в заголовочной части указываются лишь в том случае, когда все позитивы фотоальбома принадлежат одному автору. относятся к одному городу, району/улусу/ и т. д.В графу "Количество позитивов"вносятся данные на основании итоговой записи к фотоальбому. В итоговой записи к фотоальбому, заверяемой её составителем. указывается общее кбличество позитиов, входящих в его состав. В пределах каждого фотоальбома порядок расположения позитивов закрепляется внутренней нумерацией слева направо сверху ВНИХ. Порядковый номер проставляется под позитивом;всем позитивам панорамной съёмки присваиваеися один номер и каждому даётся буквенное обозначение/26 или 45а/. Внутреняя опись фотоальбома помещается в начале фотоальбома/прил.8/.Листы внутр. описи фотоальбома нумеруются отдельно ;их количество обозначается в итоговой записи к фотоальбому - после общего количества фотодокументов через знак + /плюс/.

В районном/улусном/архиве может быть создан каталог фото документов. Комплекс работ по созданию каталога. включающий составление схемы классификации, описание фотодокументов на карточках и ведение каталога называется каталогизацией фото­документов. Каталогизация фотодокументов вследствии небольших объёмов ком­плектования ими районных/улусных/архивов не является обязательным и в данном методическом пособии не рассматривается.

6.Организация использования фотодокументов.

Использование фотодокументов организуется по инициативе районного/улусного/ архива и по запросам учреждений как самостоятельно архивом. так и совместно с уче-реждениями.

Фотодокументы используются в народохозяйственных, культурно-просветительных, научных и учебных целях.

Основные формы использования фотодокументов организация фотовыставок. под-готовка фотоподборок, фотоальбомов, публикация фотодокументов .подготовка теле-и радиопередач и т. д.

Фотовыставки, организуемые архивом, бывают стационарными /предназначенными для длительного экспонирования в одном учреждении/ и передвижными/предназначен­ными для экспонирования в разных учреждениях и на определенный срок/.Работа по подготовке и организации фотовыставки включает в себя следующие основные этапы; выбор темы выставки, составление рабочего плана. изучение литературы по теме. состав-ление тематического плана, выявление документов по теме выставки. подготовку фото­документов для экспонирования. монтаж и художественное оформление выставки. Выбор темы выставки осуществляется с учетом знаменательных дат. анализа текущих событий и фактов в стране и за рубежом. также состава и содержания фотодокументов, хранящих­ся в архиве. Фотовыставки могут быть подготовлены по специальному распоряжению вышестоящих органов, по просьбе учреждений. тмечающих свои юбилеи и т. д. При выборе темы выставки необходимо определить. возможно ли подготовить выставку силами районного/улусного/архива или следует привлечь другие учреждения;установить, какими документами по данной теме располагает архив, и определить целесообразность использование документов других архивов. музеев и личных коллекций установить свя­зи с учреждениями, в которых преполагается открыть фотоэкспозицию, и выяснить имеется ли для этой цели помещение, стенды, определить их размер, формат. установить срок экспонирования. условия организации экспозиции документов архива/размеры оплаты/; договориться кто является оформителем выставки/архив или учреждение/Тематический план фотовыставки. составляемый на основании изучения литературы. подробно ракры-вает темы выставки. её цели и намечает структуру экспозиции/разделы и подразделы выставки. примерное количество документов и т. д./

Фотоподборки готовятся архивом к знаменательным историческим событиям и юбилей­ным датам в виде комплекта фотокопий с фотодокументов архива в соответствии с выб­ранной темой и установленным тиражом.

Фотоальбомы для демонстраций во время экскурсий. лекци. а также юбилейные фото-альбомы. подготовленные по заказам учреждений, готовятся архивом самостоятельно в одном или нескольких экземплярах.

Публикации фотодокументов осуществляются впериодической печати. в непериодических изданиях/научных. научно-популярных. учебных. справочных и т. д./Публикуемые фотодо­кументы снабжаются аннотациями с указанием даты. места и автора съёмки. наименования архива.

Теле - и радиопердачи готовятся работниками архива совместно с районными/улусными/ теле- и радио студиями по инициативе как самого архива так и студий.

Возможно использование фотодокументов в лекциях и докладах готовящихся сотрудниками архива.

К работе с фотодокументами допускаются исследователи. имеющие письмо-отношение от направившего их учреждениям котором указывается цель использования фотодокументов. Разрешение на ознакомление с фотодокументами архива выдается директором архива на определенный срок. Негативы фотодокументов не используются и на руки не выдаются. Все использование фотодокументов осуществляется через работу с контрольными отпе­чатками.