МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
МЕНЕДЖМЕНТ ПЕРСОНАЛА
СО 132.052-2016
Костанай
Предисловие
1 Разработан службой управления персоналом
2 ВНЕСЕН службой управления персоналом
3 Утвержден и введен в действие: приказом ректора от 01.01.2001г. №69ОД
4 Разработчики:
А. Мнашева - начальник службы управления персоналом,
Ж. Шатырбаева - старший инспектор службы управления персоналом
5 ЭКСПЕРТ:
Ф. Майер - начальник управления стратегического развития, кандидат физико-математических наук;
6 Периодичность проверки 3 года
7 ВВЕДЕН ВЗАМЕН: СО 051.138-2013 – Стандарт организации. Менеджмент персонала.
Настоящий стандарт организации не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен без разрешения ректора РГП «Костанайский государственный университет имени А. Байтурсынова».
 |
© Костанайский государственный университет имени А. Байтурсынова, 2016
Содержание
1 Область применения …………………………………………………………….. | 4 |
2 Нормативные ссылки……………………………………………………………. | 4 |
3 Обозначения и сокращения……………………………………………………… 4 Основные понятия………………………………………………………………. | 4 5 |
5 Ответственность и полномочия…………………………………….................... | 5 |
6 Общие положения ………………………………………………………………. | 6 |
7 Планирование процесса управления персоналом…………………………….. | 6 |
8 Планирование потребности в персонале……………………………………….. | 7 |
9 Подбор персонала ……………………………………………………………….. | 7 |
10 Определение компетентности имеющегося персонала………………………. | 9 |
11 Определение потребности в повышении квалификации персонала………......... | 9 |
12 Обеспечение обучения персонала……..……………………………………… 13 Адаптация персонала…………………………………………………………… | 9 10 |
14 Мотивация персонала…………………………………………………………... | 11 |
15 Ведение документации по персоналу………………………………................. | 12 |
16 Учет поощрений и награждений………………………………………………. 17 Учет дисциплинарных взысканий…………………………………………….. | 12 12 |
18 Воинский учет………………………………………………………………….. 19 Порядок внесения изменений в настоящий стандарт организации….……… 20 Согласование, рассылка и хранение…………………………………………… | 12 13 13 |
1 Область применения
Настоящий стандарт организации устанавливает порядок управления персоналом Костанайского государственного университета имени А. Байтурсынова.
Настоящий стандарт организации применяется всеми подразделениями РГП «Костанайский государственный университет имени А. Байтурсынова» (далее - КГУ имени А. Байтурсынова) и входит в состав нормативно-справочной документации университета.
2 Нормативные ссылки
Настоящий стандарт организации разработан в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
- Трудовой кодекс Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года ;
- Закон Республики Казахстан «О государственном имуществе» от 01 марта 2011 года ;
- Приказ Министра образования и науки Республики Казахстан от 23 апреля 2015 года № 000 «Об утверждении Правил конкурсного замещения должностей профессорско-преподавательского состава и научных работников высших учебных заведений»;
- Устав Республиканского государственного предприятия на праве хозяйственного ведения «Костанайский государственный университет имени А. Байтурсынова» Министерства образования и науки Республики Казахстан. Утвержден приказом Председателя Комитета государственного имущества и приватизации Министерства финансов Республики Казахстан от 01.01.2001 г. № 000;
- Кодекс чести сотрудника. Утвержден решением Ученого совета КГУ имени А. Байтурсынова от 01.01.2001г. № 1;
- Кодекс чести преподавателя. Утвержден решением Ученого совета КГУ имени А. Байтурсынова от 01.01.2001г. № 1;
- П 051.001-2016 Положение. Организация системы оплаты труда;
- ДП 133.025-2015 Документированная процедура. Управление документацией;
- СО 133.026-2015 Стандарт организации. Делопроизводство.
3 Обозначения и сокращения
В настоящем стандарте применяются следующие обозначения и сокращения:
- МОН РК - Министерство образования и науки Республики Казахстан;
- СО – стандарт организации;
- ДП – документированная процедура;
- СМК – система менеджмента качества;
- ППС – профессорско-преподавательский состав;
- УВП – учебно-вспомогательный персонал;
- ОП – обслуживающий персонал;
- АУП – административно-управленческий персонал;
- инженер по ТБиЧС – инженер по технике безопасности и чрезвычайным ситуациям;
- ОПР – отдел профессионального развития;
- ОЭиГЗ – отдел экономики и государственных закупок.
4 Основные понятия
В настоящем документе применяются следующие термины и определения:
1) работник - физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем и непосредственно выполняющее работу по трудовому договору;
2) работодатель – КГУ имени А. Байтурсынова, в лице ректора, состоящего в трудовых отношениях с работником;
3) документы, подтверждающие трудовую деятельность - трудовая книжка; трудовой договор и дополнительное соглашение к нему; выписки из актов работодателя, подтверждающие возникновение и прекращение трудовых отношений на основе заключения и прекращения трудового договора; выписки из ведомости выдачи заработной платы работникам; послужной список (перечень сведений о работе, трудовой деятельности работника), подписанный работодателем, заверенный печатью организации либо нотариально; архивная справка, содержащая сведения о трудовой деятельности работника;
4) служба управления персоналом – структурное подразделение, входящее в состав организационной структуры КГУ имени А. Байтурсынова, на которое возложены функции по реализации кадровой политики.
5 Ответственность и полномочия
5.1 Настоящий стандарт организации утверждает ректор КГУ имени А. Байтурсынова.
5.2 Ответственность за внедрение требований, указанных в настоящем СО, несут проректоры и руководители структурных подразделений.
5.3 Ответственность за организацию и координацию деятельности по выполнению конкретных этапов процесса управления персоналом и качество конечных результатов несут руководители подразделений, являющиеся участниками выполнения конкретного этапа.
5.4 Порядок работы с документами по кадровым процедурам, установленный настоящим СО, обязателен для исполнения всеми работниками КГУ имени А. Байтурсынова.
6 Общие положения
6.1 Настоящий стандарт регламентирует действия руководителей и специалистов, участвующих в управлении персоналом университета.
6.2 Настоящий стандарт устанавливает порядок управления персоналом, ведения кадрового делопроизводства и распространяется на всех сотрудников КГУ имени А. Байтурсынова.
6.3 Настоящий стандарт определяет необходимые средства управления персоналом, устанавливает основные положения процедуры оценки персонала и в соответствии со стандартами ИСО 9001 требования к:
- определению компетентности, необходимой для персонала, выполняющего работу, которая влияет на качество образовательных услуг;
- обеспечению подготовки или осуществлению других действий с целью удовлетворения этих потребностей;
- оценке эффективности предпринятых мер;
- обеспечению осведомленности своего персонала об актуальности и важности его деятельности, а также вкладе в достижение целей в области качества;
- поддержанию в рабочем состоянии соответствующих записей о профессиональной подготовке, навыках и опыте персонала.
7 Планирование процесса управления персоналом
7.1 Основная цель планирования процесса управления персоналом заключается в предоставлении претендентам рабочих мест в нужное время и в необходимом количестве в соответствии с квалификационными требованиями и способностями, с учетом требований потребителей образовательных услуг.
7.2 Менеджмент персонала в организации должен осуществляться на основании анализа потребности в персонале, в подготовке персонала, с учетом трудовой адаптации на основании разрабатываемых моделей процессов СМК с определением входной и выходной информации и данных.
7.3 Заявки на последующий учебный год от подразделений университета о потребности в персонале подаются в службу управления персоналом не позднее двух месяцев до начала учебного года (к 01 июля).
Для повышения квалификации, переподготовки своего персонала подразделения подают заявки в ОПР до начала учебного года.
Кафедры отражают необходимость в повышении квалификации, переподготовке ППС в планах работы на учебный год.
7.4 ОЭиГЗ, служба управления персоналом и ОПР систематизируют заявки, планы работы кафедр, согласовывают их с руководством соответствующих заинтересованных подразделений (проректорами, деканами, зав. кафедрами, начальниками отделов и т. д.) и разрабатывают при необходимости планы работы по подбору персонала, по обучению и привлечению персонала, его трудовой адаптации, по высвобождению или сокращению персонала.
7.5 Планы готовятся по распоряжению руководства университета отделом экономики и государственных закупок, службой управления персоналом и отделом профессионального развития, согласовываются с проректорами и утверждаются ректором.
8 Планирование потребности в персонале
8.1 Планирование работ по подбору персонала базируется на данных об имеющихся и запланированных рабочих местах в штатном расписании и плане организационных мероприятий по конкурсному замещению вакантных должностей.
8.2 Определение потребности в персонале в каждом конкретном случае осуществляется с участием руководителей соответствующих структурных подразделений университета.
8.3 Потребность в персонале планируется с помощью использования следующих мероприятий:
- определение факторов, влияющих на потребность в персонале;
- определение качественной потребности в персонале;
- определение количественной потребности в персонале.
8.4 Факторами, влияющими на потребность персонала, являются входные данные (структура, штатное расписание и контингент студентов).
8.5 Качественная потребность в персонале определяется выявлением профессионально-квалификационных требований к персоналу на основании специальностей, направлений подготовки, учебных дисциплин.
8.6 Расчет количественной потребности в персонале определяется исходя из соотношения обучающихся и слушателей подготовительных отделений на базе нормативов, установленных МОН РК.
9 Подбор персонала
9.1 Подбор персонала представляет собой процесс отбора подходящих кандидатур на вакантные рабочие места.
Для поиска новых сотрудников необходимо использовать как внутренние (внутри организации), так и внешние источники. К последним относятся:
- средства массовой информации;
- всемирная компьютерная сеть;
- информация от сотрудников;
- отдел занятости и социальных программ;
- агентства по подбору персонала.
После набора соответствующего количества кандидатов необходимо провести их отбор с целью установления пригодности претендентов для выполнения будущих обязанностей.
9.2 Подбор кадров в организацию может включать следующие организационные мероприятия:
- для штатных должностей ППС - объявление о конкурсе в средствах массовой информации (конкурсное замещение должностей ППС) в соответствии с внутренними Положениями;
- для должностей АУП, ОП, УВП - собеседование на соответствие квалификационным требованиям должностной инструкции вакантной должности, оформление и сдача в службу управления персоналом документов кандидата;
9.3 Порядок поступления на вакантные должности включает следующие организационные процедуры: собеседование, подписание личного заявления; оформление и сдача в службу управления персоналом документов кандидата; заключение трудового договора и утверждение в должности приказом ректора университета, а так же:
- для ППС, согласно положению о конкурсном замещении должностей ППС КГУ имени А. Байтурсынова;
- для ППС, принимаемых на работу по срочному трудовому договору, согласно собеседованию на соответствие квалификационным требованиям должностной инструкции вакантной должности, оформление и сдача в службу управления персоналом документов кандидата;
9.4 Отбор кандидатов на должности состоит из двух этапов. На стадии предварительного отбора выявляются лица, соответствующие квалификационным требованиям. Первичное выявление происходит путем анализа представленных документов кандидатов на должность (общих анкет, копий документов об образовании, резюме, характеристик, рекомендаций).
9.5 На следующем этапе, при наличии 2-х и более кандидатов на вакантную должность служба управления персоналом должна организовать индивидуальное собеседование с отобранными кандидатами.
9.6 Перечень документов для приема и оформления на работу установлен статьей 32 Трудового кодекса РК.
9.7 При положительном результате собеседования кандидат оформляет заявление о приеме на работу на имя ректора. После согласия ректора на принятие кандидата осуществляется заключение трудового договора между сторонами.
9.8 Принимаемый на работу сотрудник должен представить все необходимые для трудоустройства документы, инспектор службы управления персоналом проверяет правильность оформления представленных документов, сверяет их с подлинными документами, заверяет их копии и вносит данные в базу «Кадры Вуз».
9.9 Прием на работу оформляется актом работодателя, издаваемым на основании заключенного трудового договора. При приеме на работу сотрудника, руководитель подразделения обязан ознакомить его с должностной инструкцией и положением подразделения (под роспись в листе ознакомления), где представлены функциональные обязанности, полномочия (права), предъявляемые квалификационные требования; а сотрудник службы управления персоналом - с правилами внутреннего трудового распорядка, а также иными актами работодателя, имеющими отношение к работе (трудовой функции работника), коллективным договором.
10 Определение компетентности имеющегося персонала
10.1 Оценка персонала осуществляется для определения соответствия работника занимаемой должности и выполняется тремя способами:
- оценка потенциала работника, т. е. его профессиональные знания и умения, производственный опыт, деловые и нравственные качества, психология личности, здоровье и работоспособность, уровень общей культуры;
- оценка индивидуального вклада позволяет установить качество, сложность и результативность труда конкретного работника и его соответствие занимаемой должности;
- конкурсное замещение должностей ППС, аттестация персонала является своеобразной комплексной оценкой, учитывающей потенциал и вклад работника в конечный результат за определенный период времени.
10.2 Конкурсное замещение должностей ППС и аттестация сотрудников производится в соответствии с нормативными документами МОН РК и внутренними положениями университета.
11 Определение потребности в повышении квалификации персонала
11.1 Потребность в повышении квалификации персонала определяется отделом профессионального развития на основании:
- заявок руководителей подразделений и самих работников;
- плана работы кафедр на учебный год;
- проведения опросов руководителей и сотрудников со стороны управления менеджмента и мониторинга образования, службы управления персоналом;
- анализа результатов работы КГУ имени А. Байтурсынова;
- списка сотрудников, которым аттестационной комиссией рекомендовано повышение квалификации, предоставленного секретарем аттестационной комиссии.
11.2 На основании стратегии развития КГУ имени А. Байтурсынова и собранной информации ОПР включает в план работы раздел по повышению квалификации ППС и сотрудников подразделений университета.
11.3 С учетом направления деятельности структурных подразделений, определяется сфера подготовки работников и формируется список специалистов, направляемых на обучение.
12 Обеспечение обучения персонала
12.1 Руководство КГУ имени А. Байтурсынова должно создавать необходимые условия для обучения, переподготовки и повышения квалификации работников.
12.2 Руководство, в пределах имеющихся финансовых средств, предоставляет возможность обучения для повышения квалификации работникам, качественно
выполняющим работы по установленным нормам труда и проработавшим не менее двух лет.
12.3 Обучение непосредственных исполнителей должно осуществляться в следующих направлениях:
- обучение АУП;
- обучение УВП;
- обучение ППС.
12.4 Организацией повышения квалификации ППС, АУП и УВП занимается ОПР с привлечением лиц, обладающих достаточными для этой цели квалификацией, навыками и опытом.
12.5 ОПР организует повышение квалификации ППС, АУП, УВП по утвержденному плану, составленному с учетом заявок и планов работы кафедр.
12.6 Сроки обучения устанавливаются в соответствии с ежегодным планом повышения квалификации АУП, ППС, УВП; при необходимости сроки могут корректироваться.
12.7 На основе всех данных по учету подготовки персонала (преподавателей и сотрудников, прошедших повышение квалификации в КГУ имени А. Байтурсынова и за пределами университета) ОПР составляет отчет по преподавателям и сотрудникам университета, прошедшим повышение квалификации. ОПР передает копию одного экземпляра подтверждающего документа о прохождении повышения квалификации сотрудника (сертификат и др.) в службу управления персоналом для вложения в личное дело.
13 Адаптация персонала
13.1 Адаптация работника начинается с общей ориентации, проводимой инспекторами службы управления персоналом (ознакомление с политикой и целями университета, правилами внутреннего распорядка и т. д.).
13.2 Адаптация работника должна проходить по следующим направлениям:
- профессиональная (активное освоение профессии, ее тонкостей, необходимых навыков и приемов);
- психофизическая (адаптация к условиям труда, режиму работы и т. п.);
- социально-психологическая адаптация к коллективу.
13.3 Порядок адаптации персонала должен выглядеть следующим образом:
- ознакомление с вузом, его особенностями, правилами внутреннего трудового распорядка, политикой и целями в области качества университета;
- инструктаж по безопасности и охране труда (инженер по ТБиЧС);
- ознакомление с коллективом, ознакомление с рабочим местом (руководитель подразделения);
- беседа с руководителем (курирующий проректор);
- ознакомление с «П 051.001-2016 Положение. Организация системы оплаты труда»;
- ознакомление с положением подразделения, политикой и целями в области качества, планом работы подразделения, своей должностной инструкцией (руководитель подразделения, служба управления персоналом);
- работа на своем рабочем месте.
13.4 Сбор информации о состоянии адаптации следует проводить руководителю подразделения по согласованию со службой управления персоналом.
14 Мотивация персонала
14.1 Руководство КГУ имени А. Байтурсынова применяет следующие способы мотивации персонала:
- стимулирование персонала (моральное и материальное);
- решение социальных вопросов.
14.2 Поощрению подлежат работники подразделений, получившие в своей деятельности высокие показатели качества труда.
14.3 Решения о поощрениях принимается ректором КГУ имени А. Байтурсынова по представлению руководителей структурных подразделений на основании Положения об организации системы оплаты труда.
14.4 В качестве морального стимулирования работникам объявляется благодарность приказом по университету с вручением грамоты, благодарственного письма ректора.
14.5 Благодарность объявляется работникам и структурным подразделениям, имеющим высокие оценки по существующим видам показателей:
- качеству труда;
- выполнению и перевыполнению планового объема работ;
- отсутствию претензий других подразделений по выполнению комплексных работ и функциональной деятельности;
- отсутствию дисциплинарных взысканий.
14.6 В качестве материального стимулирования применяется премирование работников вуза.
14.7 Выплата премии производится приказом ректора на основании представления руководителя подразделения.
14.8 Размер премии конкретным работникам структурных подразделений должен устанавливаться в зависимости от личного вклада в общий результат работ с учетом сроков и качества.
14.9 В университете должен быть заключен коллективный договор, гарантирующий социальную защиту работающим.
14.10 Работники КГУ имени А. Байтурсынова должны соблюдать профессиональную этику, нормы и правила внутреннего распорядка.
14.11 Каждый работник университета должен осознавать актуальность, важность его деятельности и вклад в достижение целей в области качества.
14.12 Каждый работник должен понимать принятую политику в области качества, знать миссию университета.
14.13 Каждый работник должен осознавать свою ответственность за потенциальные последствия отклонений от установленных процедур, стандартов и Кодекса чести сотрудников КГУ имени А. Байтурсынова.
15 Ведение документации по персоналу
15.1 Все документы кадрового делопроизводства (отчеты, справки по кадровой работе, результаты конкурсного замещения ППС, аттестации персонала, копии дипломов, сертификатов, удостоверений о повышении квалификации персонала) должны храниться в службе управления персоналом. Все отчеты, списки, данные, планы по повышению квалификации персонала должны храниться в ОПР.
15.2 Ответственный инспектор службы управления персоналом должен производить соответствующие записи в личные документы работника (трудовую книжку, трудовой договор) и в документы по личному составу (личную карточку) и т. д.
16 Учет поощрений и награждений работников
16.1 КГУ имени А. Байтурсынова применяет различные виды поощрений и награждений работников за успехи в труде.
16.2 Виды, порядок поощрений и награждений работников устанавливаются локальными актами КГУ имени А. Байтурсынова.
16.3 Учет поощрений и награждений работников в КГУ имени А. Байтурсынова осуществляется службой управления персоналом на основании приказов, а также документов, подтверждающих наличие награды.
16.4 На основании приказа о поощрении или награждении работника в его трудовую книжку вносится соответствующая запись с указанием даты, номера приказа.
16.5 При отсутствии трудовой книжки копия приказа или выписка из приказа о поощрении или награждении подшивается в личное дело награжденного работника.
17 Учет дисциплинарных взысканий
17.1 Виды, порядок наложения и сроки действия дисциплинарных взысканий определены Трудовым кодексом Республики Казахстан.
17.2 Учет дисциплинарных взысканий осуществляется службой управления персоналом на основании зарегистрированных приказов о наложении дисциплинарных взысканий.
18 Воинский учет
18.1 Учет военнообязанных и призывников в структурных подразделениях университета осуществляет юридическая служба с соблюдением Правил ведения
воинского учета военнообязанных и призывников, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 27 июня 2012 года № 000.
19 Порядок внесения изменений в настоящий стандарт организации
19.1 Внесение изменений в СО производится в соответствии с ДП 133.025-2015 Документированная процедура. Управление документацией.
20 Согласование, рассылка, хранение
20.1 Согласование, хранение и рассылка СО должны производиться в соответствии с ДП 133.025-2015 Документированная процедура. Управление документацией.
20.2 Проект стандарта согласовывается с:
- начальником управления стратегического развития;
- начальником юридической службы;
- начальником отдела документационного обеспечения;
20.3 Рассылку проекта настоящего СО экспертам, указанным в предисловии, осуществляют разработчики.
20.4 Ответственность за передачу настоящего СО (оригинала) на хранение в ОДО несут разработчики.
20.5 Рабочие экземпляры настоящего СО рассылаются ОДО в следующие адреса: проректорам, руководителям подразделений, деканам факультетов, заведующим кафедрами.
