Лист-повідомлення № _2_ «_09_» _03_ 2016р

Додаток 2

до розпорядження

від09.03.2016 №21/роз

Ф (03.02-13)

ЛИСТ-ПОВІДОМЛЕННЯ № _2_

«_09_» ______03___ 2016р.

1 Індекс та назва підрозділу: 01 Відділ кадрів та документозабезпечення
2 Назва документа: Інструкції з виготовлення, обліку, зберігання та використання печаток і штампів у Національному авіаційному університеті
3 Шифр документа: СМЯ НАУ І 01(06)-01-2013
4 Дата внесення зміни: 09.03.2016	5 Термін введення зміни: 23.03.2016
6 Код причини: 01	7 Причина внесення зміни: Поліпшення процесів з ведення діловодства в структурних підрозділах університету
8 Вказівка щодо поширення внесених змін: Інститути, відділи, центри, служби тощо.
№ п/п	Номер пункту	Параграф/ пункт/ підпункт/ графа, стор.	Додавання (Д) чи Вилучення (В)	Виправлений текст
9	10	11	12	13
1	1.	Стор.3	В+Д	1. Інструкція про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, установам, організаціям, господарським об’єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно–граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, затверджена наказом Міністерства внутрішніх справ України від 11 січня 1998 р. № 17 (інструкція МВС № 17) відповідно до наказу Міністерства внутрішніх справ України від 11 січня 2011 р. № 5 втратила чинність, тому порядок роботи з печатками і штампами в університеті потребує регламентування. 1. Порядок та вимоги щодо виготовлення, обліку, зберігання та використання печаток і штампів визначаються нормативно-правовими актами: 1) Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, що затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N1893;
14 Зміни вніс: заступник начальника відділу кадрів та документозабезпечення
15 Лист: 1_ 16 Всього листів:__4___
9	10	11	12	13
				2) Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, що затверджена постановою Кабінету Міністрів України від30 листопада 2011р. № 000; 3) Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163-2003); 4) Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, що затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 000/5.
2	2.	Стор.3	В+Д	… зокрема про їх виготовлення, обліку, використання, зберігання та знищення у в Національному авіаційному університеті. Інструкція затверджується наказом ректора з основної діяльності та доводиться до відома всіх працівників керівників структурних підрозділів за встановленими вимогами системи менеджменту якості, що діє в університеті.
3	3.	Стор.3	В+Д	Печатка – гумове кліше круглої форми з вирізаними на ньому знаками для створення відбитків на документах.. Штамп – гумове кліше прямокутної форми з вирізаними на ньому знаками для створення відбитків на документах. Печатка – це спеціальний металевий, гумовий, каучуковий, пластиковий або дерев’яний пристрій з нарізними знаками для створення відбитків на документах з метою надання документові достовірності, автентичності та юридичної сили. Штамп – це спеціальна форма-кліше, переважно у вигляді прямокутника, що застосовується для отримання відбитків та містить відображення тексту (назва організації, із з зазначення юридичної адреси, ідентифікаційних позначень або інші відомості.)
4	4.	Стор.3	Д	–  мала гербова печатка; –  трикутні печатки; –  прості круглі печатки:
5	5.	Стор.3	Д	5. Гербова печатка наявна в одному примірнику. Право на застосування гербової печатки закріплюється у Статуті установи. ЇЇ використовують для засвідчення підписів ректора, проректорів за напрямами, голови вченої ради, ученого секретаря,
14 Зміни вніс: заступник начальника відділу кадрів та документозабезпечення
15 Лист: 2_ 16 Всього листів:__4___
9	10	11	12	13
6	8.	Стор.4	Д другий абзац	Проста печатка «Для копій» використовується для засвідчення копій документів. Порядок засвідчення копій документів визначається в Інструкції з діловодства у НАУ.
7	9.	Стор.4	В	Трикутні печатки наявні в одному примірнику у структурних підрозділах, а саме: науково-технічній бібліотеці, службі охорони (для перепусток), студентському містечку.
8	10.	Стор.4	Д	Структурний підрозділ має право на виготовлення простої печатки, кутового штампа, якщо про це зафіксовано у Положенні про структурний підрозділ (в загальних положеннях).
9	32.	Стор.8	В+Д	Виготовлені печатки та штампи для структурних підрозділів університету обліковуються у Журналі відбитків обліку та видачі печаток і штампів у канцелярії відділу кадрів та документозабезпечення (ВКД) (додаток 1).
10	33.	Стор.8	В+Д	Журнал відбитків обліку та видачі печаток і штампів у структурні підрозділи НАУ має бути пронумерований, прошнурований, скріплений підписом ректора або проректора за напрямом роботи та гербовою печаткою університету.
11	34.	Стор.8	В+Д	Журнал відбитків обліку та видачі печаток і штампів у НАУ університету включають до номенклатури справ канцелярії ВКД.
12	35.	Стор.8	В+Д	Журнал обліку та видачі печаток і штампів (додаток 2) включають до номенклатури справ інституту…
13	36.	Стор.8	Д	…оформлення документів на підставі наказів ректора (розпоряджень директора)…
14	40.	Стор.8	В+Д	Про результати перевірки роблять відмітку в журналі обліку та видачі печаток і штампів після останнього запису. За результатами перевірки складається акт (додаток 3) та проставляється відмітка в журналі відбитків печаток і штампів університету після останнього запису, а саме: «Проведено перевірку наявності печаток і штампів університету. Акт від _____№_____.»
15	50.	Стор.9	Д	У вище зазначених випадках печатка чи штамп підлягають поверненню до відділу кадрів та документозабезпечення для наступного знищення. Передавання здійснюється за актом приймання-передачі.
16	52.	Стор.10	В+Д	52. При знищенні простої печатки із зазначенням найменування структурного підрозділу до складу комісії включається працівник відповідного підрозділу. Металеві кліше знищуються шляхом їх механічного пошкодження або іншим шляхом, який гарантовано унеможливлює їх подальше використання.
14 Зміни вніс: заступник начальника відділу кадрів та документозабезпечення
15 Лист: 3_ 16 Всього листів:__4___

9	10	11	12	13
17	53.	Стор.10	Д	53. Печатки і штампи, що мають гумове кліше, знищуються шляхом їх відділення від оснастки та розрізання на малі не з’єднувані частини.
18	54.	Стор.10	В+Д	54. Про знищення печатки (печаток), штампа (штампів) складають акт (додаток 2 4), що повинен містити відбитки знищених печаток (штампів). Акт підписують члени комісії. Акт про знищення печаток і штампів підписується членами комісії та зберігається у справі канцелярії.
19	55.	Стор.10	В+Д	у відповідному рядку примітках журналу обліку та видачі відбитків печаток і штампів університету
20	57.	Стор.10	В	57. Акт про знищення печаток і штампів оформлюють у 2-х примірниках. Перший примірник зберігають у справі канцелярії відділу кадрів та документозабезпечення, а другий – у справі структурного підрозділу.
21		Стор.11	В+Д	Замінити сторінку 11 (Додаток 1, Додаток 2) (сторінка 11 додається)
22		Стор.11а	Д	Додати сторінку 11а (Додаток 3) (сторінка 11а додається)
23		Стор.12	В+Д	Додаток 2 4 Акт складено у двох примірниках: – 1-й примірник – ВКД – 2-й примірник – структурний підрозділ
14 Зміни вніс: заступник начальника відділу кадрів та документозабезпечення
15 Лист: 4_ 16 Всього листів:__4___

	Система менеджменту якості Інструкція з виготовлення, обліку, зберігання та використання печаток і штампів у Національному авіаційному університеті	Шифр документа	СМЯ НАУ І 01(06)–01–2013
стор. 11 з 16

Додаток 1

до Інструкції

Журнал відбитків печаток і штампів

(Ф 01.01-14)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

(назва структурного підрозділу)

з/п	Відбиток печатки (штампа)	Прізвище та ініціали керівника структурного підрозділу	Дата та підпис керівника структурного підрозділу	Примітка

Додаток 2

до Інструкції

ЖУРНАЛ

обліку видачі печаток і штампів

(Ф 01.01–15)

№ з/п	Відбитки печаток і штампів	Кому видано	Дата повернення і підпис про приймання	Примітка
найменування підрозділу, в якому зберігаються печатки і штампи	прізвище та ініціали відповідальної особи	дата і підпис про отримання

	Система менеджменту якості Інструкція з виготовлення, обліку, зберігання та використання печаток і штампів у Національному авіаційному університеті	Шифр документа	СМЯ НАУ І 01(06)–01–2013
стор. 11а з 16

Додаток 3

до Інструкції

ЗАТВЕРДЖУЮ

Ректор НАУ

_____________________ «_____»_________20___р.

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ

УНІВЕРСИТЕТ

АКТ

перевірки наявності печаток і штампів

у структурних підрозділах Національного авіаційного університету

від __________20___р. №___

Відділ кадрів та документозабезпечення

Складений на підставі наказу від ___________20___р. №____ комісією:

Голова комісії -	____________________________________________________________ посада, прізвище, ініціали
Члени комісії:	____________________________________________________________ посада, прізвище, ініціали

Перевіркою встановлено:

1. Усього за Журналом відбитків печаток і штампів налічується _________ печаток та штампів, у т. ч.:

–  гербова печатка – _______ од.;

–  мала гербова печатка – _______ од.;

–  трикутні печатки – _______ од.;

–  прості круглі печатки – _______ од.;

–  штампів – _______ од.

З них:

–  знищено в минулому році – __________ од.;

–  передано до канцелярії відділу кадрів та документозабезпечення для подальшого знищення – ________од.

–  ті, що будуть використовуватися в поточному році – __________ од..

2. Не виявлено _______________________________________________________________________

3. Знайдено не внесених до Журналу відбитків печаток і штампів _____________________________________________________________________________________

Рішення комісії за результатами перевірки ___________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Голова комісії ______________ підпис	_______________________ прізвище, ініціали
Члени комісії ______________ підпис	________________________ прізвище, ініціали