Оглавление

Оглавление

Инструкция по проведению деноминации базы.. 2

1. Работа в переходный период. 2

Бухгалтерия. 2

Зарплата. 2

Платное обучение. 3

Стипендия. 5

Общежития. 8

Дошкольные учреждения. 12

Услуги ЖКХ. 15

2. Подготовка к проведению деноминации. 19

Бухгалтерия. 19

Зарплата. 20

Платное обучение. 21

3. Проведение деноминации. 24

Обновление конфигурации до текущей версии. 24

Создание копии рабочей базы.. 24

Выполнение обработки по деноминации. 24

4. Формирование ведомости пересчета. 28

Бухгалтерия. 28

Зарплата. 29

Платное обучение. 29

Инструкция по проведению деноминации базы

2.  Работа в переходный период

Деноминация программы производится ТОЛЬКО после закрытия отчетного периода – ИЮНЯ по всем участкам учета!

Документы в переходный период – с 01.07.16 по закрытие месяца – вносятся или в деноминированных суммах, или в неденоминированных суммах – в зависимости от участка учета. При этом списки в банк, платежные поручения, ЕРИП, справки, печатные формы будут формироваться в деноминированных суммах.

Настоятельно рекомендуется ускорить закрытие месяца и ограничить документооборот в программе на время переходного периода.

Бухгалтерия

Все документы, которые вводятся после 01.07.2016, должны быть в деноминированных суммах.

Банк, ЕРИП

Выписка банка, ЕРИП данные приходят в деноминированных суммах, следовательно, в программе документы «Списание со счета», «Поступление на счет» также создаются в деноминированных суммах.

Кнопка Деноминация «/ 10000»

Для некоторых документов добавлена кнопка деления данных табличной части на 10 000. Это полезно для случая копирования документов старого периода (до 30.06.2016) и формирования данных в новом периоде (с 01.07.2016). Также для установки новых тарифов по старым. Для остальных документов существует возможность самостоятельного добавления кнопки. Для этого необходимо открыть «Сервис/ Внешние обработки, печатные формы, обработки по заполнению табличных частей/ Деноминация делить на 10000» и добавить в табличную часть нужные документы.

Зарплата

Расчет заработной платы за ИЮНЬ производится в неденоминированных суммах (даже если это происходит в ИЮЛЕ). При этом выплата будет произведена в деноминированных суммах, для этого в программе есть соответствующая возможность.

Деноминация производится после выплаты зарплаты за ИЮНЬ и перехода в новый отчетный период ИЮЛЬ. Если в организации в одной базе кроме заработной платы ведутся другие участки (бухгалтерия, стипендия и т. п.), то деноминация производится только после того, как ВСЕ участки закроют отчетный период ИЮНЬ. Поэтому в этом случае зарплата и после перехода в отчетный период ИЮЛЬ продолжает вести учет в неденоминированных суммах.

В случае продолжения ведения учета в отчетном периоде ИЮЛЬ в старых суммах, все введенные документы после проведения деноминации должны быть пересчитаны и перепроведены. Настоятельно рекомендуется ограничить документооборот в программе на этот период.

Платное обучение

Все документы, которые вводятся после 01.07.2016, должны быть в деноминированных суммах.

Начисление стоимости обучения

При установке новых сумм начисления за обучения следует учитывать дату начала периода ОПЛАТЫ по этому обучению, а не дату начала периода обучения. Напомню, все документы «Начисление стоимости обучения договору» создаются с датой НАЧАЛА ПЕРИОДА ОПЛАТЫ и формируют движения этой же датой. Сделано это для того, чтобы поступившие суммы оплаты учитывались не как аванс, а сразу отражались как погашение взаиморасчетов по данному виду обучения.

Поэтому уже сейчас при вводе новых начислений, если НАЧАЛО ПЕРИОДА ОПЛАТЫ раньше даты деноминации, то суммы начисления вносим в неденоминированных суммах и документ установки стоимости обучения формируем с датой до 01.07.16. Такие стоимости и начисления будут разделены на 10000 обработкой по деноминации.

Если же НАЧАЛО ПЕРИОДА ОПЛАТЫ позже или равно дате деноминации, то суммы начисления вносим в деноминированных суммах и документ установки стоимости обучения формируем с датой равной или позже даты деноминации. Такие стоимости и начисления останутся без изменений.

Поступление оплат

Все платежи из ЕРИП, «Поступления платежей физ. лиц», начиная с 01.07.2016, придут в деноминированных суммах. Поэтому и «Поступление оплаты студента», начиная с 01.07.2016, формируется исключительно в деноминированных суммах. Для того, чтобы суммы оплаты корректно распределились на задолженность прошлых периодов и начисления текущего периода в документе «Поступление оплаты студента» в переходный период будет доступен флажок «Расчет задолженности / 10000 (переходный период)».

При неустановленном флажке ситуация была бы следующей:

При загрузке из ЕРИП, загрузке платежей физ. лиц, при ручном создании документов оплат с помощью документа «Поступление оплаты за обучение список» с 01.07.16 в неденоминированной базе этот флажок будет установлен автоматически, если это оплата по рублевому договору.

Выгрузка в ЕРИП

При выгрузке в ЕРИП базы плательщиков по услугам с методом обработки оплаты "Платное обучение" и "Разовые услуги по студентам" в неденоминированной базе, начиная с 30.06.2016 года, при заполнении таблицы выгрузки будет появляться предложение на деление задолженности на 10000. При согласии сумма в таблицу и соответственно в файл выгрузки будет рассчитываться как «Остаток на 30.06.2016» / 10000 + (Приход – Расход за период с даты деноминации по дату выгрузки). Предложение на деление задолженности появляется только при выгрузке плательщиков - резидентов и при выключенном флажке "Выгружать только лицевые счета без расчета".

Стипендия

Все документы, которые вводятся после 01.07.2016, должны быть в деноминированных суммах. Для этого необходимо ввести новые значения стипендий и прочих начислений. Напоминаем, что данная операция выполняется административным документом стипендии “Ввод значений начислений удержаний”. Как подсказка при использовании опции заполнения табличной части обратить внимание на реквизит “Значение при расчетном нуле”.

Также рекомендуется проверить алгоритмы расчета начислений-удержаний. У ряда клиентов встречается описание точности округления прямо в алгоритмах расчетов. В программе точность округления начислений устанавливалась как константа. Но были частные пожелания. А с С 01.07.2016 точность везде должна быть одна – до копеек. Для этого в меню списка начислений-удержаний добавлена опция “Проверить точность округления”.

Это все подготовительные операции. Далее вся работа происходит в штатном режиме. Документы до 01.07 отображаются в старых деньгах. После 01.07 - в новых. Рассмотрим на примере одной группы:

Начислено в июне за июнь

Насчитано в июле за июль

И пересчет в июле июня

Обращаем внимание – суммы в июле за июнь уже деноминированы. Но пока предварительно. До общей деноминации. Выплата – перечисление в банк в июле так же производится в новых деньгах. В не зависимости от периода, когда эти деньги были начислены.

Предлагается содержание файла в банк и ведомости в кассу проверить самостоятельно.

Общежития

Все документы, которые вводятся после 01.07.2016, должны быть в деноминированных суммах. Для этого необходимо ввести новые значения тарифов. Напоминаем, что данная операция выполняется административным документом “Определение тарифов за проживание”. Как подсказка при использовании опции заполнения табличной части обратить внимание на реквизит “Значение при расчетном нуле”.

Это все подготовительные операции. Далее вся работа происходит в штатном режиме. Документы до 01.07 отображаются в старых деньгах. После 01.07 - в новых. Рассмотрим на примере одной группы:

Начислено в июне за июнь

Насчитано в июле за июль:

И что интересно – пересчет июня в июле:

Если используется документ “Выгрузка начислений за проживание” – предлагается проверить работу документа самостоятельно.

Выгрузка в ЕРИП.

Июнь :

Июль:

Оплата за общежитие в июле:

Дошкольные учреждения.

Все документы, которые вводятся после 01.07.2016, должны быть в деноминированных суммах. Для этого необходимо ввести новые значения тарифов. Напоминаем, что данная операция выполняется административным документом “Изменение тарифов”. Сожалеем, что это нельзя сделать одним документом.

Это подготовительная операция. Далее вся работа происходит в штатном режиме. Документы до 01.07 отображаются в старых деньгах. После 01.07 - в новых. Рассмотрим на примере одной группы:

Пересчитали май в июле

Начислено в июле за июль

Выгрузка в ЕРИП в июле

Поступление оплат ы в июле:

Услуги ЖКХ

Все документы, которые вводятся после 01.07.2016, должны быть в деноминированных суммах. Для этого необходимо ввести новые значения тарифов. Напоминаем, что данная операция выполняется административным документом “Изменение тарифов”. Рекомендуется пользоваться вспомогательными кнопками заполнения табличной части.

Расчет в июле за июнь

Все насчитано в новых рублях. Аналогично и формирование квитанций

Насичления, произведенные до 01.07 все равно учитываются в новых рублях.

И выгрузка в ЕРИП производится в в новых рублях.

С 01.07 оплата производится в новых рублях

И оплата по одному

Это подготовительная операция. Далее вся работа происходит в штатном режиме. Документы до 01.07 отображаются в старых деньгах. После 01.07 - в новых.

Пример проводок:

Информация в документе:

Сформированные проводки:

Что соответствует квитанции – как пример выдачи информации сторонним организациям в деноминированных суммах:

(копейка прошлых периодов).

Выгрузка в ЕРИП. Суммы в новой валюте следует выгружать уже 30.06.2016. Что и реализовано:

Выгрузка до 30.06.2016

Выгрузка с 30.06.2016

И имеем в файле в ЕРИП:

3.  Подготовка к проведению деноминации.

Бухгалтерия

Перед деноминацией базы следует запустить отчет «Выявление ошибок учета/ Закладка «Деноминация»/ Остатки менее 100 рублей по счетам учета». Данный отчет покажет суммы, которые будут значительно округлены при проведении деноминации.

Так как корректировка данных будет происходить по остаткам в разрезе ВСЕЙ аналитики, желательно убедиться, что нет пересортицы. Для этого необходимо сформировать ОСВ в разрезе всех субсчетов и всей аналитике, включая валюту. Найденные ошибки следует устранить.

Зарплата

До обработки по деноминации желательно закрыть все остатки и долги по заработной плате, т. к. остатки больше 100 рублей в «старых» суммах будут округлены до одной копейки, а остатки менее 100 рублей станут одной копейкой автоматически после выполнения обработки по деноминации. Ниже (в главе 3) будет написано, как данное действие можно отменить.

До деноминации закрыть все остатки можно документом выплаты, с помощью заполнения по кнопке «Заполнить по сальдо (выплатить под 0)».

Платное обучение

Перед деноминацией базы следует запустить отчет «Анализ, корректировка остатков менее 100 рублей / Ведомость пересчета». В интерфейсе «Платное обучение» отчет находится в меню «Отчеты» / «Анализ, корректировка остатков менее100 рублей / Ведомость пересчет».

Отчет работает в двух режимах: «Анализ, корректировка остатков менее 100 рублей» и «Формирование ведомости пересчета».

Для работы отчета в режиме «Анализ остатков менее 100 рублей» переключатель «Вид отчета» следует установить в значение «Анализ остатков менее 100 рублей». Данный режим предназначен для работы в базе до деноминации.

Отчет позволяет отобрать все остатки по регистрам на выбранную дату в белорусских рублях, которые по модулю менее 100 рублей. Все такие остатки будут автоматически дооценены до 1 деноминированной копейки обработками по деноминации.

Поэтому необходимо проверить такие остатки, и в случае если они являются «зависшими хвостами», ошибками при перерасчетах задним числом и т. д., то их следует списать до проведения деноминации. Дооценивать правильные остатки до 100 рублей не нужно. Это сделает обработки по деноминации.

По кнопке «Создать документ закрытия "зависшего" рубл эквивалента» создается документ «Закрытие остатков по регистрам» с признаком «Закрыть только рублевые суммы при отсутствии валютных сумм по валютному регистру».

Такой документ проанализирует все регистры, в которых хранятся суммы по валютным договорам и их рублевый эквивалент. В случае, если валютные суммы по регистру закрыты, а остался только рублевый эквивалент, то эти суммы эквивалента документ предложит списать. Проверьте данный документ и проведите.

После этого по кнопке «Сформировать отчет» выполняется анализ остатков менее 100 рублей по модулю. При желании можно выбрать регистры, по которым искать данные суммы. Однако правильным вариантом является анализ по всем регистрам. Отчет покажет все регистры и остатки менее 100 рублей.

После этого выбираем «Вариант формирования движений по умолчанию». При установке данного переключателя в значение «Все дооценить до 100 (0,01 деном. копейки)» документы по закрытию регистра будут дооценивать суммы из отчета до 100 рублей. При установке переключателя в значение «Все списать до 0» документы по закрытию регистра будут списывать суммы из отчета. При установке переключателя в значение «Дооценить или списать в зависимости от суммы» появятся поля для выбора суммы ограничения. Остатки, которые по модулю меньше выбранного ограничения, будут списаны. Остатки, которые по модулю больше или равны данному ограничению будут дооценены. РЕКОМЕНДУЕМЫЙ ВАРИАНТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ – «Все списать до 0».

По кнопке «Создать документы корректировки» по каждому регистру, в котором есть такие остатки (в соответствии с отчетом) будет создан документ «Закрыть только рублевые суммы при отсутствии валютных сумм по валютному регистру». В этих документах переключатель «Режим работы документа» будет установлен в новое значение «Режим корректировки до 1 деноминированной коп». При данном режиме работы на форме документа также становиться видимым переключатель «Вариант формирования движений по умолчанию», аналогичный переключателю в отчете.

В табличной части также будет доступна колонка «Вариант формирования проводок» и возможность ее автоматического заполнения всем строкам таблицы (по кнопке «Заполнить поля таб. части / Заполнить поле "Вариант формирования движений"»). Таким образом, при желании можно для отдельных строк установить признак списания сумм до 0, а для других – дооценки до 100 рублей.

Созданные документы необходимо проверить и провести. После этого можно повторно сформировать отчет по одноименной кнопке «Сформировать отчет» и убедиться, что все остатки корректно закрыты.

4.  Проведение деноминации

Обновление конфигурации до текущей версии

Конфигурация должна быть обязательно обновлена до актуальной версии. Текущая версия программы отображается в заголовке окна конфигурации и в меню «Справка – О программе». Перечень актуальных версий, позволяющих провести деноминацию, находится на сайте http:///site2/catalog/is/denominatsiya. php

Создание копии рабочей базы

Необходимо сделать копию рабочей базы перед запуском обработки, для того, чтобы в копии можно было посмотреть данные в «старых» суммах.

Для файловых баз необходимо полностью скопировать каталог базы.

Для серверных баз следующий порядок действий: в Конфигураторе пункт меню «Администрирование / Выгрузить информационную базу»; затем создается новая база SQL; в Конфигураторе пункт меню «Администрирование / Загрузить информационную базу».

Копию базы необходимо добавить в список баз, чтобы у пользователей была возможность зайти в «старую» и «новую» базу.

Выполнение обработки по деноминации

Проведение деноминации для всех участков

Во время проведения деноминации никто с программой работать не должен! Проверить это можно через пункт меню «Сервис – Активные пользователи». В списке активных пользователей должна быть ТОЛЬКО ОДНА ЗАПИСЬ – текущий пользователь.

Для файловой базы запускать обработку желательно на компьютере, где хранится папка с базой, для уменьшения времени проведения деноминации, чтобы исключить передачу данных по сети!

Открыть обработку с панели функций/ закладка «Деноминация» под пользователем с правами администратора любой подсистемы.

Нажать на кнопку «1. Сохранить файл остатков (для формирования корректировочных проводок)».

При нажатии на кнопку происходит сохранение ОСТАТКОВ во внешний файл, за указанную дату, по всем учетным регистрам. Список регистров указан на закладке «Подробные настройки» и заполняется по умолчанию.

Нажать на кнопку «2. Выполнить обработку для всех подсистем (/10 000)».

После нажатия, состояние обработки будет выведено под кнопкой.

После окончания обработки база будет уже поделенной на 10 000.

Если появились ошибки, или вдруг прервался сеанс по техническим причинам, можно выполнять обработку еще раз, то, что обработано, учитывается и еще раз не поделится.

Нажать на кнопку «3. Выполнить корректировку данных (удаление копеек 3,4 порядка)».

После нажатия на кнопку предлагается заполнить настройку проводок, следует нажать «Да».

Для каждого источника следует указать счет учета округлений при проведении деноминации:

После указания счетов, следует нажать на кнопку «3. Выполнить корректировку данных (удаление копеек 3,4 порядка)» ПОВТОРНО.

При нажатии на кнопку происходит:

- чтение данных из файла, сформированного в пункте 1.

-формирование остатков по всем регистрам в базе. При этом остатки будет с 4 знаками после запятой.

- создание «Корректировочного документа» для удаления остатков 3,4 порядка.

Особенности в зарплате

Для подтверждения того, что обработка успешно завершена, можно зайти: «Сервис-Администрирование->Настройки учета кадров и расчета зарплаты». На закладке «Служебные» должна быть установлена константа «Дата деноминации ЗП».

Корректировка остатков в зарплате.

Как было написано выше, до обработки по деноминации желательно закрыть все остатки и долги по заработной плате. Если это не сделано желательно автоматически выполнить корректировку сумм после деления на 10 000, чтобы убрать в остатках копейки третьего и четвертого порядка, нажав на кнопку «3 Выполнить корректировку данных (удаление копеек 3,4 порядка)» (если это не было сделано ранее). В этом случае создается 2 документа «Корректировка сумм по ЗП», один из них остатки менее 100 рублей в «старых» суммах приведет к одной копейке, а другой остатки больше 100 округлит до одной копейки. Их можно увидеть, отредактировать, создать, отменить, кликнув на рабочем столе.

5.  Формирование ведомости пересчета

Бухгалтерия

Ведомость пересчета для бухгалтерии доступна на панели функций «Деноминация».

Зарплата

Для того чтобы увидеть сводные корректировочные суммы в различных разрезах (источниках, сотрудников и т. д.), которые сформированы документом «Корректировка сумм по ЗП» существует отчет.

Платное обучение

Ведомость пересчета для платного обучения доступна на панели функций «Деноминация». Также в интерфейсе «Платное обучение» отчет находится в меню «Отчеты» / «Анализ, корректировка остатков менее100 рублей / Ведомость пересчет».

Для работы отчета в режиме «Формирование ведомости пересчета» переключатель «Вид отчета» следует установить в значение «Ведомость пересчета». Данный режим предназначен для работы в базе после деноминации.

Отчет позволяет сформировать ведомость пересчета по регистрам, используемым в платном обучении. При этом по всем рублевым ресурсам регистров в ведомости будут отражены суммы до и после деноминации. Необходимо выбрать файл с остатками и по кнопке «Сформировать отчет» будет сформирована ведомость.

Вывод отчета идет около 5 минут.

Пример фрагмента данной ведомости: