УТВЕРЖДЕНО Советом директоров « Космос» Протокол № 12 от 11 марта 2009 г. |
Регламент
взаимодействия PR-служб
Группы компаний «Интурист»
г. Москва
2008 год
СОДЕРЖАНИЕ
1. Терминология | 3 |
2. Общие положения | 3 |
3. Задачи Регламента | 3 |
4. Основные механизмы координации коммуникационной деятельности 4.1. Планирование и отчетность 4.2. Формирование бюджетов коммуникационной деятельности 4.3. Кадровая политика 4.4. Текущее взаимодействие | 4 4 4 4 4 |
5. Контроль за выполнением регламента | 5 |
1. Терминология
1.1. Коммуникационная деятельность (поддержка, сопровождение) - взаимодействие с обществом, государством, СМИ, бизнес-сообществом, акционерами, менеджментом и сотрудниками Группы компаний «Интурист» (далее – Компания) на основе Коммуникационной программы с целью:
- бизнес-позиционирования Компании;
- продвижения Компании как социально-ответственной компании;
- PR-поддержки корпоративного управления;
- создания механизма гибкого реагирования на внешние воздействия;
- формирования механизмов управления общественным мнением по отношению к Компании;
- управления информационными потоками внутри Компании;
- создания и поддержания внутрикорпоративной идеологии и культуры.
1.2. Коммуникационная программа Группы компаний «Интурист» - корпоративный документ Группы компаний «Интурист», утверждаемый Советом директоров ВАО «Интурист» и Советом директоров компаний Группы компаний «Интурист», и определяющий основные направления и методологию коммуникационной деятельности.
1.3. Департамент по внешним связям ВАО «Интурист» (Департамент по внешним связям) - структурное подразделение ВАО «Интурист», ответственное за выработку коммуникативной стратегии и осуществление координации коммуникационной деятельности в Группе компаний «Интурист».
1.5. PR-службы Группы компаний «Интурист» (PR-службы) – подразделения (сотрудники), уполномоченные в пределах своей компетенции осуществлять коммуникационную деятельность в компаниях Группы компаний «Интурист».
1.6. Внешние контакты – адресаты пресс-релизов и иных материалов подобного формата (открытые письма, официальные заявления и т. п.), не являющиеся должностными лицами и структурными подразделениями Компании и/или компаний Группы компаний «Интурист».
2. Общие положения
2.1. Данный Регламент устанавливает внутрикорпоративные правила взаимодействия в рамках осуществления коммуникационной деятельности.
2.2. Положения Регламента вводят ряд дополнений к существующим бизнес-процессам компаний Группы компаний «Интурист» и должны быть учтены во внутренних документах, регламентирующих деятельность PR-служб.
3. Задачи Регламента
3.1. Обеспечение согласованности в коммуникационной деятельности PR-служб.
3.2. Совершенствование системы управления коммуникационной деятельностью в рамках всей Компании за счет введения единых правил и процедур.
3.3. Объединение потенциала PR-служб для усиления коммуникационной поддержки бизнес-процессов.
4. Основные механизмы
координации коммуникационной деятельности
4.1. Планирование и отчетность
4.1.1. PR-службы осуществляют свою деятельность на основе долгосрочного и среднесрочного планирования. Каждая PR-служба разрабатывает план работы на год и квартал.
4.1.2. Планы на год направляются на согласование вице-президенту по внешним связям ВАО «Интурист» не позднее 1 декабря текущего года на официальный электронный адрес.
4.1.3. Уточненные планы на квартал направляются вице-президенту по внешним связям ВАО «Интурист» за две недели до начала очередного квартала на официальный электронный адрес.
4.1.4. PR-службы готовят отчеты о деятельности за год и квартал. Отчеты направляются в двухнедельный срок по истечении отчетного периода вице-президенту по внешним связям ВАО «Интурист» на официальный электронный адрес.
4.2. Формирование бюджетов коммуникационной деятельности
4.2.1. Конкретные направления и объемы средств, выделяемых на коммуникационную деятельность в Группе компаний «Интурист», рассматриваются Департаментом по внешним связям.
4.2.2. Предложения Департамента по внешним связям по объемам и основным направлениям расходования средств, выделяемых на коммуникационную деятельность в компаниях Группы компаний «Интурист», учитываются должностными лицами Компании при рассмотрении вопросов по формированию соответствующих статей годового бюджета органами управления Компании.
4.3. Кадровая политика
4.3.1. Кандидатуры руководителей PR-служб при назначении их на должности согласовываются с вице-президентом по внешним связям ВАО «Интурист».
4.4. Текущее взаимодействие.
4.4.1. Текущее взаимодействие основано на обмене следующей информацией: пресс-релизами, сообщениями о существенных фактах деятельности, сообщениями о событиях и мероприятиях в сфере корпоративных коммуникаций, мониторингом СМИ.
4.4.2. PR-службы направляют пресс-релизы и иные материалы подобного формата (открытые письма, официальные заявления и т. п.) для согласования на официальный электронный адрес пресс-секретаря ВАО «Интурист» за один день до рассылки внешним контактам.
4.4.3. При направлении пресс-релизов и иных материалов в Департамент по внешним связям указываются реквизиты исполнителя – ФИО, телефон и электронная почта.
4.4.4. PR-службы рассылают пресс-релизы, сообщения о событиях и мероприятиях, открытые письма и иные материалы подобного формата внешним контактам только после письменного согласования Департаментом по внешним связям.
4.4.5. PR-службы уведомляют Департамент по внешним связям о готовящихся интервью с высшими должностными лицами компаний Группы компаний «Интурист», согласовывают вопросы к интервью и присылают текст интервью на согласование на официальный электронный адрес пресс-секретаря ВАО «Интурист» за один день до окончательного срока согласования интервью со СМИ.
4.4.6. PR-службы направляют скорректированную информацию о плановых проектах, мероприятиях и событиях за одну неделю до даты мероприятия, события.
4.4.7. PR-службы направляют информацию о незапланированных мероприятиях и событиях на официальный электронный адрес пресс-секретаря ВАО «Интурист», как только PR-службы получают эту информацию.
4.4.8. При необходимости оперативного реагирования на проявления внешней среды, пресс-релизы и иные материалы подобного формата направляются PR-службами на официальный электронный адрес пресс-секретаря ВАО «Интурист» непосредственно перед рассылкой внешним контактам. Пресс-секретарь ставится в известность об этом посредством телефонной связи.
4.4.9. Обмен информацией и взаимодействие PR-служб в кризисных ситуациях осуществляется в соответствии с Регламентом антикризисных коммуникаций Группы компаний «Интурист» (аналогичные регламенты должны быть разработаны в компаниях группы).
5. Контроль за выполнением Регламента
5.1. Контроль за выполнением Регламента возлагается на вице-президента по внешним связям ВАО «Интурист».
