Рекомендации
по оформлению документов по воинскому учету и бронированию
Настоящие рекомендации разработаны военным комиссариатом Белгородской области совместно с рабочим аппаратом комиссии городского округа «Город Белгород» по бронированию граждан, пребывающих в запасе, на основании Методических рекомендаций Генерального Штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по организации воинского учета в организациях с целью упорядочения работы по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе, работающих в территориальных органах федеральных органов исполнительной власти, в государственных органах области, органах местного самоуправления и организациях (далее - организации).
Работники организаций, отвечающие за осуществление воинского учета и бронирование граждан, пребывающих в запасе, должны руководствоваться этими рекомендациями при оформлении документов воинского учета.
Все дела, книги и журналы учета должны быть учтены в Номенклатуре дел (книг, журналов), которая подписывается ответственным за военно – учетную работу и утверждается руководителем организации.
УТВЕРЖДАЮ ____________________________ (руководитель организации) ____________________________ (подпись, инициал имени, фамилия) «___»________ 20 ___ г. |
В А Р И А Н Т
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (КНИГ, ЖУРНАЛОВ) ПО ВОИНСКОМУ УЧЕТУ
на 20____ год
Индекс дела (книги, журнала) | Наименование дела (книги, журнала) | Дата | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела и № статьи по Перечню 1 | Примечание | |
заведения | окончания | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
1. | Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе | |||||
2. | Журнал учета входящих документов по воинскому учету | |||||
3. | Журнал учета исходящих документов по воинскому учету | |||||
4. | Служебное делопроизводство по вопросам ведения воинского учета | |||||
5. | Журнал направления граждан, пребывающих в запасе, в отделы ВКБО при отсутствии отметок в документах воинского учета | |||||
6. | Журнал оповещения граждан, пребывающих в запасе, о вызовах в отделы ВКБО | |||||
7. | Книга по учету бланков специального воинского учета | |||||
8. | Книга учета передачи бланков специального воинского учета, военных билетов и личных карточек |
1См: Приказ Минкультуры РФ от 01.01.2001 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Ответственный за ВУР: __________________________ ____________________
(подпись) ()
Все документы должны быть сформированы в отдельные папки и внесены во внутреннюю опись папок. Нумерация, название и содержание папок приведены в таблице
№ папки | Название папки | Документы, находящиеся в папке |
1 | Руководящие документы | - Конституция Российской Федерации; - Федеральный закон от 01.01.01 г. №61-ФЗ «Об обороне»; - Федеральный закон от 26 февраля 1997 г. №31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»; - Федеральный закон 28 марта 1998 г. №53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»; - Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 года № 000 «Об утверждении Положения о воинском учете»; - приказ МО РФ от 18 июля 2014 г. № 000 «Об утверждении Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации и Порядка проведения смотров–конкурсов на лучшую организацию осуществления воинского учета»; - Методические рекомендации Генерального Штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях. |
2 | Документы по организации воинского учета | - приказ «Об организации воинского учета граждан, в т. ч. бронирования граждан, пребывающих в запасе»; - функциональные обязанности ответственного за ведение воинского учета; - план работы по осуществлению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе; - перечень основных вопросов, по которым проверяется работа по осуществлению воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в организациях; - порядок проведения сверок; - таблица предельных возрастов пребывания в запасе; - акты приема – передачи документов воинского учета. |
3 | Образцы документов | - образцы документов, используемых в работе по воинскому учету и бронированию. |
4 | Служебное делопроизводство по вопросам осуществления воинского учета | - карточка учета организации форма № 18; - отчет по форме № 5 (№ 6) (для организаций, осуществляющих бронирование ГПЗ); - сообщения о принятых и уволенных на работу гражданах, пребывающих в запасе; - сведения об изменении учетных данных граждан, пребывающих в запасе; - списки граждан, пребывающих в запасе, для сверки сведений, содержащихся в личных карточках формы N Т-2, с учетными данными военных комиссариатов; - списки пребывающих в запасе граждан, подлежащих снятию с воинского учета по возрасту; - списки пребывающих в запасе граждан, подлежащих снятию с воинского учета по состоянию здоровья; - списки граждан, подлежащих призыву в Вооруженные Силы РФ; - списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет; - сопроводительные письма на погашение удостоверений Ф№4; - переписка с органами власти, отделами военного комиссариата Белгородской области и вышестоящими организациями по вопросам воинского учета. |
5 | Листки сообщений, расписки | - корешки расписок; - листки сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете; - бланки расписок; - бланки листков сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете. |
6 | Журналы | - журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе ВС РФ; - журнал учета входящих документов по воинскому учету; - журнал учета исходящих документов по воинскому учету; - журнал направления граждан, пребывающих в запасе, в отделы ВКБО при отсутствии отметок в документах воинского учета; - журнал оповещения граждан, пребывающих в запасе, о вызовах в отделы ВКБО. |
7 | Учет ознакомления граждан, пребывающих в запасе, с обязанностями по воинскому учету и ответственностью за нарушения в области воинского учета | - обязанности граждан по воинскому учету и мобилизации; - выписки из нормативных правовых актов в области воинского учета; - ведомость учета доведения гражданам обязанностей по воинскому учету. |
8 | Картотека личных карточек Т-2 граждан, пребывающих в запасе | - личные карточки офицеров запаса; - личные карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса; - личные карточки граждан, пребывающих в запасе, женского пола; - личные карточки граждан, подлежащих призыву в Вооруженные Силы |
9 | Документы по бронированию граждан, пребывающих в запасе | - выписка из Инструкции по бронированию на период мобилизации и на военное время граждан РФ, пребывающих в запасе; - выписка из перечня должностей и профессий, по которому бронируются граждане, пребывающие в запасе; - книга по учету бланков специального учета; - книга учета передачи бланков специального воинского учета, военных билетов и личных карточек; - приказ о назначении ответственных лиц по вручению удостоверений формы № 4 об отсрочке от призыва в Вооруженные Силы РФ; - список обучающихся граждан, пребывающих в запасе, подлежащих зачислению на специальный учет; - список граждан, пребывающих в запасе, на которых необходимо оформить отсрочки от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время в соответствии с перечнем должностей и профессий; - образец заполнения бланков Ф-4; - штатное расписание на военное время; - список граждан, пребывающих в запасе, имеющих мобилизационные предписания; - план замены специалистов, призываемых на военную службу по мобилизации и в военное время; - план мероприятий по вручению удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время забронированным гражданам, пребывающим в запасе; - список уполномоченных от цехов, отделов, служб и т. д. по вручению удостоверений об отсрочке забронированным ГПЗ; - ведомость (форма № 9, 9а) на выдачу удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время (форма № 4) забронированным гражданам, пребывающим в запасе; - ведомость (форма № 10) на выдачу удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время (формы № 4) уполномоченным цехов и отделов для вручения забронированным гражданам, пребывающим в запасе; - памятка уполномоченным цехов и отделов по вручению удостоверений об отсрочке; - проверка состояния работы по бронированию. |
Примерный вариант формирования папок:
Папка № 1 (папка на кольцах или папка-регистратор). Каждый документ оформить в отдельную пластиковую папку-скоросшиватель (должна быть возможность ознакомления с документами) и вложить в папку №1.
Папки № 2, № 3 и № 7 (пластиковая папка-скоросшиватель). Каждый документ распечатать и вложить в папку. Можно использовать папки с файлами или отдельные файлы. Документы вкладывать в файлы с учетом возможности ознакомления с документами.
Папка № 4 - папка-регистратор (70 мм).
Папка № 5 - папка-регистратор (50-70 мм). Для бланков можно использовать файлы.
Папка № 6 - папка на тесёмках или архивный короб.
Папка № 8 - папка-регистратор (70 мм). Для карточек Т-2 каждой категории учета можно использовать отдельные пластиковые папки-скоросшиватели с файлами (каждая карточка Т-2 в файл).
Папка № 9 - папка-регистратор (50 мм) или папка на кольцах. Документы сформировать в пластиковые папки-скоросшиватели и вложить в папку № 9.
Вариант формирования пластиковых папок:
1. Выписки из Инструкции по бронированию и Перечня должностей и профессий;
2. Штатное расписание на военное время.
3. Список обучающихся граждан, пребывающих в запасе, подлежащих зачислению на специальный учет; список граждан, пребывающих в запасе, на которых необходимо оформить отсрочки от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время в соответствии с Перечнем должностей и профессий; образец заполнения бланков Ф-4; список граждан, пребывающих в запасе, имеющих мобилизационные предписания; план замены специалистов, призываемых на военную службу по мобилизации и в военное время.
4. Приказ о назначении ответственных лиц по вручению удостоверений формы № 4 об отсрочке от призыва в Вооруженные Силы РФ; план мероприятий по вручению удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время забронированным гражданам, пребывающим в запасе; список уполномоченных от цехов, отделов, служб и т. д. по вручению удостоверений об отсрочке забронированным ГПЗ; ведомость (форма № 9, 9а) на выдачу удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время (форма № 4) забронированным гражданам, пребывающим в запасе; ведомость (форма № 10) на выдачу удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время (формы № 4) уполномоченным цехов и отделов для вручения забронированным гражданам, пребывающим в запасе; памятка уполномоченным цехов и отделов по вручению удостоверений об отсрочке.
Книги хранить отдельно или использовать папку на тесёмках или архивный короб.
Примечание:
1. Удостоверения об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и в военное время (форма № 4) рекомендуется разложить в отдельные конверты (по цехам, отделам, службам и т. д.) с вложением ведомостей на выдачу и памяток уполномоченным.
2. Документы служебного делопроизводства по вопросам осуществления воинского учета, в зависимости от их количества, можно подшивать в одну или разные папки (входящие и исходящие).
3. Обложки папок и журналов должны быть одного цвета (желательно – красный).
4. Для хранения документов воинского учета работник, ответственный за осуществление воинского учета, должен быть обеспечен металлическим шкафом (сейфом).
