Рекомендации для участников

МЕЖДУНАРОДНАЯ РОЖДЕСТВЕНСКАЯ БЛАГОТВОРИТЕЛЬНАЯ ЯРМАРКА

РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ УЧАСТНИКОВ

ВСТУПЛЕНИЕ

Международная Рождественская благотворительная ярмарка – это расширяющаяся общественная инициатива, которая с 2003 г. помогла собрать для детей, женщин и стариков свыше 2,5 миллионов литов. Ежегодно в ярмарке участвуют представители свыше 30 стран и международные школы. В день ярмарки Вильнюсскую ратушу посещают свыше 5000 человек.

Для тех, кто еще не участвовал в Международной Рождественской благотворительной ярмарке, приводим полезные рекомендации для участников. Просим каждого, ответственного за стенд (прилавок), прочесть рекомендации и обеспечить соблюдение в день мероприятия указанного в них порядка работы.

В этих рекомендациях приводится важная информация:

ü  о программе мероприятия

ü  об основных контактных данных

ü  об оборудовании стенда

ü  о презентации стран

ü  о лотереи

ü  о Зале продуктов

ü  о Детском уголке

ü  о бутике

ü  о почте

ü  об Уголке искусства и книг

ü  о добровольцах

ü  о ресурсах

ü  о форме соглсия

Если лицу, ответственному за стенд, понадобится помощь, можно обращаться прямо к председателю мероприятия. На вопросы об отдельных сферах деятельности ответит координатор, указанный как основное контактное лицо.

1.  Программа

На ярмарке 2012 г. будет организована следующая деятельность:

Планирование перед ярмаркой
17 октября, понедельник	II общее собрание, 10−12 час.
22 октября, понедельник	III общее собрание, 10−12 час.
31 октября, среда	Окончательное подтверждение об участии
Сентябрь, октябрь, ноябрь	Паблисити
19 ноября, понедельник	Заключительное общее собрание, 10−12 час. Участвуют только лица, ответственные за стенды. Начинается предварительная продажа лотерейных билетов Представляются пакеты для стендов Требуются формы согласия
21 ноября, среда	Пресс-конференция, 11 час.
29 ноября четверг	Конец предварительной продажи лотерейных билетов; Собранные средства и непроданные билеты возвращаются координатору лотереи
Инструктаж для казначеев, 18 час.
30 ноября, пятница	Подготовка стендов, 18−20 час, Вильнюсская Ратуша

День мероприятия ярмарки: 1 ДЕКАБРА, СУББОТА
8.00 час.	Открытие Вильнюсской Ратуши для подготовительных работ
9.40 час.	Лица, ответственные за стенды, собираются у входа и приветствуют гостей, прибывших на церемонию открытия (стенды подготовительные)
9.45 час.	Концерт открытия
10.00 час.	Церемония открытия
10.20 час.	VIP-гости осматривают стенды
11.00 час.	Публичное открытие ярмарки
15.00 час.	Розыгрыш лотерейных билетов
17.00 час.	Завершение мероприятия и церемония закрытия
17.00–19.00 час.	Уборка

После ярмарки
4 декабря, вторник	Собрание для обсуждения Рождественской ярмарки (участвуют только члены организационного комитета)
12 декабря, среда	Церемония передачи (время и место будут уточнены позже)
28 декабря, пятница	Последний день для получения призов лотереи. Невостребованные призы будут использованы для благотворительности

2.  Основные контактные лица

Члены организационного комитета:

·  Сопредседатели
Sarah Hunt, Chair (*****@***co. uk; 8 687 99 877)

Mercedes Sprouse-Mickevicius 

·  Казначеи
Barbara Little (*****@***com; 8 685 21 243)

Rasa Icerauskaitė

·  Координаторы лотереи
Irina Tuminiene (irina. *****@***com, 8 655 27 168)

Birute Vizgirdiene

·  Координаторы спонсорства
Rima Ingstad (*****@***com; 8 687 73 733)

Jurgita Januseviciene

·  Секретари

Danni Lucas (*****@***co. uk; 8 620 26 650)

Edita Raguckiene (edita. *****@***com; 8 650 90 797)

Координаторы по вопросам сбора помощи и работы добровольцев:

·  Координатор лотереи
Regina French (regina. *****@***com; 8 670 25 152)
Координатор Уголка искусства и книг
Ruta Montviliene, (*****@***com; 8 699 55 700)

·  Координатор Зала продуктов
Ana Comsa (*****@***com)

·  Координатор Бутика ангелов
Edita Raguckiene (edita. *****@***com; 8 650 90 797)

·  Координатор Детского уголка
Ivona Rozanovska (ivona. rozanovska @ , 8 606 38 269)

·  Координатор добровольцев
Vilma Liekiene (vilma. liekiene @ , 8 652 84 571)
Asta J. (*****@***com; 8 612 77503)

·  Координатор церемонии открытия и передачи

Sandra Dastikiene (sandra. *****@***com; 8 680 97 661)

Alma Cenkuviene (*****@***com; 8 620 67 660)

3.  Оформление стендов

Оформление стендов и оборудование ярмарки

·  Просьба прислать сканированную копию письма подтверждающие Ваше участие в мероприятии по электронной почте сопредседателям ярмарки до 31 октября.

·  В каждом стенде должно быть одно или несколько изделий рукоделия, которые присущи мастерам только этой страны

·  Каждый стенд оформляется самостоятельно. То есть, для каждого стенда назначаются ответственные лица – руководитель, заместитель и казначей. Они готовят график работы команды стенда. Участвующие в работе стенда и рабочие группы сами организуют свои собрания и координируют работу, оформляя стенд для ярмарки и добиваясь общих целей Международной Рождественской благотворительной ярмарки.

·  Уроки прошлого: очень важно в день ярмарки наличие не менее четырех добровольцев, которые будут работать у стенда посменно, и кого-нибудь, знающего литовский язык. Стенды, которым требуется дополнительная помощь, могут обратиться за ней к добровольцам, говорящим по-литовски.

·  Члены команды и другие помощники получат таблички для имен прикрепляемые к лацкану в день ярмарки

·  Стенды смонтирует предприятие «Visus Plenus / Expoline». Базовый стенд составляет модуль 4 кв. м (2 м × 2 м):

§  надпись с указанием названия страны на литовском и английском языках

§  один прилавок (1,2 м × 0,70 м)

§  один стул (добровольцы могут приносить свои стулья, однако в стенде очень мало места)

§  Задняя стенка высотой 2,5 м с 2 полками

§  освещение

§  оградительная стенка высотой 1 м для разделения стендов (когда страны сгруппированы по регионам, оградительных стенок между стендами не бывает)

·  До 31 октября можно заказать дополнительные прилавки (0,70 м × 0,70 м), но количество их ограниченное.

·  Продукты и напитки будут продаваться и потребляться в Зале продуктов на первом этаже. На втором этаже продавать неупакованные продукты не разрешается.

·  В день ярмарки каждый руководитель стенда получит набор, в который войдут благодарности, которые руководитель стенда вручит добровольцам; 2 мешка для мусора; приглашение всем свое участие подтвердившим добровольцам для участия в церемонии передачи.

·  Руководители стендов обязаны информировать председателя:

§  нужен ли им маленький или большой стенд

§  нужен ли им стенд в Зале продуктов кроме стенда страны

§  нужна ли им электророзетка;

§  желают ли они быть включены в группу стран по региону (напр., Скандинавия), или желают участвовать отдельно (напр., Китай, США, Франция).

Казначей/документация

·  Каждый стенд назначает казначея, который будет распоряжаться и считать деньги.

·  Все средства, переданные в день мероприятия, передаются казначею ярмарки, чтобы потом были распределены между получателями помощи.

·  Каждый стенд сам занимается расходами на производство и доставку вещей для стенда. Руководителей стенда призываем искать спонсоров для оплаты основных расходов, поставщиков, которые поделили бы расходы, или произвести товары и предложить услуги, за которые будет собираться помощь.

·  Каждый стенд должен определить стоимость каждого изделия, предлагаемого на стенде. Изделия предлагаются за помощь, но не за цену (напр., Donation/помощь 5 Лт). Важно информировать посетителей, что за помощь они получат подарок.

·  Расчет только наличными, не банковскими картами.

·  В каждом стенде должна быть коробка для денег, она должна находиться под постоянным присмотром. У лица, распоряжающегося деньгами, должен быть надлежащий мешочек для денег.

·  В каждом стенде должны быть деньги для сдачи. Советуется иметь в резерве 200 Лт. Если казначеям стендов понадобится обменять деньги на мелочь, у стенда лотереи на первом этаже будет находиться кассир. Разменять деньги также может казначей Международной Рождественской благотворительной ярмарки.

·  Казначей Международной Рождественской благотворительной ярмарки будет находиться в конференц-зале на втором этаже, справа от лестницы. Казначеи стендов каждые 2 часа обязаны отнести собранные средства казначею Рождественской благотворительной ярмарки. Тогда в стенде не будут храниться большие суммы денег, а у казначея Рождественской благотворительной ярмарки появится возможность весь день подсчитывать деньги, чтобы в конце дня можно было быстро узнать сумму поступлений от ярмарки.

·  После оглашения обладателей счастливых билетов, стендам разрешается снизить стоимость изделий, которые расходятся труднее, но нельзя предоставлять общей скидки. В конце дня, лицо, ведающее финансами, должно подсчитать доходы и подготовиться к их передаче казначею Рождественской благотворительной ярмарки – заполнить специальную форму.

·  Вильнюсская международная ассоциация женщин (IWAV) от имени Рождественской благотворительной ярмарки может предоставить вам необходимые договоры, приглашения и квитанции.

Реклама и подтверждение спонсоров

·  Сожалеем, но на стендах стран нельзя помещать плакаты и рекламные объявления большого формата. Просим не вывешивать крупноформатные рекламные материалы спонсоров. Точно также руководителей стендов просят не проводить большие коммерческие презентации и не вывешивать плакаты большого формата вокруг стенда.

·  Если спонсор хочет поддержать организацию стенда и предоставить продуктов для стенда или денежных средств, использованных для приобретения продуктов, которые будут на стенде, руководители стенда отвечают за представление своих спонсоров – вывешивая на стенде плакаты формата A3 с их названиями или логотипами.

·  Если руководитель стенда имеет спонсора заинтересованного в поддержке официальных получатели помощи благотворительной ярмарки, свяжитесь с координатором спонсорства

·  Организационный комитет может предоставить шаблоны и письма, если таковы необходимы руководителям стендов для общения со спонсорами.

4.  ПРЕЗЕНТАЦИЯ СТРАНЫ

Презентация

·  Координаторы могут неограниченно использовать свои творческие возможности и фантазию для лучшего представления своей страны. В предыдущих ярмарках страны представляли себя через традиционные рукоделия и присущие стране коммерческие продукты. В каждом стенде должно быть одно или несколько изделий рукоделия, которые присущи мастерам только этой страны.

·  Призываем участников быть в традиционной одежде своего региона.

·  Все продукты, рукоделия, произведения искусства и другие изделия, предназначенные для ярмарки, должны быть пожертвованы.

·  Организаторы должны добиваться, чтобы спонсоры покрыли по возможности большую часть расходов на производство, транспортировку или упаковку изделий.

·  Так как площадь стенда невелика, организаторам выделен один прилавок и один стул. Организаторы могут использовать полки и другие площадь сберегающие элементы, чтобы лучше использовать свой стенд. Добровольцам советуется работать посменно, чтобы снизить дискомфорт от продолжительной работы стоя.

·  Организаторы могут пользоваться только площадью, выделенной для своего стенда. В связи с небольшой площадью располагать изделия или мебель за пределами стенда воспрещается.

·  Каждый стенд должен позаботиться скатертями, они должны быть зеленые, красные или белые.

·  Оформители стендов должны иметь свои материалы, инструменты, скотч, ножницы, ленты и др. для украшения стендов.

Рукоделия и произведения искусства

·  В предыдущих ярмарках в стендах предлагались медвежата, крашеные шейные платки ручной работы, вышитые подарочные мешочки, китайская ткань, декоративные изделия из стекла, Рождественские венки и игрушки, традиционные рождественские конфеты и другие продукты питания, букеты, игрушки, головоломки и др.

·  Координаторы стендов организовывали группы, которые для помощи изготавливали изделия ручной работы и (или) просили художников и ремесленников своей страны пожертвовать свои работы.

Упаковка

·  Координаторов призывают найти спонсоров для рождественской упаковки продуктов, печеных изделий, рукоделий. Для многих изделий прекрасно подходит целлофан. У оптовиков, обслуживающих цветочные магазины, обычно имеются различные упаковки со скидкой.

Лотерея

·  Призываем стенд каждой страны подарить один приз для лотереи, если есть такая возможность.

Печеные изделия

·  Стенды также предлагают особенные составляющие части национальных блюд, упакованные в рождественскую бумагу, с приложенными рецептами на литовском и английском языках. Все печеные изделия должны иметь карточки или этикетки, на которых указаны название печеного изделия, его ингредиенты и страна происхождения. Особенно важно отметить наличие в изделиях арахиса или других привычных аллергенов.

5.  ЛОТЕРЕЯ

Регистрация данных

·  Продавцы билетов должны хранить записи о количестве проданных билетов и сумме собранных денег. Полезно записывать фамилии покупателей.

Программа

·  12 ноября. Начинается предварительная продажа лотерейных билетов.

·  29 ноября. Все лотерейные билеты должны быть возвращены координатору лотереи. Просим указать все проданные билеты с правильно подсчитанной суммой денег и вернуть оставшиеся непроданные билеты.

·  1 декабря.

10:00 час.	Начинается продажа билетов
14:45 час.	Завершается продажа билетов
15:00 час.	Начинается открытый розыгрыш билетов (призы стоимостью свыше 1000 Лт.)
15:30 час.	Продолжается закрытый розыгрыш билетов. Оглашаются счастливые номера билетов розыгрыша

·  3 декабря. Номера билетов, выигравших призы, публикуются на Интернет-сайте IWAV www. iccb. lt

·  31 декабря. Последний день для получения лотерейных призов. Невостребованные призы будут использованы для благотворительности.

Правила

·  Лотерейные билеты дают возможность выиграть призы двух типов: отдельные призы лотереи стоимостью до 1000 Лт и основные лотерейные призы стоимостью свыше 1000 Лт.

·  Публичный розыгрыш билетов, обладателям которых достанутся призы стоимостью свыше 1000 Лт, состоится 1 декабря в 15:00 час. в Вильнюсской ратуше. После розыгрыша билетов победители будут оглашаться три раза. Обладателя счастливого билета пригласят подойти и сразу получить приз.

·  Закрытый розыгрыш билетов, победители которых получат призы стоимостью до 1000 Лт, состоится 1 декабря в 15:30 час. в Вильнюсской ратуше. Результаты будут оглашены во время мероприятия после завершения розыгрыша.

·  Обладатели выигрышных билетов по их предъявлению выигранные призы могут получить в стенде лотереи в день мероприятия. Номера выигрышных билетов 3 декабря также будут опубликованы на Интернет-сайте IWAV www. ICCB. lt. Те, кто не может забрать призы в день мероприятия, могут сделать это не позже 31 декабря 2012 г.

·  Цена билетов: 5 Лт за билет.

·  Номера билетов – от 0 до 4500. Билет состоит из основной части, которая выдается покупателю, и корешка. Продавцы билетов должны не забыть сохранить корешки для лотереи и отдать основную часть покупателю. Убедитесь, что покупатель на корешке записал свою фамилию и контактный номер телефона.

·  Собранные средства и непроданные билеты возвращаются координатору лотереи.

·  По желанию IWAV может предъявить счет на приобретенные билеты.

6.  Зал продуктов

Презентация

·  Зал продуктов – это место на первом этаже, где будут продаваться и потребляться продукты питания. На втором этаже продажа неупакованных продуктов воспрещена.

·  Просим участие со своими изделиями в Зале продуктов подтвердить координатору Зала продуктов до 23 ноября и представить следующую информацию:

1. Презентуемая страна (если применяется) или организация /предприятие

2. Контактное лицо

3. Название продуктов/напитков

4. Ингредиенты на литовском и английском языках (можно просить помощи)

5. Приблизительное количество

Подготовка

·  Подготовка Зала продуктов – 30 ноября в 17.00 час.

·  Будут представлены столы (0,8 м × 1,20 м), скатерти, подносы для печеных изделий.

·  Будут изготовлены этикетки продуктов питания / напитков.

·  Будут представлены электророзетки, также две полки за столами.

·  Страна презентуется согласно порядку, описанному в разделе "Оформление стендов».

Продукты питания и напитки

·  Предлагаем продавать печеные изделия, закуски или напитки, которые легко употреблять.

·  Не рекомендуется подавать продукты, которые необходимо хранить в холодильнике (напр., пирожные с кремом).

·  Если продукт питания связан с конкретной страной, это должен показать флаг страны.

·  Продукты следует разрезать на кусочки и упаковать отдельно.

·  Этикетки изделий будут предоставлены. На этикетке указываются название продукта/напитка, ингредиенты (на литовском и английском языках), название страны, организации/предприятия.

Одноразовые изделия, напр., тарелки, чашки, ложки и салфетки, предоставят организаторы ярмарки.

Количество. Количество печеных изделий определяет каждый участник, но было бы хорошо, если б каждая страна/организация представила хотя бы 1-2 противня печеных изделий.

Цена. Продукты и напитки будут предлагаться в обмен на помощь в размере 4 Лт (за каждый товар). Просим изготовить/упаковать изделия так, чтобы стоимость их единицы составляла около 4 Лт.

Персонал. В Зале продуктов продукцию будут предлагать добровольцы, говорящие по-литовски. Однако назначьте также своего представителя для изделий, для изготовления/сервировки которых необходимы специальные знания.

Доставка. Товары должны быть доставлены в Ратушу 30 ноября (в пятницу). Они должны быть сложены в ящики, снабженные следующей информацией:

Зал продуктов Название продукта/напитка Страна/организация Контактная информация

В день ярмарки до 8.00 час. в Ратушу доставляются только те продукты/напитки, которые будут подготавлены на месте. Печеные изделия просим подать на тарелках/подносах, которые не подлежат возврату.

7.  Детский уголок

Программа

·  Это место, специально отведенное для детей. С 11:00 до 17:00 час. на Рождественской ярмарке будут проводиться игры и занятия: известные люди будут рассказывать сказки, пройдут выступления, Рождественские украшение, местные художники будут рисовать на лице. Дети у елки получат подарки от Санта Клауса.

8.  Бутик ahгелов

Программа

·  Бутик – это место для открыток, игрушек, сувениров и других изделий на тематику ангелов. Изделия, предоставленные местными художниками, за помощь будут предлагаться весь день.

·  Страны и школы, желающие предоставить бутику сувениры на тематику ангелов, должны связаться с координатором.

·  Бутиком будут руководить клубы Lions в сотрудничестве с организационным комитетом.

9.  Уголок искусства и книг

Программа

·  Уголок искусства и книг принимает книги, журналы, CD и DVD на любом языке, также произведения искусства.

10.  Пункты добровольцев

Добровольцы нужны для следующих пунктов Рождественской ярмарки. В день мероприятия руководители стендов могут просить помощи у добровольцев, которые будут одеты в футболки с надписью [Volunteer / Savanoris]

·  Вход, где продаются билеты, – 20 добровольцев, отвечающих за быстрое движение посетителей у входа и выхода и сбор помощи в размере 2 Лт.

·  Гардероб – 5 добровольцев, которые будут работать вместе с персоналом Вильнюсской ратуши и отвечающий за быстрое обслуживание посетителей, сдающих и забирающих верхнюю одежду. Они подготовят систему нумерации для одежды посетителей

·  Оборудование – 2 добровольца, отвечающие за надлежащее функционирование освещения, туалета, входных дверей и информирование руководства в случае возникновения проблем.

·  Зал продуктов – 10 добровольцев, которые помогут продавать продукты и напитки, поддерживать порядок и пополнять запасы продуктов.

·  Детский уголок – 5 добровольцев, которые помогут координаторам организовать игры и занятия для детей, поддерживать порядок и безопасность для посетителей ярмарки.

·  Лотерея – 10 добровольцев, которые помогут координаторам продавать билеты и рекламировать розыгрыш призов.

·  – 2 добровольца, которые будут работать с Санта Клаусом у рождественской елки, помогут передать детям конфеты, вручать лотерейные призы, будут фотографировать.

·  Паблисити – 2 добровольца, которые будут работать со СМИ, фотографами, нашими партнерами и обеспечивать надлежащее освещение мероприятия.

·  Стенды – 20 добровольцев, которые будут оказывать помощь, если понадобятся знающие литовский язык и помощники для координаторов стран, школ при организации деятельности ярмарки. Добровольцы будут ходить по ярмарке и при необходимости оказывать помощь.

·  Уборка – 5 добровольцев, которые в конце мероприятия вынесут мусор и соберут забытые вещи.

11.  Ресурсы

Для вашего удобства предлагаем полезные советы, которые помогут при подготовке к ярмарке:

·  Упаковочные материалы можно найти в любом магазине рукоделий или у оптовиков, обслуживающих цветочные магазины.

·  Ингредиенты. Приводим пример списка ингредиентов на английском и литовском языках. Если требуется помощь переводчика, просим информировать председателей ярмарки.

[приложите флаг страны или логотип школы/организации]
Carrot Cake, USA Ingredients: carrots, oil, eggs, wheat flour, sugar, cinnamon, nutmeg, allspice, baking powder, baking soda, salt. No nuts or milk! This cake has gluten!	Морковный пирог, США Состав: морковь, растительное масло, яйца, пшеничная мука, сахар, корица, мускатный орех, душистый перец, порошок для выпечки, сода. Без орехов и молока! Присутствует глютин!

·  На всех этикетках должна быть приведена следующая информация:

Donation / Помощь  5 Лт

·  Просим заполнить форму согласия и подать ее председателям ярмарки на последней встрече ноября или прислать сканированную копию согласия. Так как ярмарка быстро расширяется, необходимо обеспечить соблюдение общего распорядка труда и соответствие проводимой деятельности основным требованиям здравоохранения и безопасности.

ФОРМА СОГЛАСИЯ: РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ УЧАСТНИКОВ

МЕЖДУНАРОДНАЯ РОЖДЕСТВЕНСКАЯ БЛАГОТВОРИТЕЛЬНАЯ ЯРМАРКА 2012 г.

Я, _______________________________________ [имя и фамилия печатными буквами],

руководитель стенда________________________ [указать страну, школу или род деятельности,

подтверждаю, что ознакомился с рекомендациями для участников и согласен соблюдать указанный в них порядок работы.

Кроме того, учитывая юридические акты Литовской Республики, представители нашего стенда понимают, как важно надлежащим образом подготовить и упаковать продукты питания, чтобы они не представляли опасность для общественного здоровья.

Дата: ________________

Подпись: ___________________________