Методические рекомендации по организации ведения электронного документооборота в школе (стр. 1 )

Приложение к приказу

Департамента образования и науки Тюменской области

от __07.04.2016____ № _293/ОД_

Методические рекомендации

по организации ведения электронного документооборота в школе

Для обеспечения открытости и повышения доступности услуг в сфере образования, а также в целях оптимизации административной нагрузки в образовательных учреждениях широко внедряется система различных интернет-сервисов и функций, реализуемых с использованием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ).

В результате пользователям соответствующих категорий (педагоги, родители, обучающиеся) доступен следующий перечень услуг и сервисов, представляемых в электронном виде:

- сведения о результатах текущего контроля успеваемости обучающегося;

- сведения о результатах промежуточной аттестации обучающегося;

- сведения о результатах итоговой аттестации обучающегося;

- сведения о посещаемости уроков (занятий);

- сведения о расписании уроков (занятий);

- содержание образовательного процесса с описанием тем уроков (занятий), материала, изученного на уроке (занятии), общего и индивидуального домашнего задания.

В настоящее время наработан достаточный опыт для массового перехода на новую ступень информатизации образовательного процесса – электронный документооборот при отказе от дублирования ведения документов на бумажных носителях. В целом, ведение электронных форм учета хода и результатов учебной деятельности является составной частью работы по внедрению ИКТ в процесс управления образовательного учреждения.

Переход на электронный документооборот, отказ от бумажных носителей относится к компетенции образовательного учреждения и должен сопровождаться разработкой нормативно-правового обеспечения через формирование системы локальных актов образовательного учреждения. При этом автономность дает право каждому ОУ разрабатывать собственную нормативно-правовую базу, не противоречащую действующему законодательству РФ в области образования.

Процедура принятия локальных нормативных актов определяется в Уставешколы. Образовательное учреждение может самостоятельно сформировать комплект нормативных актов, обеспечивающих переход к использованию электронного документооборота. Кроме того, с целью регулирования процесса электронного документооборота потребуется внесение изменений в ряд локальных актов*образовательного учреждения.

*Примерный перечень локальных нормативных актов, в которые может потребоваться внесение изменений в связи с переходом на электронный документооборот:

- Устав образовательного учреждения;

- договор образовательной организации с родителями;

- должностные инструкции работников, в том числе административного персонала, преподавателей, классных руководителей;

- положение о стимулирующем фонде оплаты труда;

- положение о внутришкольном контроле;

-положение об аттестации педагогических кадров.

Основные нормативные документы,

регламентирующие организацию электронного документооборота:

1.  Федеральный закон РФ -ФЗ "Об образовании в Российской Федерации".

2.  Федеральный закон -ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"

3.  Распоряжения Правительства РФ от 01.01.2001 N1993-р и от 01.01.2001 N1506-р.

4.  Федеральный закон от 01.01.2001 N149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" п.8 ст. 3.

5.  Письмо Министерства образования и науки РФ от 01.01.2001 №АП-147/07 «О методических рекомендациях по внедрению систем ведения журналов успеваемости в электронном виде».

Справочно:

Ст.30 п. п.1,2 Федеральный закон РФ "Об образовании в Российской Федерации" N273-ФЗ от 01.01.2001

1. Образовательная организация принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы, регулирующие образовательные отношения (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством Российской Федерации в порядке, установленном ее уставом.

2. Образовательная организация принимает локальные нормативные акты по основным вопросам организации и осуществления образовательной деятельности, в том числе регламентирующие правила приема обучающихся, режим занятий обучающихся, формы, периодичность и порядок текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации обучающихся, порядок и основания перевода, отчисления и восстановления обучающихся, порядок оформления возникновения, приостановления и прекращения отношений между образовательной организацией и обучающимися и (или) родителями (законными представителями) несовершеннолетних обучающихся.

Для перехода на электронный документооборот образовательному учреждению необходимо сформировать комплект документов, который должен как минимум включать в себя:

- документы, обеспечивающие соблюдение законодательных требований о защите персональных данных;

- дополнения (изменения) в функциональные обязанности работников ОУ, связанных с ведением электронного документооборота;

- регламент ведения электронного документооборота;

- регламент предоставления услуги «Предоставление информации о текущей успеваемости учащегося, ведение электронного дневника и электронного журнала успеваемости»;

- положение о ведении Электронного журнала / электронного дневника;

- приказ руководителя образовательного учреждения о внедрении в деятельность образовательного учреждения электронного документооборота, в том числе электронного журнала и дневника, исключающий дублирование функций по ведению документов в бумажном виде.

Документооборот образовательного учреждения включает в себя достаточно широкий спектр документации, помимо классных журналов и дневников обучающихся. Выбор формы ведения различных учетных, распорядительных и иных актов и документов в соответствии с действующим законодательством отнесен к компетенции образовательного учреждения.

Действующая нормативная база не обеспечивает решения всех задач по ведению документооборота для полного отказа от документов в бумажной форме. В связи с этим в ряде случаев возникает необходимость вывода информации на бумажный носитель.

Это обусловливает необходимость проведения ревизии документальной базы учреждения на предмет её оптимальности и целесообразности в контексте использования для организации образовательного процесса, оценки и прогнозирования деятельности, мониторинга результативности работы. Только после этого может быть принято решение о переходе на электронный документооборот с уточнением перечня документов и конкретизацией регламента ведения документальной базы в электронном и/или бумажном виде.

Обращаем внимание, что по подавляющему большинству видов документов ведение документооборота в электронном виде ничем не ограничено, необходимо лишь выработать порядок совмещённого хранения данных наряду с электронным видом ещё и на бумажных носителях, что никак не увеличивает нагрузку непосредственно на педагогов, осуществляющих образовательный процесс.

В тоже время освобождение работников школы от необходимости предоставления большого объёма сведения в бумажном виде в различные инстанции действительно снизит административную нагрузку.

В этой связи ревизии должны быть подвергнуты регламенты предоставления информации в муниципальные органы управления образованием, в иные организации и ведомства, в случае необходимости, изданы распорядительные акты муниципального уровня, упорядочивающие ведомственный документообмен и освобождающий школы от предоставления не регламентируемой нормативными актами информации.

Решения об оптимизации документооборота принимаются на муниципальном либо школьном уровне в соответствии с содержанием, уровнем полномочийв части регламентации деятельности и наличием действующих нормативных требованиях.

Вместе с тем, наличие единого для областной системы образования программного продукта «Электронная школа Тюменской области» позволяет совершить полномасштабный отказ от дублирования в отношении таких документов школьного уровня как заполнение журналов и дневников.

Примерное положение о ведении Электронного журнала прилагается.

Рекомендуемый срок завершения указанных работ - 01.09.2016 года.

Приложение

к методическим рекомендациям

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ВЕДЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ЖУРНАЛА

СОГЛАСОВАНО

на Управляющем совете

Протокол № ____ от _________

РАССМОТРЕНО на педагогическом совете Протокол № _____ от _________

УТВЕРЖДАЮ: Директор МАОУ СОШ № ____ ______________/______________ Приказ № _______ от __________

ПОЛОЖЕНИЕ

о ведении электронного журнала / электронного дневника

в МАОУ СОШ № ____

1.  Общие положения

1.1. Данное положение разработано в целях качественного исполнения правил и порядка работы с системой электронного классного журнала и дневника обучающихся на основании действующего законодательства РФ о ведении документооборота и учета учебно-педагогической деятельности, в частности:

· Федерального закона Российской Федерации «Об образовании в Российской Федерации»;

· Федерального закона Российской Федерации-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

· Федерального закона Российской Федерации от 01.01.2001 N152-ФЗ «О персональных данных»;

· Постановления Правительства Российской Федерации «Требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;

· Федеральных государственных стандартов начального общего образования, основного общего образования, среднего общего образования;

· Письма Министерства образования и науки РФ от 01.01.2001 №01-51-088ин «Об организации использования информационных и коммуникационных ресурсов в общеобразовательных учреждениях»;

· Распоряжения Правительства РФ от 01.01.2001 «Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде»;